PERTEMUAN AWAL (KICK OFF MEETING) PENYUSUNAN DOKUMEN MEMORANDUM PROGRAM SANITASI KOTA TERNATE TAHUN 2015 Tempat : Ruang Pertemuan Kantor BAPPEDA Kota Ternate Hari/Tanggal : Kamis, 14 Mei 2015 Waktu : 08.00 s.d. 13.00 WIT Tujuan : - Mendapatkan kesepahaman dan kesamaan persepsi atas manfaat, proses dan produk MPS - Menyusun Rencana Kerja, Pembagian Tugas dan tanggungjawab setiap anggota Pokja Output : - Terselenggaranya Kick off Meeting - Terbangunnya kesepahaman antar anggota Pokja tentang MPS - Tersusunnya rencana kerja penyusunan MPS, pembagian tugas dan tanggungjawab setiap anggota Pokja Sanitasi Kota Ternate. Peserta : 1) Ketua Pokja Sanitasi (SEKDA Kota Ternate) 2) Perwakilan Pokja Sanitasi Provinsi Maluku Utara 3) Provincial Facilitator (PF) PPSP 4) Bappeda Kota Ternate 5) Dinas Kesehatan Kota Ternate 6) Dinas PU Kota Ternate 7) Dinas Kebersihan Kota Ternate 8) Badan Lingkungan Hidup Kota Ternate 9) Dinas Tata Kota dan Pertamanan Kota Ternate 10) City Facilitator (CF-MPS) Kota Ternate Pelaksana : Pokja Sanitasi (BAPPEDA Kota Ternate) Nara Sumber : 1) Ketua Pokja Sanitasi (SEKDA Kota Ternate) 2) Perwakilan Pokja Sanitasi Provinsi Maluku Utara 3) PF dan CF-MPS Moderator : Kabid Fispra BAPPEDA Kota Ternate Jumlah Peserta Yang Hadir : Pertemuan dihadiri oleh 16 orang (Rincian terlampir pada daftar hadir) 1 P a g e
SUSUNAN ACARA Waktu Topik Narasumber Sesi I : Pembukaan 08.00 09.00 Sambutan Pokja Sanitasi Kota Ternate Sekaligus Pembukaan Acara Sesi II : Kick Off Meeting Penyusunan MPS Program PPSP 09.00 09.30 Roadmap Pembangunan Sanitasi di Provinsi Maluku Utara Moderator Sekretaris Daerah Kota Ternate Pokja AMPL Provinsi Maluku Utara 09.30 10.00 Konsep MPS dan Proses Penyusunannya PF Koordinator 10.00 10.30 Diskusi Moderator Sesi III : Konsolidasi Pokja Sanitasi Kota Ternate 11.00 12.00 Komitmen Kota Ternate dalam Penyusunan MPS Program PPSP (Kelembagaan dan Pendanaan/Anggaran Pokja) Pokja Sanitasi Kota Ternate 12.00 12.30 Rencana Kerja Pokja Sanitasi Kota Ternate / CF-MPS 11.30 13.00 Penutupan HASIL PERTEMUAN (Notulen) 1. Bangun kesepahaman tentang pentingnya dokumen MPS. Untuk menumbuhkan kesepahaman dan kesamaan persepsi maka Ketua Pokja mengadakan pertemuan ini dengan melibatkan seluruh anggota Pokja Sanitasi Kota Ternate. Adapun agenda pertemuan ini membahas isu-isu sebagai berikut: a. Latar belakang, makna dan manfaat dari penyusunan dokumen MPS. Ketua Pokja atau anggota Pokja yang telah mengikuti pelatihan penyusunan MPS akan memaparkan tentang: - Makna dari dokumen MPS sebagai dasar dalam pengusulan kegiatan dalam mekanisme penganggaran. - Proses dan Produk dokumen MPS - Maksud dan Tujuan Penyusunan dokumen MPS. b. Pelajari dan diskusikan Pedoman Penyusunan MPS sebagai pedoman dalam penyusunan MPS yang menguraikan tentang: - Proses dan prosedur penyusunan MPS - Sistematika (outline) dokumen MPS c. Diskusikan dan Cermati mengenai Latar belakang, manfaat, maksud dan tujuan dari MPS sebagai masukan untuk penulisan Bab 1. Penyusunan Strategi dan Rencana Kerja meliputi: a. Penyiapan strategi dan rencana kerja penyusunan MPS b. Penyepakatan Rencana Kerja Penyusunan MPS c. Penyepakatan pembagian tugas setiap anggota Pokja. 2 P a g e
2. Konsep dan Proses Penyusunan Dokumen MPS Kaitan BPS, SSK, dan MPS Gambaran kondisi eksisting sanitasi Kab/Kota Buku Putih Sanitasi Strategi Sanitasi (SSK) Strategi pemecahan masalah sanitasi jangka menengah Kesepakatan atas rencana program dan anggaran pembangunan sanitasi Memorandum Program Pengertian MPS MPS merupakan dokumen kesepakatan program dan anggaran pembangunan sanitasi dari seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder) dalam rangka mendukung percepatan pembangunan sanitasi jangka menengah di daerah. MPS berisikan: Prioritas kegiatan pembangunan sanitasi Rencana kegiatan dan anggaran pembangunan sanitasi Rencana implementasi (termasuk penilaian kesiapannya) Maksud dan Tujuan MPS Maksud Tersusunnya dokumen rencana strategi dan komitmen pendanaan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota dan pihak terkait sebagai rancangan implementasi pembangunan sektor sanitasi yang komprehensif untuk Jangka Menengah. MPS sebagai Expenditure Plan khususnya untuk program pembangunan sektor sanitasi. Tujuan 1. Sebagai pedoman penganggaran untuk pelaksanaan pembangunan sanitasi. 2. Memberikan gambaran tentang kebijakan pendanaan untuk implementasi pembangunan Sanitasi Kab/Kota selama 5 tahun mendatang. 3. Sebagai dasar penyusunan Rencana Operasional tahapan pembangunan sanitasi. 4. Sebagai dasar dan pedoman bagi semua pihak (instansi, masyarakat dan pihak swasta) yang akan melibatkan diri untuk mendukung dan berpartisipasi dalam pembangunan sanitasi di daerah. Proses Penyusunan MPS 3 P a g e
Tindak Lanjut MPS LOKAKARYA 3. Penyusunan dan Penyepakatan Rencana Kerja Pokja Pokja Kab./Kota harus menyusun dan menyepakati Rencana Kerja penyusunan dokumen MPS. Dalam menyusun rencana kerja ini Pokja Kab./Kota harus menyesuaikan dengan rencana kerja Pokja Provinsi dalam kaitannya dengan Lokakarya dan harus menyesuaikan dengan mekanisme penganggaran regular agar hasil review program dan kegiatan dapat diusulkan melalui mekanisme penganggaran tahun (n+1). Rencana Kerja ini sekurang-kurangnya harus memuat: a. Jadual kegiatan terperinci b. Pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing anggota Pokja (lihat SE Mendagri No.660/4919/SJ. Tahun 2012). c. Alokasi Dana Operasional Penyusunan MPS. Rencana Kerja ini harus ditandatangani oleh Ketua Pokja dan selanjutnya didistribusikan kepada seluruh anggota Pokja. Pasang atau tempelkan Rencana Kerja ini di ruang Sekretariat Pokja Sanitasi Kabupaten/Kota. Pastikan bahwa Pokja akan menggambarkan realisasi penyusunan dokumen MPS kedalam bar chart rencana kerja. 4 P a g e
RENCANA KERJA PENYUSUNAN DOKUMEN MEMORANDUM PROGRAM SANITASI (MPS) KOTA TERNATE POKJA SANITASI KOTA TERNATE TAHUN 2015 NO 1 Proses-1: Persiapan 1.1 Kick Off Meeting Pokja Sanitasi 1.2 Konsolidasi Kelembagaan KEGIATAN TAHUN 2015 Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1.3 Penyusunan Rencana kerja dan pembagian tugas pokja 2 Proses-2: Review SSK dan Penetapan Program Prioritas 2.1 Review Kerangka Kerja Logis (KKL) 2.2 Review Program kegiatan dan indikasi pendanaan 2.3 Penetapan Program dan kegiatan prioritas 3 Proses-3: Konsolidasi Program dan Kegiatan 3.1 Internalisasi Program, Kegaitan dan Indikasi Pendanaan 3.2 Eksternalisasi Program, Kegaitan dan Indikasi Pendanaan 4 Proses-4: Rencana Implementasi 4.1 Inventarisasi Status Kriteria Kesiapan implementasi Tahun n+2 dan n+3 4.2 Penyiapan Deskripsi Program/Kegiatan 4.3 Penyusunan Rencana kerja monitoring dan evaluasi tahun n+2 5 Proses-5: Finalisasi Dokumen MPS 5.1 Finalisasi Dokumen MPS dan Penandatangan oleh Kepala Daerah 5.2 Penjaminan Kualitas Dokumen (QA) 5.3 Penyerahan Dokumen MPS Kepada Pokja Provinsi 6 Proses-6: Tindak Lanjut 6.1 Lokakarya Provinsi 6.2 Persiapan Implementasi 6.3 Pengawalan, Advokasi Pendanaan non-pemerintah Terdapat beberapa kendala dalam penyusunan Rencana ini, mengingat waktu pelaksanaan proses tidak sesuai denga arahan program karena adanya keterbatasan daerah dalam memfasilitasi pelaksanaan implementasi sesuai proses normal, namun sudah menjadi komitmen untuk tetap menyelesaikan dokumen MPS hingga selesai dan siap untuk mengimplementasikannya. 5 P a g e
PENUTUP Demikian uraian pelaksanaan Kick Off Meeting atau Pertemuan awal penyusunan Dokumen MPS Kota Ternate dan menjadi acuan bersama seluruh anggota Pokja Sanitasi Kota Ternate dalam melaksanakan proses penyelesaian dokumen MPS Kota Ternate tahun 2015. DITETAPKAN : TERNATE TANGGAL : 14 Mei 2015 Mengetahui, PERWAKILAN ANGGOTA POKJA SANITASI BERSAMA CITY FASILITATOR MPS KOTA TERNATE TAHUN 2015 BAPPEDA KOTA TERNATE DINAS PU KOTA TERNATE ( Rino M. Pesik, ST, MT ) ( Bambang Maradjabessy ) DINAS KESEHATAN KOTA TERNATE DINAS KEBERSIHAN KOTA TERNATE ( Irna R.A. Arsyad ) ( Ningsih ) BLH KOTA TERNATE CF MPS KOTA TERNATE ( Yulia Sultana ) ( M. Irwan Malaka ) 6 P a g e