BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara hingga pergaulan hidup tingkat internasional diperlukan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pengaturan pergaulan tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sebutan sopan santun, tata krama, protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman pergaulan tidak lain untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindungi tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etiket di masyarakat. Istilah etiket berasal dari bahasa Perancis Etiquette, yang berarti kartu undangan, yang pada awalnya biasa dipakai raja-raja Perancis bila mengadakan pesta. Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara menerima tamu dirumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya. Jadi, etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan. Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etiket yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etiket kerja pada 1
2 saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau masyarakat yang memerlukannya. Tanpa etiket kerja apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek yang pantas diberikan kepada profesi tersebut. Sekretaris sebagai salah satu orang yang berperan penting dalam perusahaan harus memahami dasar-dasar etiket kesekretariatan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etiket akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan. Didalam sebuah kantor seorang sekretaris akan banyak menghadapi masalah baik dari dirinya sendiri maupun orang lain yang sering bertemu dikantor maupun diluar dengan berbagai suku, agama, daerah dan karakter yang berbeda-beda. Untuk itulah sekretaris harus mampu menentukan apa yang harus dia lakukan. Disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan surat-menyurat, kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang sering dilakukan oleh seorang sekretaris karena komunikasi tertulis perlu disertai dengan komunikasi secara lisan baik menggunakan alat maupun tidak. Apabila banyak tamu yang dapat diterima oleh pejabat lain atau tidak seharusnya diterima oleh pimpinan, tetapi diterima oleh pimpinan, maka hal ini berarti setiap saat pimpinan harus menerima tamu secara terus-menerus. Bila hal ini dibiarkan terjadi, tentu akan mengganggu bahkan menyita waktu pimpinan. Oleh sebab itu pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang handal dan profesional.
3 Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang dia miliki. Membuat kesan pertama yang baik, profesional, percaya diri, dan mudah disukai sangatlah penting. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan organisasi yang bergerak di bidang pendidikan. Seluruh kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting sekretaris Dekan dalam melayani tamu. Etiket Pelayanan terhadap tamu oleh sekretaris Dekan sangat penting. Seorang sekretaris Dekan harus menimbulkan kesan yang baik kepada atasan ataupun pegawai lainnya. Selain itu harus bersikap ramah, sopan-santun, cekatan dan teliti. Kesan pertama yang ditampilkan sekretaris akan berpengaruh terhadap tingkat kenyamanan tamu, oleh karena itu seorang sekretaris juga harus memiliki etiket khususnya dalam hal pelayanan terhadap tamu. Pentingnya etiket pada seorang penyandang profesi sekretaris bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etiket tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk memilih judul ETIKET KERJA SEORANG SEKRETARIS TERHADAP PELAYANAN TAMU PADA BAGIAN SEKRETARIAT DEKAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
4 B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah Bagaimana Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? C. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui bagaimana etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. D. Manfaat Penelitian Adapun yang menjadi manfaat penelitian dari Tugas Akhir yang di lakukan penulis adalah: 1. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris. 2. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dalam etiket kerja serketaris, terutama pada pelayanan tamu. 3. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang pelaksanaan etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu.
5 E. Jadwal Kegiatan Dalam penulisan Tugas Akhir ini, dibuat jadwal penulisan yang diperlukan untuk bisa manajemen waktu dengan baik, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat waktu. Riset ini diakukan oleh penulis pada bulan Januari - Maret di kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Januari Februari Maret NO KEGIATAN III IV I II III IV I 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Sumber : Penulis (2013) F. Sistematika Penulisan Persiapan tugas akhir dimulai pada minggu ketiga dan keempat pada tanggal 21 31 Januari. Penulis melakukan pengumpulan data yang dilaksanakan pada minggu pertama, kedua dan ketiga pada pada tanggal 1 23 Februari 2013. Sedangkan penulisan tugas akhir ini di mulai pada akhir bulan tanggal 25 Februari sampai dengan selesai di bulan Maret 2013. Tugas Akhir ini di bagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
6 Bab I : Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penelitian, rencana penulisan yang terbagi lagi atas jadwal survey/observasi dan rencana isi. Bab II : Profil Instansi Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, job description, kinerja kegiatan, dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bab III : Pembahasan Dalam Bab ini akan membahas tentang pengertian etiket, pengertian sekretaris, macam-macam sekretaris, peranan sekretaris, tugas sekretaris, etiket kerja seorang sekretaris terhadap pelayanan tamu. Bab IV : Kesimpulan dan Saran Dalam Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran penulis berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan mengenai Etiket Kerja Seorang Sekretaris Terhadap Pelayanan Tamu pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.