BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Proses Logistik Perusahaan Garment Pada umumnya proses bisnis manufakturing garment dikelola sendiri oleh perusahaan, dari proses perencanaan produksi, operasi di pabrik, distribusi barang jadi, kontrol inventori sampai dengan penjualan di counter. Proses bisnis dimulai dari menentukan design, style dan quantity untuk masing-masing brand. Divisi perusahaan yang bertanggung jawab terhadap proses ini adalah Merchandiser Department (MD). Selain itu untuk menentukan design, style dan quantity garment, MD juga bertugas mencari bahan baku inbound logistik. Dalam melaksanakan tugas menentukan design, style dan quantity, MD memperoleh informasi melalui laporan penjualan tiap-tiap brand name, laporan dari counter, majalah-majalah fashion dan lain-lain. Jika proses menentukan design, style dan quantity selesai maka MD akan membuatkan laporan-laporan yang akan menjadi masukan bagi divisi lainnya. Laporan yang akan diciptakan oleh MD adalah: perencanaan pembelanjaan yang ditujukan untuk menentukan pembelanjaan bahan baku ke supplier dan laporan informasi pemesanan. Masing-masing laporan tersebut akan menjadi kerangka kerja bagi divisi-divisi yang berhubungan dengan proses produksi dan distribusi. Proses bisnis selanjutnya adalah perencanaan produksi yang dikelola oleh divisi Planning Production And Inventory Control (PPIC). Tugas PPIC adalah membuatkan 29
30 jadwal kerja untuk pabrik sesuai dengan laporan dari MD. Selain laporan dari MD divisi PPIC juga akan memperoleh laporan dari divisi Gudang sebagai laporan ketersediaan bahan baku inbound logistik. PPIC akan membuatkan rencana pekerjaan untuk pabrik dalam bentuk job order. Selanjutnya informasi pemesanan dan distribution plan dari MD beserta dengan job order dari PPIC akan diserahkan ke pabrik untuk mulai melaksanakan proses produksi. Dalam proses produksi divisi Gudang akan mengirimkan bahan baku ke pabrik untuk diproduksi. Jika proses produksi selesai divisi PPIC akan membuatkan delivery order dari kelompok-kelompok bahan jadi yang disesuaikan dengan distribution plan. Proses bisnis selanjutnya beralih ke divisi DC yang bertugas mendistribusikan bahan jadi ke counter-counter berdasarkan delivery order. Barang yang dikirimkan ke counter akan diterima oleh SFA yang bertanggung jawab mengelola penjualan di counter, berdasarkan delivery order yang kemudian akan diserahkan kembali ke DC. Selain mendistribusikan bahan jadi ke counter DC juga bertanggung jawab dalam hal mengelola inventory pada masing-masing counter dan tugas SFA selanjutnya adalah membuatkan laporan penjualan. Laporan penjualan dari masing-masing counter akan dikirimkan ke SFA kantor pusat untuk dikumpulkan dan dibuatkan laporan penjualan gabungan yang pada akhirnya laporan bersangkutan akan dikirimkan kepada MD sebagai masukan untuk membuat perencanaan pada periode berikutnya. Sesuai dengan metodologi yang telah disusun, maka model e-logistik terintegrasi yang akan dibuat disesuaikan dengan tahap demi tahap metodologi yang telah dibahas pada bab 3. Tahap pengembangan dimulai dari Tahap Strategi sampai dengan Tahap Evaluasi dan berikut ini adalah pembahasannya.
31 4.2 Tahap Strategi Pembahasan pada tahap strategi akan mengarah pada tujuan bisnis perusahaan dalam menerapkan teknologi informasi. Melalui tahap strategi ini akan didefinisikan mengenai perubahan dari tujuan bisnis perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya menjadi suatu strategi teknologi. Dengan mendefinisikan proses bisnis logistik maka dapat digambarkan strategi yang cocok sehingga penerapan e-business dapat disesuaikan dengan kebutuhan teknologi perusahaan. 4.2.1 Strategi Teknologi Untuk menerapkan e-business dengan baik dalam suatu perusahaan, perlu didukung dengan kesadaran dari pihak management akan pentingnya informasi teknologi. Dukungan teknologi informasi dalam proses logistik haruslah dipandang sebagai suatu competitive advantage, yaitu teknologi informasi yang akan diterapkan dapat meningkatkan posisi perusahaan dalam hal kompetisi di masa mendatang. Jika pihak management telah memiliki padangan secara demikian maka perlu dibuatkan suatu strategi teknologi. Pengembangan strategi teknologi dalam bentuk e-business dirumuskan dalam suatu strategi jangka panjang yang bertujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi. Berikut ini merupakan gambaran strategi jangka panjang perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Pada gambar 4 memperlihatkan suatu analisa value chain untuk memprakarsai penerapan e-business dalam lingkup proses logistik perusahaan garment. Pembahasan analisa value chain merupakan salah satu tehnik untuk membentuk
32 Gambar 4.1 Value Chain Analysis strategi teknologi yang terdapat dalam buku Managing Information Technology (page 565) yang menyatakan bahwa informasi teknologi dapat diterapkan dalam setiap aktivitas untuk melaksanakan pembentukan, manipulasi dan menyalurkan data sebagai pendukung dalam setiap aktivitas dan menghubungkannya dengan aktivitas lain. Penerapan sistem informasi yang terintegrasi dalam strategi jangka panjang merupakan salah satu bagian dari strategi teknologi yang akan mengintegrasikan seluruh aktivitas yang terlibat dalam proses logistik perusahaan untuk mencapai efektifitas sebagai berikut. Dapat dengan cepat memberikan respon ke customer Peningkatan produk dan servis Distribusi yang cepat Sharing informasi dan teknologi antara divisi yang berbeda Sebagai strategi teknologi jangka pendek perusahaan akan diawali dengan menciptakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang
33 terlibat dalam proses logistik barang jadi. Pengembangan sistem informasi ini disesuaikan dengan proses logistik yang sudah ada agar didalam penerapannya nanti, sistem informasi tersebut dapat mencapai integrasi fungsi bisnis yang diinginkan dalam lingkup proses logistik barang jadi. 4.2.2 Stakeholder Dalam menciptakan strategi e-business perlu dipertimbangkan faktor-faktor pendukung yang diantaranya adalah stakeholder. Pada umumnya stakeholder dibagi menjadi dua bagian yaitu lingkungan internal dan lingkungan external. Lingkungan internal pada perusahaan garment merupakan divisi-divisi yang ada dalam perusahaaan, sedangkan yang merupakan lingkungan external perusahaan garment adalah supplier dan department store yang merupakan tempat penjualan garment melalui counter-counter. Pada bagian ini stakeholder lebih diarahkan hanya pada lingkungan internal perusahaan yaitu divisi-divisi yang terlibat secara langsung dalam proses logistik barang jadi. Masing-masing divisi tersebut adalah Planning Production And Inventory Control (PPIC) yang melaksanakan perencanaan distribusi terhadap barang jadi, Distribution Center (DC) bertugas mengirimkan barang jadi ke counter-counter, Sales Fashion Advisor Counter (SFA Counter) bertanggung jawab terhadap penjualan di masing-masing counter, Finished Goods Controller (FGC) bertugas untuk mengelola inventori counter, Finished Goods Warehousing (FGW) bertanggung jawab mengelola inventori barang jadi yang kembali ke gudang dan Sales Fashion Advisor Head Office (SFA Office) akan melaksanakan pengumpulan laporan
34 penjualan dari semua counter. Terdapat satu divisi yang tidak secara langsung terlibat pada proses logistik yaitu divisi Informasi Teknologi, yang tugasnya adalah memberikan dukungan informasi atau melaksanakan pengembangan sistem informasi perusahaan. 4.2.3 Prosedur Bisnis Pada bagian ini akan dibahas mengenai prosedur bisnis yang merupakan dasar pengembangan sistem informasi e-logistik pada perusahaan garment. Prosedur bisnis yang dipilih merupakan bagian dari proses logistik perusahaan garment yaitu dalam hal mengelola inventori bahan jadi. Untuk lebih jelasnya berikut ini pembahasan akan diarahkan pada definisi dari prosedur kontrol inventori dan prosedur penjualan. Prosedur Kontrol Inventori Pelaksanaan prosedur kontrol terhadap inventori barang jadi dikelola oleh lima divisi yang terkait dalam proses logistik. Kelima divisi tersebut adalah Planning Production And Inventory Control (PPIC), Distribution Center (DC), SFA Counter, Finished Goods Controller (FGC) dan Finished Goods Warehousing (FGW). Suatu aktifitas terhadap kontrol inventori akan menghubungkan masing-masing divisi dalam suatu alur prosedur kontrol terhadap inventori barang jadi. Pada gambar 5.1 digambarkan aliran proses yang menghubungkan beberapa divisi yang berbeda melalui aliran informasi. Berikut ini merupakan pembahasan mengenai prosedur kontrol inventori dimana masing-masing proses akan didefinisikan per divisi.
35
36 A. Planning Production And Inventory Control (PPIC) Pekerjaan yang dilakukan oleh divisi PPIC adalah menciptakan distribution plan dan delivery order. Distribution plan merupakan rencana pendistribusian barang secara keseluruhan untuk semua counter, laporan tersebut akan menampilkan barangbarang apa saja yang akan di kirimkan ke masing-masing counter. Distribution plan dibuat rangkap tiga untuk keperluan divisi lainnya sebagai berikut: Lembar pertama : dokumen asli, sebagai file untuk divisi PPIC Lembar kedua : dikirimkan ke divisi DC sebagai informasi mengenai rencana pengiriman barang jadi ke counter Lembar ketiga : dikirimkan ke divisi FGC sebagai informasi barang apa saja yang akan dikirimkan dan daftar counter penerima Selanjutnya distribution plan akan dipilah-pilah menjadi delivery order untuk masing-masing counter. Informasi yang terdapat dalam dokumen delivery order merupakan daftar barang yang akan dikirimkan untuk satu counter. Delivery order dicetak rangkap empat dan diserahkan ke divisi DC untuk mulai dikirim ke counter. Kekurangan : Divisi PPIC harus melaksanakan dua kali pencatatan dalam mengelola informasi mengenai distribusi barang jadi. Pencatatan pertama adalah untuk menciptakan distribution plan dan kedua adalah untuk menciptakan dokumen delivery order yang merupakan bagian dari dokumen distribution plan. Dan untuk menciptakan distribution plan divisi PPIC harus menunggu konsolidasi dari seluruh laporan penjualan counter selesai diproses.
37 B. Distribution Center (DC) Divisi DC akan menerima barang jadi dari pabrik beserta dokumen distribution plan dan delivery order dari divisi PPIC. Berdasarkan dokumen delivery order DC akan mengirimkan barang ke counter-counter, sedangkan dokumen delivery order merupakan dokumen rangkap empat sebagai berikut. Lembar pertama : dokumen asli, diberikan kepada counter penerima sebagai tanda terima atau bukti pengiriman barang Lembar kedua : merupakan file untuk divisi DC Lembar ketiga : diberikan kepada divisi PPIC sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh counter Lembar keempat : diberikan kepada divisi FGC sebagai bukti pengiriman dan untuk melaksanakan kontrol terhadap inventori counter Jika counter telah menerima barang jadi maka SFA counter akan menandatangani dokumen delivery order sebagai bukti penerimaan barang. Tanda terima dari counter dikumpulkan oleh DC dan diserahkan kepada divisi FGC untuk dibuatkan laporan pengiriman barang ke counter. Kelemahan : Terjadi pencatatan berulang mengenai tanda terima delivery order oleh beberapa divisi yang terkait. Pencatatan yang sama dibuat secara terpisah oleh divisi PPIC, FGC dan Counter. Tujuan dari pencataan berulang ini adalah untuk mempermudah dilakukannya kontrol terhadap penjualan dan pengiriman barang di counter.
38 C. Sales Fashion Advisor Counter (SFA Counter) Barang baru yang disertai dengan dokumen delivery order diterima oleh SFA di counter, SFA menandatangani delivery order dan menerima lampiran asli dari delivery order. Daftar barang dalam delivery order akan dimasukkan kedalam catatan inventori di counter oleh SFA. Tugas harian SFA adalah memasarkan barang di counter dan mencatat transaksi penjualan harian. Untuk setiap transaksi penjualan yang terjadi SFA counter akan membuatkan rekap harian barang terjual yang disertai dengan bukti penjualan. Berdasarkan rekap harian dan bukti penjualan tersebut SFA akan mengurangi inventori di counter. Laporan penjualan mingguan akan dibuat oleh SFA terhadap setiap transaksi harian yang mengurangi jumlah inventori counter. SFA juga akan menerima retur dari FGC yang merupakan daftar barang-barang yang harus dikembalikan ke kantor pusat. Berdasarkan dokumen retur tersebut SFA counter akan membuatkan laporan barang keluar selain dari penjualan dan akan mengurangi inventori counter. Kelemahan : SFA counter harus membuat laporan mingguan terhadap barang-barang yang ada di inventori counter yang merupakan hasil dari rekap harian. Tanpa adanya alokasi stok ke counter-counter dapat mengakibatkan terjadinya kekurangan atau kelebihan barang di inventori counter. D. Finished Goods Controller (FGC) Tugas utama divisi FGC adalah menciptakan laporan distribusi barang ke counter, mengelola inventori counter dan menciptakan laporan penjualan. Laporan
39 distribusi barang diciptakan berdasarkan tanda terima delivery order yang telah ditandatangani oleh SFA counter. Tugas kedua FGC adalah mengelola inventori counter dengan mengumpulkan semua laporan penjualan mingguan yang dibuat oleh SFA counter. Pemeriksaan status barang dilakukan berdasarkan data-data penjualan dan data delivery order. Jika status barang dianggap kurang laku atau terlalu lama berada di inventori counter maka divisi FGC akan membuatkan retur untuk counter. Retur berfungsi sebagai daftar barang yang harus dikembalikan dari counter ke kantor pusat. Dokumen retur dibuat rangkap tiga sebagai berikut. Lembar pertama : dokumen asli, diberikan kepada counter sebagai tanda terima pengiriman barang kembali ke gudang. Lembar kedua : sebagai dokumen bagi divisi FGC Lembar ketiga : diberikan kepada divisi FGW untuk mencocokan barangbarang yang akan dikirimkan kembali ke gudang. Barang-barang yang diretur akan ditarik dari inventori counter dan dikirimkan ke gudang di kantor pusat. Data-data retur yang telah ditandatangani oleh SFA counter dan FGW akan dikembalikan ke divisi FGC. Dokumen retur yang telah ditandatangani oleh divisi SFA counter dan FGW akan dikumpulkan dan dibuatkan laporan retur barang kembali. Tugas terakhir divisi FGC adalah menciptakan laporan penjualan. Data-data yang terdapat dalam laporan penjualan diperoleh dari laporan mingguan dari counter. Kelemahan :
40 Dalam hal mengelola inventori di counter divisi FGC harus menunggu sampai SFA Counter menyerahkan laporan penjualan mingguan. Dengan demikian proses kontrol terhadap inventori di counter memakan waktu lama. E. Finished Goods Warehousing (FGW) Divisi FGW akan menerima barang yang diretur dan kembali ke gudang. Daftar barang yang kembali akan dicocokkan dengan dokumen retur yang dibuat oleh divisi FGC, jika cocok maka barang akan diterima dan dokumen retur akan ditandatangani sebagai bukti penerimaan barang kembali ke gudang. Divisi FGW secara periodik akan mencatat barang-barang (finished goods) yang tersimpan di gudang dan mengumpulkan semua retur yang diterimanya. Dari hasil pencatatan tersebut divisi FGW akan membuatkan laporan barang digudang sebagai informasi jumlah barang di gudang dan jumlah barang yang kembali ke gudang. Kelemahan : Dengan kembalinya barang ke kantor pusat ini akan mengakibatkan penumpukan terhadap barang jadi di gudang. Divisi FGW harus membuatkan laporan mengenai jumlah barang yang kembali ke gudang dan laporan mengenai penerimaan barang berdasarkan retur. Prosedur Penjualan Prosedur penjualan dilaksanakan oleh tiga divisi perusahaan yaitu Sales Fashion Advisor Counter, Sales Fashion Advisor Head Office dan Finished Goods Controller. Prosedur penjualan pada gambar 4.3 memperlihatkan alur proses bisnis penjualan
41 yang melibatkan ketiga fungsi bisnis bersangkutan. Berikut ini merupakan pembahasan mengenai prosedur penjualan. A. Sales Fashion Advisor Counter (SFA Counter) Tugas harian SFA Counter adalah melaksanakan penjualan di counter. Untuk masing-masing counter akan ditentukan salah seorang SFA Counter Senior sebagai penanggung jawab di counter bersangkutan. Transaksi penjualan yang terjadi setiap harinya oleh SFA akan dicatat dalam rekap penjualan harian. Selanjutnya seluruh data-data transaksi tersebut akan dikumpulkan berdasarkan tanggal transaksi, kode artikel dan bon penjualan. Semua dokumen pendukung tersebut akan dicatat oleh Senior SFA ke dalam laporan rekap mingguan penjualan di counter. SFA Counter Penjualan Rekap Penjualan Laporan Rekap per Minggu Kirim Laporan Rekap Plus Bon SFA Pusat Konsolidasi Laporan Rekap Per Minggu Periksa Laporan Penjualan Counter Beserta Bon Serahkan Laporan Penjualan Counter FGC Terima Laporan Penjualan Counter Periksa Konsolidasi Penjualan Counter Buat Laporan Penjualan Semua Counter Gambar 4.3 Prosedur Penjualan
42 Laporan mingguan akan dikirimkan ke SFA Office sebagai laporan penjualan pada suatu counter dan dibuat rangkap tiga untuk keperluan divisi lainnya sebagai berikut: Lembar pertama : dokumen asli akan diserahkan kepada SFA Office beserta dengan dokumen penjualan lainnya Lembar kedua : sebagai file bagi counter Lembar ketiga : diberikan kepada divisi FGC sebagai laporan penjualan mingguan di counter Berdasarkan laporan penjualan mingguan ini maka divisi lainnya yang terlibat dalam prosedur penjualan akan memperoleh informasi mengenai seluruh transaksi penjualan di counter yang terjadi. Kelemahan : Laporan penjualan dikirimkan oleh SFA counter satu minggu sekali. Dengan demikian kantor pusat tidak memiliki informasi yang jelas mengenai penjualan barang di counter sebelum laporan mingguan dikirimkan. B. Sales Fashion Advisor Head Office (SFA Office) Dalam prosedur penjualan divisi SFA Office memegang peranan penting untuk melaksanakan validasi antara informasi penjualan dan dokumen penjualan. Validasi yang dilakukan adalah untuk mencocokkan kebenaran dari penjualan di counter. Pertama SFA Office akan menerima laporan mengenai penjualan di counter beserta dengan dokumen pendukung lainnya. Selajutnya seluruh laporan yang terkumpul
43 akan diperiksa kebenaranya, misalnya apakah laporan mingguan telah sesuai dengan dokumen-dokumen penjualan dan apakah jumlah penjualan di counter telah sesuai dengan laporannya. Terakhir jika semua dokumen dan laporan penjualan mingguan telah sesuai dan sudah dianggap valid oleh SFA Office, maka proses selanjutnya adalah mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke divisi FGC. Kelemahan : Divisi SFA Office melaksanakan pemeriksaan terhadap penjualan counter dan akan membuatkan konsolidasi penjualan. Hal ini menghambat arus informasi mengenai penjualan sebab pihak management harus menunggu informasi mengenai penjualan counter setelah seluruh counter selesai diperiksa. C. Finished Goods Controller (FGC) Divisi FGC akan menerima dokumen penjualan yang telah diperiksa oleh divisi SFA Office dan sudah dianggap valid. Selanjutnya FGC akan mencocokkan sekali lagi dokumen penjualan yang telah valid dari FSA Office dengan laporan penjualan mingguan dari SFA Counter. Data-data penjualan dari seluruh counter tersebut kemudian akan dibuatkan laporannya oleh divisi FGC untuk keperluan pihak management. Laporan tersebut merupakan laporan gabungan penjualan di semua counter. Kelemahan : Divisi FGC harus membuatkan laporan untuk semua counter setelah menerima laporan yang valid dari divisi SFA Office. Hal ini kurang efisien karena validasi dilakukan dua kali dan menghambat arus informasi dalam waktu lama.
4.2.4 Strategi E-Business <LANJUT KE PRINT-2> 44