PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI DI DESA JEKULO KABUPATEN KUDUS MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN SQL SERVER 2000 NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Agus Khakim 09.12.4133 JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
DESIGN ADMINISTRATION SYSTEM IN JEKULO VILLAGE REGENCY KUDUS USING VISUAL BASIC 6.0 AND SQL SERVER 2000 PERANCANGAN SISTEM ADMINISTRASI DI DESA JEKULO KABUPATEN KUDUS MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6.0 DAN SQL SERVER 2000 Muhammad Agus Khakim Kusnawi Jurusan Sistem Infrmasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of computer technology occurs very rapidly along with the times and also one that is quite vital part in everyday life. Start of office activities, business to households. With the help of computer data processing will produce an information fast, precise and accurate than manual data processing still. Computer data processing is required at this time given the very high demand for fast and accurate information.computer technology is also needed in the office of the village hall. Village hall is very important for the village officials in the wheels of government services to the particular village. Data recording and information activities should be carried out continuously and continuously, so that the presence of government officials demanding the village every working day. With a system of village administration is expected to facilitate better services in terms of reporting and service to the community. That is issued daily correspondence like Letter, Application Letter, Introduction Imunisai, SKCK Introduction, Introduction of Marriage, and others. Keywords: computer,administration village, information systems
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer sangat pesat seiring dengan perkembangan zaman dan juga menjadi salah satu bagian yang cukup vital dalam kehidupan sehari-hari. Mulai dari kegiatan perkantoran, bisnis sampai dengan rumah tangga. Dengan bantuan komputer pengolahan data akan menghasilkan suatu informasi yang cepat, tepat dan akurat dibandingkan dengan pengolahan data yang masih manual. Pengolahan data secara komputer inilah yang dibutuhkan saat ini mengingat sangat tingginya kebutuhan informasi yang cepat dan akurat. Teknologi komputer juga dibutuhkan di kantor balai desa. Balai desa adalah tempat yang sangat penting bagi aparatur desa dalam menjalankan roda pemerintahan desa khususnya pelayanan terhadap masyarakat. Kegiatan pencatatan data dan informasi harus dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan, sehingga menuntut kehadiran dari aparatur pemerintah desa setiap hari kerja. Dengan adanya sistem administrasi di desa diharapkan dapat mempermudah pelayanan baik dalam hal pelaporan maupun pelayanan terhadap masyarakat. Yaitu mengeluarkan surat menyurat sehari-hari seperti Surat Keterangan, Surat Permohonan, Pengantar Imunisai, Pengantar SKCK, Pengantar Nikah, dan lain-lain. 2. Landasan Teori 2.1.1 Definisi Sistem Berikut adalah beberapa definisi sistem menurut beberapa ahli, di antaranya: 1. Gordon B. Davis (1984): Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. 2. Raymond McLeod (2001): Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu. 1
3. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.(jogiyanto,2005:hal2) Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistemsubsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan. 2.2 Konsep Dasar Surat Menyurat Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut: 1.Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan. 2. Alat bukti tertulis, misalnya: surat perjanjian. 3. Alat untuk mengingat, misalnya: surat yang diarsipkan 4. Bukti historis, misalnya: surat yang bersejarah. 5. Pedoman kerja, misalnya: surat keputusan dan surat perintah. 2.3 Konsep Dasar Basis Data 2.3.1 Definisi Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut : (Kusrini,2007:hal2) 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 2
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan elektronik. 4. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 5. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 6. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan elektronik. 3.1 Analisis Sistem 3.1.1 Definisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksimal untuk megidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan parbaikanperbaikannya. (Jogiyanto,2005:hal129) Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. 3.1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada sistem administrasi yang ada pada Balai Desa Jekulo dapat dilihat masalah yang dihadapi yaitu : 3
1) Pengolahan data pada administrasi yang sedang berjalan menghasilkan informasi yang kurang akurat, relevan, dan tepat waktu. Hal ini dapat dilihat dari proses pencatatan yang masih bersifat manual (belum terkomputerisasi) sehingga memerlukan waktu yang lama dalam mempersiapkan data-data jika ada pihak lain yang membutuhkan. 2) Laporan yang dibuat tidak lengkap dan lambat karena kesulitan dalam penulisan laporan, pendataan disimpan secara manual dalam lembaran buku. 3.1.3 Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan sebenarnya-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirements), jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements). 3.1.3.1 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements) Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. 1) Pendataan Penduduk 4
a. Pengguna dapat menginputkan data penduduk baru beserta dengan No. KTP, No. KK, alamat, pendidikan, pekerjaan, agama. b. Pengguna dapat menampilkan, mengubah, dan menghapus data penduduk. 2) Pendataan Surat a. Pengguna dapat menginputkan data surat dengan memasukkan nomor surat,jenis surat, tanggal surat. b. Pengguna dapat menampilkan, mengubah, dan menghapus data surat. 3) Pembuatan Surat a. Pengguna dapat membuat surat dengan proses yang cepat dengan form yang sudah ada. b. Pengguna dapat mencatat transaksi permintaan pembuatan surat. c. Pengguna dapat menampilkan data surat yang dibuat dan kapan surat dibuat. 4) Sistem dapat melakukan pencetakan laporan a. Sistem dapat mencetak laporan data surat b. Sistem dapat mencetak laporan data penduduk c. Sistem dapat mencetak laporan data kelahiran d. Sistem dapat mencetak laporan data kematian e. Sistem dapat mencetak laporan data dusun 3.1.3.2 Kebutuhan Non-Fungsional (Nonfunctional Requirements) 1) Perangkat Keras/Hardware Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah : - Processor Intel Core 2 Duo 5
- RAM 1 GB - HDD 500 GB - Monitor, Keyboard, Mouse Perangkat keras yang digunakan dalam implementasi sistem ini adalah : - Processor Intel IV ke atas - RAM minimal 256 MB - HDD 80 GB - Monitor, Keyboard, Mouse - Printer Canon Inkjet Pixma ip2700 2) Perangkat Lunak/Software Perangkat Lunak yang digunakan untuk pembuatan sistem ini adalah : - Microsoft Windows 7 Ultimate sebagai sistem operasi - Visual Basic 6.0 sebagai tools - SQL Server 2000 sebagai DBMS Perangkat Lunak yang digunakan untuk implementasi sistem ini adalah : - Microsoft Windows 7 Ultimate sebagai sistem operasi - SQL Server 2000 sebagai DBMS 3.1.4 Analisis Kelayakan Sistem Setelah semua analisis dilakukan dan dapat mengetahui kelemahan serta permasalahan yang ada pada sistem lama, maka untuk mengetahui apakah sistem baru lebih baik dari sistem lama diperlukan adanya analisis kelayakan pada sistem baru, yaitu sebagai berikut : 6
3.1.4.1 Kelayakan Teknologi Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, terdapat di pasaran, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Dari segi teknologi, sistem administrasi desa yang akan dibuat sangat layak karena petugas aparatur di balai Desa mampu mengoperasikan komputer. Teknologi yang ada sudah memadai karena sudah memiliki komputer sehingga tidak akan sulit dalam implementasi sistem ini. 3.1.4.2 Kelayakan Hukum Melihat dari segi hukum dan peraturan yang berlaku, pembuatan aplikasi sistem administrasi desa tidak menyimpang dari peraturan atau hukum yang berlaku yang telah ditetapkan oleh pemerintah maupun peraturan yang ada pada Balai Desa Jekulo. Semua perangkat lunak yang digunakan merupakan original software dan hak ciptanya telah dilindungi oleh undang-undang. 3.1.4.3 Kelayakan Operasional Untuk disebut layak operasional, kebutuhan sistem dapat menyelesaikan masalah yang ada. Ditinjau dari fasilitas yang telah dimiliki dan adanya keinginan untuk menjadikan sistem administrasi desa yang lama menjadi sistem administrasi desa yang baru di Balai Desa Jekulo, maka sangat pantas hal ini direalisasikan, selain itu petugas aparatur desa juga mengerti dasar-dasar komputer dan cara penggunaannya. 7
4.1 Rencana Kegiatan Implementasi Implementasi merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap dioperasikan.rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana kegiatan berfungsi supaya implementasi yang akan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana kegiatan implementasi juga berfungsi untuk menentukan biaya dan waktu yang dibutuhkan. 4.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan dalam implementasi sistem terdiri dari beberapa dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana kegiatan implementasi. Kegiatan dalam implementasi sistem antara lain adalah sebagai berikut. 1. Pengetesan Program 2. Instalasi Hardware dan Software 3. Pelatihan Personil 4. Pengetesan Sistem 5. Konversi Sistem 6. Pemeliharaan 4.2.1 Pengetesan Program Program tentunya harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan, untuk mengetahui atau menemukan kesalahan maka program terlebih dahulu dites.program yang telah berjalan dengan baik dan benar kemungkinan akan terjadi crash dengan program lain yang ada. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk mengetahui apakah program tersebut dapat menerima input data dengan baik, memprosesnya dengan baik, dan memberikan output yang sesuai dengan harapan kepada program lain, maupun berguna untuk mengambil keputusan bagi pengguna. Dari hasil pengetesan program 8
tidak ditemukan kesalahan kode program, kesalahan proses maupun kesalahan logika. 4.2.2 Instalasi Hardware dan Software 1. Instalasi Hardware Beberapa hardware atau perangkat keras yang akan digunakan pada Desa Jekulo sebagiansudah ada, yang belum ada adalah printer. Instalasi printer cukup pasang kabel data printer ke slot usb komputer kemudian tancapkan kabel power ke stop kontak. 2. Instalasi Software Software atau perangkat lunak dalam implementasi sistem ini adalah program aplikasi hasil pengkodean beserta aplikasi pendukungnya, yaitu aplikasi SQL Server2000 untuk database. a. Instalasi SQL Server 2000 Gambar 4.1 Instalasi SQL Server 2000 Jika SQL Server sudah terinstal dengan baik kemudian atur untuk konfigurasi sqlnya.jalankan Enterprise Manager. Laluakan muncul seperti antarmuka seperti gambar dibawah ini. 9
Gambar 4.2 Antarmuka SQL Server Enterprise Manager Setelah selesai dengan Enterprise Managerlangkah selanjutnya adalah Query Analyzer untuk membuat database penduduk. Gambar 4.3 Query Analyzer b. Instalasi driver printer Langkah pertama istalasi driver printer adalah hidupkan printer lalu tancapkan kabel data printer ke slot usb komputer. Setelah itu instal driverprinter dan tunggu sampai proses selesai. 10
4.2.3 Pelatihan Program Pelatihan program dimaksudkan supaya pengguna aplikasi sistem aplikasi penduduk ini dapat menjalankan aplikasi dengan baik dan benar.kemampuan mengoperasikan komputer menjadi hal yang penting agar mudah untuk menjalankan aplikasi. Pengguna nantinya akan diberi pengertian dan pengetahuan tentang tata cara menjalankan aplikasi. Seorang petugasakan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pelatihan ini menekankan pada bagaimana cara mengoperasikan sistem, yaitu : 1. Mempersiapkan input 2. Memproses data 3. Menampilkan laporan 5.1 Kesimpulan Dari Rumusan Masalah dan penelitian yang telah dilakukan pada sistem administrasi desa Jekulo, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Untuk mengolah mengolah data administrasi dan surat permohonan yang dibutuhkan oleh penduduk secara cepat, akurat dan tepat waktu maka dibuat aplikasi sistem administrasi desa menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 untuk DBMS. 2. Aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai harapan dan dapat menjadi alternatif pilihan untuk menggantikan sistem yang lama. Yaitu pembuatan surat pengantar lebih cepat dan akurat. 11
5.2 Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang dapat bekerja lebih cepat dalam mengolah data dan menyajikan infomasi yang diperlukan. 2. Seiring berkembangnya informasi maka semakin kompleks juga kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak lagi untuk digunakan pada masa berikutanya. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah sistem infomasi juga perlu dilakukan pengembangan. 12
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Anonim. 2009. Pengertian Surat. http://asepyudha.staff.uns.ac.id/tag/fungsi-surat/. diakses tanggal 10 Maret 2013. 13