5 BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi Akuntansi Penyelenggaraan sistem akuntansi akan menyediakan informasi keuangan mengenai harta, kewajiban, dan modal perusahaan. Berdasarkan informasi-informasi tersebut, berbagai pihak yang berkepentingan dapat memperoleh gambaran mengenai keadaan atau posisi keuangan perusahaan yang bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi akuntansi terdiri dari unsur sistem, unsur informasi dan unsur akuntansi. Masing-masing unsur tersebut memiliki pengertian yang berbeda. Untuk memperoleh pemahaman yang lebih jelas, maka sebelum menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi terlebih dahulu akan diuraikan pengertian masing-masing unsur tersebut. 1. Konsep Sistem Secara umum, sistem merupakan suatu entitas yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Komponen-komponen sistem tersebut saling bergantung satu sama lain. Romney & Steinbart (2004 : 2) mengemukakan definisi sistem sebagai berikut : Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan pendapat tersebut sistem terdiri dari subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung sistem yang lebih besar, tempat mereka berada. Sebagi contoh, fakultas bisnis adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai departemen yang 5
6 masing-masing merupakan subsistem. Akan tetapi fakultas itu sendiri adalah suatu subsistem dari universitas. Definisi sistem menurut Hall (2001 : 5) Sistem adalah kelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter relazed) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Maksud dari pernyataan di atas adalah adanya komponen ganda dimana sebuah sistem terdiri lebih dari satu bagian. Adanya keterkaitan (relatedness) dimana suatu tujuan bersama menghubungkan sesmua bagian dalam suatu sistem. Sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan dan dapat juga melayani berbagai tujuan. Setiap sistem mempunyai suatu cara untuk melaksanakan suatu serangkaian aktivitas. Menurut Anthony dan Gavindarajan (2002 : 5) Sebuah sistem merupakan suatu cara tertentu dan biasanya berulang untuk melaksanakan suatu atau serangkaian aktivitas. Maksud dari pengertian di atas bahwa adanya sejumlah karakteristik sistem yakni : lebih kurang membentuk ritme tertentu, terkoordinasi dan mengulangi serangkaian tahapan tertentu guna mencapai tujuan. Sistem dan prosedur merupakan bagian integral tugas dan manajemen, sehingga tampak adanya keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan sistem dan prosedur. Oleh karena itu dalam membahas sistem informasi akuntansi perlu dibedakan pengertian sistem dan prosedur agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai formulir yang diolah dalam sistem informasi akuntansi.
7 2. Konsep Informasi Informasi berbeda dengan data. Data merupakan fakta yang berhubungan dengan suatu kejadian, sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan data oleh suatu sistem, sehingga berguna bagi penerimanya untuk pengambilan keputusan. Krismiaji (2002 : 15) : menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa data input yang diproses menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pembuatan keputusan. Sedangkan menurut Hall (2001 : 148) sebuah informasi yang baik memiliki ciri-ciri berikut ini : relevan, tepat waktu, lengkap dan merupakan rangkuman. Penjelasan dari ciri-ciri tersebut : a. Relevan Isi sebuah laporan harus relevan sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan. b. Tepat waktu Usia informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. c. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. d. Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang penting bagi sebuah keputusan atau tugas menjadi hilang. e. Rangkuman Informasi harus dirangkumkan sesuai kebutuhan pemakai.
8 3. Konsep Akuntansi Definisi akuntansi menurut AICPA yang dikutip oleh Jay M. Smith, Jr. and K. Fred Skousen (2002 : 2) adalah sebagai berikut : Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa. Fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, tentang saluran-saluran ekonomis yang dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomis dalam menetapkan pilihan-pilihan yang logis diantara berbagai tindakan alternatif. Dari definisi di atas dapat dilihat bahwa akuntansi merupakan suatu kegiatan jasa, yang fungsinya adalah untuk menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan, tentang satuan-satuan ekonomi yang dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomis dalam menetapkan pilihan-pilihan yang logis diantara berbagai tindakan alternatif. 4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Dari ketiga konsep mengenai sistem, informasi dan akuntansi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekelompok elemen atau komponen dalam organisasi yang saling berinteraksi satu sama lain yang dirancang untuk mengolah sejumlah data menjadi informasi keuangan serta informasi lainnya yang berguna bagi pengambilan keputusan ekonomis, baik oleh pihak intern maupun ekstern. Bodnar dan Hoopwood (2003 : 1) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi. Informasi dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi mewujudkan perubahan diri baik secara manual ataupun dengan bantuan komputer.
9 Widjajanto (2001 : 4) mengatakan bahwa Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan bagi pihak-pihak luar seperti kantor pajak, investor kreditor serta pihak intern terutama manajemen. 5. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 19) adalah sebagai berikut : a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketetapan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Sedangkan Midjan dan Susanto (2001 : 37) mengemukakan tujuan utama penyusunan sistem informasi akuntansi bagi suatu organisasi perusahaan sebagai berikut : a. Untuk meningkatkan kualitas informasi b. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern
10 c. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha B. Sistem Manual Sistem tradisional yang digunakan dalam sistem manual terdiri dari dokumen, jurnal dan buku penjelasan. Dokumen adalah sebuah dokumen yang menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Menurut A. Hall (2002 : 58) ada 3 jenis dokumen yaitu : dokumen sumber, dokumen produk, dan dokumen turnaround. Dokumen sumber adalah peristiwa-peristiwa ekonomi menimbulkan dokumen yang diciptakan pada awal (sumber) transaksi. Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi. Dokumen produk adalah hasil transaksi pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Dokumen turnaround adalah dokumen-dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Jurnal adalah sebuah ricord ayat-ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam sebuah jurnal dalam urutan kronologis. Dokumen-dokumen adalah sumber data primer bagi jurnal. Ada 2 jenis jurnal yaitu jurnal khusus dan jurnal umum. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi spesifik yang muncul dalam volume tinggi. Transaksi seperti itu dapat dikelompok dalam jurnal khusus atau diproses secara lebih efisien dari pada jurnal umum.
11 Register adalah istilah register yang merujuk ke jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus. Misalnya, jurnal pembayaran gaji sering disebut sebagai register gaji. Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama. Misalnya, kita biasa mencatat penyusun periodik dan jurnal penutup di jurnal umum. Untuk praktisnya, kebanyakan organisasi telah mengganti jurnal umum mereka dengan system voucher jurnal. Sebuah voucher pada kenyataannya merupakan sebuah dokumen sumber khusus yang berisi ayat jurnal tunggal, yang menspesifikasi akun-akun buku besar umum yang dipengaruhi. Voucher jurnal digunakan untuk mencatat rangkuman transaksi rutin, transaksi non rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup. Total voucher jurnal yang diproses ekuivalen dengan jurnal umum. Buku besar adalah sebuah buku akun-akun keuangan yang mencerminkan efekefek keuangan dari transaksi perusahaan setelah mereka diposkan ke berbagai jurnal. Sementara jurnal menunjukkan efek kronologis dari kegiatan bisnis, buku besar menunjukkan kegiatan per jenis akun. Terdapat jenis buku besar dasar : 1) buku besar umum berisi informasi akun-akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun-akun control dan, 2) buku besar pembantu yang isi rincian akun individual yang membentuk akun control particular. Buku besar umum merangkumkan kegiatan setiap akun organisasi. Departemen buku besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari voucher jurnal yang disiapkan dari jurnal-jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahaan. Buku besar pembantu disimpan dalam departemen akuntansi perusahaan. Dalam buku besar ini termasuk antara lain persediaan, utang dagang, gaji dan piutang dagang.
12 1. Sistem Pengendalian Intern Arti pentingnya struktur pengendalian intern (SPI) bagi manajemen dan auditor independ sudah lama diakui dalam profesi akuntansi, dan pengakuan tersebut semakin meluas dengan alasan : a. Semakin luas lingkup dan ukuran perusahaan mengakibatkan di dalam banyak hal manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi terhadap jalannya operasi perusahaan. Manajemen hanya harus mempercayai berbagai laporan dan hasil analisa mengenai keefektifan operasinya. Sedangkan tanggung jawab yang utama untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan dan untuk mencegah kesalahan-kesalahan dan ketidak beresan terletak ditangan manajemen. b. Pengecekan dan review yang melekat pada sistem pengendalian intern yang baik akan dapat melindungi dari kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan penyimpangan yang terjadi. c. Di lain pihak adalah tidak praktis bagi auditor untuk melakukan pengauditan secara menyeluruh atau detail untuk hampir semua transaksi perusahaan di dalam waktu dan biaya terbatas. Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya struktur pengendalian intern (SPI) termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat diperlukan agar dapat melepaskan semua kemungkinan-kemungkinan buruk yang akan mengancam kelangsungan hidup perusahaan dan juga penjagaan terhadap asetaset perusahaan termasuk segala usaha/kegiatan untuk mencapai tujuan perusahaan.
13 2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Pengertian sistem pengendalian intern dapat dilihat dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh para pakar. Meskipun definisi yang dikemukakan berbeda-beda namun pada hakekatnya definisi-definisi tersebut dapat memberikan pengertian yang sama tentang sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern menurut Krismiaji (2002 : 218) mendefinisikan Pengendalian intern sebagai rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Jadi pengendalian adalah sebuah sistem yang menggabungkan unsur manusia beserta metode-metode yang ditetapkan perusahaan untuk bekerja sama agar perusahaan dapat mencapai tujuan bisnisnya. Definisi pengendalian intern menurut IAI adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan berikut ini : a) Keandalan pelaporan keuangan b) Efektivitas dan efisiensi operasi c) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Pengendalian terdiri dari 5 komponen yang dirancang dan implementasikan oleh manajemen untuk memberikan jaminan jika terpenuhi menurut Alvin A. Arens Loebroke (2001 : 401) : 1) Lingkungan pengendalian menetapkan orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar intern, menyediakan disiplin dan struktur.
14 2) Penaksiran resik adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. 3) Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. 4) Informasi dan komunikasi adalah pengindetifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. 5) Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. C. Sistem Informasi Akuntansi Atas Pembelian Barang 1. Prosedur Pembelian Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 205) prosedur-prosedur yang ada dalam sistem informasi akuntansi pembelian meliputi : a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur permintaan harga dan penentuan pemasok c. Prosedur pembelian d. Prosedur penerimaan dan penyimpanan barang e. Prosedur pencatatan a. Prosedur permintaan pembelian Prosedur yang pertama yang dilaksanakan pada prosedur pembelian adalah prosedur permintaan pembelian. Prosedur ini merupakan tanggung jawab bagian yang membutuhkan barang. Dasar yang digunakan untuk mengajukan permintaan
15 pembelian adalah rencana kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh suatu bagian atau unit yang disusun untuk periode tertentu. Realisasi atas rencana kebutuhan atas suatu barang dilaksanakan dengan cara melakukan permintaan pembelian. Bagian yang membutuhkan barang atau jasa akan mengajukan barang atau jasa yang diperlukan kepada bagian pembelian. Dokumen yang digunakan adalah formulir permintaan pembelian. Sebelum harus mendapat persetujuan dari pejabat yang terkait baik pejabat berwenang pada bagian yang mengajukan permintaan pembelian maupun pejabat lain yang memiliki otorisasi untuk memberikan persetujuan atas rencana pembelian tersebut misalnya pejabat pada bagian keuangan untuk membandingkan apakah rencana pembelian tersebut telah memiliki anggaran yang disediakan. Formulir permintaan pembelian yang telah mendapat persetujuan diserahkan oleh bagian yang membutuhkan barang kepada bagian pembelian agar melakukan pesanan pembelian atas barang yang tercantum pada formulir tersebut. Dokumen permintaan pembelian berisi informasi mengenai kuantitas dan spesifikasi atas barang yang diperlukan serta waktu diperlukannya barang tersebut. Surat permintaan pembelian dibuat rangkap dua yang didistribusikan kepada bagian pembelian untuk lembur asli, sedangkan tembusannya merupakan arsip bagian yang mengajukan permintaan pembelian. Untuk tujuan pengendalian maka setiap formulir yang digunakan dalam prosedur pembelian harus dipranomori (pre-numbered). b. Prosedur permintaan harga dan penentuan pemasok Prosedur ini merupakan tanggung jawab bagian pembelian dan dokumen yang digunakan adalah formulir permintaan penawaran harga sebagai undangan
16 kepada para pemasok untuk mengajukan penawaran harga atas barang yang diperlukan perusahaan, berdasarkan surat permintaan pembelian yang diterima dari bagian yang memerlukan barang, maka bagian pembelian akan mempersiapkan dokumen permintaan penawaran harga. Bagian pembelian dapat memilih cara tertentu dalam melaksanakan kegiatan pembelian yaitu dengan cara pengadaan langsung, pemilihan langsung dan dengan cara lelang. Fomulir permintaan penawaran harga yang telah disetuju oleh pejabat yang berwenang akan segera dikirimkan oleh bagian pembelian kepada beberapa pemasok. Prosedur tersebut dilaksanakan untuk memungkinkan perusahaan memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian lainnya sehingga pada akhirnya dapat menetapkan pemasok yang memberikan penawaran yang paling menguntungkan perusahaan. Formulir permintaan penawaran harga dibuat minimal rangkap dua dan didistribusikan kepada pemasok untuk lembar asli (sering kali formulir ini dibuat dalam rangkap tiga dimana lembar asli dan tembusan pertama diserahkan kepada pemasok dan tembusan pertama tersebut akan dikembalikan ke bagian pembelian sebagai pembelian (purchase order). Formulir pesanan pembelian merupakan suatu dokumen legal yang mengikat antara perusahaan dengan pemasok. Informasi yang terdapat dalam formulir tersebut antara lain nama pemasok, uraian tentang barang yang dipesan, kuantitas pesanan, syarat-syarat pengiriman, dan harga satuan serta harga pembelian tersebut. Formulir pesanan pembelian dibuat dalam rangkap enam yang didistribusikan kepada pemasok sebanyak dua lembar, asli dan tembusan pertama. Tembusan pertama berfungsi sebagai tanda terima dan akan dikembalikan oleh pemasok ke bagian pembelian bahwa pesanan barang telah diterima. Tembusan
17 kedua diserahkan ke bagian yang mengajukan permintaan pembelian sebagai pemberitahuan bahwa barang yang diminta sedang dipesan. Tembusan ketiga dikirimkan ke bagian penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, mutu spesifikasi, dan cari pemasok yang namanya tercantum dalam dokumen pesanan pembelian. Kolom kuantitas pada tembusan ketiga untuk bagian penerimaan sebaiknya diblok agar bagian penerimaan dalam melaksanakan fungsinya dalam bertindak bebas di dalam melakukan penghitungan atas barang yang diterima dari pemasok. Tembusan keempat diserahkan ke bagian akuntansi sebagai pemberitahuan adanya komitmen pembelian yang sedang dilakukan perusahaan. Tembusan kelima akan disimpan sebagai arsip bagian pembelian yang berguna untuk memantau pelaksanaan penyerahan barang yang akan dilakukan oleh pemasok. Untuk tujuan pengendalian maka formulir pesanan pembelian yang digunakan harus dipranomori. Berbeda dengan surat permintaan penawaran harga, maka surat pesanan pembelian yang telah disahkan yang dikirim kepada pemasok akan mengikat perusahaan dan pemasok serta menimbulkan hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan pemasok sesuai dengan syarat-syarat yang tercantum pada pesanan pembelian atau kontrak yang telah dilakukan. d. Prosedur penerimaan dan penyimpanan barang Setelah menerima tembusan pesanan pembelian, bagian penerimaan akan melakukan persiapan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan barang yang akan diterima. Bagian penerimaan bertugas melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, mutu dan spesifikasi barang yang diterima dari pemasok. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan
18 pembelian. Jika barang dikirim pemasok telah sesuai dengan syarat-syarat atau ketentuan lain pada pesanan pembelian. Jika barang yang dikirim pemasok telah sesuai dengan syarat-syarat atau ketentuan lain pada pesanan pembelian, maka bagian penerimaan segera membuat laporan penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang yang dikirim oleh pemasok telah diterima dengan baik. Selain bukti penerimaan juga membuat berita acara penerimaan barang yang ditandatangani oleh bagian-bagian terkait termasuk pihak pengangkutan barang. Laporan penerimaan barang dibuat di dalam rangkap empat yang dikirimkan ke berbagai gudang (lembar satu serta barangnya), lembaran kedua ke bagian pembelian sebagai pemberitahuan bahwa barang yang dipesan telah diterima, lembaran ketiga ke bagian akuntansi sebagai dasar untuk mencatat meningkatnya persediaan, dan lembar ke empat disimpan sebagai arsip bagian penerimaan. Bagian gudang akan menyimpan barang yang diterima setelah diserahterimakan oleh bagian penerimaan ke bagian penyimpanan. Jika terjadi kelebihan atau kekurangan jumlah pengiriman, bagian penerimaan akan mengirim pemberitahuan ke bagian pembelian sebagai dasar untuk membuat memo kredit jika terjadi kelebihan pengiriman yang belum diperhitungkan dalam faktur penjual atau membuat memo debit dalam hal terjadi kekurangan pengiriman atau jika ada pesanan yang dikembalikan kepada pemasok. Memo debit/kredit digunakan untuk penyesuaian utang kepada rekanan. e. Prosedur pencatatan Prosedur pencatatan merupakan tanggung jawab bagian akuntansi. Prosedur ini dilaksanakan setelah bagian akuntansi menerima faktur pembelian dari pemasok melalui bagian pembelian. Bagian akuntansi bertugas untuk
19 melakukan pemeriksaan atas dokumen-dokumen yang berhubungan dengan prosedur pemberian sebelum melakukan pencatatan ke dalam buku besar atau jurnal pembelian. Faktur pembelian dari pemasok diperiksa kebenaran informasinya dan dibandingkan dengan informasi dalam dokumen-dokumen pendukungnya yang meliputi laporan penerimaan barang, pesanan pembelian, dan permintaan pembelian. Jika terdapat kesesuaian informasi dalam faktur pembelian dengan dokumen pendukungnya tersebut, maka bagian akuntansi akan segera membukukan transaksi pembelian sebagai jurnal pembelian, buku pembantu persediaan, dan buku pembantu utang. Faktur pembelian dari pemasok akan disimpan oleh bagian akuntansi berdasarkan urutan tanggal tempohnya. Berbeda dengan surat permintaan penawaran harga, maka surat pesanan pembelian yang telah disahkan yang dikirim kepada pemasok akan mengikat perusahaan dan pemasok serta menimbulkan hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan pemasok serta menimbulkan hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan pemasok sesuai dengan syarat-syarat yang tercantum pada pesanan pembelian atau kontrak yang telah dilakukan. D. Dokumen Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah : Jenis transaksi : Dokumen yang digunakan : 1. Pembelian kredit - Permintaan pembelian - Pesanan pembelian - Laporan penerimaan barang - Voucher
20 2. Pengeluaran kas - Check 3. Retur pembelian - Memo debit Prosedur pembelian Krismiaji (2002 : 322) : Unit Peminta Barang 1. Jika persediaan telah mencapai titik pemesanan kembali, unit peminta barang akan membuat permintaan pembelian sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut : - Lembaran ke-1 diteruskan ke departemen pembelian - Lembaran ke-2 diteruskan ke bagian utang - Lembaran ke-3 diarsipkan urut nomor Departemen Pembelian 2. Departemen ini menerima permintaan pembelian dari unit peminta barang. Atas dasar dokumen tersebut bagian ini memilih pemasok dan membuat order pembelian sebanyak 5 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut : a. Lembar ke-1 dikirimkan ke pemasok. b. Lembaran ke-2 bersama-sama dengan permintaan pembelian dari unit permintaan pembeliannya diarsipkan urut nomor dokumen. c. Lembar ke-3 diteruskan ke unit peminta barang. d. Lembar ke-4 diteruskan ke bagian penerimaan barang. e. Lembaran ke-5 diteruskan ke bagian utang. 3. Beberapa saat setelah mengirim order pembelian ke pemasok, departemen ini akan menerima dokumen pemberitahuan order (order acknowledgmenet copy) dari pemasok yang menjelaskan bahwa order pembelian sedang diproses.
21 Departemen Penerimaan Barang 4. Departemen ini mula-mula menerima tembusan order pembelian, kemudian mengarsipkannya urut nomor dokumen. 5. Selanjutnya departemen ini juga menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan (packing slip) dari pemasok, kemudian memeriksa kondisi fisik barang, mendodokkannya dengan arsip order pembelian, menghitung dan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 4 lembar dan mendistribusikan dokumen sebagai berikut : a. Lembaran ke-1 dan lembar ke-2 bersama dengan barangnya diserahkan ke unit peminta barang. b. Lembaran ke-3 diserahkan ke departemen pembelian. c. Lembaran ke-4 bersama dengan tembusan order pembelian, diarsipkan urut abjad. Unit Peminta Barang 6. Setelah menerima barang dan laporan penerimaan barang, unit ini akan mencocokkan dokumen, menerima dan menyimpan barang dan mendistribusikan dokumen sebagai berikut : a. Laporan penerimaan barang lembar ke-1 bersama-sama dengan permintaan pembelian dan order pembelian, diarsipkan urut nomor. b. Laporan penerimaan barang lembar ke-2, diteruskan ke bagian utang. Departemen Pembelian 7. Setelah menerima tembusan laporan penerimaan barang, departemen ini akan mencocokkan dokumen dan mengkaji termin pembelian dan mengarsipkan seluruh dokumen urut nomor.
22 Prosedur Pengeluaran Kas : Bagian Utang 1. Bagian ini mula-mula menerima tembusan permintaan pembelian dari unit peminta barang. Atas dasar dokumen ini bagian utang mempersiapkan catatan utang. Selanjutnya, bagian ini juga menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian, kemudian untuk sementara kedua dokumen tersebut diarsipkan urut nomor. 2. Bagian ini menerima faktur pembelian dari pemasok dan menerima tembusan laporan penerimaan barang dari unit peminta barang. Selanjutnya bagian ini akan mencocokkan dokumen, mengecek perhitungan, menyetujui pembayaran faktur, dan membuat voucher. 3. Selanjutnya bagian ini akan mencatat voucher dalam register voucher, kemudian mengarsipkan voucher dan dokumen pendukungnya (faktur asli, laporan penerimaan barang, order pembelian, dan permintaan pembelian) ke dalam arsip paket voucher atur tanggal jatuh tempo. 4. Pada tanggal jatuh tempo, bagian utang mengeluarkan paket voucher dari arsipnya dan menyerahkannya ke bagian keuangan (kasir). Bagian Keuangan 5. Setelah menerima paket voucher dari bagian utang, bagian keuangan memeriksanya dan mengecap lunas. 6. Selanjutnya, bagian keuangan ini akan membuat cek dan mencatatnya dalam register cek, dan menandatangani cek dan bukti kas keluar, kemudian mengirimkannya ke pemasok yang bersangkutan. 7. Setelah dicap lunas, paket voucher yang sudah dilunasi dikembalikan ke bagian utang.
23 8. Setiap akhir bulan bagian ini akan membuat ringkasan register cek dan menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting. Bagian Utang 9. Mula-mula bagian ini menerima paket voucher yang sudah dilunasi, kemudian mencantumkan nomor cek ke dalam register voucher dan mengarsipkan paket voucher tersebut urut nomor. 10. Setiap bulan, bagian utang akan membuat ringkasan register voucher dan menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk diposting.
KRISMIAJI ( 2002 : 322) 24
KRISMIAJI (2002 : 322) 25