KEMENTERIAN KEWANGAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 10 TAHUN 2008 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan PENUBUHAN, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN TUJUAN 1. Pekeliling ini bertujuan untuk: i. Menjelaskan mengenai penubuhan, peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi kerajaan; ii. iii. Menetapkan format penyediaan laporan JPKA yang seragam dan menyeluruh; dan Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus JPKA secara menyeluruh bagi mengenalpasti, menangani serta mengurangkan isu pengurusan kewangan dan akaun. LATAR BELAKANG 2. Penubuhan JPKA adalah selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan Bil. 1 Tahun 1995 supaya JPKA ditubuhkan di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk membantu agensi mengawasi, memantau dan menyelia semua urusan kewangan agar berjalan lancar dan menepati peraturan yang telah ditetapkan. 3. Selaras dengan keputusan tersebut, PP 8/2004 iaitu mengenai penubuhan JPKA telah dikeluarkan. Walau bagaimanapun, Pekeliling tersebut lebih memberi tumpuan kepada penubuhan dan pelaporan JPKA dan kurang menekankan aspek keberkesanan dan pemantauan dalam menangani isu kewangan dan akaun yang berbangkit. 1
4. Laporan Ketua Audit Negara sering membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusan kewangan dan akaun khususnya dalam perkara-perkara berikut :- i. Pengurusan bajet; ii. Pengurusan perakaunan; iii. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil; iv. Pengurusan perolehan; v. Kelewatan penyediaan dan pembentangan penyata kewangan dan laporan tahunan Badan-Badan Berkanun; dan vi. Pengurusan aset dan stor. 5. Bagi menangani kelemahan di atas, penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal berkaitan pengurusan kewangan dan akaun adalah diperlukan. Penubuhan JPKA secara langsung akan membantu Ketua Agensi memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun di agensi-agensi kerajaan. TEA RUJUKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Penubuhan Jawatankuasa 6. Satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun hendaklah ditubuhkan di semua agensi kerajaan. Keahlian Jawatankuasa 7. Di Peringkat Kementerian/Jabatan Ahli-ahli Jawatankuasa di peringkat Kementerian dan Jabatan hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawai-pegawai seperti berikut: Pengerusi : Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Setiausaha Kanan/ Timbalan Ketua Setiausaha /Timbalan Ketua Pengarah Setiausaha : Setiausaha/Ketua Bahagian Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian ii. Ketua /Pegawai Audit Dalam iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai 2
8. Di Peringkat Jabatan Persekutuan Negeri/Badan Berkanun Persekutuan (BBP)/PTJ Pengerusi : Ketua Pengarah/ Ketua Pejabat/ Ketua Eksekutif Setiausaha : Ketua Bahagian/Unit Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian/Unit ii. Ketua/Pegawai Audit Dalam/Wakil Jawatankuasa Audit iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai TAKRIFAN 9. PTJ adalah mana-mana pejabat yang merupakan pemegang waran Kerajaan Persekutuan yang mempunyai kuasa berbelanja dan membuat pengagihan waran kepada Pusat Kos di bawah tanggungannya. 10. Pegawai Pengawal adalah merupakan Ketua Setiausaha atau Ketua Pengarah. 11. Bagi Kementerian/Jabatan/BBP yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam, pegawai-pegawai berkenaan lain yang dipertanggungjawabkan untuk menjalankan tugas pengauditan hendaklah menjadi wakil dalam JPKA. Pengecualian Jawatankuasa 12. PTJ-PTJ berikut diberikan pengecualian untuk menubuhkan JPKA iaitu: i. Bahagian-bahagian di peringkat Ibu Pejabat / Kementerian; dan ii. Bilangan anggota PTJ yang kurang dari 10 orang. Walau bagaimanapun, PTJ-PTJ tersebut masih dikehendaki untuk mengemukakan Laporan Suku Tahun JPKA ke Peringkat Jabatan / Negeri. Bidang Tugas Jawatankuasa 13. Jawatankuasa ini membantu Pegawai Pengawal untuk mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta Prosedur Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan. Perkaraperkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA adalah seperti Lampiran I. Bidang tugas Jawatankuasa pula meliputi: i. Pengurusan bajet; ii. Pengurusan perakaunan (Buku Vot, Akaun Panjar, Pendahuluan Diri/Pelbagai dan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit); iii. Pengurusan perolehan; iv. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil; 3
v. Pengurusan aset dan stor; vi. Penyediaan dan pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan, tindakan susulan terhadap Laporan Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara; dan vii. Latihan untuk pegawai dan kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan dan akaun. MODUS OPERANDI Kekerapan Mesyuarat 14. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun bagi mengelakkan perbincangan mesyuarat tidak menyeluruh dan kemungkinan terlepas pandang isu-isu penting yang perlu dibincangkan. Penyediaan Laporan Suku Tahun 15. Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Persekutuan hendaklah mengemukakan laporan JPKA yang menyeluruh dan disatukan meliputi semua laporan PTJ dan Badan Berkanun Persekutuan di bawah kawalannya kepada Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Kawalan dan Pemantauan dengan menggunakan format Lampiran II seperti berikut: Laporan Suku Pertama Suku Kedua Suku Ketiga Suku Keempat Tarikh Akhir 15 Mei 15 Ogos 15 November 15 Februari 16. Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan minit mesyuarat peringkat Kementerian/Jabatan Persekutuan berserta laporan suku tahun JPKA tersebut. 17. Semua PTJ dan Badan Berkanun hendaklah mengemukakan Laporan Suku Tahun kepada Jawatankuasa di peringkat Kementerian/Jabatan menggunakan format seperti Lampiran III. PENGUATKUASAAN PEKELILING Pemantauan 18. Laporan Suku Tahun JPKA seperti di Lampiran II dan III yang lengkap hendaklah disediakan untuk dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA. 19. Laporan Suku Tahun yang tidak lengkap akan dipulangkan semula oleh Perbendaharaan. Tarikh baru penerimaan laporan yang lengkap dikira sebagai tarikh terima. 20. Hanya Pengerusi mesyuarat sahaja dibenarkan untuk menandatangani laporan JPKA sebelum dikemukakan ke Perbendaharaan. 4
21. Garis panduan seperti Lampiran IV boleh digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi JPKA membincangkan secara mendalam sesuatu aspek di bawah bidang kuasanya seperti di perenggan 13. Garis panduan ini hanyalah sebagai rujukan Kementerian/Jabatan/BBP dan tidak perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan. 22. Kepatuhan kepada keperluan Pekeliling ini diambil kira sebagai salah satu aspek Key Performance Indicators (KPI) bagi kenaikan pangkat Pegawai Pengawal dan di dalam pemberian Star Rating kepada Kementerian/Jabatan/BBP. 23. Laporan Keberkesanan JPKA dalam menangani masalah kewangan akan disediakan dan dibentangkan oleh Perbendaharaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) setiap tahun yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri. Penguatkuasaan 24. Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan dan berkuatkuasa mulai dari tarikh Pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan supaya setiap PTJ dan Badan-badan Berkanun di bawah kawalannya menerima dan melaksanakan Pekeliling ini. 25. Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini, maka Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 2004 adalah di batalkan. 26. Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Perbendaharaan Malaysia boleh dihubungi untuk penjelasan lanjut mengenai Pekeliling ini. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" 16 Julai 2008 s.k. Ketua Setiausaha Negara Ketua Audit Negara Akauntan Negara Malaysia Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pegawai Kewangan Negeri 5
Lampiran I (PP Bil. 10 Tahun 2008) PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN OLEH JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Senarai ini mengandungi perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun. Bagi tujuan ini setiap JPKA perlu mempunyai mekanisme untuk mengesan/memastikan semua perkara-perkara tersebut di bawah dilaksanakan mengikut peraturan semasa dan menyelesaikan sebarang masalah berbangkit dalam mesyuarat JPKA. Bagi Badan-badan Berkanun di mana perlu, perkara-perkara berkaitan hendaklah disesuaikan mengikut keadaan di Badan-badan Berkanun. 1. Pengurusan Bajet i. Meneliti perancangan agihan peruntukan Kementerian/Jabatan; ii. iii. iv. Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan Kementerian/Jabatan dan mengesan kekurangan/kelebihan peruntukan; Memastikan supaya Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus dan pembangunan) yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling mengenai Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan; Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kekurangan secara agihan semula dan pindah peruntukan; v. Menentukan semua perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi; vi. vii. viii. ix. Menentukan semua perbelanjaan mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan; Menentukan peruntukan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan; Menentukan semua bil dibayar dalam tempoh 14 hari; Menentukan semua bil disokong dengan butir-butir lengkap; x. Menentukan pembayaran bil di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) dan Arahan Perbendaharaan 59 diselesaikan; dan xi. Menentukan Laporan Kelewatan Bayaran Bil dikemukakan ke Perbendaharaan secara bulanan.
2. Pengurusan Perakaunan i. Menentukan buku vot diselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemaskini; ii. iii. iv. iv. Menentukan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci Jabatan Akauntan Negara/Bank dibuat tiap-tiap bulan; Menentukan penyata perbelanjaan bulanan/tahunan disahkan; Menentukan semua teguran/naziran espkb diambil tindakan dan kesalahan yang sama tidak berulang; Menentukan akaun Panjar Wang Tunai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut : (a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjar disediakan; (b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod pemegang panjar (kecuali Panjar Wang Runcit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan; dan (c) Sijil Perakuan Panjar dan Dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit. v. Menentukan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut : (a) Penyata kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan Bayaran bagi Akaun Amanah perlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit; (b) Penyata Penyesuaian Baki mengikut rekod Pegawai Pengawal Pengawal dengan baki mengikut JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan; (c) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan Akaun Amanah disediakan/dikemaskini dan dikemukakan untuk diaudit; (d) Tindakan yang sesuai diambil ke atas akaun-akaun yang tidak bergerak selaras dengan peraturan semasa; dan (e) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah dan Akaun Deposit mestilah tidak berbaki debit pada bila-bila masa. vi. Pendahuluan Diri/Pelbagai: (a) Catatan pada daftar dikemaskinikan; (b) Senarai pegawai yang masih belum membayar balik pendahuluan disediakan; dan (d) Tindakan mengutip balik/potongan gaji dilaksanakan.
3. Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil i. Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan; ii. iii. iv. Menentukan resit dikeluarkan bagi semua kutipan hasil; Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera; Menentukan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan dengan selamat; v. Menentukan kadar-kadar bayaran telah mendapat kelulusan sewajarnya; vi. vii. viii. ix. ix. Mengkaji semula kadar-kadar bayaran dari masa ke semasa supaya munasabah dan berpatutan; Mengambil tindakan dan penguatkuasaan untuk memastikan hasil dapat dikutip dengan segera; Menentukan Penyata Akaun Belum Terima disediakan dan dikemukakan kepada JANM mengikut peraturan semasa; Mengambil tindakan untuk mengutip tunggakan hasil supaya tunggakan hasil sentiasa terkawal; dan Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyata hasil terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN). 4. Pengurusan Perolehan i. Meneliti perancangan tahunan dan perancangan awal perolehan Kementerian/Jabatan serta menyemak prestasi perolehan yang telah dilaksanakan berdasarkan perancangan tersebut; ii. iii. iv. Memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan adalah berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan dan semua dasar semasa Kerajaan; Memastikan peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa dipatuhi sepenuhnya, termasuk perolehan bagi item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel; Memastikan syarikat/kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) bagi perolehan kerja;
v. Memastikan penilaian teknikal dan kewangan yang dibuat ke atas tender adalah yang terbaik dan paling menguntungkan (best value for money) kepada Kerajaan serta dilaksanakan secara telus; vi. vii. viii. ix. Memastikan Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga bersidang dengan kerap untuk melancarkan perancangan perolehan dan mempercepatkan sistem penyampaian Kerajaan; Memastikan perolehan yang dilaksanakan tidak dipecah kecil untuk mengelak daripada membuat pelawaan secara sebut harga atau tender; Memastikan kontrak ditandatangani oleh pegawai Awam yang diturunkan kuasa oleh Menteri; dan Memastikan semua kontrak Kerajaan ditadbir dengan cekap dan telus serta memantau kemajuan pelaksanaan projek agar tidak mengalami kelewatan atau menjadi projek sakit. 5. Pengurusan Aset & Stor i. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) sekurangkurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan; dan ii. Mengemukakan laporan Mesyuarat JKPAK kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) seperti berikut: (a) Kedudukan Semasa Aset /Stor Kementerian/Jabatan; (b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset /Stor; (c) Laporan Tindakan Pelupusan Aset /Stor; (d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan (e) Masalah berkaitan pengurusan aset. 6. Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan-badan Berkanun Mengesan kedudukan penyediaan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badanbadan Berkanun untuk memastikan Garis Panduan dalam prosedur kewangan semasa dipatuhi. 7. Teguran Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam i. Menyelenggarakan satu rekod bagi semua pertanyaan audit yang diterima; ii. Menentukan semua teguran audit diberi perhatian dan tindakan sewajarnya diambil untuk mengatasi masalah-masalah yang dibangkitkan;
iii. iv. Menentukan teguran tidak berulang pada laporan yang akan datang; dan Mengemaskini/menentukan maklumbalas/ulasan diberi kepada Jabatan Audit Negara/ Perbendaharaan/Pegawai Pengawal. 8. Latihan i. Meneliti keperluan latihan bagi pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun; ii. iii. iv. Membuat perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan berterusan; Membuat perancangan latihan yang lebih sistematik berbanding norma biasa bagi keperluan latihan akan datang; Menyimpan rekod-rekod latihan pegawai dan kakitangan; v. Unjuran latihan bagi Suku Pertama, Suku Kedua, Suku Ketiga dan Suku Keempat; dan vi. Memastikan latihan dilaksanakan sebagaimana dirancang. 9. Aspek Keberkesanan JPKA i. Memastikan isu-isu tunggakan hasil, pinjaman, bil, dan pendahuluan diri/pelbagai tidak meningkat dari suku tahun ke suku tahun seterusnya; ii. iii. iv. Memastikan prestasi perbelanjaan mengurus dan pembangunan dilaporkan bersama isu. Penjelasan dan tindakan penyelesaian bagi perbelanjaan melebih peruntukan / perbelanjaan yang rendah berbanding unjuran perlu dibincangkan dalam mesyuarat dan dinyatakan dengan ringkas di dalam Laporan Suku Tahun; Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam yang masih belum selesai dan dinyatakan secara ringkas di dalam Laporan Suku Tahun; Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Naziran espkb mengikut prosedur kewangan semasa; v. Ketepatan data Laporan kepada Bahagian-bahagian di Perbendaharaan perlu mengandungi maklumat yang sama. Penjelasan akan diminta bagi maklumat yang berbeza; vi. Memastikan Unit Audit Dalam membuat analisis terhadap laporan daripada PTJ untuk mengenalpasti masalah pengurusan kewangan yang perlu diberi keutamaan untuk diselesaikan; dan
vii. Memastikan Urus setia JPKA memantau tindakan susulan terhadap keputusan JPKA dan melaporkannya dalam mesyuarat JPKA seterusnya.
Lampiran II (PP Bil. 10 Tahun 2008) LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN KEPADA PERBENDAHARAAN MALAYSIA TAHUN ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Kementerian/Jabatan 2. Kekerapan Mesyuarat Laporan Suku Tahun Tarikh Mesyuarat Pertama (Berakhir pada 31 Mac ) Kedua (Berakhir pada 30 Jun) Ketiga (Berakhir pada 30 September) Keempat (Berakhir pada 31 Disember) 3. Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat: I) PENGURUSAN BAJET A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Program / Aktiviti Peruntukan Diluluskan Tambahan/ Kurangan Peruntukan Peruntukan Dipinda Perbelanjaan Sebenar Tanggungan Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/c x % Besar * Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda. Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : Penjelasan : Tindakan penyelesaian :.. (ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : Penjelasan : 1
B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Kod/Nama Program Peruntukan Diluluskan Tambahan/ Kurangan Peruntukan Peruntukan Dipinda Perbelanjaan Sebenar Tanggungan a b c = a+b d e Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan f = c - (d+e) * g = f/c x % Besar * Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda. Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan :.. Penjelasan : Tindakan penyelesaian : (ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) :.. Penjelasan : C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN (15-30 HARI) >1<2BULAN (31-60 HARI) >2<3BULAN (61-90 HARI) >3 BULAN (>90 HARI) JUMLAH BIL BIL BIL BIL BIL Mengurus Pembangunan *Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja. 2
BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a) Bilangan Didaftarkan Bulan Ini Terkumpul Bilangan Nilai () Belum Selesai KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI <2 minggu >2 Minggu<1 >1<2 Bulan >2<3 Bulan >3 Bulan (<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari) Bil Bil Bil Bil Bil Bil Nota: Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346 D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Bilangan Didaftarkan Bulan Ini Terkumpul Bilangan Nilai () Belum Selesai KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI <2 minggu >2 Minggu<1 >1<2 Bulan >2<3 Bulan >3 Bulan (<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari) Bil Bil Bil Bil Bil Bil 3
II) PENGURUSAN PERAKAUNAN A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Kumpulan * Wang Peruntukan Amanah/Akaun Seksyen 9 / Amanah Seksyen 10 (Senaraikan) Baki Awal a Peruntukan Diluluskan Tambahan/ Kurangan Peruntukan Terimaan b c d=a+b+c e Perbelanjaan Semasa f Perbelanjaan Terkumpul g Aktif/Tidak Aktif Baki di bawa kehadapan h=(d+e)-f * Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957 Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup. B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung Pinjaman Ekonomi Peneroka. Jenis Pinjaman Bilangan Amaun () < 1 tahun 1-3 tahun > 3 tahun (Dari tahun. hingga tahun semasa) Bil Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-) Bil Baki akhir Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-) Bil Baki akhir Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-) Baki akhir Besar Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :- (i) (ii) (iii) (iv) 4
C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Jenis Pendahuluan Bilangan Amaun () Bil Sedia ada * < 1 tahun 1-3 tahun Kutipan (-) Tambahan/ Kurangan (+/-) Baki akhir Bil Sedia ada * Kutipan (-) Tambahan. Kurangan (+/-) Baki akhir > 3 tahun (Dari tahun. hingga tahun semasa) Bil Sedia ada * Kutipan (-) Tambahan Kurangan (+/-) Baki akhir a) Pendahuluan Diri b) Lain-lain Pendahuluan Besar Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :- (i) (ii) (iii) (iv) III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL A) Kedudukan Tunggakan Hasil pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Jenis Hasil Bilangan Amaun () Bil Sedia ada * < 1 tahun Kutipan (-) Tambahan/ Kurangan (+/-) Baki akhir Bil Sedia ada * 1-3 tahun Kutipan (-) Tambahan. Kurangan (+/-) Baki akhir > 3 tahun (Dari tahun. hingga tahun semasa) Bil Sedia ada * Kutipan (-) Tambahan Kurangan (+/-) Baki akhir Besar Tindakan untuk mengutip tunggakan hasil :- (i) (ii) (iii) (iv) 5
IV) PENGURUSAN PEROLEHAN (A) Perolehan Secara Tender Jenis Perancangan Belum Telah Ditender Lain-lain Perolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan Telah Dikeluarkan (Nyatakan: Keseluruhan Surat Setuju Surat Setuju Terima cth-dibatalkan) Terima Syarikat Syarikat Besar Bumiputera Bukan Bumiputera Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. Nilai Perolehan Perolehan Perolehan Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bekalan Status Pelaksanaan Perancangan Tender Perkhidmatan Kerja (B) Perolehan Secara Sebut Harga Jenis Perancangan Belum Telah Dipelawa Lain-lain Perolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan Telah Dikeluarkan (Nyatakan: Keseluruhan Surat Setuju Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/Inden cth-dibatalkan) Terima/Pesanan Tempatan/Inden Syarikat Bumiputera Syarikat Bukan Bumiputera Besar Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. Nilai Perolehan Perolehan Perolehan Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bekalan Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga Perkhidmatan Kerja (C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel Item Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel (Sila senaraikan) Jum. Nilai Perolehan 1) Alat ganti jentera berat 2) Poslaju 3) Sampul surat 4) Alat proprietary elektronik 5) Beg 6) Jem 7) Beras 8) 9) 10). 11). 6
V) PENGURUSAN ASET DAN STOR A) Pengurusan Aset Alih TAHUN SEMASA Baki Dibawa Kehadapan Suku Tahun Pertama KEDUDUKAN HARTA MODAL KEDUDUKAN INVENTORI Bilangan KEW.PA- Bilangan KEW.PA- 2 Nilai Perolehan () 3 Nilai Perolehan () PELUPUSAN ASET Nilai Pelupusan () Nilai Hapus Kira () KEHILANGAN ASET Bil. Surcaj Amaun () Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun keempat Baki Akhir Tahun Tarikh Aset Alih diperiksa : Terma Rujukan: (i)baki dibawa Kehadapan: Nilai Perolehan Aset Alih yang dibawa dari tahun sebelumnya. (ii)baki Akhir Tahun: Nilai Perolehan Aset Alih keseluruhan yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa. (iii)nilai Perolehan: Nilai Perolehan Asal Alih yang telah dibeli. (iv)nilai Pelupusan: Nilai Semasa Aset Alih yang telah dilupuskan. (v)nilai Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Alih yang dihapus kira (vi)amaun: Surcaj yang dikenakan ke atas pegawai. B) Pengurusan Stor TAHUN SEMASA Baki Bawa Hadapan KEDUDUKAN STOK Kadar Pusingan Stok Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok c (a) (b) (c) d=(a+b) - (c ) (a+d) 2 Pelupusan Stok () Kehilangan Dan Hapuskira Stok () Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat Tarikh Stok diperiksa/diverifikasi : Terma Rujukan: (i) Baki Bawa Hadapan: Bilangan dan Nilai Stok yang tersimpan dari tahun sebelumnya. (ii) Nilai Stok: Nilai Perolehan Stok (iii) Kadar Pusingan Stok:Stok dikeluarkan / Stok Semasa (iv) Pelupusan Stok: Nilai Semasa Stok yang diperolehi daripada kaedah pelupusan yang diluluskan oleh Kuasa Melulus. (v) Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Stok yang dihapus kira. 7
C) Pengurusan Aset Hidup (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) Tahun Semasa Bilangan Kew.AH*-2 Harta Modal () Kedudukan Aset Hidup HAIWAN* Inventori Bilangan Kew.AH*-3 () Stok Bilangan Kew.AH*- 4 () Pelupusan Aset Hidup Haiwan* () Kehilangan dan Hapuskira Aset Hidup Haiwan* () Baki Dibawa Kehadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat Baki Akhir Tahun Tarikh Aset Hidup Haiwan* diperiksa : Terma Rujukan: (i)baki dibawa Kehadapan: Nilai Perolehan Asal yang dibawa dari tahun sebelumnya. (ii)baki Akhir Tahun: keseluruhan Nilai Perolehan Asal yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa. (iii): Nilai Perolehan Asal (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) yang telah ditaksirkan. (iv)pelupusan: Nilai Semasa Aset Hidup yang telah dilupuskan. (v)kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Hidup yang dihapus kira. Panduan: Ini merupakan template laporan bagi Aset Hidup. Sila tukarkan (*) kepada Haiwan (AH), Ikan (AI) atau Tumbuhan (AT) untuk tujuan laporan berkaitan. Bagi Aset Hidup Tumbuhan sahaja, perubahan adalah seperti berikut : Harta Modal Tumbuhan Kekal : Inventori Tumbuhan Bukan Kekal : Stok Bahan Tanaman 8
VI) PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN OLEH BADAN-BADAN BERKANUN A) Laporan mengenai Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan Badan-badan Berkanun: Mengikut PP 4/2007 dan Surat Pek. Am 1/95 atau mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa Nama Badan Berkanun Perkara Tarikh Yang Ditetapkan Tarikh Sebenar Tindakan/Keputusan mesyuarat (a) Penyediaan Laporan Ringkas kepada 31 Jan Jemaah Menteri (b) Mengemukakan Penyata Kewangan kepada 30 April Ketua Audit Negara (c) Menghantar Memorandum Jemaah 31 Okt. Menteri bersama-sama Penyata Kewangan yang diaudit dan Laporan Tahunan kepada Jemaah Menteri (d) Pembentangan Laporan Tahunan dan Sebelum Penyata Kewangan yang diaudit kepada 31 Disember Parlimen* * Badan Berkanun adalah diwajibkan untuk mendapatkan ulasan Kementerian/Agensi Pusat seperti kehendak Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2000 (Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri Dan Pelaksanaan Keputusan Jemaah Menteri) 9
VII) TEGURAN AUDIT A) Laporan mengenai pertanyaan Unit Audit Dalam bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan) (Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini) Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa (a) Isu-isu Semasa (dalam suku tahun laporan ini) (b) Isu-isu yang belum selesai (sebelum suku tahun laporan ini) B) Laporan mengenai pertanyaan Jabatan Audit Negara bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan) (Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini) Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa (a) Isu-isu Semasa (b) Laporan Ketua Audit Negara bag tahun yang belum selesa 10
VIII) LATIHAN Laporan mengenai latihan Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Sokongan yang terlibat dengan kerja-kerja kewangan dan akaun Jenis-jenis Kursus/Latihan *Bilangan pegawai perlu hadir Kumpulan Pengurusan Kumpulan Sokongan Bilangan pegawai yang telah hadir Kumpulan Pengurusan Kumpulan Sokongan * Ditentukan oleh Bahagian Sumber Manusia XI) PELAKSANAAN JPKA DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN (kegunaan pejabat) (meliputi semua PTJ Jabatan Persekutuan dan Cawangan Badan Berkanun Persekutuan di peringkat negeri dan daerah) Suku Tahun 1 Suku Tahun 2 Suku Tahun 3 Badan Badan Badan PTJ PTJ PTJ Berkanun Berkanun Berkanun Suku Tahun 4 Badan PTJ Berkanun Bilangan Bilangan yang telah menubuhkan Jawatankuasa Bilangan mesyuarat diadakan Bilangan yang telah serahkan Laporan Suku Tahun kepada Kementerian ix) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)...... Tarikh: ( Tandatangan Pengerusi) 11
Lampiran III (PP Bil. 10 Tahun 2008) LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN TAHUN ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. PTJ/Badan Berkanun 2. Kekerapan Mesyuarat Laporan Suku Tahun Tarikh Mesyuarat Pertama (Berakhir pada 31 Mac ) Kedua (Berakhir pada 30 Jun) Ketiga (Berakhir pada 30 September) Keempat (Berakhir pada 31 Disember) 3. Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat: I) PENGURUSAN BAJET A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Program / Aktiviti Peruntukan Diluluskan Tambahan/ Kurangan Peruntukan Peruntukan Dipinda Perbelanjaan Sebenar Tanggungan Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/c x % Besar * Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda. Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : Penjelasan : Tindakan penyelesaian :.. (ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : Penjelasan : 1
B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Kod/Nama Program Peruntukan Diluluskan Tambahan/ Kurangan Peruntukan Peruntukan Dipinda Perbelanjaan Sebenar Tanggungan a b c = a+b d e Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan f = c - (d+e) * g = f/c x % Besar * Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda. Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan :.. Penjelasan : Tindakan penyelesaian : (ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) :.. Penjelasan : C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN (15-30 HARI) >1<2BULAN (31-60 HARI) >2<3BULAN (61-90 HARI) >3 BULAN (>90 HARI) JUMLAH BIL BIL BIL BIL BIL Mengurus Pembangunan *Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja. 2
BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a) Bilangan Didaftarkan Bulan Ini Terkumpul Bilangan Nilai () Belum Selesai KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI <2 minggu >2 Minggu<1 >1<2 Bulan >2<3 Bulan >3 Bulan (<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari) Bil Bil Bil Bil Bil Bil Nota: Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346 D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Bilangan Didaftarkan Bulan Ini Terkumpul Bilangan Nilai () Belum Selesai KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI <2 minggu >2 Minggu<1 >1<2 Bulan >2<3 Bulan >3 Bulan (<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari) Bil Bil Bil Bil Bil Bil 3
II) PENGURUSAN PERAKAUNAN A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Kumpulan * Wang Peruntukan Amanah/Akaun Seksyen 9 / Amanah Seksyen 10 (Senaraikan) Baki Awal a Peruntukan Diluluskan Tambahan/ Kurangan Peruntukan Terimaan b c d=a+b+c e Perbelanjaan Semasa f Perbelanjaan Terkumpul g Aktif/Tidak Aktif Baki di bawa kehadapan h=(d+e)-f * Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957 Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup. B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung Pinjaman Ekonomi Peneroka. Jenis Pinjaman Bilangan Amaun () < 1 tahun 1-3 tahun > 3 tahun (Dari tahun. hingga tahun semasa) Bil Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-) Bil Baki akhir Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-) Bil Baki akhir Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-) Baki akhir Besar Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :- (i) (ii) (iii) (iv) 4
C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Jenis Pendahuluan Bilangan Amaun () Bil Sedia ada * < 1 tahun 1-3 tahun Kutipan (-) Tambahan/ Kurangan (+/-) Baki akhir Bil Sedia ada * Kutipan (-) Tambahan. Kurangan (+/-) Baki akhir > 3 tahun (Dari tahun. hingga tahun semasa) Bil Sedia ada * Kutipan (-) Tambahan Kurangan (+/-) Baki akhir a) Pendahuluan Diri b) Lain-lain Pendahuluan Besar Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :- (i) (ii) (iii) (iv) III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL A) Kedudukan Tunggakan Hasil pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan) Jenis Hasil Bilangan Amaun () Bil Sedia ada * < 1 tahun Kutipan (-) Tambahan/ Kurangan (+/-) Baki akhir Bil Sedia ada * 1-3 tahun Kutipan (-) Tambahan. Kurangan (+/-) Baki akhir > 3 tahun (Dari tahun. hingga tahun semasa) Bil Sedia ada * Kutipan (-) Tambahan Kurangan (+/-) Baki akhir Besar Tindakan untuk mengutip tunggakan hasil :- (i) (ii) (iii) (iv) 5
IV) PENGURUSAN PEROLEHAN (A) Perolehan Secara Tender Jenis Perancangan Belum Telah Ditender Lain-lain Perolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan Telah Dikeluarkan (Nyatakan: Keseluruhan Surat Setuju Surat Setuju Terima cth-dibatalkan) Terima Syarikat Syarikat Besar Bumiputera Bukan Bumiputera Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. Nilai Perolehan Perolehan Perolehan Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bekalan Status Pelaksanaan Perancangan Tender Perkhidmatan Kerja (B) Perolehan Secara Sebut Harga Jenis Perancangan Belum Telah Dipelawa Lain-lain Perolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan Telah Dikeluarkan (Nyatakan: Keseluruhan Surat Setuju Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/Inden cth-dibatalkan) Terima/Pesanan Tempatan/Inden Syarikat Bumiputera Syarikat Bukan Bumiputera Besar Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. Nilai Perolehan Perolehan Perolehan Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bil. Bekalan Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga Perkhidmatan Kerja (C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel Item Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel (Sila senaraikan) Jum. Nilai Perolehan 1) Alat ganti jentera berat 2) Poslaju 3) Sampul surat 4) Alat proprietary elektronik 5) Beg 6) Jem 7) Beras 8) 9) 10). 11). 6
V) PENGURUSAN ASET DAN STOR A) Pengurusan Aset Alih TAHUN SEMASA Baki Dibawa Kehadapan Suku Tahun Pertama KEDUDUKAN HARTA MODAL KEDUDUKAN INVENTORI Bilangan KEW.PA- Bilangan KEW.PA- 2 Nilai Perolehan () 3 Nilai Perolehan () PELUPUSAN ASET Nilai Pelupusan () Nilai Hapus Kira () KEHILANGAN ASET Bil. Surcaj Amaun () Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun keempat Baki Akhir Tahun Tarikh Aset Alih diperiksa : Terma Rujukan: (i)baki dibawa Kehadapan: Nilai Perolehan Aset Alih yang dibawa dari tahun sebelumnya. (ii)baki Akhir Tahun: Nilai Perolehan Aset Alih keseluruhan yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa. (iii)nilai Perolehan: Nilai Perolehan Asal Alih yang telah dibeli. (iv)nilai Pelupusan: Nilai Semasa Aset Alih yang telah dilupuskan. (v)nilai Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Alih yang dihapus kira (vi)amaun: Surcaj yang dikenakan ke atas pegawai. B) Pengurusan Stor TAHUN SEMASA Baki Bawa Hadapan KEDUDUKAN STOK Kadar Pusingan Stok Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok Nilai Stok c (a) (b) (c) d=(a+b) - (c ) (a+d) 2 Pelupusan Stok () Kehilangan Dan Hapuskira Stok () Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat Tarikh Stok diperiksa/diverifikasi : Terma Rujukan: (i) Baki Bawa Hadapan: Bilangan dan Nilai Stok yang tersimpan dari tahun sebelumnya. (ii) Nilai Stok: Nilai Perolehan Stok (iii) Kadar Pusingan Stok:Stok dikeluarkan / Stok Semasa (iv) Pelupusan Stok: Nilai Semasa Stok yang diperolehi daripada kaedah pelupusan yang diluluskan oleh Kuasa Melulus. (v) Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Stok yang dihapus kira. 7
C) Pengurusan Aset Hidup (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) Tahun Semasa Bilangan Kew.AH*-2 Harta Modal () Kedudukan Aset Hidup HAIWAN* Inventori Bilangan Kew.AH*-3 () Stok Bilangan Kew.AH*- 4 () Pelupusan Aset Hidup Haiwan* () Kehilangan dan Hapuskira Aset Hidup Haiwan* () Baki Dibawa Kehadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat Baki Akhir Tahun Tarikh Aset Hidup Haiwan* diperiksa : Terma Rujukan: (i)baki dibawa Kehadapan: Nilai Perolehan Asal yang dibawa dari tahun sebelumnya. (ii)baki Akhir Tahun: keseluruhan Nilai Perolehan Asal yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa. (iii): Nilai Perolehan Asal (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) yang telah ditaksirkan. (iv)pelupusan: Nilai Semasa Aset Hidup yang telah dilupuskan. (v)kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Hidup yang dihapus kira. Panduan: Ini merupakan template laporan bagi Aset Hidup. Sila tukarkan (*) kepada Haiwan (AH), Ikan (AI) atau Tumbuhan (AT) untuk tujuan laporan berkaitan. Bagi Aset Hidup Tumbuhan sahaja, perubahan adalah seperti berikut : Harta Modal Tumbuhan Kekal : Inventori Tumbuhan Bukan Kekal : Stok Bahan Tanaman 8
VI) PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN OLEH BADAN-BADAN BERKANUN A) Laporan mengenai Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan Badan-badan Berkanun: Mengikut PP 4/2007 dan Surat Pek. Am 1/95 atau mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa Nama Badan Berkanun Perkara Tarikh Yang Ditetapkan Tarikh Sebenar Tindakan/Keputusan mesyuarat (a) Penyediaan Laporan Ringkas kepada 31 Jan Kabinet (b) Mengemukakan Penyata Kewangan kepada 30 April Ketua Audit Negara (c) Menghantar Memorandum Jemaah 31 Okt. Menteri bersama-sama Penyata Kewangan yang diaudit dan Laporan Tahunan kepada Kabinet (d) Pembentangan Laporan Tahunan dan Sebelum Penyata Kewangan yang diaudit kepada 31 Disember Parlimen* * Badan Berkanun adalah diwajibkan untuk mendapatkan ulasan Kementerian/Agensi Pusat seperti kehendak Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2000 (Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri Dan Pelaksanaan Keputusan Jemaah Menteri) 9
VII) TEGURAN AUDIT A) Laporan mengenai pertanyaan Unit Audit Dalam bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan) (Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini) Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa (a) Isu-isu Semasa (dalam suku tahun laporan ini) (b) Isu-isu yang belum selesai (sebelum suku tahun laporan ini) B) Laporan mengenai pertanyaan Jabatan Audit Negara bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan) (Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini) Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa (a) Isu-isu Semasa (b) Laporan Ketua Audit Negara bag tahun yang belum selesa 10
VIII) LATIHAN Laporan mengenai latihan Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Sokongan yang terlibat dengan kerja-kerja kewangan dan akaun Jenis-jenis Kursus/Latihan *Bilangan pegawai perlu hadir Kumpulan Pengurusan Kumpulan Sokongan Bilangan pegawai yang telah hadir Kumpulan Pengurusan Kumpulan Sokongan * Ditentukan oleh Bahagian Sumber Manusia XI) PELAKSANAAN JPKA DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN (kegunaan pejabat) (meliputi semua PTJ Jabatan Persekutuan dan Cawangan Badan Berkanun Persekutuan di peringkat negeri dan daerah) Suku Tahun 1 Suku Tahun 2 Suku Tahun 3 PTJ Badan Berkanun PTJ Badan Berkanun PTJ Badan Berkanun Suku Tahun 4 PTJ Badan Berkanun Bilangan Bilangan yang telah menubuhkan Jawatankuasa Bilangan mesyuarat diadakan Bilangan yang telah serahkan Laporan Suku Tahun kepada Kementerian ix) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)...... Tarikh: ( Tandatangan Pengerusi) 11
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN Lampiran IV PP 10/2008
I) PENGURUSAN PERBELANJAAN Senarai semakan pengurusan perbelanjaan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya) Perkara Tindakan telah diambil Catatan Ya Tidak (i) Merancang dan membuat persediaan bagi pengagihan peruntukan tahun baru khususnya waran kecil (bagi laporan 30/9 dan 31/12 sahaja) Jika Ya, nyatakan bilangan dan amaun () subwaran yang dikeluarkan dan yang ditarik balik. Jelaskan juga sebab subwaran tersebut ditarik balik. (Diruang catatan) (ii) Memastikan semua Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan (iii) Membuat pemeriksaan mengejut/random bagi memastikan perbelanjaan diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan seperti: (a) Perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi (b) Perbelanjaan yang dibuat mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan (c) Perbelanjaan disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap (d) Bil dibayar dalam tempoh 14 hari (e) Laporan kelewatan bayaran bil dikemukakan ke Perbendaharaan setiap bulan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil 1 Tahun 2007
II) PENGURUSAN PERAKAUNAN Senarai semakan pengurusan perakaunan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya) Perkara Tindakan telah diambil Ya Tidak Catatan (i) (ii) Menyemak dan mengesahkan buku vot diselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemas kini Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci Jabatan Akaun Negara (JAN) dibuat tiap-tiap bulan (iii) Menyemak penyata perbelanjaan bulanan/tahunan telah disahkan (iv) Menyemak dan mengesahkan akaun Panjar Wang Runcit, Panjar Seperduabelas dan Panjar Tiga Perduabelas diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan 309 dan peraturan yang ditetapkan seperti berikut: (a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjar disediakan (b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod rekod pemegang panjar (kecuali Panjar Wang Runcit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan (c) Sijil Perakuan Panjar, Sijil Bank dan dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit (v) Menyemak dan mengesahkan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Akaun Deposit diuruskan dengan betul dan kemas kini mengikut peraturan yang ditetapkan seperti berikut: (a) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod pegawai pengawal dengan baki mengikut penyata penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan Jika Ya, sila kemukakan baki awal, terimaan, bayaran dan baki akhir (Diruang catatan) (b) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan Akaun Amanah disediakan/dikemaskini (c) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah dan Akaun Deposit mestilah tidak berbaki debit pada bila-bila masa Sila huraikan jika baki berbaki debit (Diruang catatan) (d) Penyata Tahunan bagi Kumpulan Wang Amanah/ Penyata Terimaan dan Bayaran Akaun Amanah perlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit (vi) Menyemak dan mengesahkan pendahuluan diri/pelbagai: (a) Daftar pendahuluan diri/pelbagai dikemaskini dan lengkap dan disemak oleh Pengerusi (c) Senarai pegawai yang masih belum membayar balik pendahuluan disediakan dan senarai pegawai yang membuat / tidak membuat tuntutan. (d) Tindakan mengutip balik/potongan gaji dilaksanakan
III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL Senarai semakan pengurusan hasil (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan /jawatan bersamaannya) Perkara Tindakan telah diambil Catatan Ya Tidak (i) (ii) Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan Menyemak dan mengesahkan semua kutipan dibankkan dengan segera mengikut AP 78 (iii) Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyata hasil terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN) (iv) Menyemak dan mengesahkan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat mengikut AP 66 (a) (v) Menyemak dan mengesahkan Penyata Akaun Belum Terima disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/86
IV) PENGURUSAN ASET & STOR A) Pengurusan Aset Alih Kerajaan Perkara Tindakan telah diambil Catatan Ya Tidak (a) Mengadakan Mesyuarat JKPAK sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan (b) Pendaftaran aset alih Kerajaan dibuat dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan (c) Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori sekurang-kurangnya satu kali dalam tempoh satu tahun. (d) (e) (f) Penyelenggaraan aset dibuat mengikut tempoh dalam manual penyelengaraan. Pelupusan dilaksanakan mengikut kaedah yang diluluskan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan. Perkara-perkara berikut dilaksanakan bagi kes kehilangan dan hapus kira. (i Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari tarikh kehilangan diketahui. (ii) Laporan Awal disediakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja (iii) Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan. (iv) Laporan Akhir dikemuka kepada Kuasa melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan. (v) Syor dan ulasan dalam Laporan Akhir ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan. (vi) Pelaksanaan hapus kira dimaklumkan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira. (vii) Syor surcaj oleh Perbendaharaan di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan. (viii Memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib dalam sembilan (9) bulan dari tarikh kelulusan kepada Perbendaharaan. (g) Laporan berikut dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. (i Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8) (ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-12) (iiilaporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-20) (ivlaporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-32)
IV) PENGURUSAN ASET & STOR (samb.) B) Pengurusan Stor Kerajaan Perkara Tindakan telah diambil Catatan Ya Tidak (a) Semua barang yang diterima direkod dalam kad Kawalan Stok dan Kad Petak (b) Penyimpanan barang-barang dalam stor teratur dan selamat. (c) (i) Verifikasi stok dilaksanakan mengikut pengkelasan barang-barang. Sangat menarik - dua tahun sekali (ii) Menarik - setahun sekali (iii) Tidak menarik - dua tahun sekali (d) Tindakan pelupusan ke atas stok usang dan tidak bergerak. (e) Mengira Kadar Pusingan Penggunaan keseluruhan barang-barang bagi setiap stor secara tahunan. (f) Mengemuka penyata-penyata berikut ke Perbendaharaan:- (i) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) setiap enam (6) bulan sekali. (ii) Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) tidak lewat dari hari terakhir bulan berikutnya. (iii) Kadar Pusingan Stok(Kew.300-N) pada akhir tahun
IV) PENGURUSAN ASET & STOR C) Pengurusan Aset Hidup Kerajaan Perkara Tindakan telah diambil Catatan Ya Tidak (a) (b) Melaporkan Pengurusan Aset Hidup di dalam Mesyuarat JKPAK. Pendaftaran Aset Hidup dibuat dalam tempoh ditetapkan dari tarikh pengesahan penerimaan:- (i) Aset Hidup (Ikan): 2 minggu. (ii) Aset Hidup (Haiwan): 2 minggu. (iii) Aset Hidup (Tumbuhan): 30 hari. (c) Butir Penyelenggaraan Aset Hidup dikemaskini. (d) Pemeriksaan Aset Hidup dilakukan sekurang - kurangnya satu kali dalam tempoh satu tahun. (e) Pelupusan Aset Hidup dilaksanakan mengikut kaedah yang diluluskan dalam tempoh:- (i) Aset Hidup (Ikan): 1 bulan (ii) Aset Hidup (Haiwan): 2 bulan (iii) Aset Hidup (Tumbuhan): 3 bulan (f) Bagi Kes Kehilangan dan Hapus Kira, prosedur berikut dilaksanakan:- (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Kehilangan Kecil dilaporkan kepada Pegawai Pengawal untuk dihapus kira. Laporan Polis dibuat dalam tempoh 24 jam dari tarikh kehilangan diketahui Laporan Awal disediakan oleh Ketua Jabatan dalam tempoh 2 hari bekerja Jawatankuasa Penyiasat kemukakan Laporan Akhir 2 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan. Laporan Akhir dikemukan kepada Kuasa Melulus dalm tempoh 4 bulan dari tarikh laporan awal dikemukakan. Syor dan Ulasan Laporan Akhir ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan. Perlaksanaan hapus kira dimaklumkan kepada Kuasa Melulus 1 bulan dari tarikh kelulusan dengan kemukakan Sijil Hapus Kira (viii) (ix) Syor Surcaj oleh Perbendaharaan dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib 3 bulan dari tarikh kelulusan. Kemukakan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib 9 bulan dari tarikh kelulusan kepada Perbendaharaan.