BAB 3 PENGENALAN PERUSAHAAN

BAB 3 PENGENALAN PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Perusahaan PT. Inforsys Indonesia berdiri pada tahun 1998 diperbatasan Singapore- Malaysia-Indonesia, yaitu di kota Batam yang sekarang ini dikenal dengan Indonesia gateway. Ketika terjadi kerusuhan di Jakarta bulan Mei 1998, Bapak Gani dan Yusvizal Fepwarmen masih bekerja di PT. Rinnai Indonesia, salah satu perusahaan Jepang yang memproduksi kompor Gas dengan merek Rinnai. Seorang lagi teman karib Bapak Gani, yang bernama Zainuddin Mursal atau biasa di panggil Zai, seorang yang pintar dan pernah kuliah di UGM Fakultas Geologi yang akhirnya berhenti karena kekurangan biaya. Karena satu dan lain hal beliau juga memutuskan untuk keluar dari PT. Inforsys Indonesia sebelum PT. Inforsys Indonesia menjadi besar. Akibat kerusuhan 1998 suasana di Jakarta sungguh menakutkan waktu itu.inilah awal kegelisahan beliau bertiga untuk tinggal dan bekerja di Jakarta. Bapak Gani tinggal di Jakarta, Bapak Yusvizal di Bandung, Bapak Zainuddin di Yogyakarta dan akhirnya berkumpul lagi di Jakarta pada tahun 1998.Berawal dari survei Bapak Zainuddin yang lebih awal ke Batam untuk melihat peta bisnis komputer dan akhirnya beliau bertiga memutuskan berangkat ke Batam dan meninggalkan pekerjaan mereka di Jakarta. Modal yang dimiliki awalnya hanyalah satu unit computer 468 DX, dan itu pun beli bekas di Glodok, buku-buku komputer sewaktu kuliah dan uang tunai sebesar Rp 7.000.000,00. Beliau bertiga menempati ruko pinjaman yang sudah lama tidak terpakai untuk dijadikan kantor, dimulai dengan membersihkan debu tebal, menyapu, mengepel, menyikat dan merapikan meja. Pada tanggal 22 Juni 1998, hari yang selalu dikenang sebagai hari kelahiran PT. Inforsys Indonesia, perusahaan yang hingga kini masih dipimpin oleh Bapak Gani dan telah berkembang menjadi bisnis IT yang terpandang di Batam dan Jakarta. Filosofi yang dianut adalah mengerti dan memelihara SDM didalamnya. Filosofi inilah yang mempertemukan Bapak Gani dengan Sulasmo Sudharno, seorang akuntan yang berpengalaman dalam bidang audit, keuangan, akuntansi, perpajakan,human resources, business development dan project. Perubahan ini 27

28 merubah visi untuk menghadirkan solusi yang dimengerti bagi pasar IT, yang kemudian menjadi landasan lahirnya INFORSYS SOLUTION. 3.2. Visi dan Misi Perusahaan PT. Inforsys Indonesia memiliki visi dan misi yang dipegang teguh dalam mempertahankan perusahaan ini. Yang menjadi visi dan misi PT. Inforsys Indonesia yaitu sebagai berikut: Visi Inforsys hadir untuk memberikan solusi.sistem yang harus mengerti manusia dan bukan sebaliknya. Misi Komitmen PT. Inforsys Indonesia adalah memberikan solusi informasi berbasis teknologi yang berorientasi fokus pada pelanggan, customer satisfaction, user friendly, dan solid team. 3.3. Gambaran Umum Perusahaan PT. Inforsys Indonesia telah memiliki tiga jenis produk yaitu SOFI.NET, PISI.NET dan BonaStoco. SOFI.NET merupakan aplikasi yang menangani inventory, puschasing, sales, point of sales, A/R, A/P, accounting dan finance.pisi.net merupakan aplikasi yang menangani attendance, payroll, dan personnel system termasuk link ke berbagai mesin absen.pt. Inforsys Indonesia berlokasi di Batam dan telah memiliki cabang di Jakarta Barat. Saat ini PT. Inforsys Indonesia sedang berfokus pada aplikasi BonaStoco. Aplikasi tersebut menangani solusi di bidang manufacturing, distribution, dan content dengan menggunakan teknologi baru.net (bahasa pemrograman C#) yang bisa dijalankan di Operating System Windows maupun di Linux. PT. Inforsys Indonesia tidak mengikat salah satu database dalam mengembangkan produk, pelanggan boleh memilih sendiri database yang ingin dipakainya, baik itu MS SQL Server 2003, Oracle 10i maupun Postgress (Free Licensi) yang juga bisa dijalankan di Linux maupun Windows. Mulai April 2006, PT. Inforsys Indonesia melalui http://www.rulisoft.com meluncurkan produk Massal murah yang hanya dijual melalui internet, ternyata mendapat sambutan yang luar biasa dan sudah terjual ribuan copy.februari 2008, PT. Inforsys Indonesia juga merilis website belajar.net yang bisa di akses siapa saja di

29 http://www.rulicamp.com dan mendapatkan kesempatan untuk mengerjakan proyekproyek dari PT. Inforsys Indonesia.Situs rulicamp.com mengajak member untuk belajar, bekerja dari rumah kapan saja. 3.4. Business Core Perusahaan PT. Inforsys Indonesia merupakan sebuah perusahaan Software House.Cakupan layanan yang diberikan oleh PT. Inforsys Indonesia dirancang agar dapat seoptimal mungkin untuk membantu pelanggan.tidak sekedar menyediakan software, tetapi lebih memastikan software yang dihasilkan dapat diimplementasikan sehingga mampu menjawab semua permasalahan sistem yang dimiliki oleh pelanggan. Cakupan layanan PT. Inforsys Indonesia meliputi: 1. Software a. Lisensi software b. Training c. Implementation d. Maintenance 2. Consultation a. Management b. Human Resorce c. Enginnering 3. Man-power Supply 4. Hardware and Networking 5. Software Development 3.5. Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 berikut ini adalah bagan struktur organisasi pada PT. Inforsys Indonesia secara umum:

30 Gambar 0.1 Struktur Organisasi PT. Inforsys Indonesia Untuk dapat melihat lebih rinci struktur organiasasi yang ada pada PT. Inforsys Indonesia, berikut ini merupakan struktur organisasi IT serta wewenangnya:

IT Department Implementation Division Development Division Application Demonstration Department Customer Training Department Customer Support Department Application Customization Department Application Development Department Application Maintenance Department Implementation Support Department Gambar 0.2 Struktur Organisasi Divisi IT pada PT. Inforsys Indonesia Gambar 3.2 menunjukan struktur organisasi divisi IT yang ada pada PT. Inforsys Indonesia, di mana terdapat dua divisi yaitu divisi development dan divisi implement, yang masing-masing divisi di bagi lagi menjadi beberapa department. Divisi development terbagi menjadi empat department dan divisi implement terbagi lagi mejadi tiga department. Fungsi, tugas dan wewenang masing-masing department tersebut diantaranya: 31

32 1. Implement Division a. Application Demonstration Department Departemen ini bertugas untuk melakukan demo aplikasi yang akan dijual kepada pelanggan. b. Customer Training Department Departemen ini bertugas untuk membantu pelanggan dalam menggunakan aplikasi yang baru dibeli, agar dapat segera berpindah dari aplikasi lama ke aplikasi yang baru. c. Customer Support Department Departemen ini bertugas untuk membantu pelanggan dalam penggunaan aplikasi yang dijual kepada mereka. 2. Development Division a. Application Customization Department Departemen ini bertugas untuk melakukan customize kepada pelanggan yang meminta tambahan atau perubahan terhadap aplikasi yang dibeli. b. Application Development Department Departemen ini bertugas untuk membangun aplikasi yang berguna untuk PT. Inforsys Indonesia ini seperti membangun web yang bertujuan untuk menjual produk yang dimiliki perusahaan. c. Application Maintenance Department Departemen ini melakukan pemeliharan terhadap aplikasi yang sudah dijual kepada pelanggan apabila terdapat aplikasi yang error. d. Implementation Support Department Departemen ini bertugas untuk mendukung divisi implement dalam menangani error-error yang tidak dapat ditangani.

33 5.6. Struktur SOFI XP Gambar 0.3Struktur SOFI XP Gambar 3.3 pada struktur organisasi SOFI XP modul Accounting. Di mana ada dua bagian dari team SOFI XP, yaitu team Training yang bertugas untuk memberikan training kepada client yang baru menggunakan SOFI XP ini sesuai dengan modul yang diterapkan di perusahaan pelanggan tersebut. Dan team Support/Maintenance bertugas untuk melakukan customize ke perusahaan yang ingin menambah atau melakukan perubahan baik dalam aplikasi SOFI XP maupun dalam bentuk laporan yang mereka inginkan. SOFI XP dibagi kedalam tiga modul, yaitu modul Accounting yang mencakup Account Receivable, Account Payable dan General Ledger. Modul Trading yang mencakup Purchase and Sales serta Modul Inventory.Database yang mereka gunakan adalah SQL2000, sedangkan untuk programmingnya menggunakan VBAccess dan aplikasi yang digunakan untuk menghasilkan laporan mengunakan CrystalReport. 5.7. Proses Bisnis Berjalan Pada PT. Inforsys, proses bisnisberjalan accounting dibagi menjadi tiga yaitu proses bisnisberjalan Account Payable, proses bisnisberjalan Account Receivable, dan proses bisnisberjalan General Ledger.

34 5.7.1. Proses BisnisBerjalan Account Payable Pada proses bisnisberjalan Account Payable, kegiatan dimulai dari Product Department mengecek barang yang ada, apakah ada barang yang habis dan harus dibeli atau tidak. Kemudian Product Departmentakan memilih vendor yang menjual barang dibutuhkan. Setelah itu, Product Departmentakan mengirimkan Purchase Order kepada vendor. Setelah menerima Purchase Order, vendor akan mengirimkan barang yang dibeli beserta dengan Delivery Order dan Invoice ke perusahaan Inforsys. Saat Product Department telah menerima barang, Delivery Order dan Invoice, maka selanjutnya Manager Accounting akan menangani hutang dengan memasukan nomor Purchase Order, nomor Delivery Order dan nomor Invoice ke dalam aplikasi Account Payable. Jika ada pengurangan nilai hutang misalnya retur pembelian atau potongan pembelian yang menyebabkan berkurangnya nilai hutang, maka Manager Accounting akan membuat Account Payable Debit Note/APDN, sedangkan jika ada penambahan nilai hutang misalnya pembebanan biaya pengiriman barang yang dibeli, maka Manager Accounting akan membuat Account Payable Credit Note/APCN. Setelah itu Manager Accounting akan melakukan pembayaran ke vendor di mana vendor kemudian akan membuatkan nota Payment dan mengirimkannya kembali ke Inforsys. Manager Accounting kemudian mencatat Payment tersebut ke dalam aplikasi SOFI. 5.7.2. Proses Bisnis BerjalanAccount Receivable Proses bisnis berjalanaccount Receivable dimulai dari proses penjualan jasa pembuatan software. Software yang dijual merupakan software ERP bernama SOFI XP. Software ini sudah memiliki proses bisnis berjalan yang terstandarisasi, namun biasanya Client meminta beberapa kustomisasi khusus. Pertama-tama, Direktur Utama akan melakukan pertemuan dengan Client untuk menjelaskan fitur-fitur yang ada pada SOFI XP dan menjual aplikasi SOFI XP. Jika Client tertarik untuk membeli, maka Manager Accounting akan membuatkan Sales Order. Sales Orderakan dikirimkan kepada Client. Jika Client tidak memiliki permintaan untuk kustomisasi khusus, maka Client akan langsung melakukan pembayaran. Namun jika Client meminta penambahan fitur pada aplikasi SOFI XP, maka Implementation Support Departmentakan melakukan kustomisasi tersebut. Setelah kustomisasi selesai dilakukan, Manager Accounting akan menangani piutang yang tejadi dengan memasukan nomor Sales Order, Delivery Order dan Invoice yang

35 sudah ada. Sedangkan untuk biaya penambahan fitur kustomisasi, Manager Accounting akan mencatanya dalam Account Receivable Debit Note/ARDN. Jika ada pengurangan nilai piutang misalnya potongan penjualan atau retur penjualan, Manager Accounting akan membuat Account Receivable Credit Note/ARCN. Jika Client telah membayar lunas, maka Manager Accounting akan membuatkan Receipt. Jika Client langsung membayar lunas secara cash, Manager Accounting tidak akan menangani piutang, melainkan langsung mencatat transaksi ke dalam General Journal. 5.7.3. Proses Bisnis BerjalanGeneral Ledger Proses bisnis berjalangeneral Ledger pada PT. Inforsys terbagi dua yaitu General Journal dan Adjustment Journal. 5.7.3.1. General Journal Jika perusahaan memiliki transaksi umum selain transaksi pembelian dan penjualan software SOFI XP, atau memiliki transaksi penjualan SOFI XP yang dibayar langsung secara cash oleh Client, maka Manager Accounting akan mencatatnya dalam General Journal. Transaksi-transaksi yang biasanya diklasifikasikan sebagai transaksi jurnal umum yakni seperti transaksi pembelian aktiva; kendaraan, perlengkapan kantor atau pabrik, pengeluaran kas untuk biayabiaya pemeliharaan aktiva perusahaan, pemasangan iklan, atau pendapatan diluar usaha seperti pendapatan bunga dan pemasukan serta pengeluaran lainnya yang tidak berhubungan dengan pembelian dan penjualan rutin perusahaan. 5.7.3.2. Adjustment Journal Proses bisnis berjalanadjustment Journal merupakan proses di mana terjadi penyesuaian kurs transaksi hutang dan piutang. Misalnya di akhir periode setelah semua nilai transaksi dari piutang dan hutang (Account Receivable dan Payable) dikonversikan ke nilai mata uang dasar (Base Currency) tidak ingin nilai konversi akhir tersebut dipakai/diperlihatkan pada laporan Anda, melalui fasilitas ini Anda dapat mengedit/memasukkan sendiri nilai hasil konversi kurs akhir.

36 5.8. Gambaran Aplikasi Berjalan Berikut adalah gambaran aplikasi modul Accounting yang sedang berjalan pada PT. Inforsys Indonesia: 5.8.1. Screenshoot User Interface SOFI XP Gambar 0.4Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuTransaction Gambar 0.5Screenshoot User InterfaceSOFI XP untuk MenuTransaction SubmenuAccount Receivable

37 Gambar 0.6Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Transaction Submenu Account Payable Gambar 0.7Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuTransaction SubmenuGeneral Ledger

38 Gambar 0.8Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuTransaction SubmenuOther Menu Gambar 0.9Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Process

39 Gambar 0.10Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report Gambar 0.11Screenshoot User Interface SOFI XP untuk MenuReport SubmenuAccount Receivable Report

40 Gambar 0.12Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report Submenu Account Payable Report Gambar 0.13Screenshoot User Interface SOFI XP untukmenu Report Submenu General Ledger

41 Gambar 0.14Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report Submenu Financial Report Gambar 0.15Screenshoot User Interface SOFI XP untuk Menu Report Submenu CustomReport Untuk submenucustom Report hanya akan diisi bila terdapat permintaan kustomisasi dari Client.

42 5.8.2. Use Case Diagram Account Payable Gambar 0.16Use Case DiagramProses BisnisAccount Payable Keterangan: PO = Purchase Order DO = Delivery Order APCN = Account Payable Credit Note APDN = Account Payable Debit Note

43 5.8.3. Use Case Diagram Account Receivable Gambar 0.17Use Case DiagramProses BisnisAccount Receivable Keterangan: SO = Sales Order DO = Delivery Order ARCN = Account Receivable Credit Note APDN = Account Receivable Debit Note

44 5.8.4. Use Case Diagram General Ledger General Ledger Create General Journal Create Adjustment Journal Manager Accounting Gambar 0.18Use Case Diagram Proses Bisnis General Ledger

5.8.5. Activity Diagram Account Payable Product Department Vendor Accounting Department System Mengecek Inventory [No] [Barang habis?] Menampilkan Inventory [Yes] Mencari Vendor Menampilkan Vendor Membuat Surat Penawaran Harga Memilih Vendor Create PO Create PO Mengirim Barang Mengirim DO Mengirim Invoice Menerima Barang Menerima DO Menerima Invoice Memilih metode pembayaran Menampilkan metode pembayaran [Cash?] [No] Manage A/P Entry nomor PO Entry nomor DO Entry Payment Melakukan Pemeriksaan [Yes] [Ada penambahan utang?] [Yes] [No] create APCN Create APCN [Ada pengurangan utang?] [Yes] [No] create APDN Create APDN Melakukan Pembayaran Menerima Pembayaran Manage G/L Membuat Payment Note Entry Payment Gambar 0.19Activity DiagramProses BisnisAccount Payable 45

46 5.8.6. Activity Diagram Account Receivable Gambar 0.20Activity DiagramProses BisnisAccount Receivable

5.8.7. Activity Diagram General Ledger Gambar 0.21Activity DiagramProses BisnisGeneral Ledger 47

48

48 5.8.8. General Ledger System Features General Ledger System dalam SOFI XP adalah program yang dirancang khusus untuk menangani semua transaksi keuangan sampai menghasilkan laporan atas transaksi-transaksi keuangan tersebut.secara umum, keunggulan-keunggulan atau fitur yang ditawarkan dalam General Ledger System ini digambarkan dalam Tabel 3.1 berikut: Tabel 0.1General Ledger System Features Features Multi currency Multi home currency Forex gain/loss calculation Definable fiscal date 5 journal type Recurring transaction G/L report A/R and A/P Aging period setup Cash management Description Transaction in multi currency. Financial report available in multi currency. Automatic forex calculation including forex history report. User able to define fiscal date. General, sales purchase, receive and payment journal. One step entry for accrual (regularly amortized) journal. Selection by chart of account, transaction date or customer/supplier. Statement of account, aging, due, overdue, paid and outstanding invoice. User can adjust the period of age for A/R and A/P. Cash paid and receipt integrated to A/R A/P module, and also has cheque approval control.

49 Features Bank reconciliation Customizable finance report Comparative budget Division Project Department Fixed Asset Manageable security Automatically data backup facility Description View and post un-cleared transaction compared to bank statement. Cost of goods sold, income statement, balance sheet and cash flow. All COA amount comparative budgetabel. Division for profit / loss allocation. Project for profit / loss allocation. Department for profit / loss allocation. Fixed asset management and depreciation auto journal. Unlimited level of access group. Auto backup provided by Microsoft SQL Server. Prosedur penggunaan program dimulai dengan mendaftarkan informasiinformasi awal yang berkaitan dengan data-data transaksi harian user ke dalam sistem, dilanjutkan dengan meng-input data transaksi keuangan ke dalam jurnal keuangan. Selanjutnya, sistem akan melakukan proses terhadap data-data yang telah di-input untuk menghasilkan laporan keuangan. Berikut ini akan dijelaskan tahapan atau alur proses General Ledger System dari mendaftarkan data statis, menginput transaksi harian sampai menghasilkan laporan keuangan: 1. Setelah mendaftarkan data-data statis yang berhubungan dengan informasi umum dan keuangan perusahaan, user melakukan pencatatan atas seluruh informasi transaksi harian ke dalam form-form transaksi. Ada 6 jurnal transaksi yang disediakan oleh program, yakni satu jurnal umum; empat jurnal khusus seperti jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas; serta satu jurnal otomatis, seperti penyusutan dan amortisasi.

50 2. Data-data transaksi yang telah di-input dalam menu transaksi akan diklasifikasikan langsung oleh sistem berdasarkan kode atau nomor akun perkiraan akuntansi dan tipe jurnal ke dalam buku besar (ledger). 3. Sistem akan memproses data-data transaksi keuangan yang telah di-input pada saat user menjalankan fasilitas proses data. Proses otomatis yang dilakukan oleh sistem meliputi proses memposting jurnal, melakukan perhitungan selisih kurs laba/rugi, penyusutan dan amortisasi serta pemindahan saldo akhir ke awal periode berikutnya. 4. User dapat melihat hasil proses data dalam laporan keuangan yang disediakan oleh sistem. Laporan- laporan tersebut tidak terbatas hanya pada laporan laba/rugi dan neraca, tetapi juga menyediakan laporan-laporan pendukung lainnya seperti laporan arus kas, laporan harga pokok penjualan, laporan pernyataan hutang piutang dan analisa umur piutang. 5. Pada periode berikutnya, user tidak perlu lagi mendaftarkan data statis yang sama atau meng-input saldo awal., sistem telah memindahkan saldo akhir periode lalu menjadi saldo awal periode berikutnya. User hanya melakukan prosedur yang sama dalam meng-input data transaksi dan proses seperti periode sebelumnya. Jika user telah selesai melakukan proses tutup buku akhir tahun maka pada awal periode tahun fiskal berikutnya user wajib melakukan proses calculate dan post yearly profit/loss. Proses ini dilakukan pada setiap awal periode akuntansi sebagai pembalik atau jurnal penutup dari perkiraan- perkiraan nominal dan akan memindahkan saldo laba ditahan bulan berjalan (current earning) ke laba ditahan tahunan (retained earning).