PERMOHONANPENUBUHAN PERSATUAN/KELAB PELAJAR Pengerusi Lembaga Pengarah Universiti Universiti Teknikal Malaysia Melaka Melalui Dekan Bahagian Hal Ehwal Pelajar & Alumni Universiti Teknikal Malaysia Melaka Kami pelajar-pelajar Universiti Teknikal Malaysia Melaka yang tersebut di bawah ini memohon untuk membentuk persatuan di bawah seksyen 52 Perlembagaan Universiti Teknikal Malaysia Melaka. Butir-butir berkenaan dengan diri kami dan persatuan yang dicadangkan adalah dinyatakan seperti di bawah ini : i. Nama persatuan yang dicadangkan : ii. Tujuan persatuan yang dicadangkan : iii. Kelayakan menjadi persatuan yang dicadangkan : 1
iv. Anggaran bilangan pelajar yang layak menjadi ahli : v. Anggaran bilangan pelajar yang dijangka akan memohon menjadi ahli : vi. Perlembagaan Persatuan yang dicadangkan adalah seperti dilampiran : vii. Alamat bagi persuratan rasmi : Tarikh : BorangpenubuhanpersatuanataukelabpelajarUTeM(allkindsofform)-mw 2
UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI PERLEMBAGAAN PERSATUAN NAMA 1. Nama persatuan ini ialah : i. Nama dan nama ringkas ii. Alamat iii. Lambang iv. Cogankata (MOTO) 3
TUJUAN 2. Tujuan persatuan ini ialah - - - - AKTIVITI 3. Aktiviti yang akan dijalankan oleh persatuan ialah : 4
KEAHLIAN 4. Pelajar boleh menjadi ahli persatuan mengikut ciri-ciri berikut : 1) 2) 5. Kelayakan-kelayakan yang dicadangkan bagi ahli-ahli hendaklah adil, munasabah, berkaitan dengan tujuan atau kepentingan yang dicadangkannya dan tidak mengecualikan mana-mana kategori pelajar yang berkaitan dengan tujuan atau kepentingan tersebut atau memasukkan mereka yang tidak berkaitan dengannya. 6. Cara menjadi ahli adalah (1) (2) (3) HAK AHLI 7. Ahli berhak : (1) Mencadang, menyokong dan memberi pandangan dalam hal-hal yang berkaitan dengan kebaikan ahli dan kecemerlangan Persatuan, (1) Mengundi dalam semua Mesyuarat Agung Persatuan. (2) Bertanding untuk dipilih bagi memegang jawatan Majlis Eksekutif Persatuan tertakluk kepada syarat yang berikut : i) Tiada seseorang pelajar yang keputusan perbicaraan tatatertib terhadapnya masih ditunggu atau yang telah didapati bersalah atas suatu kesalahan tatatertib, boleh dipilih atau terus lagi menjadi seorang ahli persatuan, ii) ia bukan merupakan pelajar tahun akhir pengajian, iii) Tidak menjalani latihan praktikal selama tempoh ia memegang jawatan, 5
iv) Pencapaian akademik hendaklah memuaskan, melainkan dibenarkan secara bertulis oleh Dekan HEPA. v) Seseorang pelajar yang belum lagi masuk peperiksaan yang pertama di Universiti bagi kursus pengajiannya atau yang telah gagal atau yang tidak masuk peperiksaan yang baharu lalu yang diadakan oleh Universiti bagi kursus pengajian itu sebelum sahaja sesuatu pemilihan atau pemilihan-pemilihan yang dicadangkan bagi persatuan atau oleh persatuan atau oleh Jawatankuasa dalam persatuan adalah hilang kelayakan daripada dipilih dalam pemilihan atau pemilih-pemilih itu. vi) Ahli tidak memegang apa-apa jawatan dalam mana-mana Persatuan untuk tempoh pemilihan tersebut. (3) Meminta secara bertulis untuk melihat rekod-rekod dan akaunakaun Persatuan dengan syarat memberitahu secara bertulis satu minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha Agung. (4) Tertakluk kepada perkara 17 (1) memohon untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luarbiasa. (5) Tertakluk kepada perkara 22 (3) (i) memohon kepada Dekan HEPA untuk menggantung/membubar mana-mana ahli Majlis Eksekutif/persatuan. 8. Tangungjawab ahli :- (1) Menghormati dan patuh kepada Perlembagaan Persatuan. (2) Patuh kepada segala keputusan yang diambil dalam semua mesyuarat Persatuan, melainkan jika ahli itu telah berhenti dari persatuan terlebih dahulu. (3) Melaksanakan semua tugas-tugas yang diamanahkan oleh Persatuan kepadanya. (4) Memberitahu secara bertulis kepada Setiausaha Agung jika ahli hendak menamatkan keahliannya. KEWANGAN 6
9. (1) Persatuan, ahli Majlis Eksekutif tidak boleh menyenggara apa-apa kumpulan wang atau membuat apa-apa pemungutan wang atau harta dari mana-mana sumber sekalipun dengan kebenaran Menteri. (2) Tertakluk kepada perenggan 9 (1) semua pungutan hendaklah di atas nama Naib Canselor Universiti. (3) Apa-apa perbelanjaan yang berpatutan yang dilakukan oleh Persatuan dengan terlebih dahulu dibenarkan secara bertulis oleh Dekan HEPA boleh dibayar oleh Universiti jika tuntutantuntutan bertulis yang berpatutan disokong dengan resit-resit dan baucer-baucer. MAJLIS EKSEKUTIF 10. Majlis eksekutif hendaklah terdiri daripada : (1) Yang DiPertua (2) Naib Yang DiPertua (3) Setiausaha Agung (4) Bendahari atau; (5) Presiden (6) Naib Presiden (7) Setiausaha Agung (8) Bendahari dan lain-lain jawatan yang disebut seperti yang dibenarkan secara bertulis oleh Naib Canselor. 11. Semua pemegang-pemegang jawatannya hendaklah dipilih untuk tempoh selama satu tahun oleh Mesyuarat Agung dan tidak boleh memegang lebih daripada satu jawatan dalam mana-mana persatuan pada satu-satu masa. 12. Tanggungjawab Majlis Eksekutif : (1) Majlis Eksekutif boleh membentuk dari semasa ke semasa dengan terlebih dahulu mendapat kebenaran secara bertulis daripada 7
Naib Canselor, Jawatankuasa-jawatankuasa ad hoc dari antara ahi-ahli persatuannya bagi maksud dan tujuan-tujuan yang tertentu mana- mana ahli persatuannya kecuali mereka yang dikenakan tindakan tatatertib. (2) Memanggil Mesyuarat Agung Luarbiasa Persatuan bagi membincangkan sesuatu perkara yang dianggap perlu tertakluk kepada perkara 17 (2). (3) Menerima perletakan jawatan daripada mana-mana ahli Majlis Eksekutif dan Jawatankuasa ad hoc. (4) Boleh memenuhkan segala kekosongan jawatan sama ada dikalangan ahli Majlis Eksekutif melalui Mesyuarat Eksekutif atau dari kalangan ahli persatuan dengan mengadakan Mesyuarat Agung Luarbiasa dan melaporkan kepada Pendaftar. (5) Merancang, melaksana, mengawasi dan menilai aktiviti Persatuan bersesuaian dengan matlamat penubuhan persatuan sepanjang tempoh tahun perkhidmatannya. (6) Majlis Eksekutif Persatuan boleh dari semasa ke semasa membuat perintah tetap untuk mengawal perjalanan mesyuaratnya dengan syarat bahawa perintah tetap itu tidak boleh berlawanan manamana peruntukan lain undang-undang bertulis berhubung dengan mana-mana petunjuk, arahan atau kehendak yang sah yang diberi atau dibuat oleh Majlis atau oleh mana-mana pegawai atau membuat petunjuk, arahan atau kehendak itu. Suatu salinan perintah tetap itu dan apa-apa pindaan padanya hendaklah dihantar oleh Setiausaha kepada Pendaftar Persatuan selepas sahaja ianya dibuat. (7) Bertanggungjawab terhadap semua urusan dan perjalanan Persatuan. 13. Mesyuarat Majlis Eksekutif (1) Majlis Eksekutif hendaklah mengadakan mesyuarat-mesyuarat dari semasa ke semasa tertakluk kepada kelulusan Pendaftar Badan Pelajar sebagaimana yang difikirkan perlu dan adalah menjadi kewajipan Setiausaha Agung menyimpan minit-minit tiap-tiap Mesyuarat Majlis Eksekutif dan minit itu hendaklah disahkan di suatu mesyuarat yang berikutnya dan satu salinan minit mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada Pendaftar. (2) Mesyuarat Majlis Eksekutif hendaklah dipanggil oleh Setiausaha Agung dengan memberi notis bertulis tidak kurang dari 3 hari sebelum mesyuarat. 8
(3) Tidak kurang dari satu pertiga (1/3) daripada ahli Mesyuarat Eksekutif membentuk satu korum. (4) Bagi sesuatu perkara yang mendesak dan Mesyuarat Majlis Eksekutif tidak dapat diadakan untuk membincangkan perkara itu, Setiausaha boleh mengadakan Surat Pekeliling dan memperolehi persetujuan majoriti daripada ahli-ahli Majlis Eksekutif secara bertulis. Perkara ini hendaklah dilaporkan oleh Setiausaha Agung kepada Mesyuarat Majlis Eksekutif yang berikutnya. (5) Mana-mana ahli Majlis Eksekutif yang tidak hadir 3 kali berturutturut hendaklah memberi sebab-sebab yang memuaskan kepada Majlis Eksekutif tentang ketidakhadiran dalam mesyuarat tersebut. (6) Keputusan Mesyuarat Majlis Eksekutif hendaklah diambil mengikut undi terbanyak dengan tidak kurang daripada dua pertiga (2/3) daripada ahli-ahli Majlis Eksekutif yang hadir dan mengundi. (7) Pendaftar atau wakil boleh menghadiri mana-mana Mesyuarat Majlis Eksekutif. 14. (1) Yang Dipertua/Presiden i) Menjadi pengerusi bagi semua mesyuarat Majlis Eksekutif dan menandatangani minit mesyuarat yang disahkan. ii) iii) iv) Berhak menetapkan semua mesyuarat Mengeluarkan kenyataan kepada ahli mengenai rancangan Persatuan. Bersama dengan Majlis Eksekutif menimbangkan dan memutuskan bagi persatuan perkara-perkara pentadbiran dan aktiviti persatuan yang memerlukan tindakan segera. v) Bersama Bendahari mengesahkan segala tuntutan perbelanjaan bagi kelulusan Dekan HEPA vi) Bertanggung terhadap perjalanan pentadbiran persatuan. (2) Naib Yang Dipertua/Naib Presiden i) Membantu Yang Dipertua dalam urusan-urusan Persatuan. 9
ii) Dalam ketiadaan Yang Dipertua oleh sebab ketidakupayaan, sakit, cuti atau apa-apa sebab yang munasabah untuk menjalankan mana-mana daripada tugas jawatannya, maka Naib Yang Dipertua hendaklah menjalankan tugas-tugas itu. (3) Setiausaha Agung i) Menjadi Ketua Sekretariat Persatuan, ii) iii) iv) Bertanggungjawab atas surat menyurat Persatuan dan mesyuarat-mesyuarat Persatuan, Menyimpan rekod dan minit mesyuarat Persatuan, Menyediakan laporan tahunan Persatuan yang lengkap dan kemaskini, v) Menjalankan tugas khas yang diputuskan oleh Mesyuarat Majlis Eksekutif, vi) vii) Menyimpan senarai ahli-ahi Persatuan dengan lengkap dan hendaklah mengemukakan daftar kemaskini untuk pemeriksaan oleh Pendaftar apabila dikehendaki olehnya, Bertanggungjawab memanggil semua mesyuarat. (4) Bendahari i) Menyediakan penyata dan laporan kewangan Persatuan. ii) iii) Menyimpan akaun-akaun Persatuan seperti yang ditetapkan oleh Bendahari Universiti. Bendahari hendaklah menyimpan akaun-akaun Persatuan dengan sepatutnya dan tidak lewat daripada tiga bulan selepas akhir tiap-tiap tahun kewangan, iaitu suatu tahun kewangan sebagaimana yang ditentukan oleh Dekan HEPA suatu salinan akaun-akaun tersebut yang diaudit oleh seorang yang dilantik oleh Majlis hendaklah dikemukakan oleh persatuan kepada Majlis untuk diluluskan. iv) Bersama Yang Dipertua mengesahkan dan mengemukakan tuntutan-tuntutan yang berpatutan yang disokong dengan resit dan baucer-baucer itu bagi diluluskan oleh Dekan HEPA untuk dibayar oleh Universiti. 10
v) Bertanggungjawab penuh atas soal kewangan Persatuan. (5) Lain-lain Setiausaha Yang Diluluskan oleh Dekan HEPA MESYUARAT AGUNG i) Menjalankan tugas-tugas seperti yang ditetapkan. 15) Mesyuarat Agung Persatuan hendaklah dipanggil oleh Setiausaha dan mesyuarat-mesyuarat itu ialah : (1) Mesyuarat Agung Tahunan (2) Mesyuarat Agung Luarbiasa 16) Agenda Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi :- (1) Mesyuarat Agung hendaklah diadakan sekurang-kuranya 30 hari sebelum tempoh perlantikan Jawatankuasa yang lama tamat (2) Agenda mesyuarat : i) Ucapan Yang Dipertua ii) Ucapan Dari Tetamu Jemputan (Jika ada) iii) Pembentangan untuk pengesahan : a) Laporan Tahunan b) Minit Mesyuarat Agung yang lepas c) Penyata kewangan persatuan iv) Membincangkan perkara yang telah diberitahu lebih awal kepada Setiausaha v) Memilih Majlis Eksekutif Baru vi) vii) Ucapan ringkas dari yang Dipertua baru Menghantar segala minit, laporan usul, akaun yang telah diaudit dan lain-lain kertas mesyuarat kepada ahli sekurangkurangnya 10 hari sebelum mesyuarat. (3) Notis Mesyuarat dan Korum i) Notis Pemberitahuan bagi Mesyuarat Agung Tahunan henedaklah ditampal di papan-papan kenyataan Universiti 11
beserta dengan agendanya sekali sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum mesyuarat diadakan. Salinan notis ini hendaklah juga dikemukakan kepada Pendaftar. ii) iii) Korum bagi Mesyuarat Agung Tahunan ialah satu perempat (1/4) daripada jumlah ahli dengan syarat jika jumlah itu tidak tercapai, maka dengan kebenaran khas dari Dekan HEPA, mesyuarat boleh dijalankan dengan tidak kurang dari 10 ahli hadir. Jika kehendak para (ii) pun tidak dapat dicapai selepas menunggu setengah jam, mesyuarat hendaklah ditangguhkan ke suatu tarikh yang ditetapkan oeh Majlis Eksekutif dan pada kali ini mesyuarat boleh dijalankan tanpa korum tetapi mesyuarat tidak boleh membuat keputusan mengenai pindaan peraturan dan perkara-perkara yang berhubung dengan hak ahli-ahli. 17) Mesyuarat Agung Luar Biasa (1) Mesyuarat Agung Luar biasa hendaklah diadakan apabila ada permintaan dari 10 atau lebih ahli-ahli persatuan yang menandatangani surat rasmi memohon supaya mesyuarat itu diadakan dengan syarat ianya diluluskan kepada Dekan HEPA. (2) Mesyuarat Agung Luar biasa juga boleh diadakan atas kehendak Majlis Eksekutif dengan syarat ianya diluluskan terlebih dahulu oleh Dekan HEPA. (3) Notis mesyuarat dan agendanya hendaklah ditampal di papan kenyataan 3 hari sebelum mesyuarat ini. (4) Korum bagi Mesyuarat Agung Luar biasa hendaklah tidak kurang ½ daripada jumlah ahli. 18) Pendaftar Badan Pelajar atau wakil boleh hadir dalam mana-mana mesyuarat agung dan dia boleh mengawasinya atau memberi apa-apa arahan mengenainya yang difikirkan patut. 19) Keputusan Mesyuarat Agung hendaklah diambil mengikut undi (sulit atau tidak sulit) terbanyak dengan tidak kurang daripada dua pertiga (2/3) daripada ahli-ahli yang hadir dan mengundi dan satu salinan minit mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada Pendaftar. PERUBAHAN DAN PINDAAN PERLEMBAGAAN 20. (1) Cadangan pindaan terhadap perlembagaan ini hanya boleh dibuat di dalam Mesyuarat Agung Tahunan sahaja dengan syarat butirbutir pindaan itu dikemukakan kepada ahli-ahli Persatuan 12
sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat dan cadangan pindaan itu adalah sah diterima untuk dikemukakan kepada Naib Canselor sekiranya 2/3 daripada ahli yang hadir dan mengundi bersetuju. (2) Setiausaha hendaklah mengemukakan mengenai cadangan pindaan kepada Naib Canselor untuk dipertimbangkan oleh Majlis. (3) Cadangan pindaan kepada perlembagaan hanya berkuatkuasa setelah ianya diluluskan oleh Majlis Universiti. TAFSIRAN PERLEMBAGAAN 21. Jika sekiranya berlaku pertelingkahan mengenai perkara-perkara dalam perlembagaan ini maka tafsiran yang diterima ialah tafsiran yang diputuskan oleh Naib Canselor setelah Majlis Eksekutif berunding dengan Naib Canselor. PENGGANTUNGAN/PEMBUBARAN 22. (1) Apabila mana-mana ahli Majlis Eksekutif atau Majlis Eksekutif atau Persatuan menjalankan urusan secara yang difikirkan oleh Naib Canselor sebagai boleh merosak atau memudaratkan kesentosaan Universiti atau melanggar mana-mana peraturanperaturan yang dibuat dibawahnya, maka Universiti boleh menggantung atau membubarkan mana-mana ahli Majlis Eksekutif atau Majis Eksekutif atau menggantung atau membubar mana- mana persatuan. (2) Jika didapati bahawa (i) Pengerakan yang dijalankan oleh Persatuan adalah bukan untuk kepentingan ahli-ahli, (ii) Persatuan telah : a) gagal mendapat dan mengekalkan keangotaan yang dinyatakan di bawah syarat-syarat kelulusan penubuhannya, atau keanggotaan yang difikirkan oleh Majlis sebagai keanggotaaan minima yang diperlukan, b) tidak begitu aktif dalam memajukan tujuan atau kepentingannya, c) melanggar atau bertanggungjawab atas atau menjadi pendorong dalam, atau dengan apa-apa cara 13
membantu dalam perlanggaran mana-mana peruntukan, Universiti boleh membubarkan Persatuan sama dengan serta merta atau mulai dari suatu tarikh yang ditentukan oleh Universiti dan Persatuan hendaklah terbubar dengan sewajarnya. (3) i) Tidak kurang daripada satu pertiga (1/3) daripada bilangan ahli Persatuan, boleh memberitahu Dekan HEPA secara bertulis dengan satu salinan pemberitahuan itu kepada Setiausaha Agung bahwa mereka berkehendakkan mana-mana ahli Majlis Eksekutif atau Majlis Eksekutif digugurkan daripada jawatan atau persatuan dibubarkan. ii) iii) iv) Apabila diterima pemberitahuan di bawah perenggan kecil 22 (3) (i) Dekan HEPA boleh selepas menjalankan penyiasatan yang difikirkan perlu, boleh memanggil suatu Mesyuarat Agung Luarbiasa dengan memberi notis tidak kurang daripada sepuluh (10) hari kepada ahli-ahlinya; samada mana-mana Persatuan dibubarkan atau Majis Eksekutif atau mana-mana ahli Majlis Eksekutif digugurkan dari jawatan. Jika diputuskan di dalam Mesyuarat Agung Luar biasa tersebut supaya mana-mana ahli Majlis Eksekutif atau Majlis Eksekutif digugurkan, ahli Majlis Eksekutif atau Majlis Eksekutif baru dipilih serta merta dalam Mesyuarat Agung Luar biasa. Jika diputuskan dalam Mesyuarat Agung Luar biasa tersebut supaya Persatuan dibubarkan maka Persatuan tersebut terbubar dengan sewajarnya. v) Dekan HEPA atau wakilnya hendaklah hadir di dalam mesyuarat agung yang dipanggil olehnya di bawah perenggan (4) dan mengawasi Mesyuarat Agung. vi) Jika sesuatu Persatuan Pelajar dibubarkan di bawah perenggan (4) Dekan HEPA akan memberitahu Lembaga Pengarah Universiti mengenainya. 23. Persatuan hendaklah menurut dan mematuhi dengan sewajarnya peruntukan-peruntukan Akta Universiti dan Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia, dan semua petunjuk, arahan atau kehendak yang sah yang diberi atau dibuat oleh Majlis, atau oleh mana-mana pihak berkuasa Universiti atau oleh mana-mana pegawai 14
atau pekerja Universiti, yang diberikuasa untuk memberi atau membuat petunjuk arahan atau kehendak tersebut. 15
LAMPIRAN Butir-butir pemohon-pemohon dan tandangan-tandatangan mereka : Bil. Nama Nombor Matrik 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 No. K/P Jantina Fakulti Tahun Kursus T. Tangan No. Telefon 16
17