BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Di setiap kegiatan atau aktivitas suatu lembaga saat ini banyak organisasi yang belum mampu mengelola arsipnya dengan baik. Oleh karena itu, penting untuk dilakukan penerapan manajemen kearsipan yang sesuai prosedur di setiap instansi pemerintah maupun swasta. Di dalam suatu organisasi yang baik, dibutuhkan adanya manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan yang meliputi, pencatatan, pengendalian, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, dan pemindahan. 1 Semakin banyak kegiatan dalam suatu organisasi, maka semakin banyak jumlah arsip yang dihasilkan. Volume arsip yang tinggi menyebabkan seringkali arsip tersebut menumpuk dan sulit untuk melakukan pencarian maupun penemuan kembali. Untuk hal semacam ini diperlukan penyusutan yang merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis inaktif. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan problema jika tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip. 2 Daur hidup arsip meliputi penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penempatan yang kesemuanya menjadi bagian dari arsip dengan kata lain disebut manajemen kearsipan. Pada tahap penciptaan 1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,1991), hlm. 4. 2 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,1990), hlm. 32.
2 beberapa bentuk arsip yang digunakan yaitu korespondensi, bentuk surat, jawaban, gambaran, penggandaan arsip, arsip bentuk mikro, masukan dan keluaran. Untuk tahap kedua yaitu tahap pendistribusian arsip terjadi pada dua tempat yaitu di lingkup internal maupun eksternal. Ketiga yaitu mengenai penggunaan arsip meliputi pengambilan keputusan, dokumentasi, jawaban, referensi, dan syarat yang bersifat legal. Tahap keempat yaitu pemeliharaan, meliputi berkas dan pemindahan. Terakhir yaitu disposisi arsip, untuk tahap disposisi arsip meliputi penyimpanan arsip dinamis inaktif, kegiatan mengarsipkan dan pemusnahan arsip. Konsep manajemen arsip dinamis inaktif didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan daur hidup arsip secara keseluruhan meliputi proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan sampai arsip tersebut disusutkan. Manajemen arsip dinamis inaktif sering disebut dengan manajemen record center, yaitu memindahkan jenis arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke pusat arsip. Pemindahan arsip dinamis inaktif dapat dipindahkan ke pusat arsip atau record center sehingga dapat digunakan untuk berbagai kepentingan. Pada dasarnya tujuan kearsipan ini adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. 3 Adapun lembaga yang diwajibkan untuk melakukan penyelamatan arsip yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di tingkat nasional, Badan hlm. 4. 3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Bumi Aksara,1997),
3 Perpustakaan dan Arsip Daerah yang berada di tingkat provinsi, Kantor Arsip Daerah yang berada di lingkup kabupaten, dan Arsip Universitas yang berada di perguruan tinggi maupun lembaga swasta lainnya. Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY merupakan organisasi lembaga pemerintah di Yogyakarta yang bertugas untuk mengembangkan sumber daya aparatur serta pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang di masyarakat sesuai kemajuan zaman serta mengembangkan birokrasi yang dapat menanggapi aspirasi dari masyarakat dan meningkatkan peran keberadaan masyarakat dan swasta. Tugas pokok dan fungsi Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY terdapat dalam Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 5 Tahun 2008. Biro Umum Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan dan mengkoordinasikan pengelolaan administrasi perkantoran, tata usaha pimpinan, rumah tangga, kendaraan, sandi, dan telekomunikasi keprotokolan serta kehumasan. Biro Umum bertugas untuk menyelenggarakan kearsipan Sekretariat Daerah, oleh sebab itu semakin banyak surat yang dihasilkan oleh Sekretariat Daerah, semakin banyak pula arsip yang menumpuk. Ditambah lagi, suratsurat yang ditujukan kepada Gubernur terlebih dahulu harus melewati Biro Umum Humas dan Protokol. Perlunya manajemen kearsipan yang baik sangat dibutuhkan untuk memperlancar administrasi dan tata persuratan yang ada di biro ini.
4 Seperti yang terlihat pada paparan di atas, mendorong penulis untuk meneliti dan mengkaji lebih jauh mengenai pengelolaan kearsipan di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. Juga sebagai bahan referensi dan membuktikan teori dengan kenyataan yang ada di lapangan. Berdasarkan hal tersebut, mengenai kurangnya pengelolaan arsip dinamis inaktif yang baik, dirumuskan masalah pengelolaan arsip dinamis inaktif sebagai berikut : 1. Bagaimana cara pengelolaan arsip dinamis inaktif di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY?. 2. Apa saja sarana prasarana pengelolaan arsip dinamis inaktif yang terdapat di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY?. 3. Bagaimana kendala dan solusi yang dihadapi? B. KEASLIAN Biro Umum Humas dan Protokol pernah dipakai Praktik Kerja Lapangan oleh Tri Merina Christien Natalia Boru Ginting, pada tahun 2013 dengan judul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. Proses pengolahan arsip dinamis inaktif yang ditulis Merina menyebutkan pengolahan arsip secara teratur dan tidak teratur. Mengenai kondisi arsip, menurut Merina untuk melakukan pengelolaan arsip diperlukan pemahaman terhadap khasanah arsip, organisasi penciptanya atau fungsi organisasinya. Untuk Biro Umum Humas dan Protokol sebagai sub bagian arsip mempunyai tugas menata arsip dinamis inaktif baik itu arsip inaktif yang teratur maupun yang tidak teratur. Arsip tidak teratur kebanyakan
5 dari TU pimpinan yang terdiri dari sekretariat Gubernur, sekretariat wakil gubernur, sekretariat sekda, dan sekretariat asisten sekda. Adapun arsip yang tertata atau yang sudah teratur berasal dari Biro Hukum, Biro Tapem, Sekretariat DPRD, Biro Umum, Biro Organisasi, Asisten dan Sekda. Banyaknya arsip yang tidak teratur yang dikelola oleh biro-biro Sekretariat Daerah Istimewa Yogyakarta, membuat sub bagian arsip melakukan pendampingan. Pendampingan ini berguna agar semua arsip yang dikelola oleh biro-biro tersebut sudah dalam keadaan tertata ketika dipindahkan ke Biro Umum Humas dan Protokol. Proses pengolahan arsip dinamis inaktif yang ada di Biro Umum Humas dan Protokol mempunyai tujuan yaitu agar arsip tersebut dapat tertata dengan baik, dan mudah dalam melakukan proses penemuan kembali. Tahapan pengolahan arsip dibagi menjadi dua yaitu teratur dan tidak teratur. Untuk tahapan pengolahan arsip teratur terdiri dari : 1. Pendeskripsian Pendeskripsian arsip dilakukan dengan cara mencatat isi arsip ke dalam kartu deskrispsi. 2. Membungkus arsip Setelah arsip dideskripsi tahap selanjutnya adalah membungkus arsip dengan kertas casing diberi identitas nomor sementara, kode petugas pendeskripsi, dan unit pengolah.
6 3. Penyimpanan arsip ke dalam boks Arsip yang sudah dibungkus dengan kertas casing kemudian dimasukkan ke dalam boks serta mencantumkan nomor urut arsip. 4. Membuat daftar arsip Terakhir yaitu pembuatan daftar arsip terdiri dari nomor definitif, uraian masalah, jumlah, tahun, dan keterangan. Proses penataan arsip tidak teratur meliputi : 1. Pemilahan arsip Untuk pemilahan arsip dipilih antara arsip dan non arsip. Bahan-bahan non arsip bisa langsung dimusnahkan. 2. Pemberkasan Pemberkasan dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip berdasarkan kesamaan jenis, permasalahan maupun kegiatan. 3. Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip tidak teratur pada dasarnya sama dengan pendeskripsian arsip teratur. Tujuan pendeskripsian ini adalah merekam informasi di setiap berkas arsip. 4. Membungkus Arsip Pembungkusan arsip menggunakan kertas casing, dan diberi identitas nomor sementara, kode petugas pendeskripsi dan unit pengolah.
7 5. Manuver kartu deskripsi Manuver kartu deskripsi digunakan untuk mengelompokkan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah. Selain itu, kegiatan manuver juga berarti mengurutkan kartu deskripsi sesuai kode klasifikasi. 6. Manuver Berkas Manuver berkas merupakan proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan jenis dan kesamaan kegiatan seperti yang ada pada kartu deskripsi arsip 7. Penyimpanan arsip ke dalam boks Penyimpanan arsip ke dalam boks dilakukan terhadap arsip-arsip yang sudah dibungkus dan diberi nomor definitif. 8. Membuat daftar arsip Daftar arsip ini dibuat untuk mencatat isi hasil manuver deskripsi ke dalam daftar yang memuat mengenai nomor urut, nomor definitif, uraian masalah, tahun, jumlah, keterangan. Selain itu, sarana prasarana yang digunakan untuk mengolah arsip dinamis inaktif terdiri dari kartu deskripsi, kertas casing, boks arsip, paperclip, kode klasifikasi arsip. Selain sarana tersebut ada juga sarana prasarana pendukung yaitu rak arsip, ac, dan exhaust fan. Persamaan penulisan tugas akhir dengan Tri Merina yaitu melakukan Praktik Kerja Lapangan di tempat yang sama, yaitu Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. Persamaan yang lainnya terletak pada pengolahan arsip dinamis inaktif, baik yang teratur maupun tidak teratur. Di samping
8 persamaan, tentunya juga terdapat perbedaan. Perbedaannya antara lain, Tri Merina tidak menyebutkan secara detail mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. Selain itu, Tri Merina juga tidak menulis mengenai volume arsip yang berfungsi untuk menghitung ruang beban penyimpanan. Terakhir yaitu, penulis menyajikan Peraturan Gubernur yang terbaru untuk menggantikan peraturan gubernur yang lama yang ditulis Tri Merina yaitu Peraturan Gubernur Nomor 5 Tahun 2008 diganti dengan Peraturan Gubernur Nomor 3 Tahun 2005 Mengenai Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah Istimewa Yogyakarta. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif juga pernah ditulis oleh Afrianda Setyawan pada tahun 2013. Afrianda Setyawan mengambil judul Pengelolaan Arsip Inaktif di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Afrianda membahas mengenai kondisi arip dinamis inaktif di pusat arsip. Arsip tersebut dikekola pada masing-masing bidang dan seksi sesuai dengan skema pengelolaan yang diterapkan yang mengharuskan menyerahkan arsip yang telah berusia lebih dari satu tahun ke pusat arsip. Arsip yang disimpan pun masih berjenis arsip tekstual, yang paling lama tahun 1996 sampai dengan tahun 2013. Unit kerja yang tidak mengelola arsipnya dengan baik, menimbulkan problema pada arsiparis yaitu ketika menerima arsip aktif yang telah disusutkan oleh unit kerja. Kegiatan ini membutuhkan jadwal retensi arsip. Dalam penyelenggaraan
9 pengelolaan kearsipan, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata belum memiliki jadwal retensi arsip sebagai pedoman dikarenakan minimnya kesadaran akan tata kelola arsip. Penanganan arsip dinamis inaktif di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman menerapkan sistem pola penyimpanan kombinasi, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan subjek, kronologis, dan abjad. Langkah-langkah dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif meliputi : 1. Survey Arsip Survey arsip bertujuan untuk meninjau arsip dari bidang dan seksi apakah arsip tersebut tergolong aktif atau inaktif. Setelah melakukan survey arsip, apabila arsip tersebut tergolong inaktif arsiparis melakukan pendataan terhadap arsip dinamis inaktif. 2. Pemindahan Pemindahan arsip merupakan langkah kedua setelah survey arsip, tujuannya untuk memindahkan arsip dari bidang dan seksi ke pusat arsip. Namun karena Dinas Kebudayaan dan Pariwisata belum memiliki Jadwal Retensi Arsip maka dasar pertimbangan proses pemindahan adalah usia di atas satu tahun dan frekuensi penggunaannya telah menurun. 3. Pemilahan arsip Pemilahan arsip yaitu pemilihan antara arsip dan non arsip. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi tercampurnya arsip dan non
10 arsip. Kegiatan pemilahan arsip dilakukan oleh arsiparis di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan. 4. Pendeskripsian arsip Pendeskripsian adalah merekam isi informasi yang ada di arsip. Kode klasifikasi yang digunakan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman adalah Permendagri nomor 39 tahun 2005 tentang pedoman tata kearsipan di daerah. 5. Manuver arsip dan kartu deskripsi Arsip-arsip yang telah dideskripsi lalu dimanuver dengan kartu deskripsi berdasarkan sistem penataan arsip yang diterapkan. Pertama arsip diurutkan berdasarkan subjek, kemudian tahun penciptanya, dan setelah itu diurutkan berdasarkan alfabet. 6. Penomoran arsip Setelah kartu deskripsi dimanuver, langkah selanjutnya adalah pemberian nomor mulai dari urutan pertama hingga akhir. Penomoran dilakukan dengan menggunakan spidol pada sudut kanan atas arsip dan kartu deskripsi. 7. Pembungkusan arsip Setelah diberi nomor maka langkah selanjutnya adalah pembungkusan arsip. Pembungkusan arsip di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata menggunakan amplop, hal ini dikarenakan jumlah arsip yang ditangani arsiparis tidak sebanding. Oleh karena itu,
11 menggunakan amplop guna mempersingkat dan mempermudah proses pembungkusan arsip. 8. Penataan arsip dalam boks Setelah arsip-arsip tersebut dibungkus langkah selanjutnya adalah menata arsip dalam boks. Jumlah dan ketebalan setiap arsip berbeda-beda, setelah arsip dirasa cukup penuh maka boks dinomori. 9. Penataan boks dalam rak Setelah arsip ditata, maka langkah selanjutnya adalah penataan boks di dalam rak. Penataan boks urut dari angka yang terkecil hingga angka yang terbesar. Ditata dari kiri ke kanan dan begitu seterusnya. 10. Pembuatan daftar arsip Setelah selesai semua langkah di atas maka langkah selanjutnya adalah membuat daftar arsip. Daftar arsip ini berguna merekam informasi yang ada pada arsip. Pembuatan daftar arsip disusun berdasarkan informasi yang ada pada arsip, sesuai kartu deskripsi yang dibuat. 11. Pemeliharaan dan penggunaan Pemeliharaan arsip pada Dinas Pariwisata cukup mudah yaitu dengan memberikan kapur barus selama 2 bulan sekali. Selain itu, pemeliharaan boks arsip dengan menggunakan kemoceng, untuk membersihkam debu pada boks tersebut.
12 Selain itu, proses pelayanan arisp juga penting untuk akses arsip, guna mempermudah peminjaman arsip. Adapun langkah-langkah pelayanan arsip tersebut adalah : 1. Pengguna arsip datang ke pusat arsip untuk melakukan akses terhadap arsip yang diinginkan 2. Pengguna arsip mengisi buku tamu 3. Pengguna melakukan penelusuran arsip melalui daftar arsip 4. Pengisian formulir tanda bukti pinjam arsip 5. Arsiparis mencarikan arsip yang dimaksud 6. Arsiparis menyajikan arsip yang dimaksud 7. Pengembalian arsip oleh pengguna Adapun kendala dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Dinas Kebudayaan Pariwisata Kabupaten Sleman terletak pada jabatan fungsional yaitu arsiparis yang hanya berjumlah satu orang. Maka untuk mempermudah mengelola arsip langkah yang ditempuh yaitu dengan menggunakan strapler untuk membantu merekatkan kertas, selain itu pembungkusan arsip juga masih menggunakan amplop, ketiga kurangnya pencahayaan dan rak arsip yang masih menggunakan kayu menyebabkan mudah terkikisnya kayu tersebut akibat rengat. Hal tersebut dikarenakan mahalnya biaya bagi pengelolaan arsip dinamis inaktif pada dinas tersebut. Oleh karena itu, Afrianda memberikan solusi dalam mutu pengelolaan arsip dinamis inaktif pada instansi tersebut dengan cara:
13 1. Penambahan jumlah arsiparis, agar arsip dinamis inaktif tersebut dapat diakomodir seluruhnya. 2. Arsiparis seharusnya tidak menggunakan bahan yang merusak arsip seperti rak arsip yang terbuat dari kayu karena akan membahayakan fisik arsip tersebut. 3. Perlu adanya pengatur suhu, dan cahaya agar arsip tidak lembap. Persamaan penulisan Tugas Akhir dengan Afrianda Setyawan yaitu sama-sama melakukan penelitian mengenai Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif. Selain itu, Afrianda juga menuliskan tentang pelayanan arsip dinamis inaktif dan menulis mengenai manajamen sumber daya manusia yang terdapat di instansi tersebut. Perbedaannya terletak pada penghitungan volume arsip dinamis inaktif, Afrianda tidak menuliskan adanya penghitungan volume arsip dinamis inaktif, seharusnya dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif terdapat penghitungan volume arsip. Selain tidak menyebutkan adanya penghitungan volume arsip dinamis inaktif, dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif langkah pertama yang dilakukan Afrianda yaitu survey arsip. Sub bagian arsip pada Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY untuk melakukan proses pengelolaan arsip dinamis inaktif tidak memerlukan adanya survey arsip, dikarenakan arsip yang berasal dari Biro lain yang berada di Bawah Sekretariat Daerah Istimewa Yogyakarta sudah teratur. Survey arsip tersebut berguna untuk arsip yang tidak teratur lagipula di Dinas
14 Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman tidak terdapat banyak biro seperti di Sekretariat Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam hal pembungkusan arsip dinamis inaktif, sub bagian arsip Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY sudah menggunakan kertas casing, dan bukan lagi menggunakan amplop. Penggunaan kertas casing ini sudah sesuai dengan prosedur tentang bagaimana mengolah arsip dengan baik. Kemudian dalam rangka melakukan pemindahan arsip dinamis inaktif, di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY sudah menggunakan Jadwal Retensi Arsip, artinya setiap biro yang berada di bawah Setda DIY, selain Biro umum dalam melakukan pemindahan arsip ke sub bagian arsip menggunakan pedoman jadwal retensi arsip. Dari sisi sumber daya manusia, terutama arsiparis, di sub bagian Arsip Biro Umum Humas dan protokol Setda DIY, terdapat 3 arsiparis, 1 arsiparis tingkat ahli, dan 2 orang lainnya yaitu arsiparis tingkat terampil. Keuntungan adanya arsiparis yang berjumlah 3 ini adalah dapat melakukan pendampingan terhadap biro-biro lain yang berada di bawah Sekda DIY dalam proses penataan arsip dinamis inaktif, sehingga nantinya jika dipindahkan ke Record Center yang berada pada sub bagian arsip sudah dalam kondisi teratur dan tertata.
15 C. TUJUAN Tujuan diadakannya penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui kondisi pengelolaan arsip dinamis inaktif di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. 2. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip dinamis inaktif di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. 3. Mengetahui bagaimana kendala yang dihadapi. 4. Mengetahui solusi untuk memecahkan kendala tersebut. 5. Mengetahui manajemen yang baik bagi suatu instansi. D. MANFAAT Adapun manfaat diadakannya penelitian ini adalah : 1. Bagi peneliti: 1. Melatih adanya rasa tanggung jawab. 2. Mendukung proses penyusunan karya ilmiah (Tugas Akhir). 3. Menambah pengetahuan bagaimana cara mengelola arsip dinamis inaktif dengan baik. 4. Bisa membandingkan antara teori yang terdapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang ada di lapangan. 2. Bagi jurusan kearsipan : 1. Memberikan informasi mengenai gejala sosial yang terjadi di tempat Praktik Kerja Lapangan.
16 2. Dapat digunakan menjadi dokumen akademik yang nantinya berguna untuk keperluan civitas akademika. 3. Untuk meningkatkan pelayanan peminjaman arsip dinamis inaktif bagi jurusan kearsipan. 3. Bagi instansi : 1. Membantu pengembangan kearsipan di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY. 2. Menjadi masukan bagi Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY, terutama sub bagian arsip dalam upaya meningkatkan pengelolaan pengembangan arsip dinamis inaktif. 3. Meningkatkan kerjasama antara pegawai yang satu dengan yang lainnya, dalam menata arsip di sub bagian arsip. E. SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Biro Umum Humas dan Protokol Setda DIY, dibagi menjadi 4 bagian. Bagian pertama mengenai pendahuluan. Di dalam pendahuluan terdiri dari empat sub bagian yakni latar belakang dan permasalahan, keaslian, tujuan dan manfaat, dan sistematika penulisan. Latar belakang dan permasalahan berisi tentang gambaran sebuah organisasi dan penjelasan lebih dalam alasan mengambil tema mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif di tempat praktik kerja lapangan, serta rumusan masalah yang berfungsi untuk menjawab
17 pertanyaan yang spesifik melalui penelitian. Pada bagian pendahuluan juga dijelaskan mengenai keaslian Tugas Akhir. Keaslian ini menjelaskan bahwa dalam mengerjakan Tugas Akhir berbeda dari penulis sebelumnya, walaupun penelitian dilakukan di tempat yang sama. Selain itu, keaslian Tugas Akhir juga berfungsi untuk meyakinkan tidak adanya unsur copy paste. Terakhir yaitu tujuan dan manfaat. Tujuan merupakan jawaban atas rumusan masalah yang dibuat, sedangkan manfaat yaitu dampak dari tujuan yang dibuat sehingga dapat memberikan pengembangan yang positif. Bagian kedua dalam penulisan Tugas Akhir yaitu Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Isi dari tinjauan pustaka yaitu mengenai kata kunci sesuai dengan judul tugas akhir. Untuk metode pengumpulan data, berfungsi mencari sumber data yang relevan dan akurat dengan judul Tugas Akhir. Metode pengumpulan data terdiri dari observasi partisipan, wawancara, dan studi literatur. Pada bagian ketiga untuk penulisan Tugas Akhir terdiri dari tiga bab yaitu gambaran umum organisasi, jenis volume dan kondisi arsip, dan pengelolaan arsip di instansi. Gambaran umum organisasi terdiri dari empat sub bagian yaitu profil organisasi, visi dan misi organisasi, struktur organisasi dan tupoksi, serta pengorganisaian kearsipan. Profil organisasi menjelaskan keadaan Biro Umum Humas dan Protokol dari berdirinya biro tersebut hingga sekarang. Visi dan
18 misi organisasi menrangkan tujuan yang hendak dicapai pada sebuah organisasi dalam jangka waktu yang akan datang. Struktur organisasi menjelaskan kedudukan yang jelas dari masing-masing pegawai yang menempati jabatan tersebut yang menghubungkan unit satu dengan yang lain, sehingga terdapat pembagian yang tepat dalam melakukan pekerjaan. Struktur organisasi yang terdapat di Biro Umum Humas dan Protokol terdapat gambaran mengenai struktur organisasi, gambaran tersebut berfungsi untuk menginformasikan siapa saja yang menduduki jabatan tersebut serta memudahkan seorang kepala untuk mendistribusikan jabatan yang tepat pada seorang kepala bagian di bawahnya. Selain itu, struktur organisasi juga menjelaskan adanya tanggung jawab baik dari bawahan ke pimpinan maupun sebaliknya, serta adanya uraian tugas yang jelas sehingga masing masing individu mampu dapat berkonsentrasi dengan tugas masing-masing. Tugas pokok dan fungsi berguna sebagai ramburambu, petunjuk dan arahan untuk mengkoordinasikan pekerjaan yang menjadi tugas utama suatu organisasi. Sub bagian terakhir dari gambaran umum organisasi yaitu pengorganisasan kearsipan yang menjelaskan siapa saja yang bertugas untuk mengkoordinasikan dan mengelola arsip. Jenis arsip menjelaskan mengenai arsip apa saja yang ada di Biro Umum Humas dan Protokol, kondisi arsip menerangkan keadaan arsip baik dalam keadaan baik maupun keadaan rusak. Sedangkan
19 penghitungan volume arsip digunakan untunk menghitung beban muatan arsip. Sistem pengelolaan kearsipan dapat mengetahui bagaimana arsip tersebut dikelola dari awal penciptaan arsip hingga proses penyusutan arsip. Bagian ketiga dari pembahasan yaitu pengelolaan arsip di instansi, sistem pengelolaan kearsipan. Sistem pengelolaan kearsipan dapat mengetahui bagaimana arsip tersebut dikelola dari awal penciptaan arsip hingga proses penyusutan arsip. Bagian terakhir yaitu penutup. Penutup terdiri dari kesimpulan, saran daftar pustaka dan lampiran. Kesimpulan berisi mengenai jawaban akhir atas permasalahan atau rumusan masalah yang berwujud pendapat, saran berisi tentang solusi untuk menyelesaikan permasalahan dan kendala yang dihadapi di Biro Umum Humas dan Protokol. Sedangkan daftar pustaka merupakan sumber pustaka yang digunakan oleh peneliti untuk mencari rujukan yang berasal dari karya orang lain, serta lampiran yang berisi keterangan tambahan baik itu gambar maupun tulisan guna mendukung proses penyusunan karya ilmiah.