Bab IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Proses Penjualan Barang yang Sedang Berjalan Dalam menentukan proses penjualan barang yang baru, terlebih dahulu harus dilakukan analisis mengenai proses yang sedang berjalan dengan permasalahannya yang timbul saat ini. Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui proses-proses apa saja yang perlu dilakukan perbaikan dan tahapan apa saja yang perlu dihilangkan ataupun ditambah guna memperbaiki proses penjualan barang yang telah ada. Proses penjualan barang yang sedang berjalan terdiri dari empat tahapan: Tabel 4.1 Tahapan-tahapan proses penjualan yang sedang berjalan No Tahapan proses penjualan barang 1 Tahapan proses pemesanan barang 1.1 Penerimaan form purchase order atau pembuatan sales order 1.2 Periksa persediaan barang di gudang 1.3 Melakukan entry pesanan 1.4 Mencetak, memeriksa dan mengkonfirmasi surat jalan 2 Tahapan proses pemenuhan pesanan pelanggan 2.1 Pengiriman surat jalan ke bagian persediaan barang 2.2 Bagian persediaan barang memeriksa stock barang 2.3 Pembuatan form bukti keluar barang 2.4 Persiapan pengiriman barang ke pelanggan 2.5 Pengiriman sales order, purchase order dan surat jalan 3 Tahapan proses persiapan dokumen penagihan 3.1 Melakukan entry pesanan dan mencetak faktur penjualan 3.2 Memeriksa dan mengkonfirmasi faktur penjualan 3.3 Pembuatan dan pencetakan faktur pajak 3.4 Periksa kelengkapan penagihan dan pencatatan pembayaran 4 Tahapan pembuatan laporan penjualan 4.1 Pembuatan laporan penjualan 4.1.1 Tahapan Proses Pemesanan Barang
Dalam tahapan ini, ada beberapa proses yang akan dilakukan antara lain: Penerimaan form purchase order dan pembuatan sales order Proses awal dimulai dari permintaan barang dari pelanggan melalui salesman baik melalui faksmili, telepon atau pesanan langsung saat salesman tersebut datang ke toko-toko pelanggan. Salesman membuatkan sales order secara manual berdasarkan pesanan pelanggan. Isi sales order terdiri dari jenis dan harga barang yang dipesan pelanggan. Penerimaan form purchase order membutuhkan waktu rata-rata 3 menit dan pembuatan sales order membutuhkan waktu rata-rata 7 menit. Periksa persediaan barang di gudang Pada proses ini dilakukan pemeriksaan dengan tujuan untuk melakukan kontrol terhadap permintaan barang pesanan untuk mengetahui apakah barang pesanan tersebut tersedia di gudang atau tidak. Salesman akan meminta bagian administrasi gudang untuk memeriksa apakah barang yang dipesan oleh pelanggan tersedia atau tidak. Administrasi gudang akan memeriksa persediaan barangnya dalam komputer. Proses ini membutuhkan waktu ratarata 4 menit per form purchase order atau sales order. Melakukan entry pesanan Setelah pesanan-pesanan pelanggan tersebut mempunyai persediaan di gudang, salesman akan memberikan sales order atau purchase order kepada administrasi gudang untuk di-input ke dalam komputer. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 5 menit per form purchase order atau sales order.
Mencetak, memeriksa dan mengkonfirmasi surat jalan Setelah selesai meng-input pesanan-pesanan tersebut, administrasi gudang akan mencetaknya dan memeriksanya apakah surat jalan tersebut sudah sesuai atau sama dengan purchase order atau sales order. Surat jalan tersebut akan dicetak dengan menggunakan kertas empat lapis (putih, merah, kuning, dan hijau). Sesudah surat jalan tersebut diperiksa, maka bagian administrasi gudang akan memberikannya kepada manager gudang dan persediaan untuk diminta tanda tangannya (konfirmasinya). Ketiga aktivitas tersebut membutuhkan waktu 6 menit. Setelah proses tersebut selesai, maka surat jalan tersebut dikirimkan kepada bagian persediaan barang. Dalam tahapan proses pemesanan barang, ada sebuah proses yang membuat lambat dari proses penjualan PT. ASN yaitu proses periksa persediaan barang. Masalahnya adalah proses tersebut dilakukan dua kali, sehingga waktu kerja yang ada tidak digunakan secara efisien. Akan lebih menghemat waktu bila salah satu proses tersebut dihilangkan. 4.1.2 Tahapan Proses Pemenuhan Pesanan Pelanggan Dalam tahapan ini, ada beberapa proses yang akan dilakukan antara lain: Pengiriman surat jalan ke bagian persediaan barang Setelah surat jalan tersebut sudah dicetak, diperiksa dan ditandatangani, bagian administrasi gudang memberikannya kepada bagian persediaan barang. Hal tersebut dilakukan supaya bagian persediaan barang tahu jenis-jenis
barang apa saja yang harus dipersiapkan dan dikirim ke pelanggan Dalam proses ini waktu yang dibutuhkan rata-rata 2 menit per surat jalan. Bagian persediaan barang memeriksa stock barang Setelah menerima surat jalan, bagian persediaan barang akan memeriksa persediaan barang yang sesuai dengan di surat jalan secara fisik. Kemudian memberi nama pelanggan di barangnya sehingga memudahkan pengiriman barang. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 5 menit per surat jalan. Pembuatan form bukti keluar barang Bagian persediaan barang mengeluarkan form bukti keluar barang secara manual untuk sebagai file gudang dan perbandingan apakah barang yang keluar atau dikirim sesuai dengan surat jalan. Proses pembuatan form bukti keluar barang membutuhkan waktu rata-rata 5 menit. Form bukti keluar barang tersebut akan dikirimkan ke bagian pengiriman barang. Persiapan pengiriman barang ke pelanggan Setelah bagian pengiriman barang menerima form bukti keluar barang, maka dilakukan persiapan untuk pengiriman barang pesanan ke toko-toko pelanggan dengan membagi wilayah pengiriman barang berdasarkan truk dan sopir yang tersedia. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 8 menit. Pengiriman sales order, purchase order dan surat jalan. Pelanggan akan menandatangani surat jalan tersebut untuk membuktikan bahwa barang pesanannya sudah tiba atau sampai di tempatnya. Surat jalan tersebut akan kembali ke administrasi gudang untuk dijadikan arsip. Administrasi gudang akan memegang warna kuning, bagian persediaan
barang dan bagian pengiriman barang akan memegang warna hijau. Warna putih dan merah akan dikirim ke bagian administrasi penjualan beserta dengan sales order dan purchase order. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman adalah 2 menit. Dalam tahapan pemenuhan pemesanan barang ini, masalah yang terjadi adalah: Adanya proses pemeriksaan barang untuk yang kedua kalinya. Hal tersebut seharusnya dapat dihilangkan apabila proses tersebut sudah dilakukan pertama kali pada saat salesman meminta bagian gudang memeriksa persediaan barang. Hal inilah yang juga menyebabkan waktu kerja yang ada tidak dipergunakan secara efisien. Selain proses pemeriksaan barang, proses pembuatan form bukti keluar barang juga merupakan masalah di dalam tahapan proses pemenuhan pemesanan barang. Waktu membuat form bukti keluar barang secara manual memerlukan waktu yang tidak sedikit dan biaya untuk membeli form bukti keluar dan peralatan menulis seperti pena, pensil dan lain-lain juga diperlukan biaya yang tidak kecil. 4.1.3 Tahapan Proses Persiapan Dokumen Penagihan Proses pembayaran merupakan proses lanjutan yang berorientasi terhadap perusahaan sendiri tetapi memiliki pengaruh terhadap proses penjualan secara keseluruhan. Jika penagihan dilakukan dengan cepat maka pembayaran yang diterima dari pelanggan akan semakin cepat. Akibatnya uang yang berasal dari pembayaran tersebut dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk hal-hal yang mendukung aktivitasnya
seperti pembelian persediaan, investasi dalam peralatan atau digunakan untuk keperluan lain. Dalam tahapan ini, ada beberapa proses yang akan dilakukan: Melakukan entry pesanan dan mencetak faktur penjualan. Input pesanan pelanggan yang dilakukan oleh administrasi penjualan merupakan berdasarkan sales order atau purchase order. Setelah selesai melakukan entry pesanan, administrasi penjualan mencetak faktur penjualan berdasarkan surat jalan. Kemudian, administrasi penjualan menggabungkan faktur penjualan dengan surat jalan. Proses tersebut membutuhkan waktu rata-rata 5 menit per faktur penjualan. Memeriksa dan mengkonfirmasi faktur penjualan Setelah proses di atas selesai, administrasi penjualan memeriksa faktur penjualan apakah sama dengan surat jalan. Yang diperiksa adalah jenis barang, harga barang, jumlah barang, nama toko pelanggan dan lain-lain. Yang pertama kali memeriksa faktur penjualan adalah administrasi penjualan. Jika sudah benar maka, manager akunting dan administrasi akan menandatangani dan memberikannya kepada manager penjualan dan pemasaran untuk diminta konfirmasinya berupa tanda tangan. Jika terjadi perbedaan antara faktur penjualan dan surat jalan, maka administrasi penjualan harus memperbaikinya dan kembali mencetak faktur penjualan yang benar. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 5 menit per faktur penjualan. Pembuatan dan pencetakan faktur pajak
Bagian pajak yang berada di dalam divisi akunting dan administrasi akan membuat dan mempersiapkan faktur pajak untuk dikirim ke toko bersamaan dengan faktur penjualan sebagai bukti penagihan. Faktur pajak tersebut sebelumnya akan ditandatangani oleh manager administrasi dan akunting. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 6 menit per faktur pajak. Pengecekan kelengkapan penagihan dan pencatatan pembayaran Bagian piutang yang berada di dalam divisi akunting dan administrasi akan memeriksa kelengkapan penagihan yang terdiri dari atas faktur penjualan, faktur pajak, surat jalan, form bukti pembayaran dan lain-lain. Setelah lengkap, maka dokumen-dokumen tersebut diberikan kepada salesman untuk menagih. Cek atau giro dari pelanggan atas pembayaran barang disetorkan ke bank dan membuat form bank masuk. Jika ada pembayaran dari pelanggan, salesman mencatat pembayaran tersebut di form bukti pembayaran dan kemudian memberikan kepada bagian piutang untuk dicatat dan diproses. Proses pengecekan kelengkapan penagihan dan pencatatan pembayaran membutuhkan waktu rata-rata 8 menit. Dalam tahapan proses persiapan dokumen penagihan, ada masalah waktu yang cukup terbuang secara signifikan yaitu pada proses entry pesanan dan pembuatan faktur pajak. Pada entry pesanan yang dilakukan oleh administrasi penjualan, proses tersebut hanya membuang-buang waktu yang ada. Karena pesanan pelanggan di-entry dua kali. Akan lebih menghemat waktu apabila entry pesanan tersebut hanya sekali saja.
Pada pembuatan faktur pajak, karyawan yang ada di divisi pajak akan mengambil data dari program accounting tersebut untuk membuat faktur pajak yang sudah dibuatkan formatnya di dalam program Microsoft Excel. Hal tersebut membuang-buang waktu kerja yang ada dibandingkan jika bila sudah ada format faktur pajak didalam program accounting-nya. 4.1.4 Tahapan Proses Pembuatan Laporan Penjualan Pelaporan merupakan kontrol dan hasil terhadap kegiatan perusahaan. Dengan adanya laporan, perusahaan dapat melihat hasil dari proses bisnisnya, arus berputarnya uang, keuntungan dan kerugian, serta sebagai sarana dalam pengambilan keputusan. Berdasarkan adanya hasil laporan penjualan, divisi accounting dan marketing dapat memperoleh sebuah petunjuk atau acuan seperti tipe barang dan tingkat harga yang diinginkan oleh pelanggan (untuk manager penjualan dan pemasaran), berapa keuntungan yang didapat oleh perusahaan pada suatu periode (untuk manager akunting dan administrasi) dan lain-lain. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 2 menit. Dalam tahapan proses pembuatan laporan penjualan, tidak terjadi masalah yang cukup signifikan. Karena PT. ASN sudah mempunyai program accounting yang cukup baik sehingga waktu dan biaya yang diperlukan sudah dipergunakan seminimal mungkin.
Tabel 4.2 Waktu rata-rata proses penjualan yang sedang berjalan No Tahapan proses penjualan barang Waktu rata-rata 1 Tahapan proses pemesanan barang 1.1 Penerimaan form purchase order atau pembuatan sales order 10 menit 1.2 Periksa persediaan barang 4 menit 1.3 Melakukan entry pesanan 5 menit 1.4 Mencetak, memeriksa dan mengkonfirmasi surat jalan 6 menit Sub Total 25 menit 2 Tahapan proses pemenuhan pesanan pelanggan 2.1 Pengiriman surat jalan ke bagian persediaan barang 2 menit 2.2 Bagian persediaan barang memeriksa stock barang 5 menit 2.3 Pembuatan form bukti keluar barang 5 menit 2.4 Persiapan pengiriman barang ke pelanggan 8 menit 2.5 Pengiriman sales order, purchase order dan surat jalan 2 menit Sub Total 22 menit 3 Tahapan proses persiapan dokumen penagihan 3.1 Melakukan entry pesanan dan mencetak faktur penjualan 5 menit 3.2 Memeriksa dan mengkonfirmasi faktur penjualan 5 menit 3.3 Pembuatan faktur pajak 6 menit 3.4 Periksa kelengkapan penagihan dan pencatatan pembayaran 8 menit Sub Total 24 menit 4 Tahapan pembuatan laporan penjualan 4.1 Pembuatan laporan penjualan 2 menit Sub Total 2 menit Total 73 menit
Sedangkan rincian sumber daya manusia yang digunakan dalam proses yang sedang berjalan dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 4.3 Jumlah dan perincian sumber daya manusia proses penjualan yang sedang berjalan No Tahapan proses penjualan barang Sumber daya manusia 1 Tahapan proses pemesanan barang Salesmen (area Jakarta, Bogor, Tangerang) 7 Administrasi gudang 4 Sub Total 11 2 Tahapan proses pemenuhan pesanan pelanggan Bagian pengiriman dan persiapan barang 3 Bagian persediaan barang 2 Sub Total 5 3 Tahapan proses persiapan dokumen penagihan Administrasi penjualan dan pajak 4 Divisi piutang 2 Sub Total 6 4 Tahapan pembuatan laporan penjualan Administrasi umum 1 Sub Total 1 Total 23
Start Buat SO atau Terima PO Periksa persediaan barang Ada? Yes Proses Pemesanan Barang No Cetak, periksa, konfirmasi surat jalan Entry pesanan oleh adm gudang Proses Pemenuhan Pesanan Pelanggan Kirim surat jalan ke bag persediaan brg bagian persediaan barang periksa stock Kirim SO,PO,surat jalan ke adm penjualan Brg ada? Stop No Yes Pembuatan formulir bukti keluar barang Persiapan pengiriman brg ke pelanggan Proses Persiapan Dokumen Penagihan Entry pesanan oleh adm penjualan Pencatatan Pembayaran Yes Mencetak faktur penjualan No Lengkap? Periksa, konfirmasi faktur penjualan Periksa kelengkapan dokumen tagihan Benar? No Membuat dan mencetak faktur pajak Yes Proses Pembuatan Laporan Penjualan Membuat laporan hasil penjualan Gambar 4.1 Proses penjualan yang sedang berjalan 4.2 Usulan dan Analisis Proses Penjualan Barang yang Diusulkan
Sebenarnya PT. ASN sudah mempunyai sebuah software yang cukup mendukung proses bisnisnya. Hanya diperlukan beberapa modifikasi (upgrade) dalam perangkat lunak tersebut supaya proses bisnis penjualannya dapat lebih cepat dan beberapa perangkat keras untuk berintegrasi. PT. ASN menggunakan perangkat lunak Microsoft FoxPro dalam menjalankan aktivitas accounting dan administrasinya dan juga untuk bagian administrasi gudangnya. Jarang sekali ditemukan sebuah perusahaan mau melakukan rekayasa ulang proses bisnis bila memerlukan biaya yang cukup besar dan sulit dimengerti oleh level manajemen dan dilaksanakan oleh para karyawan. Supaya menggunakan biaya seminimal mungkin dalam melakukan rekayasa ulang, maka akan dimanfaatkan semaksimal mungkin sumber daya yang sudah tersedia dan hanya memerlukan sedikit tambahan teknologi informasi. Perangkat keras yang dibutuhkan hanyalah tambahan kabel link jenis UTP dan sebuah hub supaya dapat mengintegrasikan antara bagian administrasi gudang dengan divisi akunting dan administrasi. Yang dilakukan dalam rekayasa ulang proses bisnis penjualan PT. ASN adalah menghilangkan beberapa proses yang dianggap membuang waktu dan biaya dan peningkatan atau upgrade perangkat lunak yang sudah ada tersebut dengan program perpajakan. Dengan cara tersebut diharapkan dapat mempercepat kinerja perusahaan, memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan dan meningkatkan daya saing perusahaan di pasar lokal. 4.2.1 Tahapan Proses Pemesanan Barang Pada tahapan proses pemesanan barang, hanya ada sebuah proses yang mengalami perubahan yaitu proses memeriksa persediaan barang, dimana jika
sebelumnya jumlah persediaan barang hanya diperiksa melalui komputer, maka pada proses kali ini jumlah persediaan barang diperiksa langsung secara fisik dan kemudian barang tersebut langsung diberi nama toko pelanggan supaya lebih mempermudah dalam mempersiapkan pengiriman barangnya. Untuk proses-proses yang lain, tetap berjalan seperti biasa dan tidak mengalami perubahan sedikitpun. Pembuatan sales order tetap diperlukan sebagai data awal pelanggan dalam memesan barang kepada PT. ASN. Untuk proses-proses yang lain, waktu yang dibutuhkan adalah tetap (tidak berubah). Sedangkan untuk proses periksa persediaan barang rata-rata waktu yang dibutuhkan adalah 4 menit. 4.2.2 Tahapan Proses Pemenuhan Pemesanan Barang Dalam tahapan ini, terjadi beberapa perubahan yaitu hilangnya proses periksa persediaan barang dan proses pembuatan form bukti keluar barang. Surat jalan yang sudah dicetak dan diperiksa oleh bagian administrasi gudang, akan dikirimkan ke bagian pengiriman barang. Rata-rata waktu yang dibutuhkan adalah 2 menit. Bagian tersebut akan mempersiapkan barang-barang yang dipesan oleh pelanggan sesuai dengan surat jalan. Bagian pengiriman barang akan menyesuaikan persiapan pengiriman barangbarangnya dengan waktu, jalur pengiriman, sopir dan truk yang tersedia. Hal tersebut dilakukan supaya tidak membuang waktu dan biaya yang lebih besar. Rata-rata waktu yang dibutuhkan adalah 8 menit. Setelah surat jalan tersebut ditandatangani oleh pelanggan, maka surat jalan yang terdiri dari empat lapis tersebut, yang berwarna putih dan merah beserta sales order dan purchase order akan dikirimkan ke bagian administrasi penjualan. Surat jalan yang
berwarna kuning akan menjadi arsip administrasi gudang dan yang warna hijau akan menjadi arsip bagian persediaan barang dan bagian pengiriman barang. Rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman tersebut adalah 2 menit. 4.2.3 Tahapan Proses Persiapan Dokumen Penagihan Dalam tahapan proses persiapan dokumen penagihan, ada dua proses yang dihilangkan yaitu entry pesanan yang dilakukan oleh administrasi penjualan dan proses pembuatan faktur pajak yang dilakukan oleh divisi pajak. Setelah menerima sales order atau purchase order dan surat jalan, maka bagian administrasi penjualan segera mencetak faktur penjualan dan faktur pajak. Jika sebelumnya administrasi penjualan harus mengentry terlebih dahulu, maka dengan adanya sistem yang terintegrasi sehingga hal tersebut tidak diperlukan lagi. Begitu juga dengan pembuatan faktur pajak, dimana sebelumnya divisi pajak harus mengambil data terlebih dahulu dan kemudian membuatnya di Microsoft Excel, hal tersebut juga tidak perlu dilakukan lagi. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mencetak adalah 2 menit per faktur penjualan dan faktur pajak. Setelah mencetak faktur penjualan dan faktur pajak, maka administrasi penjualan dan divisi pajak akan memeriksa fakturnya masing-masing. Hal tersebut dilakukan supaya meminimalkan kesalahan-kesalahan yang dapat terjadi. Setelah diperiksa, faktur penjualan akan ditandangani oleh manajer penjualan dan pemasaran dan manager akunting dan administrasi. Sedangkan faktur pajak akan ditandatangani oleh manager akunting dan administrasi. Rata-rata waktu yang dibutuhkan adalah 5 menit. Faktur-faktur tersebut akan dikirimkan ke divisi piutang untuk segera dipersiapkan beserta dokumen-dokumen tagihan lainnya. Divisi piutang juga akan
mencatat pembayaran bila ada pelanggan yang sudah membayar tagihannya melalui salesman. Rata-rata waktu yang dibutuhkan adalah 8 menit per pelanggan (faktur penjualan dan pencatatan pembayaran). 4.2.4 Tahapan Proses Pembuatan Laporan Penjualan Pada tahapan ini, tidak terjadi masalah yang mempengaruhi kinerja perusahaan. Karena PT. ASN sudah mempunyai program accounting yang cukup baik sehingga waktu dan biaya yang diperlukan sudah dipergunakan seminimal mungkin. Rata-rata waktu yang dibutuhkan adalah sama seperti sebelumnya yaitu 2 menit. Tabel 4.4 Waktu rata-rata proses penjualan yang diusulkan No Tahapan proses penjualan barang Waktu rata-rata 1 Tahapan proses pemesanan barang 1.1 Penerimaan form purchase order atau pembuatan sales order 10 menit 1.2 Periksa persediaan barang 4 menit 1.3 Melakukan entry pesanan 5 menit 1.4 Mencetak, memeriksa dan mengkonfirmasi surat jalan 6 menit Sub Total 25 menit 2 Tahapan proses pemenuhan pesanan pelanggan 2.1 Pengiriman surat jalan ke bagian pengiriman barang 2 menit 2.2 Persiapan pengiriman barang ke pelanggan 8 menit 2.3 Pengiriman SO atau PO dan surat jalan 2 menit Sub Total 12 menit 3 Tahapan proses persiapan dokumen penagihan 3.1 Mencetak faktur penjualan dan faktur pajak 2 menit 3.2 Memeriksa dan mengkonfirmasi faktur penjualan dan faktur pajak 5 menit 3.3 Periksa kelengkapan penagihan dan pembayarannya 8 menit
Sub Total 15 menit 4 Tahapan pembuatan laporan penjualan 4.1 Pembuatan laporan penjualan 2 menit Sub Total 2 menit Total 54 menit Sedangkan rincian sumber daya manusia yang digunakan dalam proses penjualan yang diusulkan dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 4.5 Jumlah dan perincian sumber daya manusia proses penjualan yang diusulkan No Tahapan proses penjualan barang Sumber daya manusia 1 Tahapan proses pemesanan barang Salesmen (area Jakarta, Bogor, Tangerang) 7 Administrasi gudang 2 Bagian persediaan barang 1 Sub Total 10 2 Tahapan proses pemenuhan pesanan pelanggan Bagian pengiriman dan persiapan barang 3 Sub Total 3 3 Tahapan proses persiapan dokumen penagihan Administrasi penjualan dan pajak 2 Divisi piutang 2
Sub Total 4 4 Tahapan pembuatan laporan penjualan Administrasi umum 1 Sub Total 1 Total 18 Melihat data-data yang tertera pada tabel-tabel diatas, bahwa ada perbedaan yang cukup signifikan dalam hal waktu dan sumber daya manusia pada proses penjualan yang sedang berjalan dengan proses penjualan yang diusulkan. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan sistem yang sebelumnya belum terintegrasi menjadi sistem yang terintegrasi antar divisi sehingga beberapa tahapan proses penjualan barang dapat dilakukan secara bersamaan dan juga ada proses yang dihilangkan. Demikian pula dengan adanya pengalokasian sumber daya yang lebih baik sehingga terjadi pengurangan sumber daya dalam proses tersebut. Oleh karena itu dengan adanya proses penjualan barang yang diusulkan, diharapkan barang pesanan dapat sampai dalam waktu yang tepat atau lebih cepat ke tangan pelanggan, meningkatnya daya saing perusahaan di pasar lokal dan meningkatkan service level perusahaan seperti cepatnya pengiriman barang ke tempat pelanggan, tepatnya barang yang dikirim dan cepatnya responsiveness terhadap pelanggan.
Proses Pemesanan Barang Start Buat SO atau Terima PO Periksa persediaan barang Cetak, periksa, konfirmasi surat jalan OK? No Yes Entry pesanan oleh administrasi gudang Proses Pemenuhan Pesanan Pelanggan Kirim surat jalan ke bag pengiriman barang Persiapkan pengiriman Kirim SO,PO, surat jalan ke adm penjualan Proses Persiapan Dokumen Tagihan Cetak faktur penjualan dan faktur pajak Periksa dan konfirmasi faktur-faktur Pencatatan pembayaran OK? No Yes Yes Periksa kelengkapan dokumen tagihan OK? No Proses Pembuatan Laporan Penjualan Membuat laporan penjualan Gambar 4.2 Proses penjualan yang diusulkan
4.3 Perbandingan Proses yang Sedang Berjalan dengan Proses yang Diusulkan Simulasi proses yang sedang berjalan dan proses yang diusulkan dilakukan dengan memakai igrafx Process 2000. Berikut ini adalah tabel perbandingan antara proses yang sedang berjalan dengan proses yang diusulkan baik secara waktu rata-rata maupun dalam persentase: Tabel 4.6 Perbandingan proses yang sedang berjalan dengan proses yang diusulkan dalam waktu rata-rata No Proses yang Sedang Berjalan Waktu No Proses yang Diusulkan Waktu Tahapan Menit Tahapan Menit 1 Pemesanan barang 1 Pemesanan barang 1.1 Buat SO atau terima PO 10 1.1 Buat SO / terima PO 10 1.2 Periksa persediaan 4 1.2 Periksa persediaan 4 1.3 Entry pesanan 5 1.3 Entry pesanan 5 1.4 Cetak, periksa surat jalan 6 1.4 Cetak, periksa surat jalan 6 Sub Total 25 Sub Total 25 2 Pemenuhan pesanan 2 Pemenuhan pesanan 2.1 Kirim surat jalan 2 2.1 Kirim surat jalan 2 2.2 Periksa persediaan barang 5 2.3 Buat form bukti keluar barang 5 2.4 Persiapan pengiriman 8 2.2 Persiapan pengiriman 8 2.5 Kirim SO, PO, surat jalan 2 2.3 Kirim SO, PO, surat jalan 2 Sub Total 22 Sub Total 12 3 Persiapan dokumen 3 Persiapan dokumen 3.1 Entry pesanan, cetak invoice 5 3.1 Cetak invoice, faktur pajak 2 3.2 Periksa, konfirmasi invoice 5 3.2 Periksa dan konfirmasi 5 3.3 Buat faktur pajak 6 3.4 Periksa kelengkapan tagihan 8 3.3 Periksa kelengkapan tagihan 8 Sub Total 24 Sub Total 15 4 Pembuatan laporan 4 Pembuatan laporan 4.1 Pembuatan laporan 2 4.1 Pembuatan laporan 2 Sub Total 2 Sub Total 2 Total 73 Total 54
Tabel 4.7 Perbandingan proses yang sedang berjalan dengan proses yang diusulkan dalam persentase Proses yang Sedang Berjalan Proses yang diusulkan Peningkatan No Tahapan Proses Waktu (menit) SDM (orang) Waktu (menit) SDM (orang) Waktu (%) SDM (%) 1 Pesanan pelanggan 25 11 25 10 0.00 9.09 2 Pemenuhan pesanan 22 5 12 3 45.45 40.00 3 Persiapan tagihan 24 6 15 4 37.50 33.33 4 Pembuatan laporan 2 1 2 1 0.00 0.00 Total 73 23 54 18 26.03 21.74 Dengan dilakukannya rekayasa ulang proses penjualan barang dari sistem yang belum semuanya terintegrasi menjadi suatu sistem yang terintegrasi secara keseluruhan, merupakan langkah yang cukup dramatis karena mengalami perubahan yang signifikan dimana sebelum dilakukannya rekayasa ulang. Hasil dari rekayasa ulang tersebut dapat dilihat dengan terjadinya peningkatan efisiensi waktu proses sebesar 26.03% dan pengoptimalan sumber daya manusia dengan penghematan jumlah sebesar 21.74%. Jika dilihat dari besarnya persentase perubahan proses penjualan, dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut belum melakukan rekayasa ulang secara radikal. Tetapi, PT. ASN merupakan sebuah perusahaan dengan omzet penjualan yang tidak besar. Melakukan rekayasa ulang dengan radikal diperlukan sumber daya dan biaya yang cukup banyak, sehingga perusahaan tersebut tidak akan mampu jika diharuskan melakukan rekayasa ulang secara radikal. Lebih baik melakukan perubahan walaupun sedikit daripada tidak melakukan sama sekali.