SISTEM INFORMASI AKADEMIK VERSI 2.0 Petunjuk Penggunaan untuk Administrator System (User Guide for System Administrator) UNIVERSITAS JAMBI 2017 Page 1 of 30
PENDAHULUAN ALUR SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIAKAD) Page 2 of 30
Penggunaan Siakad 1. Login Untuk login ke aplikasi siakad, ketikkan username dan password kemudian klik tombol login. 2. Home page Jika berhasil login, akan ditampilkan home page berikut. 3. Tampilan Dashboard Klik Dashboard Saya untuk melihat dashboard user. Page 3 of 30
4. Menu Data Master Menu data master merupakan kumpulan menu yang berisi data-data referensi yang diperlukan siakad. Berikut dijelaskan beberapa Sub Menu Data Master yang dapat diakses oleh Wakil Dekan I. 4.1 Data Fakultas Sub Menu Data Fakultas digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Fakultas yang ada di Universitas Jambi. Data fakultas diinputkan oleh administrator siakad. Page 4 of 30
4.2 Data Jurusan Sub Menu Data Jurusan digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Jurusan yang ada pada setiap Fakultas di Universitas Jambi. Data Jurusan diinputkan oleh administrator siakad. 4.3 Data Prodi Sub Menu Data Prodi digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Prodi yang ada pada setiap Fakultas di Universitas Jambi. Data Jurusan diinputkan oleh administrator siakad. 4.4 Pengaturan Prodi Sub Menu Menu Pengaturan Prodi digunakan untuk mengatur informasi tentang prodi. User memilih prodi sesuai dengan otoritasnya untuk melihat atau melakukan pengaturan prodi. Page 5 of 30
Sub menu ini memiliki 4 tab, yaitu: a) Tab Umum Digunakan untuk melihat (read only) data umum tentang prodi meliputi kode prodi, nama prodi, fakultas/jurusan tempat prodi bernaung, jenjang prodi, dan gelar lulusan prodi. b) Tab Visi, Misi Digunakan untuk melihat, menambah, mengubah, atau menghapus keterangan tentang prodi antara lain visi, misi, Kompetensi, Capaian Pembelajaran, Deskripsi Prodi. Page 6 of 30
c) Tab Informasi Lainnya Digunakan untuk melihat, menambah, mengubah, atau menghapus keterangan tentang prodi antara No SK Izin pendirian Prodi, Tanggal SK pendirian Prodi, No SK Izin penyelenggaraan Prodi, Tanggal SK penyelenggaraan Prodi, Tanggal mulai beroperasi, Kapasitas Prodi, Jumlah SKS lulus, Website, Email, dan Alamat. d) Tab Kurikulum Kelas Prodi Digunakan untuk mengatur kurikulum default yang akan diberlakukan kepada mahasiswa baru pada tiap jenis kelas yang diselenggarakan prodi. Page 7 of 30
Untuk mengatur kurikulum, pilih dahulu kelas prodi kemudian klik tombol ubah. Selanjutnya akan muncul jendela berikut: Silakan pilih kurikulum default yang akan digunakan oleh kelas prodi. Kemudian klik tombol simpan. Page 8 of 30
4.5 Data Kelas Prodi Sub Menu Data Kelas Prodi digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Kelas yang diselenggarakan masing-masing Prodi di Universitas Jambi. Data Kelas Prodi diinputkan oleh administrator siakad. 4.6 Data Ruang Menu ini digunakan untuk menginputkan data ruangan perkuliahan yang digunakan pada gedung yang dikelola oleh Fakultas. Untuk mengelola data ruang, user terlebih dahulu memilih fakultas dan meng-klik tombol proses. Selanjutnya akan tampil jendela berikut: Page 9 of 30
Untuk menambahkan data ruang perkuliahan, pilih tab Ruang Perkuliahan dan klik tombol +tambah, maka akan tampil jendela form berikut: Selanjutnya isilah data ruang perkuliahan, kemudian klik simpan. Maka data ruang perkuliahan akan tersimpan. Untuk mengubah data ruang perkuliahan, klik tombol edit pada ruang perkuliahan yang diinginkan. Untuk mengatur alokasi waktu penggunaan ruang untuk masing-masing prodi, dapat dilakukan dengan meng-klik tab Alokasi Ruang Perkuliahan sehingga akan tampil jendela berikut. Page 10 of 30
Selanjutnya klik detail pada ruang perkuliahan yang ingin diatur lokasi waktu penggunaannya, sehingga tampil jendela berikut: Selanjutnya klik Tambah Alokasi Ruang sehingga tampil jendela berikut: Page 11 of 30
Selanjutnya pilih prodi beserta alokasi hari dan jam yang diberikan, kemudian klik Simpan Perubahan. Maka data Alokasi Ruang Perkuliahan akan tersimpan. Berikut contoh data alokasi penggunaan ruang. 4.7 Dosen Prodi Digunakan untuk memasukkan nama-nama dosen di suatu prodi. Dosen boleh masuk sebagai dosen di prodi yang bukan homebase-nya (tujuan agar dapat ditunjuk sebagai dosen PA). Untuk memasukkan nama-nama dosen ke suatu prodi, pilih prodi terlebih dahulu. Setelah prodi dipilih, maka akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tombol tambah untuk menambahkan nama dosen. Page 12 of 30
Selanjutnya ketikkan nama atau potongan nama dosen yang ingin ditambahkan sebagai dosen di prodi yang diinginkan, kemudian klik add. Selanjutnya akan mucul jendela form berikut: Page 13 of 30
Lengkapi form tambah dosen dan klik simpan. Maka data dosen prodi akan tersimpan seperti gambar berikut: 5. Menu Akademik Menu akademik merupakan kumpulan menu yang mengolah data transaksi pada proses akademik. Berikut dijelaskan beberapa Sub Menu Data Akademik yang dapat diakses oleh Wakil Dekan I. 5.1 Dosen PA Untuk mengalokasikan Dosen PA untuk mahasiswa, pertama pilih prodi yang diinginkan, maka akan tampil jendela berikut: Page 14 of 30
Selanjutnya tambahkan mahasiswa bimbingan untuk setiap dosen prodi dengan mengklik tombol tambah. Maka akan tampil jendela form berikut: Selanjutnya pilih mahasiswa bimbingan dan klik tambah untuk menjadikan mahasiswa tersebut sebagai mahasiswa bimbingan dosen prodi. 5.2 Mata Kuliah Fakultas Menu mata kuliah Fakultas digunakan untuk menginputkan mata kuliah wajib Fakultas. Mata kuliah wajib Fakultas diinputkan oleh Wakil Dekan I. Berikut langkah-langkah untuk menginputkan mata kuliah wajib Fakultas: Page 15 of 30
1. Pilih Fakultas, sehingga akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tambah pada bagian mata kuliah Fakultas. 2. Pada jendela berikutnya, inputkan data mata kuliah Fakultas kemudian klik simpan. Adapun ketentuan mengisi data mata kuliah adalah sebagai berikut: Kode mata kuliah wajib fakultas terdiri dari 6 karakter dimulai dengan 3 karakter huruf akronim fakultas ditambah dengan 3 karakter angka. (Lihat peraturan akademik untuk aturan pengkodean mata kuliah) SKS mata kuliah merupakan akumulasi SKS Tatap Muka (TM), Praktikum (Pr), Praktek Lapangan (Lp), dan Simulasi (Si). Untuk mata kuliah skripsi dan sejenisnya pastikan pilih jenis mata kuliah tugas akhir. 3. Pastikan mata kuliah fakultas yang diinputkan muncul pada daftar mata kuliah Fakultas. Page 16 of 30
5.3 Mata Kuliah Program Studi Menu mata kuliah prodi digunakan untuk menambah atau mengubah data mata kuliah program studi. Langkah-langkah untuk menambahkan mata kuliah program studi adalah sebagai berikut: 1. Pilih program studi, dan klik tambah pada bagian daftar mata kuliah untuk menambahkan mata kuliah baru. Pada jendela form selanjutnya, lengkapi data mata kuliah, kemudian klik simpan untuk menyimpan data mata kuliah. Pastikan mata kuliah yang diinputkan masuk pada daftar mata kuliah program studi. (catatan: satu Universitas, tidak boleh ada mata kuliah yang memiliki kode dan nama mata kuliah yang sama). Page 17 of 30
5.4 Telusuri Mata Kuliah Menu telusuri mata kuliah digunakan untuk mengubah jenjang mata kuliah. Misalnya mata kuliah yang dulunya mata kuliah program studi menjadi mata kuliah fakultas. Untuk mengubah jenjang mata kuliah langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Cari mata kuliah dengan menginputkan kode mata kuliah. Bila mata kuliah ditemukan, klik detail untuk melakukan perubahan. 2. Pada jendela berikutnya, klik edit untuk mengubah data mata kuliah termasuk jenjang mata kuliah. Page 18 of 30
3. Lakukan perubahan data mata kuliah, misalnya jenjang mata kuliah dan prodi pengampu yang tepat, kemudian klik simpan. 5.5 Data Kurikulum Untuk menambahkan data kurikulum, pilih prodi yang diinginkan dan klik tambah pada bagian daftar kurikulum seperti gambar berikut. Selanjutnya akan tampil jendela form berikut: Page 19 of 30
Lengkapi isian pada form Tambah Kurikulum. Jika telah lengkap, klik tombol simpan. (Catatan: tatacara penamaan kurikulum sssss_kodeprodi_namaprodi dimana sssss adalah kode semester mulai berlakunya kurikulum). Setelah kurikulum berhasil ditambahkan, maka langkah selanjutnya adalah menambahkan mata kuliah ke kurikulum. Untuk menambahkan mata kuliah ke kurikulum, klik tombol pilih aksi pada kurikulum kemudian klik mata kuliah. Maka akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tambah pada bagian mata kuliah. Page 20 of 30
Maka akan tampil jendela form berikut. Selanjutnya ketikkan nama mata kuliah yang ingin dimasukkan ke kurikulum, tentukan semester mata kuliah tersebut diselenggarakan, dan kategori mata kuliah wajib atau pilihan. Apabila form telah diisi lengkap, klik simpan. Maka mata kuliah tersebut akan tersimpan seperti gambar berikut. Untuk menambahkan mata kuliah prasyarat, dapat dilakukan dengan mengklik tombol detail pada kolom MK Prasyarat. Page 21 of 30
Maka akan tampil jendela berikut. Pilih tab tambah, dan ketikkan nama mata kuliah prasyarat dan pilih ketentuan untuk prasyarat tersebut apakah harus lulus, pernah dikontrak, atau abaikan prasyarat. Kemudian klik simpan. 5.6 Rencana Pembelajaran Semester Menu Rencana Pembelajaran Semester (RPS) digunakan untuk menginputkan RPS mata kuliah. Langkah-langah menambahkan RPS adalah sebagai berikut: Page 22 of 30
1. Pilih Program Studi, kemudian klik tambah untuk menambahkan RPS. 2. Buat RPS dengan mengisi keterangan RPS secara lengkap, yaitu: nama RPS, mata kuliah, tanggal mulai berlaku, dan keterangan RPS. Kemudian klik simpan. Maka nama RPS akan tersimpan. 3. Untuk mulai mengisi RPS, pilih RPS yang ingin diisi dan klik pilih aksi -> isi rps. Page 23 of 30
4. Pada jendela berikutnya, lengkapi form isian RPS mulai dari: Capaian Pembelajaran, Pengalaman Belajar, Kriteria Indikator dan Bobot Penilaian, Sumber Referensi, dan Materi Perkuliahan. 5.7 Data Kelas Perkuliahan Digunakan untuk menambahkan kelas-kelas perkuliahan yang diselenggarakan oleh prodi. Langkah-langkah menambahkan kelas perkuliahan adalah sebagai berikut: 1. Pilih prodi dan semester, kemudian klik tambah pada bagian daftar kelas perkuliahan. Page 24 of 30
2. Pada jendela berikutnya, isi form kelas perkuliahan yang meliputi: Mata Kuliah: Ketikkan potongan nama atau kode mata kuliah dan pilih mata kuliah yang dimunculkan oleh sistem. Kelas Prodi: pilih kelas prodi yang mengikuti kelas perkuliahan yang dibuat. Jika kelas prodi dikosongkan, maka kelas perkuliahan dapat diikuti oleh mahasiswa dari kelas prodi manapun (reguler maupun non reguler). Dosen Pengampu: Ketikkan nama dosen pengampu mata kuliah. Untuk penanggung jawab mata kuliah, sebaiknya pilih yang memiliki jabatan fungsional minimal Lektor (atau sesuai peraturan akademik) walaupun sistem masih membolehkan penanggung jawab mata kuliah tidak memiliki fungsional minimal lektor. Jika dosen penanggung jawab mata kuliah hanya sebatas pinjam nama (tidak ikut mengajar), maka ceklis abaikan jadwal mengajar agar namanya tidak diperhitungkan dalam penyusunan jadwal mengajar. Semester: diisi semester mata kuliah tersebut diajarkan (sesuai dengan kurikulum). Kode Kelas: Diisi dengan kode kelas perkuliahan. Jika untuk kelas pertama reguler, maka diisi R-001. Kapasitas Max: Diisi dengan kapasitas maksimum sebuah kelas perkuliahan. Standarnya, maksimum satu kelas 40 mahasiswa. Page 25 of 30
3. Bila form kelas perkuliahan disimpan, maka data kelas perkuliahan akan muncul pada daftar kelas perkuliahan. 5.8 Penjadwalan Kuliah Menu ini digunakan untuk menyusun jadwal perkuliahan pada setiap prodi. Langkah-langkah menyusun jadwal perkuliahan adalah sebagai berikut: 1. Pilih prodi dan semester, kemudian klik proses. Page 26 of 30
2. Jendela berikutnya menampilkan ruang dan waktu perkuliahan yang sudah dialokasikan untuk prodi. Pengalokasian ruang perkuliahan untuk setiap prodi dilakukan oleh Wakil Dekan I, sedangkan pengisian jadwal perkuliahan dapat diisi oleh masing-masing koordinator prodi. Kota putih polos menunjukkan ruang dan waktu yang dapat digunakan oleh prodi. Untuk membuat jadwal kuliah sebuah kelas perkuliahan, pilih ruang dan hari yang diinginkan, kemudian klik tombol edit. 3. Pada jendela berikutnya, tentukan waktu mulai sebuah kelas perkuliahan, dan pilih kelas perkuliahan yang diinginkan dengan mengklik tombol check. Page 27 of 30
4. Jika tidak ada permasalahan dengan jadwal yang dbuat, maka kelas perkuliahan tersebut otomatis akan terjawalkan. Durasi perkuliahan akan menyesuaiakan secara otomatis dengan jumlah sks tatap muka. Satu SKS 50 menit. 5. Kelas perkuliahan yang sudah dijadwalkan akan muncul pada daftar kelas perkuliahan. Page 28 of 30
5.9 Jadwal KRS/KPRS Menu ini digunakan untuk mengatur jadwal pengisian KRS maupun KPRS. Jadwal KRS/KPRS diatur oleh Wakil Dekan I dengan mengacu kepada Kalender Akademik Universitas. Langkah-langkah penjadwalan KRS/KPRS adalah sebagai berikut: 1. Pilih semseter, kemudian klik atur jadwal. 2. Selanjutnya pilih prodi yang akan diatur jadwal KRS/KPRS nya, kemudian klik atur jadwal KRS. Page 29 of 30
3. Atur penjadwalan KRS/KPRS seperti berikut: Jenis jadwal: pilih KRS atau KPRS Awal KRS/KPRS: Diisi dengan tanggal mulai pengisian KRS/KPRS Akhir KRS/KPRS: Diisi dengan tanggal akhir pengsian KRS/KPRS Cek IPK: Pastikan diceklis agar jumlah SKS maksimum yang dapat dikontrak oleh mahasiswa ditentukan berdasarkan IPK semester sebelumnya. 5.10 Monitoring Perkuliahan 5.11 Nilai Akademik Mahasiswa Page 30 of 30