PERANCANGAN SISTEM RESERVASI ONLINE BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA PONDOK KOPI Sharvinda Anindya Putri Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, vindaputri@hotmail.com Primada Septiaga Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, prmdsptg@hotmail.com Bimo Aryo Utomo Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, bimoaryo@live.com ABSTRACT The purpose of this research is to design the reservation system and analyze information technology need, giving informative and effective solution so it could give maximal result to the registration and queue problem that the hospital deal with. Method that used in our research is literature method and also data collecting method which include observation and interview. The result that we accomplished is to give a solution that can help hospital increase their service performance in the registration section to be a better one according to the hospital s vision and mission. Conclusion of this research is with this online reservation system, Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi could increase their service in the registration field as expected. Key Word : Designing Web, Online Reservation System, Web Based ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah melakukan perancangan sistem reservasi serta menganalisis kebutuhan teknologi informasi, memberikan solusi yang bersifat informatif dan efektif sehingga dapat memberikan hasil yang maksimal terhadap permasalahan pendaftaran dan antrian yang dihadapi oleh rumah sakit. Metode Penelitian yang digunakan dalam penelitian kami adalah metode studi pustaka dan pengumpulan data yang berupa obersrvasi serta wawancara. Hasil
yang dicapai yaitu memberikan solusi yang dapat membantu meningkatkan kinerja pelayanan rumah sakit di bidang pendaftaran yang lebih baik lagi sesuai dengan visi misi rumah sakit. Simpulan dari hasil penelitian ini yaitu dengan adanya sistem reservasi online maka diharapkan Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi dapat meningkatkan pelayanan dalam bidang pendaftaran. Kata Kunci : Perancangan Sistem, Reservasi Online, Berbasis Web Pendahuluan Menurut artikel Bio Med Central Studi menunjukkan bahwa penggunaan WAS (Web-based appointment system) efektif dapat meningkatkan kepuasan pasien dengan registrasi online dan mengurangi waktu tunggu. (Nguyen. T., 2011). Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi didirikan pada tahun 1989. Sejak saat itu, Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi sudah memberikan pelayanan kesehatan kepada ribuan pasien di Jakarta maupun diluar Jakarta. Tahun demi tahun, Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi terus meningkatkan pelayanan kepada pasien-pasien. Hal itu terbukti dengan Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi mendapatkan ISO 9000:2008 ditahun 2008. Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi memiliki misi yang salah satunya yaitu menyediakan sarana dan prasaranan pelayanan kesehatan dengan mempertimbangkan ilmu pengetahuan dan teknologi agar pelayanan mampu bersaing di era globalisasi. Kami melihat bahwa pelayanan rumah sakit ini belum memenuhi standar pelayanan untuk memenuhi salah satu misi Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi. Melihat permasalahan yang ada, kami menilai bahwa perlu adanya peningkatan pelayanan rumah sakit, salah satunya yaitu sistem pendaftaran, dimana sistem pendaftaran saat ini masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi formulir yang diberikan oleh Bagian Pendaftaran. Maka dari itu perlu adanya sistem reservasi online, dimana setiap pasien dapat mengakses website kapanpun, dimanapun. Oleh karena itu, kami ingin melakukan penyusunan skripsi yang berjudul: Perancangan Sistem Reservasi Online Berbasis Web Pada Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi. Dengan penelitian yang diperoleh, kami berharap dapat membantu Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi dalam meningkatkan layanannya dan mencapai tujuan visi misi rumah sakit. Kami
berharap penelitian ini dapat meningkatkan kualitas layanan pasien di Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi. Rumusan masalah yang terdapat pada penelitian ini antara lain: Mengapa aplikasi reservasi antrian berbentuk web dibutuhkan? Fitur-fitur apa saja yang ditawarkan kepada user? Apakah media yang sudah tersedia di rumah sakit tersebut dapat memberikan informasi/kebutuhan yang cukup? Fitur-fitur apa yang akan dibutuhkan untuk mempermudah pasien rumah sakit dalam mengakses informasi/kebutuhan? Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Meningkatkan keuntungan dari layanan yang didapat 2. Memberikan kemudahan bagi para pasien yang akan berkunjung ke Rumah Sakit Islam Pondok Kopi 3. Kemudahan akses yang diberikan kepada pasien 4. Menciptakan teknologi informasi kepada pasiean dalam meningkatkan kepuasan pelayanan Sedangkan manfaat dari penelitian kami berdasarkan tujuan yang telah kami jelaskan yaitu: 1. Bagi Rumah Sakit adalah adanya peningkatan pelayanan di bagian pendaftaran sehingga menjadi lebih efisien 2. Bagi pasien adalah untuk mendapatkan peningkatan layanan antrian yang lebih mudah dan efisien Metode penelitian yang kami pergunakan di dalam penelitian kami yaitu: 1. Metode Studi Pustaka Melakukan pengumpulan data-data yang bersumber dari buku, internet, dan hasil penelitian orang lain untuk menyusun skripsi ini. 2. Metode Pengumpulan Data
a. Observasi Melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan untuk penelitian dengan cara langsung mendatangi perusahaan untuk menganalisa proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. b. Wawancara Melakukan pengumpulan data dengan cara mewawancarai staf rumah sakit dengan cara membuat pertanyaan yang sudah disusun dan diajukan kepada pihak yang bersangkutan. 3. Metode Perancangan Aplikasi Kami menggunakan Waterfall Model untuk perancangan aplikasi kami. Gambar 1 Watefall Model Communication Pada tahap ini, kami melakukan observasi langsung ke lapangan dan melakukan wawancara. Planning Pada tahap ini, kami melakukan penjadwalan serta pengestimasian waktu proyek. Modeling Pada tahap ini, kami menggunakan perancangan OOAD sebagai perancangan sistem aplikasi kami. Construction Pada tahap ini, kami mulai membangun sistem dan melakukan user testing setelah aplikasi telah selesai dibuat. Deployment Pada tahap ini, kami menerima feedback dari user.
Metode Penelitian Kami akan menjelaskan metodologi yang kami gunakan, yaitu Waterfall Model. Model ini mempunyai ciri dimana harus mengerjakan fase per fase secara berurutan agar dapat melakukan fase selanjutnya. Berikut dibawah ini adalah gambaran lengkap pengaplikasian Waterfall Model berserta input dan ouput yang dihasilkan pada setiap tahap. Gambar 2 Waterfall Model Sistem Reservasi Online RSIJ Pondok Kopi 1. Communication Pada tahap ini, kami mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan cara observasi langsung dan wawancara kepada pihak rumah sakit. Kami melakukan wawancara dengan Kepala IT Rumah Sakit dan Kepala Bagian Pendaftaran, dimana hasil dari wawancara tersebut kami pergunakan sebagai data untuk pembuatan aplikasi kami. 2. Planning Setelah kami mengumpulkan data-data yang diperlukan, kami akan mulai melakukan pemilahan data-data yang akan dibutuhkan sebagai bahan untuk pembuatan aplikasi. 3. Modeling Setelah kami melakukan pemisahan data-data yang diperlukan, pada tahap ini kami melakukan tahap modeling, yaitu dengan membuat storyboard, merancang database, membuat UML Diagram serta melengkapi data-data yang dibutuhkan. Aplikasi kami menggunakan metode OOAD
(Object-Oriented Analysis Design) karena metode prosedural kurang cocok dengan pembuatan aplikasi kami. 4. Construction Pada tahap ini kami melakukan pembuatan aplikasi berdasarkan apa yang sudah kami kumpulkan di tahap sebelumnya. Setelah aplikasi kami selesai, kami melakukan uji kelayakan kepada rumah sakit. Rumah sakit akan memberikan feedback atas aplikasi yang telah kami buat, dan feedback itulah yang kami pergunakan untuk melengkapi aplikasi kami supaya menjadi aplikasi yang final dan siap digunakan. 5. Deployment Di tahap terakhir ini, setelah aplikasi kami lolos uji kelayakan, maka aplikasi siap untuk dipergunakan secara public.
Hasil dan Bahasan Gambar 3 Flowchart Sistem Antrian Pasien Untuk Melakukan antrian, pasien, setiap pasien harus memiliki nomor rekam medis. Untuk pasien baru, mereka diharuskan untuk melakukan pendaftaran di bagian registrasi. Setelah melakukan registrasi dan mendapatkan nomor rekam medis, nomor rekam medis digunakan sebagai nomor id untuk melakukan login. Pasien bisa memilih salah satu dari dua layanan yang disediakan, yaitu layanan untuk mengantri serta
layanan promosi. Apabila dia meimilih layanan mengantri, maka pasien tersebut akan memilih klinik yang dituju beserta dokter yang tersedia hari itu. Setelah memilih, makan mereka akan mendapatkan slip yang berisi info dan nomor antrian. Sedangkan untuk pasien yang memilih layanan promosi, pasien akan memilih promosi yang disediakan oleh rumah sakit, lalu pasien akan memilih tanggal dimana dia akan mengikuti promosi tersebut. Dan pasien akan mendapatkan slip promosi. Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan hasil analisa dan perancangan sistem reservasi online berbasis web pada Rumah Sakit Islam Jakarta Pondok Kopi yang dibahas pada bab bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Aplikasi sistem reservasi online berbasis web yang dirancang telah dapat menyajikan informasi informasi seputar pendaftaran dan promosi acara secara lengkap dan memberikan kemudahan akses bagi para calon pasien. 2. Pasien dapat melakukan pendaftaran secara online, mengantri secara online, dan dapat melihat promosi terkini yang di berikan rumah sakit. 3. Admin dapat dengan mudah mempublikasikan jadwal dokter terkini dari masing masing poliklinik. 4. Pasien tidak perlu repot datang lebih awal hanya untuk mengambil nomor antrian. Saran Adapun beberapa saran yang perlu di usulkan kepada pihak rumah sakit untuk mendukung pengembangan dan maintenance / pemeliharaan aplikasi ini adalah:
a. Diperlukan staff IT yang bertanggung jawab dalam maintenance / pemeliharaan aplikasi berbasis web. b. Perlunya peningkatan desain interface agar lebih menarik c. Pihak rumah sakit terus meng update informasi dari masing masing promosi yang diselenggarakan.