VALIDATOR NASIONAL PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI PANDUAN VALIDATOR NASIONAL PUSAT DATA DAN INFORMASI IPTEK DIKTI

VALIDATOR NASIONAL PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI PANDUAN VALIDATOR NASIONAL PUSAT DATA DAN INFORMASI IPTEK DIKTI

DAFTAR ISI 1. PENDAHULUAN... 3 2. User (Pengguna)...3 3. SISTEM VALIDASI... 4 a. Siklus Validasi...4 b. Metode Validasi dan Perbaikan...4 4. RULES VALIDASI... 5 5. PETUNJUK PERBAIKAN... 6 a. Rule ke 1 (Mahasiswa berstatus pindahan tanpa SKS diakui)...6 b. Rule ke 2 4...9 c. Rule ke 5 (Mahasiswa didaftarkan di luar periode)... 10 d. Rule ke 6... 12 PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 2

1. PENDAHULUAN Validator Nasional adalah sistem yang melakukan proses verifikasi dan validasi data Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) untuk memastikan kebenaran dan ketepatan data yang dilaporkan perguruan tinggi. Tujuan Sistem Validator Nasional adalah untuk memenuhi amanat Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi yang menjelaskan bahwa data PDDIKTI harus dipastikan kebenaran dan ketepatannya karena fungsinya sebagai sumber informasi bagi para pemangku kepentingan yaitu: Lembaga akreditasi, untuk melakukan akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; Pemerintah, untuk melakukan pengaturan, perencanaan, pengawasan, pemantauan, dan evaluasi serta pembinaan dan koordinasi Program Studi dan Perguruan Tinggi; Masyarakat, untuk mengetahui kinerja Program Studi dan Perguruan Tinggi. Penyusunanan buku ini dimaksudkan sebagai panduan untuk penggunaan dan pengelolaan sistem validasi secara nasional terhadap pengelolaan PDDIKTI di masingmasing perguruan tinggi. Implementasi validator nasional dilakukan secara bertahap, dan pada tahap perdana ini akan dilakukan dengan 6 (enam) rules validasi sebagaimana akan dijelaskan pada panduan ini. 2. User ( Pengguna) User (Pengguna) sistem Validator Nasional, dapat dikelompokan ke dalam tiga kategori atau level. Berikut penjelasannya : 1. Administrator Merupakan kategori atau level yang dapat mengatur hak akses di dalam sistem. 2. Verifikator [Kopertis (PTS) / Pusdatin (PTS/PTN/ PT Non RistekDikti)] Merupakan kategori atau level yang dapat melakukan pengecekan data pengajuan atau perubahan data di dalam sistem. 3. Validator Pusat [Pusdatin (PTS/PTN/ PT Non RistekDikti)] Merupakan kategori atau level yang dapat melakukan persetujuan pengajuan atau perubahan data di dalam sistem. PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 3

3. SISTEM VALIDASI a. Siklus Validasi b. Metode Validasi dan Perbaikan Validasi Manual Verification Akan dilakukan manual oleh Auditor Data PDDIKTI berdasarkan temuan di lapangan. PD DIKTI DATA EXPLORER Issued By user VLD RECORDS PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 4

Automatic Issue Generator Akan dilakukan oleh aplikasi validator nasional berdasarkan Rules yang didaftarkan pada aplikasi Validator Nasional. Database Object Validation Object Database PD-Dikti Issue Issue Issue Issue Issue Issue Issue Issue Rule #1 VLD RECORDS issue Detector Daily Weekly Monthly Yearly Perbaikan Perbaikan data melalui Aplikasi a. Perbaikan dilakukan dengan melengkapkan/menyesuaikan data melalui aplikasi Feeder atau melalui pengajuan perbaikan data pada laman Forlap. b. Perbaikan data yang tidak valid dari sejak perbaikan data dilakukan, baru dapat dilihat status perbaikan datanya dalam jangka waktu 2 (dua) hari sejak sinkronisasi dilakukan. Verifikasi Lapangan Auditor PDDIKTI akan melakukan verifikasi data secara langsung berdasarkan dokumen pelaksanaan akademik atau yang lainnya untuk memastikan kebenaran data. 4. RULES VALIDASI Rule Validasi Mahasiswa berstatus pindahan tanpa SKS diakui Mahasiswa aktif namun Nilai Indeks Prestasi Semester (IPS) kosong Stakeholder Dasar Hukum Verifikasi /Validasi Koreksi PP 17 Tahun 2010 yaitu di pasal 88 ayat 1 s/d 3 Mesin PT Pasal 24 ayat 4 Permenristekdikti 44 thn 2015 Mesin PT SOP 1. Diperbaiki di Feeder 2. Mesin Cek 3. Jika belum valid, kembali ke nomor 1; jika valid, selesai 1. Diperbaiki di Feeder 2. Mesin Cek 3. Jika belum valid, kembali ke nomor 1; jika valid, selesai PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 5

Mahasiswa Aktif namun jumlah SKS kosong Mahasiswa Aktif namun nilai IPK kosong Mahasiswa yang belum mendapatkan nilai Mahasiswa didaftarkan di luar periode Pasal 17 Permenristekdikti 44 thn 2015 Mesin PT Pasal 24 ayat 5 Permenristekdikti 44 thn 2015 Mesin PT Bagian Kelima Standar Penilaian Pembelajaran Pasal 19-25 Permenristekdikti no 44 tahun 2015 Mesin Pasal 10 Permenristekdikti Nomor 61 Tahun 2016 Pasal 7 dan 8 Mesin PT Kopertis/ Pusdatin 1. Diperbaiki di Feeder 2. Mesin Cek 3. Jika belum valid, kembali ke nomor 1; jika valid, selesai 1. Diperbaiki di Feeder 2. Mesin Cek 3. Jika belum valid, kembali ke nomor 1; jika valid, selesai 1. Diperbaiki di Feeder 2. Mesin Cek 3. Jika belum valid, kembali ke nomor 1; jika valid, selesai 1. Diperbaiki melalui pemeriksaan dokumen akademik 2. Verifikator Cek 3. Jika belum valid kembali ke nomo 1; jika valid, selesai 5. PETUNJUK PERBAIKAN a. Rule ke 1 Rule : Mahasiswa berstatus pindahan tanpa SKS diakui Metode Perbaikan : Melalui Aplikasi Feeder Feeder : Menu Mahasiswa History Pendidikan Isian SKS di akui PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 6

1 2 3 Langkah-langkah perbaikan data: 1. Pilih menu Mahasiswa 2. Pilih sub menu History Pendidikan 3. Pada Window History Pendidikan isikan hasil konversi/penyetaraan SKS Pindahan pada isian SKS di akui. PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 7

Feeder : Menu Mahasiswa Nilai Transfer Tambah Nilai Konversi 1 2 3 4 5 Langkah-langkah perbaikan data: 1. Pilih menu Mahasiswa 2. Pilih sub menu Nilai Transfer 3. Pilih tombol Tambah Nilai Konversi PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 8

4. Pada Window Nilai Transfer Konversi isikan Kode MK Asal, Mata Kuliah Asal, SKS Asal, Nilai Huruf Asal, Mata Kuliah Diakui, Nilai Huruf Diakui, Nilai Angka Diakui 5. Pilih tombol Simpan Nilai Konversi b. Rule ke 2 4 Rule: Mahasiswa aktif namun Nilai Indeks Prestasi Semester (IPS) kosong Mahasiswa Aktif namun jumlah SKS kosong Mahasiswa Aktif namun nilai IPK kosong MetodePerbaikan : Melalui Aplikasi Feeder Feeder : Menu Perkuliahan Aktivitas Kuliah Mahasiswa 1 2 3 Langkah-langkah perbaikan data: 1. Pilih menu Perkuliahan 2. Pilih sub menu Aktivitas Kuliah Mahasiswa 3. Pilih tombol untuk memperbaiki data PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 9

5 4 4. Isikan nilai IPS, IPK, SKS Semester yang masih kosong / belum terisi 5. Pilih tombol Simpan c. Rule ke 5 (Mahasiswa didaftarkan di luar periode) Rule : Mahasiswa yang belum mendapatkan nilai PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 10

Metode Perbaikan : Melalui Aplikasi Feeder Feeder : Menu Perkuliahan Nilai Perkuliahan 1 2 3 4 5 7 6 Langkah-langkah perbaikan data: 1. Pilih menu Perkuliahan 2. Pilih sub menu Nilai Perkuliahan PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 11

3. Sesudah tampil halaman Input Nilai, pilih menu dropdown Program Studi 4. Pilih menu dropdown Semester 5. Pilih tombol untuk memperbaiki data 6. Isikan Nilai Angka dan Huruf yang masih salah / masih kosong 7. Pilih tombol Simpan d. Rule ke 6 Rule : Mahasiswa didaftarkan di luar periode Metode Perbaikan : Verifikasi Dokumen Untuk dapat melepaskan flag status tidak valid pada akun PDDIKTI Perguruan Tinggi, Perguruan Tinggi harus menyerahkan dokumen akademik untuk dilakukan verifikasi yang membuktikan bahwa mahasiswa yang diinputkan di luar periode adalah mahasiswa yang benar-benar aktif dan melaksanakan proses belajar mengajar sejak semester awal mahasiswa yang bersangkutan didatakan. Langkah perbaikannya adalah sebagai berikut: Untuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan Perguruan Tinggi Kedinasan (PTK): 1. Menyampaikan dokumen akademik (mulai dari semester awal masuk s/d semester terakhir) kepada Pusat Data dan Informasi Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Pusdatin Kemenristekdikti) berupa : a. Formulir Penerimaan Mahasiswa Baru b. Bukti Pembayaran Kuliah c. Absen Dosen/Mahasiswa d. Berita Acara Ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi e. Fotokopi ijazah dan transkrip f. SK Konversi/Penyetaraan (bagi mahasiswa pindahan/alih jenjang) 2. Pusdatin akan melakukan verifikasi dan mencermati dokumen akademik pada butir nomor 1 diatas yang membuktikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar dan aktif sebagai mahasiswa semenjak tahun masuk berikut perkembangan aktivitas perkuliahannya. 3. Pejabat/Pelaksana yang ditunjuk di Pusdatin membuat dan menandatangani Berita Acara Hasil Verifikasi Dokumen Akademik untuk memutuskan membuka flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid. 4. Admin PDDIKTI Pusdatin mengeksekusi keputusan pembukaan flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid. PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 12

Untuk Perguruan Tinggi Agama (PTA): 1. Menyampaikan dokumen akademik (mulai dari semester awal masuk s/d semester terakhir) kepada Kelompok Kerja (Pokja) masing-masing PTA di Kementerian Agama berupa : a. Formulir Penerimaan Mahasiswa Baru b. Bukti Pembayaran Kuliah c. Absen Dosen/Mahasiswa d. Berita Acara Ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi e. Fotokopi ijazah dan transkrip f. SK Konversi/Penyetaraan (bagi mahasiswa pindahan/alih jenjang) 2. Pokja akan melakukan verifikasi dan mencermati dokumen akademik pada butir nomor 1 diatas yang membuktikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar dan aktif sebagai mahasiswa semenjak tahun masuk berikut perkembangan aktivitas perkuliahannya. 3. Pejabat/Pelaksana yang ditunjuk di Pokja membuat dan menandatangani Berita Acara Hasil Verifikasi Dokumen Akademik untuk memutuskan membuka flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid. 4. Admin PDDIKTI Pokja mengeksekusi keputusan pembukaan flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid. Untuk Perguruan Tinggi Swasta (PTS): 1. Menyampaikan dokumen akademik (mulai dari semester awal masuk s/d semester terakhir) kepada Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (Kopertis) masing-masing wilayah berupa : a. Formulir Penerimaan Mahasiswa Baru b. Bukti Pembayaran Kuliah c. Absen Dosen/Mahasiswa d. Berita Acara Ujian Tugas Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi e. Fotokopi ijazah dan transkrip f. SK Konversi/Penyetaraan (bagi mahasiswa pindahan/alih jenjang) 2. Kopertis akan melakukan verifikasi dan mencermati dokumen akademik pada butir nomor 1 diatas yang membuktikan bahwa mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar dan aktif sebagai mahasiswa semenjak tahun masuk berikut perkembangan aktivitas perkuliahannya. 3. Pejabat/Pelaksana yang ditunjuk di Kopertis membuat dan menandatangani Berita Acara Hasil Verifikasi Dokumen Akademik untuk memutuskan membuka flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid. 4. Admin PDDIKTI Kopertis mengeksekusi keputusan pembukaan flag status tidak valid menjadi valid atau menyatakan permanen tidak valid. PANDUAN VALIDATOR NASIONAL 13