PEDOMAN Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) UNIVERSITAS BRAWIJAYA P-AIMA.PJM-UB.01
Pedoman Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Brawijaya P-AIMA.PJM-UB.01 Revisi : - Tanggal : - Dikaji ulang oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Rektor Universitas Brawijaya Universitas Brawijaya, 2007 All Rights Reserved UNIVERSITAS BRAWIJAYA Revisi ke- Tanggal Pedoman AIMA Disetujui Oleh - 07-08-2007 P-AIMA.PJM-UB.01 Rektor ii
KEBIJAKAN AKADEMIK UB KATA PENGANTAR Salah satu aktivitas penjaminan mutu akademik perguruan tinggi adalah dilakukannya Audit Internal Mutu Akademik di setiap unit kerja akademik. Aktivitas ini dilakukan atas permintaan Rektor dan dilaksanakan oleh auditor internal Universitas Brawijaya yang telah memiliki sertifikat. Agar pelaksanaan audit internal mutu akademik sesuai dengan Standar Audit Internal Mutu Akademik yang ditetapkan Universitas Brawijaya, disusunlah Pedoman Audit Internal Mutu Akademik ini. Pedoman ini diharapkan menjadi acuan bagi semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik terutama ialah auditor, teraudit dan klien baik di tingkat Program studi, Jurusan, Fakultas / Program maupun Universitas. Malang, 6 Agustus 2007 Rektor Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI...iv 1. PENDAHULUAN... 1 1.1. Misi, Tujuan dan Sasaran Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)... 1 1.2. Ruang Lingkup AIMA... 1 1.3. Dasar Hukum Implementasi AIMA... 2 2. KEDUDUKAN TIM AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK... 3 2.1. Kedudukan Tim Audit Internal Mutu Akademik... 3 2.2. Fungsi dan Peran Tim AIMA... 4 2.3. Wewenang dan Tanggungjawab Ketua Tim AIMA... 5 2.4. Wewenang dan Tanggungjawab Tim AIMA... 5 DAFTAR PUSTAKA... 7 TIM PENYUSUN... 8 iv
1. PENDAHULUAN 1.1. Misi, Tujuan dan Sasaran Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) 1. Misi AIMA adalah menjamin pencapaian standar mutu akademik Universitas/Fakultas/ Jurusan yang telah ditetapkan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan atas lulusan yang dihasilkan. 2. Tujuan AIMA adalah membantu seluruh anggota manajemen melaksanakan tugas dalam pencapaian sasaran yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab. 3. Sasaran AIMA adalah organisasi unit pelaksana akademik. 1.2. Ruang Lingkup AIMA Audit dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan sistem penjaminan mutu akademik (SPMA) strata 1 (S1) dengan pelaksanaannya oleh unit pelaksana akademik. Audit penjaminan mutu akademik terdiri atas audit sistem dan audit kepatuhan. Audit sistem ialah audit pada keberadaan struktur dan fungsi (meliputi tanggung jawab, proses, sumber daya, dokumen) organisasi untuk melaksanakan manajemen mutu. Audit kepatuhan ialah audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan. Struktur dokumen mutu akademik meliputi: Tingkat Universitas: 1. Kebijakan Akademik 2. Standar Akademik 3. Peraturan Akademik 4. Manual Mutu Akademik 5. Manual Prosedur Implementasi SPMA 6. Dokumen Pendukung (Rencana Strategis Universitas, Statuta dll.) Tingkat Fakultas: 1. Kebijakan Akademik 2. Standar Akademik 3. Peraturan Akademik 1
4. Manual Mutu Akademik 5. Manual Prosedur Implementasi SPMA 6. Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri Fakultas, Rencana Strategis Fakultas, Borang) Tingkat Jurusan/Program Studi: 1. Manual Prosedur 2. Instruksi Kerja 3. Spesifikasi Program Studi 4. Kompetensi Lulusan 5. Dokumen Pendukung (Evaluasi Diri PS, Rencana Strategis Jurusan, Borang) 1.3. Dasar Hukum Implementasi AIMA 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 5. KEPMEN Pendidikan Nasional RI No 080/O/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 6. Higher Education Long Term Strategy (Kerangka Pengembangan Perguruan Tinggi Jangka Panjang/KPPTJP) 2003 2010. 7. Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Tahun 2003 Dikti. 8. Rencana Strategis Pengembangan Universitas Brawijaya Tahun 2006-2011. 9. Surat Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor No. 017A/SK/2005 tentang Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya, yang telah diperbarui dengan SK 023A/SK/2006 dan SK 010A/SK/2007. 2
2. KEDUDUKAN TIM AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK 2.1. Kedudukan Tim Audit Internal Mutu Akademik Kedudukan Tim Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) ialah unit fungsional dari Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya. Tim AIMA menjalankan tugas berdasarkan surat tugas Rektor dan mempertanggung-jawabkan kepada Rektor melalui Ketua PJM. Kedudukan Tim AIMA dalam struktur organisasi PJM disajikan dalam Gambar 1. Pusat Jaminan Mutu Ketua : Prof.Dr.Ir. Soebarinoto Sekretaris: Dr. Endang Arisoesilaningsih Bendahara: Drs. Djaelani Sekretariat: Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi Bidang Pengembangan SPM Kepala : Dr.Ir. M. Bisri Anggota : 1. Prof. Dr.Ir. Jody Moenandir 2. Prof. Dr.Ir. Sugiyanto, MS 3. Dr. Muhammad Nurhuda 4. Dr. Surachman, M.SiE. 5. Dr.Imam Hanafi,SSos, MSi,MAB Tugas: 1. Melakukan Monevin PHK 2. Pendampingan Akreditasi PS 3. Pengembangan SPMA 4. Pendidikan dan Pelatihan Internal (reviewer, assesor,auditor) Bidang Audit Internal Mutu Akademik Kepala : Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Anggota : 1. Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK. 2. Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., MHum. 3. Dr. Indah Winarni, MA 4. Dr. Ir. A. Tunggul Sutan Haji, MT 5. Dr. Unti Ludigdo, SE, Ak. MSi. Tugas : 1. Mengembangkan dokumen audit internal mutu akademik (AIMA) 2. Mempersiapkan kelembagaan dan melaksanakan audit sistem & kepatuhan Gambar 1. Kedudukan Tim AIMA dalam Organisasi PJM-UB 3
2.2. Fungsi dan Peran Tim AIMA Tim AIMA harus memiliki pemahaman tentang perencanaan pengembangan UB secara menyeluruh untuk melaksanakan audit. Audit dilaksanakan berdasarkan pada Standar, Manual Prosedur dan Kode Etik Auditor AIMA. Tim AIMA juga Auditor yang bersertifikat, kompeten, independen dan obyektif. Tim AIMA memiliki fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Fungsi akuntabilitas meliputi pemeriksaan dan verifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan dokumen mutu, serta menyusun laporan audit. Fungsi peningkatan dilakukan dengan memberi umpan balik (Permintaan Tindakan Koreksi) bagi unit pelaksana akademik, sehingga kondisi yang ada dapat diidentifikasi kekuatan dan kelemahannya serta dapat dilakukan penyempurnaan dari kebijakan dan praktek penyelenggaraan akademik. Audit dilakukan pada unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya. Tim AIMA melakukan audit, menilai dan mengevaluasi kesesuaian Laporan Evaluasi Kinerja dengan standar SPMA. Keterkaitan antara Laporan Evaluasi Kinerja dan AIMA dalam sistem penjaminan mutu dijelaskan dalam Gambar 2. Mitra Lingkup Universitas Ketua PJM Laporan Audit & Permintaan Tindakan Koreksi 10 (PTK) Universitas untuk peningkatan m utu REKTOR Sekretaris Bendahara 9 Audit Internal Mutu Akademik Perbaikan Mutu LP3-LPPM Sekretariat Bidang Audit Internal Mutu Akademik - Auditor Internal Bidang Pengembangan SPM - Asesor & Reviewer Monevin PHK 8 Lap. Evaluasi Kinerja Fak. Data Sistem Informasi Akademik menggunakan Teknologi Informasi & Komunikasi) Lingkup Fakultas / Jurusan / PS 7 Konsep Lap. Evaluasi Kinerja Fak 6 5 Unit Jaminan Mutu Gugus Jaminan Mutu Jur / PS Fak / Program 2 3 Konsep Lap. Evaluasi Kinerja PS 1 Peningkatan Mutu Fak/ Program (DEKAN / KP) 12 Tindakan Perbaikan 4 JURUSAN / PROGRAM STUDI Gambar 2. Laporan Evaluasi Kinerja dan AIMA dalam sistem penjaminan mutu 4
2.3. Wewenang dan Tanggungjawab Ketua Tim AIMA 2.3.1. Wewenang Ketua Tim AIMA 1. Mengusulkan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit, 2. Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung, 3. Melakukan penilaian terhadap proses audit, 4. Melakukan penilaian terhadap sistem dan proses pengolahan data, 5. Menindaklanjuti hasil laporan audit untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan ke Rektor. 2.3.2. Tanggungjawab Ketua Tim AIMA 1. Merencanakan kegiatan audit, 2. Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit, 3. Mengkoordinasikan pelaksanaan audit, 4. Mengevaluasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari Fakultas dan/atau program dapat dicapai secara optimal, 5. Melaporkan kegiatannya secara rutin kepada Rektor melalui Ketua PJM. 2.4. Wewenang dan Tanggungjawab Tim AIMA 2.4.1. Wewenang Tim AIMA adalah mengaudit. 1. Dokumen mutu. 2. Laporan evaluasi kinerja Jurusan/Program studi dengan standar mutu yang ditetapkan. 3. Mengkoordinasikan hasil audit internal mutu akademik kepada ketua tim untuk menentukan permintaan koreksi yang akan diusulkan ke Rektor melalui ketua PJM. 2.4.2. Tanggungjawab Tim AIMA 5
1. Melakukan koordinasi dengan seluruh tim untuk merencanakan dan menjalankan audit internal mutu akademik 2. Melaksanakan audit internal mutu akademik 3. Melaporkan hasil audit kepada ketua tim audit internal mutu akademik 6
DAFTAR PUSTAKA Anonimus, 2005. Praktek Baik Dalam Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan Nasional. Indonesia. Anonimus, 2003. Pedoman Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan Nasional. Indonesia. Anonimus, 2003. Dokumen AMAI UGM. Yogyakarta. Indonesia. Anonimus, 2003. Dokumen AMAI UNDIP. Semarang. Indonesia. 7
TIM PENYUSUN Penasehat : Rektor Penanggungjawab: Pembantu Rektor I Ketua : Dr. Endang Arisoesilaningsih Anggota : Dr. Surachman, M.SiE. Prof. Dr.Ir. Jody Moenandir Dr.Imam Hanafi,SSos,MSi,MAB Prof.Dr.Ir. Soebarinoto Prof. Dr.Ir. Sugiyanto, MS Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK. Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., MHum. Dr. Indah Winarni, MA Dr. Ir. A. Tunggul Sutan Haji, MT Dr. Unti Ludigdo, SE, Ak. MSi. Dr.Ir. Muhammad. Bisri Dr. Muhammad Nurhuda 8