MATERI 5 MANAJEMEN DAN ORGANISASI Terdapat berbagai batasan pada definisi manajemen proyek tergantung pada proyek apa yang diberi penekanan. Bila digolongkan pada pendekatan sistem akan menjadi maka manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan menghasilkan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal. Memperhatikan definisi di atas, maka dalam manajemen proyek perlu dperhatikan pengertian manajemen berdasarkan pengertian : 1. Merencanakan, mengorgainsir, mempipin dan mengendalikan sumber daya perusahaan 2. Kegiatan berjangka pendek mempunyai sasaran yang digariskan secara spesifik, yang membutuhkan teknik dan metode pengolahan yg khusus. Dalam aspek perencanaan dan pengendalian. 3. Pendekatan sistem sangat dipentingkan 4. Mempunyai hierarki kegiatan horisontal disamping yang vertikal. Struktur Organisasi Di dalam suatu industri, proses mengorganisir sangat penting antara lain : 1. Memberikan klarifikasi pekerjaan, lingkup kegiatan dan juga pekerjaan-pekerjaan yang telah diidentifikasi. Hal ini penting untuk mengetahui besarnya volume macam dan jenisnya. 2. Pengelompokan pekerjaan. Pengelompokan pekerjaan dilakukan setelah diidentifikasi dan dklasifikasikan. Pekerjaan dikelompokkan ke dalam unit atau paket yang diidentifikasi berdasarkan biaya jadwal dan mutunya. Yang diserahkan kepada individu/ atau kelompok yang diberi tugas untuk mengerjakannya. 3. Menyiapkan organisasi dan personel yang akan menangani pekerjaan serta persiapan pihak yang akan menerima tugas seperti memilih ketrampilan dan keahlian yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan memberikan sasaran yang ingin dicapai 4. Mengetahui wewenang dan tanggung jawab Kelompok yang menerima pekerjaan harus mengetahui batas, wewenang dan tanggungjawab, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan terjadi duplikasi. 26 P a g e
5. Menyusun mekanisme koordinasi Peserta yang ikut bila jumlahnya banyak dan jadwal pekerjaan satu dengan yang lain saling terkait perlu adanya mekanisme organisasi agar semua pekerjaan dapat ditangani. Jadi ada hubungan yang erat antara merencanakan dan mengorganisir kegiatan Struktur organisasi formal akan menunjukkan hal-hal seperti : 1. Jenis kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll) 2. Pembagian menjadi kelompok atau subsistem 3. Adanya hirarki, wewenang dan tanggungjawab bagi kelompok dan pimpinan 4. Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi yang terdiri dari jalur vertikal dan horizontal Organization Breakdown Structure (OBS) Struktur organisasi dapat dibedakan sebagai berikut : 1. Organisasi fungsional Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit-unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional adalah : Memiliki struktur piramida Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personel hanya memiliki satu atasan Setiap personel mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas Arus informasi dan pelaporan bersifat vertikal 27 P a g e
Hubungan kerja horisontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan dan petunjuk pelaksanaan Mekanisme koordinasi antar unit, bila perlu dilakukan dengan rapat rapat atau membentuk panitia perwakilan 2. Organisasi produk area Organisasi jenis ini biasanya dilakukan oleh perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk. Misalnya perusahaan penghasil mesin-mesin. 3. Organisasi matriks Struktur organisasi matriks berbeda dengan jenis organisasi sebelumnya. Selain jalur formal vertikal, terdapat pula jalur formal horisontal. Contoh perusahaan yang menerapkan organisasi matriks adalah perusahaan pesanan pesawat terbang. Terdapat 6 (enam) elemen kunci yang perlu dipehatikan oleh para manajer proyek pada saat akan mendisain struktur organisasi, antara lain : 1. Spesialisasi pekerjaan Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi dalam beberapa jenis pekerjaan tertentu 2. Departementalisasi Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama, dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan 3. Rantai komando Garis wewenang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke jabaran yang terendah dan menjelaskan tanggungjawab pada masing-masing jabatan 4. Rentang kendali Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efektif dan efisisen 5. Sentralisasi dan sedentralisasi Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sedangkan desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi 6. Formalisasi Merupakan kondisi yang menunjukkan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam suatu organisasi dibakukan 28 P a g e
Struktur Sederhana - Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. - Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. - Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. - Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak. Birokrasi Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando. Kekuatan utama birokrasi yaitu kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan. Struktur matriks Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan Pada hakikatnya, 29 P a g e
struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk. Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahankelemahan mereka. Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda. Tugas: 1. Berdasarkan konsep produk anda, buatlah struktur organisasi dari perusahaan anda (Laporan 5.1). 2. Buatlah organization breakdown structure (OBS) mengenai produk anda (Laporan 5.2). 3. Diskusikan di kelas hasil kerja masing-masing kelompok. 30 P a g e