MODUL PERKULIAHAN JARINGAN KOMUNIKASI Pokok Bahasan 1. Jaringan Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komunikasi Public Relations 09 42008 Abstrak Modul ini menjelaskan tentang jaringan komunikasi dalam organisasi. Kompetensi Mampu menjelaskan konsep mengenai jaringan komunikasi organisasi.
Pembahasan Komunikasi dalam organisasi tidak terlepas dari bentuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Betapa pentingnya komunikasi internal dalam membina manusia di dalam organisasi, di mana masing-masing individu anggota organisasi memiliki berbagai kepentingan, tetapi menjadi satu kesatuan dengan adanya kepentingan bersama. A. Komunikasi Internal Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan berdasarkan struktur organisasi dimana pertukaran secara horisontal dan vertikal dapat dilaksanakan dan berimbas pada kelancaran pekerjaan. Dengan semakin menggelembungnya sumberdaya manusia pada suatu organisasi, sementara jabatan struktural sangat terbatas, maka sebaiknya diperbanyak komunikasi internal agar iklim kerja dapat berjalan dengan baik, tanpa menimbulkan gejolak atau konflik dalam organisasi. 1. Komunikasi vertikal Komunikasi vertikal merupakan pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan berdasarkan struktur organisasi. a. Downward Communication Yaitu komunikasi dari atas ke bawah. Yaitu, pola komunikasi dimana informasi berlangsung secara formal dari seseorang yang memiliki wewenang atau kedudukan lebih tinggi kepada orang yang kedudukannya lebih rendah berdasarkan struktur organisasi. Terdapat lima jenis informasi (Kahn dan Katz dalam Pace, 2005), yaitu: 1. How to job Jenis informasi ini menyangkut tentang apa yang diharapkan karyawan dalam bekerja dan bagaimana mereka melakukan pekerjaan. 2
2. Rationale for doing jobs Jenis informasi ini dirancang untuk karyawan agar mereka mmahami bagaimana mereka seharusnya bekerja. 3. Organizational policies and practices Melengkapi informasi tentang tugas atau pekerjaan yang spesifik dan bagaimana mempersiapkan mereka masuk ke organisasi secara total. 4. Employee performance Informasi tentang bagaimana melakukan sesuatu yang baik, dinilai penting untuk efisiensi dan efektifnya suatu sistem. 5. Mission of the organization Kesetiaan terhadap organisasi, produk, pelayanan dan kontribusi kepada masyarakat adalah suatu unsur penting dalam kekuatan organisasional. 6. Metode memberikan informasi ke bawah Metode di mana informasi dikomunikasikan ke bawah dan di kelompokkan ke dalam empat macam, yaitu: lisan, tertulis, cetak maupun kombinasi diantara ketiganya. b. Upward Communication Yaitu informasi yang berlangsung dari seseorang yang memilki kedudukan lebih rendah kepada yang lebih tinggi. Fungsi dan argumentasi dari upward communication adalah sebagai berikut: Arus informasi ke atas memasok informasi berharga bagi pengambilan keputusan pemegang organisasi dan kegiatan supervisi. Komunikasi ke atas membuat supervisor mengetahui dan memahami apa yang menjadi masalah maupun hambatan kerja pada karyawan/bawahan. Mendorong omelan dan keluhan ke permukaan. Memperkuat penghargaan dan kesetiaan terhadap organisasi. Membantu karyawan menanggulangi masalah pekerjaan mereka. 3
2. Komunikasi Horisontal Komunikasi horisontal yaitu adalah berbagai informasi diantara rekan sejawat dalam satu unit pekerjaan yang sama. Tujuannya adalah sebagai berikut: Untuk koordinasi tugas Berbagi informasi terhadp perencanaan dan kegiatan Pemecahan masalah Menjamin kesamaan pengertian Mendamaikan, negosiasi dan menyatukan perbedaan Mengembangkan dukungan interpersonal Metode komunikasi horisontal Pertemuan kepanitian Interaksi informal sewaktu istirahat Percakapan telepon Memo dan catatan Aktifitas sosial Lingkaran kualitas 3. Komunikasi Diagonal Aplikasi tiga prinsip akan memperkuat peranan komunikasi staf khusus, yaitu: Staf khusus harus dilatih dalam keahlian komunikasi. Membutuhkan pengenalan penting dari peranan komunikasi mereka. Managemen harus mengakui peranan staf khusus dan membuat lebih baik untuk mempergunakannya dalam komunikasi organisasi. 4. Komunikasi Persona Komunikasi yang berlangsung secar dialogis saling menatap, sehingga terjadi kontak pribadi. Sedangkan komunikasi persona bermedia adalah komunikasi dengan menggunakan alat/media, seperti facebook, HP, twitter, dan lainnya. 4
5. Komunikasi Kelompok Komunikasi antara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap muka. Kelompok bisa besar atau kecil B. Komunikasi Eksternal Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi. Dimensi komunikasi eksternal 1. Komunikasi dari organisasi ke khalayak Komunikasi ini pada umumnya bersifat informatif yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting dalam upaya memecahkan masalah yang terjadi tanpa diduga. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak dapat dilakukan melalui berbagai bentuk, seperti majalah organisasi, press release, artikel surat kabar, radio/televisi, film dokumenter, media sosial maupun selebaran. 2. Komunikasi dari khalayak ke organisasi Merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayak menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka disebut opini publik. KOMUNIKASI MANAJEMEN DALAM SUATU ORGANISASI Berbicara mengenai komunikasi dan manjemen maka komunikasi akan tercermin dan merupakan fondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen, yaitu: Planning, memikirkan sebelumnya apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya dan dana yang ada pada organisasi. Organizing, rencana (maksud) untuk menentukan kegiatan yang lebih khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. 5
Directing, merupakan aspek tugas managemen yang lebih operasional yang melengkapi kekurangan dalam suatu perencanaan atau pengorgnisasian. Controlling, unsur-unsur penting dalam pengawasan sebagai sebuah proses termasuk pengukuran, perbandingan, pengm,bilan keputusan dan umpan balik atau tindakan kolektif. Selain itu, ada empat proses dalam komunikasi managemen (Yenny, 2004), yaitu: Asking yaitu bertanya atau meminta informasi yang tidak dimilki kepada orang lain. Telling sebelum memahami terlebih dulu memberitahukan atau mengirim pesan dalam bentuk telling. Listening yaitu penyampai informasi harus mengerti apa yang disampaikan oleh orang lain. Understanding, untuk dapat mmahami maka perlu menyelami diri individu dan motivasi individu. PERAN PEMIMPIN DALAM ORGANISASI 1. Peran antarpersona Peran tokoh, menjadi panutan dan contoh bawahan. Peran pemimpin, sebagai pemimpin seorang manager bertanggungjawab terhadap lancar atau tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahan Peran penghubung, melakukan komunikasi dengan orang-orang diluar jalur komando vertikal, baik formal atau informal. 2. Peran informasional Peran monitor, manager memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Peran penyebar, kebalikan dari peran penghubung. Peran jurubicara, ada persamaan dengan peran penghubung 6
3. Peran memutuskan Peran wiraswasta, melakukan penyesuaian dengan lingkungan. Peran pengendali gangguan Peran penentu sumber Peran perunding PERILAKU DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI Perilaku organisasional mencakup apa yang dikerjakan dalam usaha mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini mencakup pentingnya proses dan jaringan organisasi dan pengembangan organisasi. PROSES Adalah dimensi manusiawi dan perilaku dasar dari organisasi, suatu kelompok dan orang-orang yang membentuk organisasi. Konsepsi proses menekankan dimensi perilaku dan dimensi interaksi dari suatu keadaan. Pemaknaan pada proses bukan berarti pengurangan tekanan pada pentingnya struktur. Sesungguhnya antara proses dan struktur adalah dua sisi mata uang yang sama. Tekanan pada proses harus menambah perhatian pada struktur. Proses mencakup tingkat orang-orang yang bekerja dalam organisasi tertentu hingga seluruh masyarakat di mana organisasi itu berfungsi. Proses 1 Tingkatan ini adalah proses kesadaran diri yakni sejauh mana orang sadar akan apa yang terjadi padanya, akan kenyataan sosial akan hubungannya dengan orang lain dan lingkungan sekitar. Proses 2 Proses antarpribadi, dimana satu orang mengulurkan tangan ke yang lain dan mengandalkan satu hubungan. Komunikasi ini merupakan salah satu arti penting dalam kehidupan sosial manusia. Yaitu, bagaimana orang saling berkomunikasi tidak hanya penting bagi dirinya tetapi juga karena mempunyai arti akan hubungan yang dibangun diantara dua orang tersebut. 7
Proses 3 Proses peran yang menyangkut peran seseorang dalam organisasi. Orang memainkan peran tertentu dalam organisasi dan peran itu memungkinkan terjalinnya hubungan dengan orang lain. Dalam kehidupan sosial, orang akan menghadapi berbagai masalah berkaitan dengan peranannya. Maka dibutuhkan penangkalan. Proses 4 Proses pembinaan. Segi utama dari proses pembinaan adalah norma-norma atau tradisi yang timbul dalam kelompok. Proses 5 Merupakan proses kerjasama. Berbagai kelompok dalam organisasi akan melakukan kerja sama dalam mencapai tujuan organisasi. Saling memikul tanggungjawab bersama dan juga menangani masalah-masalah dalam bidang-bidang mereka sendiri. Proses 6 Proses pertumbuhan organisasi. Proses 7 Proses pengaruh. Suatu organisasi memiliki titik persinggungan dengan lingkungan sosialnya baik dari segi politis, ekonomi atau budaya. Proses utama dari segi pengaruh adalah siapa yang lebih mempengaruhi organisasi. Hal ini penting untuk pembangunan lembaga. Proses pengaruh yang menyangkut otonomi organisasi bahwa sejauh mana organisasi mampu membentengi diri terhadap pengaruh yang tidak semestinya dari luar tetapi membuka diri terhadap pengaruh yang sehat. Proses 8 Proses kesadaran sosial. Suatu organisasi perlu mengadakan penyadaran sebagai proses kesadaran akan kenyataan sosial dan peningkatan konsepsi diri secara positif sehingga perlu menjalin hubungan baik yang membantu komunitas. 8
Proses 9 Proses nilai. Masyarakat sebagai tempat organisasi bekerja sehingga proses sosial yang berkaitan dengan nilai-nilai dan kekuasaan perlu mendapat perhatian. JARINGAN KOMUNIKASI Jaringan komunikasi adalah pola-pola aliran komunikasi yang merupakan suatu sistem dari berbagai titik komunikasi untuk pengabilan keputusan Bentuk-bentuk Jaringan Roda, pemimpin merupakan pusat dari anggota kelompok. Karena peminpin ada dalam jaringan maka pemimpin bebas berkomunikasi dengan anggota lainnya. Sementara para anggota memiliki keterbatasan hanya dapat berkomunikasi hanya dengan pimpinan. Rantai, dalam jaringan individu hanya dapat berkomunikasi dengan individu yang berada disebelahnya. Y, dalam jaringan ini mirip dengan jaringan rantai yaitu individu hanya dapat berkomunikasi dengan anggota yang berada diatas atau dibawahnya. Lingkaran, setiap orang dapat berkomunikasi dengan dua orang yang bersebelahan dengannya. Semua saluran dalam semua saluran komunikasi terbuka setiap orang dapat berkomunikasi dengan semua anggota lain. PERANAN JARINGAN 1. Opinion Leader Adalah pemuka pendapat atau pimpinan informal dalam organisasi. Mereka tidak selalu merupakan individu memiliki otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan organisasi. 2. Gate Keeper Adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Mereka berada ditengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak memberikan informasi. Gate keeper berperan sebagai 9
orang yang melakukan penyaring informasi anggota dalam organisasi untuk menghindarkan informasi yang terlalu banyak dengan hanya memberi informasi yang penting saja. 3. Cosmopolities Adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Individu akan mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungan dan memberikan infromasi mengenai organisasi kepada orang-orang tertentu pada lingkungan. 4. Bridge Adalah anggota kelompok atau kelompok dalam satu organisasi yang menghubungkan antar anggota kelompok satu dengan anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu untuk saling memberi informasi diantara kelompok-kelompok dan mengkoordinasi kelompok. 5. Liaison Memiliki peran yang sama dengan bridge, namun individu itu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok hanya berperan sebagai penghubung 6. Isolate Adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak hanya dengan satu orang ldalam organisasi. Individu dari golongan ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya. 10
Daftar Pustaka Arni Muhammad. Arni. 2002.. Jakarta: Bumi Aksara. Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005.. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Jilid 2. Jakarta: PT Prenhallindo 11