BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang disediakan oleh pemerintah. Menurut Kepmenkes RI No. 128/Menkes/SK/II/2004 tentang kebijakan dasar pusat kesehatan masyarakat, puskesmas adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh puskesmas adalah tercapainya Kecamatan Sehat menuju terwujudnya Indonesia Sehat. Kecamatan sehat adalah gambaran masyarakat masa depan yang ingin dicapai melalui pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup dalam lingkungan dan berperilaku sehat serta memiliki kemampuan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Menurut Azwar (2010), puskesmas dalam rangka mencapai keberhasilan pelayanan kesehatan serta untuk menunjang tercapainya tertib administrasi sebagai upaya meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan di puskesmas, salah satunya rekam medis. Berdasarkan Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas atau secara elektronik. Menurut Budi (2011), pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. 1
2 Sistem penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan atau kebaikan manajemen dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik, sumber daya manusia yang bermutu dan proses tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai. Ketersediaan berkas secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat. Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan Desember 2015 dengan melakukan wawancara terhadap petugas penyimpanan berkas rekam medis dan melakukan observasi di ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan melihat pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis personal folder, bagian penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas Sanden Bantul sebelumnya menggunakan sistem penyimpanan family folder yang kemudian dirubah menjadi personal folder. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas penyimpanan berkas rekam medis, diketahui bahwa perubahan sistem penyimpanan tersebut dilakukan untuk mempermudah pelaksanaan penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis karena petugas tidak perlu melakukan pengecekan dengan kartu keluarga pasien sehingga prosesnya akan menjadi lebih cepat serta meminimalkan kesalahan penulisan nama pada saat dilakukan pemeriksaan oleh dokter di ruang pelayanan karena setiap pasien memiliki berkas rekam medisnya sendiri. Kesalahan tersebut seperti pasien yang akan melakukan pemeriksaan dengan berkas rekam medis yang ada di ruang pemeriksaan berbeda, hal ini dikarenakan terjadi kesalahan komunikasi antara pasien dengan petugas pendaftaran yang diakibatkan dari penggunaan sistem penyimpanan berkas rekam medis family folder. Selain itu, perubahan sistem penyimpanan tersebut juga berdasarkan pertimbangan dari kekurangan
3 sistem penyimpanan family folder dan kelebihan sistem penyimpanan personal folder. Kekurangan dari sistem penyimpanan family folder yaitu untuk pelayanan pasien lama memerlukan waktu yang lebih lama karena harus melakukan pengecekan pada kartu keluarga pasien dan apabila terjadi kehilangan maka data seluruh riwayat kesehatan keluarga lainnya akan hilang, sehingga akan sulit untuk menentukan follow up selanjutnya, selain itu kerahasiaan pasien juga tidak terjamin karena berkas rekam medis pasien menjadi satu dengan keluarga lainnya. Sedangkan kelebihan dari personal folder yaitu untuk proses penyimpanan dan pengembalian berkas rekam medis lebih cepat dan proses retensi berkas rekam medis in-aktif lebih mudah dilaksanakan. Perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis mulai dilaksanakan pada tanggal 2 Februari 2015 dan perubahan tersebut sudah selesai dilakukan pada tanggal 10 Februari 2016. Namun, setelah perubahan sistem penyimpanan tersebut dilakukan masih berdasarkan hasil wawancara terhadap petugas penyimpanan berkas rekam medis dan melakukan observasi masih ditemukan kendala, yaitu masih terjadinya misfile dan duplikasi penomoran sehingga satu nomor rekam medis dapat digunakan untuk dua orang. Hal tersebut peneliti ketahui setelah melakukan studi pendahuluan, akan tetapi setelah peneliti melakukan penelitian dengan mengobservasi hal tersebut peneliti tidak menemukan duplikasi penomoran tersebut. Sehingga peneliti melakukan penelitian karena terjadinya misfile akibat tidak menggunakannya tanda atau tracer pada saat pengambilan berkas rekam medis. Kendala tersebut dapat menyebabkan terhambatnya pelayanan kesehatan kepada pasien. Sehubungan dengan hal tersebut maka peneliti melakukan penelitian tentang Hambatan sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder di Puskesmas Sanden Bantul. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apakah sistem penyimpanan berkas
4 rekam medis personal folder efektif untuk diterapkan di Puskesmas Sanden Bantul? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan umum Mengetahui sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder dan mengetahui hambatan terhadap sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder di Puskesmas Sanden Bantul. 2. Tujuan khusus a. Mendeskripsikan sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. b. Mendeskripsikan hambatan yang dihadapi pada sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat praktis a. Bagi puskesmas Sebagai bahan masukan dan evaluasi dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis dalam rangka memenuhi salah satu aspek rekam medis yaitu aspek dokumentasi. b. Bagi peneliti Meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti serta dapat menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan secara langsung sehingga dapat digunakan untuk membekali diri dalam menghadapi dunia kerja dan menambah referensi perpustakaan. 2. Manfaat teoritis a. Bagi institusi pendidikan Institusi pendidikan dapat mengetahui seberapa jauh ilmu yang telah diserap oleh para mahasiswa selama perkuliahan untuk melakukan penelitian, sehingga dapat menilai kinerja para mahasiswa.
5 b. Bagi peneliti lain Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan melakukan penelitian yang sama. E. Keaslian Penelitian Sepengetahuan peneliti bahwa penelitian dengan judul Evaluasi sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder di Puskesmas Sanden Bantul belum pernah dilakukan di Puskesmas Sanden tetapi penelitian yang akan dilakukan ini memiliki kemiripan dengan penelitian yang sebelumnya. Adapun penelitian tersebut: 1. Ariani (2010) dengan judul Perubahan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis dari Family Folder menjadi Personal Folder di Puskesmas Pengasih I Kulon Progo. Penelitian Ariani (2010) bertujuan untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi dalam perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder di Puskesmas Pengasih I Kabupaten Kulon Progo. Dalam penelitian Ariani (2010) jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan penelitian secara cross-sectional. Persamaan penelitian Ariani (2010) dengan penelitian peneliti adalah sama-sama meneliti mengenai sistem penyimpanan berkas rekam medis di Puskesmas. Perbedaannya terletak pada judul penelitian. Penelitian Ariani (2010) berfokus terhadap perubahan sistem penyimpanan berkas rekam medis dari family folder menjadi personal folder, sedangkan peneliti fokus terhadap sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. 2. Handoyo (2014) dengan judul Perancangan Tracer (Outguide) untuk Penyimpanan Rekam Medis Personal Folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. Tujuan dari penelitian Handoyo (2014) adalah untuk menghasilkan rancangan tracer (outguide) pada penyimpanan rekam medis personal folder di Puskesmas Gondokusuman I Yogyakarta. Persamaan penelitian Handoyo (2014) dengan penelitian peneliti adalah sama-sama membahas tentang
6 penyimpanan personal folder di Puskesmas. Perbedaan penelitian ini terletak pada fokus penelitian, Handoyo (2014) fokus terhadap perancangan tracer (outguide) untuk penyimpanan berkas rekam medis, sedangkan peneliti fokus terhadap sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. 3. Rahmawati (2015), dengan judul Hambatan Pelaksanaan Retrieval Rekam Medis RSU PKU Muhammadiyah Delanggu Berdasarkan Analisis Fishbone. Tujuan dari penelitian Rahmawati (2015), untuk mengetahui hambatan pelaksanaan retrieval pelaksanaan rekam medis di RSU PKU Muhammadiyah Delanggu berdasarkan analisis fishbone. Persamaan penelitian Rahmawati (2015) dengan penelitian peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui hambatan yang ada pada bagian penyimpanan berkas rekam medis. Perbedaan penelitian ini terletak pada fokus penelitian, Rahmawati (2015) fokus terhadap hambatan pelaksanaan retrieval pelaksanaan rekam medis, sedangkan peneliti fokus terhadap hambatan sistem penyimpanan berkas rekam medis personal folder. F. Gambaran Umum Puskesmas Sanden Bantul 1. Keadaan Geografis Berdasarkan Buku Profil Kesehatan Puskesmas Sanden tahun 2015, kecamatan Sanden terletak di sisi paling selatan dalam Kabupaten Bantul tepatnya di Dusun Pucanganom, Desa Murtigading, Kecamatan Sanden, Kabupaten Bantul yang berhadapan langsung dengan Samudra Indonesia. Sebelah utara Puskesmas Sanden berbatasan langsung dengan Kecamatan Pandak, sebelah barat Puskesmas Sanden berbatasan dengan Kecamatan Srandakan, sebelah timur Puskesmas Sanden berbatasan dengan Kecamatan Kretek, dan sebelah selatan Puskesmas Sanden berbatasan dengan Samudra Indonesia. Daerah cakupan wilayah Sanden, yaitu Gadingsari, Gadingharjo, Srigading, dan Murtigading yang masih terbagi lagi menjadi 62 dusun. Puskesmas
7 Sanden melayani pelayanan Rawat Jalan, IGD, dan Rawat Inap (Puskesmas Sanden, 2015). 2. Keadaan Topografi Berdasarkan Buku Profil Kesehatan Puskesmas Sanden tahun 2015, puskesmas Sanden memiliki wilayah kerja seluas 2315,9490 ha. Ketinggian wilayah kerja Puskesmas Sanden adalah 1 10 meter di atas permukaan air laut. Topografi wilayah Kecamatan Sanden hampir semuanya datar sampai berombak. 3. Keadaan Demografi Menurut Buku Profil Kesehatan Puskesmas Sanden tahun 2015, jumlah penduduk di wilayah Kecamatan Sanden pada tahun 2014 tercatat sebanyak 29.995 jiwa, dengan komposisi jumlah perempuan sebesar 15.274 jiwa (50,92%) serta jumlah laki-laki sebesar 14.721 jiwa (49,08%). Jumlah tersebut terbagi dalam 8.722 Kepala Keluarga (KK) dengan rata-rata jiwa per rumah tangga adalah 3,41 serta kepadatan penduduk rata-rata 1284,28 per km². 4. Visi, Misi, dan Moto Puskesmas Sanden Berdasarkan Buku Profil Kesehatan Puskesmas Sanden tahun 2015, Visi, Misi, dan Moto Puskesmas Sanden adalah sebagai berikut: a. Visi Puskesmas Sanden dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya mempunyai Visi yaitu: Menjadi Puskesmas Pilihan dan Kebanggaan Masyarakat Bantul b. Misi Untuk mewujudkan visi tersebut, Puskesmas Sanden memiliki misi: 1) Memberikan pelayanan kesehatan tingkat pertama dengan mengutamakan mutu pelayanan yang terbaik serta terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. 2) Meningkatkan pemberdayaan dan peran serta masyarakat di bidang kesehatan.
8 3) Meningkatkan akses informasi kesehatan melalui pemantapan sarana dan prasarana Sistem Informasi Kesehatan (E-Health). c. Moto MELAYANI DENGAN HATI Merupakan implementasi dari komitmen kami untuk menyelaraskan antara tujuan organisasi dan konsep puskesmas yang pada hakekatnya tercetus dari nurani kami untuk memunculkan pelayanan yang didasari oleh semangat persaudaraan yang tumbuh dari lubuk hati yang ikhlas dan paling dalam guna memberikan pelayanan yang terbaik bagi seluruh masyarakat. Senyum Anda adalah Kebahagiaan Kami, dan Melayani Sepenuh Hati adalah Tekad Kami. 5. Jenis Pelayanan di Puskesmas Sanden Berdasarkan Buku Profil Kesehatan Puskesmas Sanden tahun 2015, pelayanan yang ada di Puskesmas Sanden antara lain: a. Pengobatan umum (poli umum) b. Rawat inap dan persalinan c. Pelayanan gigi dan mulut d. Pelayanan kesehatan ibu dan anak serta pelayanan KB e. Konsultasi f. Pelayanan fisioterapi g. Laboratorium h. Apotek i. Puskesmas pembantu