1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penggunaan Teknologi Informasi untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi sebuah tuntutan. Penerapan Teknologi diharapkan menjadi sebuah nilai tambah (value added) untuk menopang semakin dinamisnya sebuah aktifitas bisnis pada perusahaan. Pada era globalisasi seperti saat ini, bidang teknologi informasi terutama sistem informasi telah mengalami banyak perkembangan. Kedua bidang ini sangat berhubungan dalam kemajuan bisnis dan operasional perusahaan. Perusahaan dituntut untuk terus dapat bersaing guna mendapat keuntungan yang maksimal, serta diharapkan mampu untuk dapat mencapai visi misi perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan melakukan berbagai cara, salah satunya dengan melakukan inovasi-inovasi dalam proses bisnis yang ada. Proses bisnis dibuat semakin efektif dan efisien, akan tetapi pada kenyataannya terdapat kompleksitas proses dan fungsi-fungsi bisnis dalam suatu perusahaan sehingga terkadang menimbulkan masalah. Berangkat dari kondisi tersebut, bisnis yang begitu kompleks dan dinamis memerlukan suatu tools untuk mengkomunikasikan data dan informasi secara real time, akurat, antarlini, dan spesifikguna pengambilan keputusan yang tepat, sehingga kedepannya dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional perusahaan.
2 Salah satu tools yang digunakan untuk mendukung proses bisnis adalah dengan mengadopsi sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Dimana ERP, membantu dalam mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis yang ada dalam perusahaan seperti keuangan, akuntansi, penjualan, pengadaan produk / jasa, maupun sumber daya manusia. Dengan adanya ERP, maka perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam mengelola, menyimpan, dan menyebarkan informasi. Banyak perusahaan dari berbagai bidang bisnis berhasil mengimplementasikan ERP pada perusahaan mereka. Oleh karena ituvendor ERP dilirik semakin banyak perusahaan. Vendor ERP menawarkan banyak sekali produk berupa solusi untuk perusahaan dari level menengah hingga perusahaan perusahaan besar dengan skala internasional. Salah satu vendor ERP yang jasa dan produknya banyak digunakan di Indonesia adalah SAP, dengan pengalaman lebih dari 120 negara di dunia SAP kini memiliki lebih dari 80.000 perusahaan pengguna. Beberapa perusahaan Indonesia yang menggunakan SAP adalah Pertamina, BMW, Indofood, dan Nestle. PT. XYZ yang didirikan pada tanggal 3 Oktober 2000, berfokus pada penyediaan jaringan, jasa, dan content telekomunikasi, khusus untuk mendukung teknologi dan system informasi PT PLN (Persero) dan publik. Untuk itu Perseroan mengadakan berbagai layanan unggulan seperti Clear Channel, Multi Protocol Label Switching (MPLS), akses internet broadband, Voice over Internet Protocol (VoIP), dan aplikasi perbankan Sebagai anak perusahaan yang dimiliki sepenuhnya oleh PLN, pada awalnya PT. XYZ
3 berfokus untuk melayani kebutuhan PLN akan jaringan telekomunikasi. Seiring dengan kebutuhan industry akan jaringan telekomunikasi dengan tingkat availability dan reliability yang konsisten, Perseroan melihat peluang baru untuk mengembangkan usahanya yaitu dengan mengkomersialkan kelebihan kapasitas jaringan telekomunikasi ketenaga listrikan serat optic milik PLN di Jawa dan Bali. Berdasarkan pemikiran tersebut, PT. XYZ mulai menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan, terutama yang kegiatan operasionalnya membutuhkan jaringan telekomunikasi yang ekstensif dan handal yang hingga saat ini Perseroan melayani lebih dari 296 perusahaan di Indonesia, di industriindustri utama yaitu telekomunikasi, perbankan, keuangan, dan manufaktur. Dalam upaya menyediakan layanan yang handal selalu tersedia, dan dengan down time minimal, sehingga memenuhi service level agreement, PT. XYZ sadar harus memiliki sistem yang mampu untuk mengelola keseluruhan proses bisnis yang bertujuan Sesuai dengan visi PT. XYZ yaitu menjadi penyedia jaringan terkemuka di Indonesia, pada tahun 2008 Perseroan melakukan ekspansi konektifitas jaringan telekomunikasi ke Pulau Sumatra dan wilayah-wilayah terpencil di Indonesia, serta memaksimalkan pendayagunaan hak jaringan ketenagalistrikan milik PLN yang mencakup seluruh wilayah Nusantara, yaitu "Right of Ways" (RoW). Pada awal tahun 2010, PT. XYZ ingin mengembangkan kemampuan proses bisnis yang ada.di bulan November tahun 2010 PT. XYZ memantapkan langkah dan performa korporasinya melalui internalisasi dan implementasi ERP Sistem Aplikasi dan Produk (SAP). Dengan sistem aplikasi modern yang
4 terintegrasi ini PT. XYZ dapat melaksanakan proses bisnis yang baku dan standar. Sistem ERP yang diimplementasikan di PT. XYZ meliputi proses bisnis pada bidang keuangan dan logistik, salah satu fokus pada bidang logistik adalah bagian procurement / material management. Dalam upaya untuk mengidentifikasikan hasil yang didapat perusahaan setelah mengimplementasikan ERP serta penggunaan SAP R/3 ecc6 maka kami meyusun skripsi dengan judul EVALUASI DAN PENGEMBANGAN ERP BERBASIS SAP PADAMODUL MATERIAL MANAGEMENT PT. XYZ. 1.2 Ruang Lingkup Agar pembahasan dalam skripsi ini lebih terarah, maka perlu adanya pembatasan ruang lingkup yang akan dibahas, antara lain: a. Ruang Lingkup Topik Ruang lingkup penulisan berupa proses bisnis inti ERP pada modul Material Management dengan lebih berfokus pada Inventory Management berbasis SAP di PT. XYZ. Berikut adalah gambaran yang menjelaskan posisi Inventory Management didalam keseluruhan proses Material Management.
5 Gambar 1.1 Material Management SAP Ruang lingkup meliputi : o Purchasing Mencakup pembelian barang perangkat dan kabel dari perusahaan kepada penyedia (vendor), permintaan barang dari user ke perusahaan, serta permintaan item dari cabang ke cabang maupun dari cabang ke pusat ataupun sebaliknya. Ada beberapa jenis Purchase Order (PO) yang dimaksudkan disini: PO kepada supplier dan PO STO (Stock Transfer Order) antar sesama gudang. o Good Receipt Mencakup penerimaan barang dalam bentuk fisik yang dikirim oleh supplier / vendor, penerimaan barang dari user, dan penerimaan barang dari gudang cabang. Yang kemudian masuk ke gudang dan menjadi inventory bagi perusahaan.
6 o Good Issue / Reservation Mencakup proses pengeluaran barang dari gudang, baik itu untuk dikirim antar gudang, dikirim langsung kepada useruntuk instalasi atau dikirim kembali kepada vendor untuk diperbaiki. o Transfer Posting Mencakup proses pemindahan barang baik secara fisik maupun data. Mencatat setiap proses pergerakan barang dan penggantian setiap informasi yang ada di dalamnya. o Physical Inventory Mencakup proses stock opname, berupa pengecekan barang fisik dengan barang yang ada pada database perusahaan. b. Data yang Dibutuhkan 1. Proses bisnis yang berkaitan dengan modul Inventory Management. 2. Standard Operation Procedure (SOP) dari proses bisnis. 3. Dokumen-dokumen beserta data-data yang terkait dalam Inventory Management.
7 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan umum yang dapat tercapai dalam proses evaluasi dan penelitian terhadap sistem ERP yang diterapkan adalah sebagai berikut : Melakukan analisa terhadap proses bisnis yang berjalan terkait implementasi ERP berbasis SAP modul Material Management khususnya pada bagian Inventory Management di PT. XYZ. Analisis hasil implementasi sistem ERP pada modul Material Management. Melakukan Evaluasi kesesuaian proses bisnis terkait fit dan gap. Mengembangkan proses operasional untuk keluar masuk barang yang terjadi di gudang. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi : Bagi Perusahaan - Menghasilkan dokumentasi sehingga mempermudah perusahaan dalam memahami prosedur bisnis berjalan. - Memberikan informasi dan saran berupa laporan bila implementasi sistem tidak berjalan sesuai dengan prosedur rancangan awal saat perencanaan. - Memberikan informasi dan saran berupa laporan mengenai solusi terbaik untuk meningkatkan efektifitas dan effisiensi
8 - Memberikan evaluasi berupa laporan sesuai atau tidaknya proses bisnis yang ada sekarang dengan sistem ERP berjalan. Bagi Penulis - Penulis mendapat pengetahuan baru tentang implementasi sebuah sistem ERP pada perusahaan, data data yang digunakan serta proses bisnis yang berjalan. - Penulis dapat menuangkan kedalam sebuah karya ilmiah yang nantinya dapat berguna pula untuk yang membaca. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam penyusunan skripsi ini diperlukan data data yang akurat. Untuk memperoleh data yang diperlukan guna mendukung penyusunan penulisan ini, kami menggunakan metode berikut, yaitu : a. Objek Penelitian 1. PT. XYZ. 2. SAP Modul Inventory Management. 3. Proses bisnis pada Inventory Management. b. Metode Pengumpulan Data 1. Observasi secara langsung pada bagian Inventory Management yang ada pada PT. XYZ. 2. Wawancara dengan pihak- pihak yang terlibat dalam proses bisnis modul material management berbasis SAP pada PT. XYZ. 3. Metode studi kepustakaan, metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari literature literature
9 yang membahas konsep SAP, Fit and Gap, IT Balance Score Card, dan Business Process Improvement. c. Metode Analis dan Evaluasi 1. Fit / Gap analysis, merupakan tools yang dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa perusahaan yang sekarang / aktual dengan potensi performa yang diharapkan. 2. Metode perancangan menggunakan Unified Modeling Language (UML) untuk mengembangkan applikasi add onyang akan digunakan untuk mengatasi masalah guna meningkatkan kinerja perusahaan. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam skripsi ini terdiri dari lima bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori dasar maupun teoriteori khusus yang berhubungan dengan topik penelitian dalam penulisan skripsi ini. BAB III:ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN
10 Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, strategi bisnis perusahaan, proses bisnis yang berjalan dan evaluasi sistem yang berjalan. BAB IV:HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dipaparkan mengenai hasil dan pembahasan analisa dan evaluasi serta implementasi dari segi proses bisnis. BAB V:SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai kesimpulan yang dapat diambil setelah dilakukan analisa dan evaluasi sebelumnya dan juga memberikan saran yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk berkembang menjadi lebih baik di masa mendatang.