1 / 1. Ruang Lingkup Bagian ini menerangkan tentang pendokumentasian sistem manajemen mutu yang diterapkan Politeknik Negeri Semarang. 2. Referensi 2.1. Klausul 4.2.1. ISO 9001:2008 Umum 2.2. Klausul 4.2.2. ISO 9001:2008 Manual Mutu 2.3. Klausul 4.2.3. ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen 2.4. Klausul 4.2.4. ISO 9001:2008 Pengendalian Catatan Mutu 3. Kebijakan Sistem Manajemen Mutu 3.1. Umum 3.1.1. Ruang lingkup Sistem manajemen mutu Politeknik Negeri Semarang adalah bidang akademik dan administrasi yang disusun berdasarkan proses akademik dan administrasi, persyaratan standar ISO 9001:2008 dan persyaratan standar yang ditetapkan pemerintah. 3.1.2. Sistem manajemen mutu yang ditetapkan dan diterapkan di Politeknik Negeri Semarang didokumentasikan dalam kebijakan mutu, sasaran mutu dan beberapa tingkatan dokumen, mencakup : - Manual Mutu - Prosedur Mutu - Rencana Mutu - Instruksi Kerja - Catatan Mutu 3.1.3. Prosedur mutu terdokumentasi yang ditetapkan dan diterapkan Politeknik Negeri Semarang mencakup seluruh prosedur yang dipersyaratkan standar dan prosedur lain yang diperlukan untuk memastikan tercapainya efektivitas dan efisiensi sistem manajemen mutu. 3.1.4. Penjabaran dokumentasi sistem manajemen mutu Politeknik Negeri Semarang disesuaikan dengan kondisi Lembaga, untuk memastikan kegiatan akademik dan administrasi lembaga berjalan efektif dan terkendali.
2 /
3 / 3.2. Manual Mutu 3.2.1. Politeknik Negeri Semarang menetapkan dan memelihara manual mutu yang mencakup : 3.2.1.1. Ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dari alasan untuk pengecualian penerapannya. 3.2.1.2. Prosedur mutu dan referensi lain yang ditetapkan sistem manajemen mutu. 3.2.1.3. Penjabaran urutan dan interaksi antar unit pelaksana yang tercakup dalam sistem manajemen mutu. 3.2.2. Manual mutu dikendalikan. 3.3. Politeknik Negeri Semarang menetapkan proses-proses yang digunakan untuk Sistem Manajemen Mutu dan penerapannya di seluruh organisasi. 3.4. Pengendalian Dokumen 3.4.1. Dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu dikendalikan berdasarkan prosedur mutu terdokumentasi. 3.4.2. Prosedur pengendalian dokumen mencakup kegiatan-kegiatan untuk : 3.4.2.1 Persetujuan kelengkapan dokumen dan pengesahannya sebelum diterbitkan. 3.4.2.2 Peninjauan, pembaruan (bila perlu) dan pengesahan ulang dokumen. 3.4.2.3 Memastikan identifikasi terhadap perubahan/status revisi terakhir dokumen. 3.4.1.4 Memastikan bahwa versi yang relevan tersedia pada tempat kerja ybs. 3.4.2.5 Memastikan dokumen mudah dibaca, dapat diidentifikasi dengan segera dan mudah ditarik. 3.4.1.5 Memastikan dokumen eksternal diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan. 3.4.1.6 Mencegah penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku (kadaluarsa). 3.4.1.7 Memberikan identifikasi yang sesuai bagi dokumen yang sudah tidak berlaku dan dipertahankan untuk tujuan-tujuan tertentu. 3.5 Pengendalian Catatan Mutu 3.5.1 Catatan mutu yang diperlukan dalam sistem manajemen mutu dikendalikan. 3.5.2 Catatan mutu yang dipakai sebagai bukti efektifitas penerapan sistem manajemen mutu terhadap persyaratan standar dikendalikan dan dipelihara berdasarkan prosedur mutu terdokumentasi.
4 /
5 / 3.5.3 Prosedur mutu terdokumentasi yang berhubungan dengan pengendalian catatan mutu meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 3.5.3.1. Identifikasi 3.5.3.2. Penyimpanan 3.5.3.3. Perlindungan 3.5.3.4. Pemberian batas retensi 3.5.3.5. Disposisi catatan mutu 4. Dokumen Terkait PM 4.2.1. Prosedur Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu PM 4.2.2. Prosedur Pengendalian Dokumen PM 4.2.3. Prosedur Pengendalian Catatan Mutu PM 4.2.4. Prosedur Pengendalian Surat Masuk dan Keluar PM 4.2.5. Prosedur Pengendalian Ijazah dan Transkrip Nilai