73 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PENERIMAAN KAS YANG SEDANG BERJALAN PADA PT PANCA KEMAS KRIDA MANUNGGAL 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yang memproduksi karton box (kardus) dengan lapisan bergelombang (corrugated). PT. Panca Kemas Krida Manunggal didirikan pada tanggal 27 November 2002 dihadapan notaris Ny. Augustin Beatrice Suyanto, SH. Perusahaan dengan NPWP 02.197.703.8.412.000 ini dipimpin oleh Ibu Ratna Idrawasih selaku Komisaris dan dibantu oleh Bapak Endro Atmaja selaku Direktur Utama. Pada awal mula perusahaan ini didirikan, perusahaan ini berlokasi di Jalan Pekapuran kelurahan Curug, karena tanah dan gedung masih berstatus kontrak, maka pada awal tahun 2004 perusahaan ini berpindah lokasi ke Jalan Raya Kapitan No. 19 Kp. Babakan kelurahan Curug, dengan alasan yang sama (berstatus kontrak), akhirnya pada awal tahun 2008 PT. Panca Kemas Krida Manunggal membeli tanah dan resmi berlokasi di Jalan Mayor Idrus No.10A Tapos, Cimanggis, Depok. Ada beberapa alasan mengapa perusahaan memilih lokasi tersebut: 1. Agar terhindar dari banjir, hal ini dikarenakan bahan baku yang terbuat dari lembaran karton.
74 2. Lokasi ini berdekatan dengan pintu tol Cibinong, sehingga memudahkan akses pengiriman bahan baku dan barang jadi yang dihasilkan oleh perusahaan. PT. Panca Kemas Krida Manunggal merupakan perusahaan yang sedang berkembang dengan jumlah karyawan sebanyak 45 tenaga kerja tetap dan 25 tenaga kerja lepas di mana perusahaan ini memberikan kesejahteraan pada para karyawannya seperti tunjangan, asuransi jiwa, dan berbagai macam fasilitas lainnya agar karyawan dapat mengoptimalkan kinerjanya yang pada akhirnya bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan. Pendapatan PT. Panca Kemas Krida Manunggal berasal dari pesanan pelanggan (job order). Beberapa pelanggan terbesar PT. Panca Kemas Krida Manunggal seperti PT. Unilever dan PT. Makarizo Indonesia. 3.1.2 Produk perusahaan PT. Panca Kemas Krida Manunggal melakukan produksi berdasarkan pesanan pelanggan (job order). Produk yang dihasilkan adalah karton box corrugated yaitu kardus karton dengan lapisan bergelombang. Pada dasarnya produk ini terbagi menjadi dua, kardus karton tanpa cetakan (polos) dan kardus dengan cetakan pada sisi sisinya (printing) sesuai dengan pesanan pelanggan. Pada umumnya pelanggan dapat melakukan pemesanan berdasarkan lapisan dinding (single wall, double wall, triple wall ), kraft (125 gram, 150 gram, 200 gram), ukuran (85 cm sampai dengan 200cm). Lapisan dinding single wall dapat diartikan di antara bagian luar dan dalam lapisan kraft terdapat satu lipatan bergelombang, sedangkan lapisan dinding double
75 wall dapat diartikan di antara bagian dalam, tengah, dan luar lapisan kraft terdapat dua lipatan bergelombang, dan untuk triple wall dapat diartikan di antara empat lapisan kraft yang terdiri dari bagian dalam, bagian luar, dan dua bagian tengah terdapat tiga lapisan bergelombang. 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi dari PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah menjadi perusahaan yang memperluas jangkauan produksinya di Indonesia serta memberikan kualitas dan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggannya. Misi Perusahaan Adapun misi dari PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah: 1. Melakukan perencanaan pengembangan ekspansi wilayah di beberapa kota di Indonesia. 2. Memberikan produk-produk yang berkualitas. 3. Memberikan pelatihan pelatihan kepada para karyawannya untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. 4. Memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan dengan melakukan pengiriman barang tepat waktu dan melayani keluhan pelanggan. 3.1.4 Struktur Organisasi PT. Panca Kemas Krida Manunggal memiliki struktur organisasi yang terdiri dari Komisaris, Direktur, dan bagian bagian lainnya di bawahnya yang membantu
76 Komisaris dan Direktur dalam melakukan aktivitas bisnis keseharian. Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, karyawan dapat mengetahui tugas dan wewenangnya, serta mengetahui di mana posisi jabatannya, bawahannya, dan atasanya. Adapun struktur organisasi Pada PT. Panca Kemas Krida Manunggal adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Panca Kemas Krida Manunggal (Sumber: Direktur PT. Panca Kemas Krida Manunggal) 3.1.5 Pembagian Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Komisaris Wewenang: Sewaktu waktu dapat menggantikan tugas tugas tertentu direktur apabila direktur berhalangan hadir atau alasan lainnya.
77 Mengangkat dan memberhentikan direktur. Tanggung Jawab: Mengawasi jalannya aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan dan memberikan nasihat kepada direktur. Mengawasi direktur dalam memimpin perusahaan Menetapkan kebijaksanaan perusahaan. Mengawasi perkembangan perusahaan. Membuat salinan rapat dewan komisaris dan menyimpan salinan rapat. 2. Direktur Wewenang: Memecat dan memberhentikan wakil direktur Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikerjakan oleh wakil direktur. Tanggung Jawab: Mengawasi jalannya perusahaan secara keseluruhan. Melakukan pengambilan keputusan terhadap perencanaan dan strategi perusahaan. Menentukan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Melakukan evaluasi atas kinerja perusahaan pada periode tertentu.
78 Memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan dengan lancar. Membina hubungan yang baik dengan pelanggan dan pemasok. Membuat tujuan jangka panjang perusahaan. 3. Wakil Direktur Wewenang: Memecat dan memberhentikan karyawan yang dianggap sudah tidak layak lagi bekerja Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikerjakan oleh karyawan perusahaan. Tanggung Jawab: Membantu direktur dalam menangani dan mengawasi jalannya aktivitas perusahaan secara keseluruhan. Memberikan pertimbangan dan saran kepada direktur dalam pengambilan keputusan terhadap perencanaan dan strategi perusahaan Bersama sama dengan direktur untuk menentukan kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. 4. Bagian Keuangan dan Akuntansi Wewenang: Mengotorisasi pembayaran berbagai biaya operasional perusahaan. Menerima pembayaran dari pelanggan.
79 Membuat dan mengotorisasi Bukti Terima Kas Mengotorisasi pembuatan Faktur. Tanggung Jawab: Mencatat transaksi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan baik pengeluaran maupun pemasukan. Membuat susunan laporan anggaran yang akan disajikan kepada direktur dan komisaris. Bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan yang disajikan. Mengawasi jalannya perputaran arus kas agar tidak terjadi penyimpangan 5. Bagian Penagihan Wewenang: Membuat dan mengotorisasi Surat Penagihan Tanggung Jawab: Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan Menyetorkan hasil pembayaran tersebut ke bank. Menyerahkan bukti setoran kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi. 6. Bagian Marketing Wewenang: Menerima, mengecek dan menyetujui barang yang diretur oleh pelanggan. Tanggung Jawab:
80 Melakukan kegiatan pemasaran perusahaan dan penjualan produk kepada para pelanggannya. Melakukan observasi, analisis, dan evaluasi terhadap pangsa pasar produk Mendapatkan dan mempertahankan hubungan baik kepada para pelanggannya Mendapatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan 7. Bagian Purchasing Wewenang: Membuat dan Mengotorisasi Purchase Order Tanggung Jawab: Melakukan pemesanan pembelian barang Melakukan penawaran harga dengan supplier Membuat dokumen dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pembelian 8. Bagian Pengiriman Wewenang: Ikut terlibat dalam mengotorisasi Surat Jalan. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab atas keselamatan barang sampai pada pelanggan. Mengatur pengiriman barang dan Surat Jalan kepada pelanggan. Menyampaikan Surat Jalan yang telah ditandatangani ke Bagian Produksi.
81 9. Bagian Produksi Wewenang: Memimpin karyawannya dalam proses produksi Membuat dan mengotorisasi Surat Perintah Kerja Membuat dan Mengotorisasi Surat Jalan Tanggung Jawab: Membuat perencanaan produksi untuk periode tertentu Melakukan pertimbangan dan kalkulasi atas produk yang dipesan oleh pelanggan Mengawasi jalannya proses produksi dari awal hingga akhir produksi Melakukan pengecekan penerimaan bahan baku di gudang Mengawasi penggunaan sumber daya manusia, bahan baku, dan mesin agar dipergunakan secara efektif dan efisien Melakukan pengecekan persediaan fisik pada periode tertentu Membuat laporan persediaan bahan baku dan barang jadi Betanggung jawab atas kualitas produk yang dihasilkan 3.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Fungsi fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain :
82 1. Bagian Marketing, merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam mengatur kegiatan penjualan perusahaan termasuk menerima pemesanan barang dari pelanggan. 2. Bagian Produksi, merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam melakukan produksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan. 3. Bagian Pengiriman, merupakan bagian yang bertugas untuk mengirimkan barang yang dipesan ke pelanggan sampai ke tempat tujuan. 4. Bagian Penagihan, merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang ke pelanggan setelah tanggal jatuh tempo. 5. Bagian Keuangan dan Akuntansi, merupakan bagian yang bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan, menerima pembayaran dari pelanggan da nmembuat laporan-laporan pada akhir bulan. 3.2.2 Dokumen dokumen yang digunakan Dokumen dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain : 1. Purchase Order (PO) dari pelanggan, merupakan dokumen yang diterima dari pelanggan sebagai dasar untuk melakukan produksi untuk pemesanan pelanggan. 2. Surat Jalan (SJ), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Produksi sebagai dasar untuk pengiriman barang ke pelanggan. 3. Faktur Penjualan (Invoice), merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Keuangan dan Akuntansi sebagai bukti terjadinya transaksi penjualam dan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan.
83 4. Faktur Pajak, merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian keuangan dan akuntansi sebagai dasar untuk pelaporan pajak ke kantor pajak. 5. Bukti Terima Kas, merupakan dokumen yang dibuat oleh bagian Keuangan dan Akuntansi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan. 6. Surat Retur Barang, merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Marketing untuk mencatat barang yang diretur oleh pelanggan. 3.2.3 Rich Picture Sistem Berjalan Gambar dibawah menunjukkan Rich Picture sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal :
84 Keterangan : PO = Purchase Order FPS = Faktur Pajak Standar SRB = Surat Retur Barang SJ = Surat Jalan BTK = Bukti Terima Kas FP = Faktur Penjualan Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal
85 Rich Picture Definition : 1. Penjualan dimulai ketika Bagian Marketing menerima telepon dari pelanggan yang ingin melakukan pemesanan dan pelanggan melakukan negosiasi harga dengan Bagian Marketing. 2. Ketika harga sudah disepakati, maka Bagian Marketing mencatat harga tersebut di List Harga. 3. Pelanggan akan mengirimkan PO (Purchase Order) yang berisi tentang barang yang diinginkan oleh pelanggan. 4. Bagian Marketing akan membuat copy dari PO tersebut dan menyerahkannya kepada Bagian Produksi. 5. Berdasarkan copy PO tersebut, Bagian Produksi akan memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan. 6. Setelah barang selesai diproduksi maka barang tersebut siap dikirim ke pelanggan sehingga Bagian Produksi membuat SJ (Surat Jalan) sebanyak empat rangkap. 7. SJ empat rangkap tersebut diserahkan kepada Bagian Pengiriman untuk dikirim kepada pelanggan. 8. Bagian Pengiriman akan mengantarkan barang yang dipesan oleh pelanggan disertai dengan Surat Jalan. 9. Pelanggan akan mengecek kesesuaian antara barang dengan Surat Jalan kemudian menandatangani Surat Jalan dan mengembalikan Surat Jalan sebanyak 3 rangkap kepada Bagian Pengiriman.
86 10. Surat Jalan rangkap 3 akan diarsip oleh bagian Pengiriman sementara Surat Jalan rangkap 1 dan 2 dikembalikan kepada Bagian Produksi. 11. Selanjutnya bagian Produksi menyerahkan Surat Jalan rangkap 1 kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi. 12. Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Keuangan dan Akuntansi membuat Faktur Penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak Standar sebanyak 3 rangkap. 13. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mengirimkan FP (Faktur Penjualan) rangkap 2 dan FPS (Faktur Pajak Standar) rangkap 1 kepada pelanggan yang berisi tentang total harga penjualan barang, 14. Seandainya terjadi retur, maka pelanggan akan memberikan barang yang diretur kepada Bagian Marketing disertai dengan bukti berupa Surat Jalan 15. Bagian Marketing memeriksa kesesuaian antara kondisi barang dengan Surat Jalan. Apabila memenuhi syarat untuk diretur, maka Bagian Marketing membuat SRB (Surat Retur Barang) sebanyak 3 rangkap. 16. SRB rangkap 1 dan barang retur diberikan kepada Bagian Produksi. 17. Sedangkan SRB rangkap 2 diberikan kepada Bagian keuangan dan Akuntansi 18. FP rangkap 1, SJ rangkap 1 dan SRB rangkap 2 (jika ada retur) diberikan kepada Bagian Penagihan 19. Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan akan mendatangi pelanggan untuk menagih sejumlah piutang pelanggan.
87 20. Bagian Penagihan menerima pembayaran dari pelanggan yang dapat melalui transfer bank, cek maupun giro, FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan dan FP rangkap 2 diterima dari pelanggan. 21. Bagian Penagihan akan menyetor pembayaran tersebut ke bank. Bila pembayaran melalui cek / giro, maka Bagian Penagihan akan mencairkan cek / giro tersebut terlebih dahulu. 22. Bank akan memberikan Bukti Setoran kepada Bagian Penagihan. Jika pembayaran dilakukan dengan cara transfer, maka Bagian Penagihan akan menerima bukti transfer dari pelanggan. 23. Selanjutnya bagian Penagihan akan memberikan Bukti Setoran dan mengembalikan SJ rangkap 1. SRB rangkap 2 dan FP rangkap 2 kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi. 24. Berdasarkan Bukti Setoran, maka Bagian Keuangan dan Akuntansi membuat BTK (Bukti Terima Kas) sebanyak 2 rangkap dimana BTK rangkap 1 diarsip oleh Bagian Keuangan dan Akuntansi 25. Sedangkan BTK rangkap 2 akan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. 26. Pada periode tertentu, Bagian Keuangan dan Akuntansi akan membuat laporanlaporan operasional seperti Laporan Jurnal Penjualan, Laporan Jurnal Penerimaan Kas untuk diberikan kepada Manajer.
88 3.2.4 Prosedur Sistem Berjalan Prosedur sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain : 1. Prosedur Penerimaan Pesanan dan Penjualan Proses penjualan dimulai ketika pelanggan menghubungi Bagian Marketing untuk proses pemesanan barang dan negosiasi harga. Apabila harga sudah disepakati, maka Bagian Marketing mencatat harga yang sudah disepakati pada List Harga. Kemudian bagian Marketing menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan melalui fax ataupun pelanggan yang mendatangi kantor. Setelah menerima PO dari pelanggan, bagian Marketing membuat Copy PO tersebut sebanyak 1 kali. PO pelanggan yang asli akan diarsip secara permanen berdasarkan nomor oleh bagian Marketing sedangkan Copy PO akan diserahkan kepada bagian Produksi untuk melakukan produksi barang. Bagian Produksi, setelah menerima Copy PO dari bagian Marketing akan melakukan produksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Setelah barang selesai diproduksi, berdasarkan Copy PO, bagian produksi akan membuat Surat Jalan sebanyak 4 rangkap. Surat Jalan 4 rangkap tersebut akan diberikan kepada bagian Pengiriman beserta barang hasil produksi untuk dikirim kepada pelanggan. Copy PO akan diarsip oleh Bagian Produksi secara permanen berdasarkan nomor urut.
89 2. Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Pengiriman menerima Surat Jalan 4 rangkap dari bagian Produksi beserta barang yang akan dikirim. Bagian Pengiriman mengirim barang disertai dengan Surat Jalan 4 rangkap kepada pelanggan. Setelah pelanggan menerima barang, maka pelanggan akan menandatangani Surat Jalan sebagai bukti bahwa barang dengan diterima dengan baik. Lalu Surat Jalan 3 rangkap yang telah ditandatangani dikembalikan kepada Bagian Pengiriman. Surat Jalan rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diarsip oleh bagian Pengiriman secara permanen berdasarkan nomor urut Surat Jalan rangkap 1 dan 2 yang telah ditandatangani dikirim ke bagian Produksi untuk diperiksa. Bagian Produksi menerima Surat Jalan rangkap 1 dan 2 yang telah ditandatangani dan mengecek Surat Jalan tersebut. Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian Keuangan dan Akuntansi sedangkan Surat Jalan rangkap 2 yang telah ditandatangani diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut. Bagian Keuangan menerima Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani dari Bagian Produksi setelah pengiriman barang. Berdasarkan Surat Jalan tersebut, bagian Keuangan dan Akuntansi membuat Faktur Penjualan sebanyak 2 rangkap dan Faktur Pajak sebanyak 3 rangkap.
90 Faktur Penjualan rangkap 2 dan Faktur Pajak rangkap 1 kemudian dikirim kepada pelanggan untuk segera melakukan pembayaran. Faktur Pajak rangkap 2 dan 3 akan digunakan untuk membuat rekapitulasi faktur pajak pada saat akhir bulan. Surat Jalan rangkap 1 yang telah ditandatangani dan Faktur rangkap 1 diserahkan kepada bagian Penagihan untuk menagih kepada pelanggan. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan mengupdate Kartu Piutang berdasarkan Faktur. 3. Prosedur Retur Penjualan Barang Retur Penjualan sangat jarang terjadi di perusahaan. Apabila ada, maka dimulai dengan pelanggan memberikan barang yang ingin diretur beserta Surat Jalan rangkap 4. Bagian Marketing akan menerima barang tersebut dan mengecek apakah barang tersebut sesuai dengan jenis yang ada di Surat Jalan atau tidak. Apabila benar, maka retur tersebut akan disetujui. Bagian Marketing kemudian membuat Surat Retur Barang sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada Bagian Produksi beserta barang retur, rangkap 2 diberikan kepada bagian Keuangan dan Akuntansi rangkap 3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut. Sedangkan Surat Jalan rangkap 4 tersebut dikembalikan kepada pelanggan.
91 Bagian Produksi menerima barang retur beserta Surat Retur Barang dan mengecek apakah barang telah sesuai dengan Surat Retur Barang, lalu Surat Retur Barang diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut. Bagian Keuangan dan Akuntansi akan menerima Surat Retur Barang dari bagian Marketing lalu Kartu Piutang akan dikurangi dari nilai yang ada di Surat Retur Barang tersebut. Bagian Keuangan dan Akuntansi juga akan memberikan Surat Retur Barang kepada bagian Penagihan sebagai dasar pengurangan piutang pelanggan pada saat penagihan. 4. Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan. Bagian Penagihan menerima Faktur rangkap 1, Surat Jalan Rangkap 1 (dan Surat Retur Barang apabila ada retur penjualan) dari bagian Keuangan dan Akuntansi Mendekati tanggal jatuh tempo, Bagian Penagihan melakukan penagihan piutang kepada pelanggan berdasarkan surat-surat tersebut. 5. Prosedur Penerimaan Pembayaran. Setelah melakukan penagihan, maka bagian penagihan akan menerima pembayaran dari pelanggan (dengan tunai, cek, giro atau transfer bank) dan bertukar faktur yang asli dengan pelanggan. Faktur rangkap 1 (sudah dibubuhkan tanda lunas) akan diberikan kepada pelanggan sedangkan faktur rangkap 2 diterima oleh bagian Penagihan.
92 Setelah menerima uang / giro / cek dari pelanggan, maka bagian Penagihan akan menyetorkannya ke bank dan akan mendapatkan bukti Setoran dari bank Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang rangkap 2 dan Bukti Setoran diberikan kepada bagian Keuangan dan Akuntansi. Setelah menerima Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang rangkap 2 dan Bukti Setoran dari bagian Penagihan, maka bagian Keuangan dan Akuntansi membandingkan dokumen-dokumen tersebut beserta dengan Faktur Pajak Rangkap 2 dan 3. Bagian Keuangan dan Akuntansi membuat Bukti Terima Kas sebanyak 2 rangkap yang menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan. Bukti Terima Kas rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan. Bagian Keuangan dan Akuntansi kemudian menjurnal transaksi penjualan ke Jurnal Penjualan berdasarkan Faktur, Jurnal Retur Penjualan berdasarkan Surat Retur Barang dan Jurnal Penerimaan Kas berdasarkan Bukti Terima Kas. Bagian Keuangan dan Akuntansi juga membuat Laporan Rekapitulasi Faktur Pajak Kemudian Faktur rangkap 2, Surat Jalan rangkap 1, Surat Retur Barang rangkap 2, Bukti Setoran, Bukti Terima Kas rangkap 2 dan Faktur Pajak rangkap 2 dan 3 akan diarsip secara permanen berdasarkan nomor urut.
93 3.2.5 Flowchart Sistem Berjalan Flowchart sistem berjalan pada PT Panca Kemas Krida Manunggal antara lain : 1. Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Keterangan: PO = Purchase Order Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Bagian Marketing
94 Bagian Produksi 1 2 Copy PO Copy PO Memproduksi Barang Membuat Surat Jalan Beserta Barang Copy PO Surat Jalan 1 2 3 4 Copy PO 2 Beserta Barang 3 N Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan Bagian Produksi
95 2. Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Pengiriman Bagian Produksi 3 4 Beserta Barang Surat Jalan 1 2 3 4 Dari Pelanggan Surat Jalan 1 (TTD) 2 Mengirim Barang Surat Jalan 1 (TTD) 2 3 5 N Surat Jalan 1 2 3 4 4 N Beserta Barang Kepada Pelanggan Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Pengiriman dan Bagian Produksi
96 Bagian Keuangan dan Akuntansi 5 Surat Jalan 1 (TTD) Membuat Faktur dan Faktur Pajak Surat Jalan 1 (TTD) 3 2 Faktur Pajak 1 Faktur 1 2 6 Kartu Piutang 7 Kepada Pelanggan Gambar 3.6 Flowchart Prosedur Pengiriman Pesanan Bagian Keuangan dan Akuntansi
97 3. Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Gambar 3.7 Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Bagian Marketing
Gambar 3.8 Flowchart Prosedur Retur Penjualan Barang Bagian Produksi dan Bagian Keuangan dan Akuntansi 98
99 4. Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan Gambar 3.9 Flowchart Prosedur Penagihan Piutang Pelanggan Bagian Penagihan
100 5. Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Gambar 3.10 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Penagihan
Gambar 3.11 Flowchart Prosedur Penerimaan Pembayaran Bagian Keuangan dan Akuntansi 101
102 3.2.6 Permasalahan yang Dihadapi Setelah melakukan evaluasi atas prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas pada PT Panca Kemas Krida Manunggal, ditemukan beberapa permasalahan yang terkait dengan prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas antara lain: 1. Adanya perangkapan tugas dan tanggung jawab di bagian Keuangan dan Akuntansi dan di bagian Marketing dan Penjualan Dalam perusahaan ini, antara bagian keuangan dan bagian akuntansi serta bagian Marketing dan penjualan dijalankan oleh satu orang saja sehingga memungkinkan terjadi kecurangan dalam pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan dan dalam pencatatan transaksi-transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Sebab: perusahaan menganggap bila fungsi keuangan dan akuntansi serta bagian marketing dan penjualan dijadikan satu orang, maka kegiatan bisnis perusahaan akan menjadi lebih sederhana, karena pekerjaan menerima dan mengeluarkan kas, mencatat ke laporan dijadikan satu serta pekerjaan mempromosikan dan melakukan penjualan barang juga dijadikan satu. Akibat: kemungkinan akan terjadi penyimpangan dan kecurangan yang dilakukan oleh orang tersebut karena tidak ada pengendalian internal di dalam perusahaan tersebut. Pengendalian internal yang baik seharusnya dipisahkan antara bagian keuangan dengan bagian akuntansi serta bagian marketing dan penjualan.
103 Rekomendasi: seharusnya perusahaan memisahkan tugas dan tanggung jawab antara bagian akuntansi dan bagian keuangan dimana fungsi yang melakukan penerimaan dan pengeluaran kas berbeda dengan fungsi yang melakukan pencatatan laporan untuk menghindari kecurangan yang dilakukan oleh bagian tersebut. Bagian keuangan seharusnya melakukan transaksi penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan sedangkan bagian akuntansi seharusnya melakukan pencatatan transaksi-transaksi perusahaan ke dalam jurnal. Demikian juga dengan bagian marketing dan bagian penjualan. Bagian marketing hanya bertugas sampai pada promosi dan pengenalan produk perusahaan saja. Bila sudah sampai pada transaksi penjualan perusahaan, haruslah bagian penjualan yang terlibat dalam transaksi tersebut. Dengan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab ini, maka akan meningkatkan sistem pengendalian internal dalam perusahaan. 2. Pelanggan baru dapat melakukan transaksi secara kredit karena tidak adanya otorisasi kredit Sebab: Tidak adanya fungsi kredit yang bertugas untuk mengeluarkan persetujuan transaksi secara kredit kepada pelanggan yang baru. Dalam sistem penjualan perusahaan, setiap pelanggan baru diijinkan untuk melakukan transaksi secara kredit. Akibat: pelanggan tersebut memiliki kemungkinan untuk mengalami kesulitan dalam membayar hutangnya bahkan bisa tidak sama sekali sanggup melunasi tagihannya dikarenakan minimnya informasi mengenai pelanggan tersebut
104 karena masih dikatakan baru. Akibatnya akan terjadi banyak sekali piutang tidak tertagih di dalam perusahaan. Rekomendasi: membentuk suatu fungsi baru yang dinamakan fungsi kredit yang harus terpisah dari fungsi penjualan dan merancang suatu sistem terkomputerisasi untuk melakukan permohonan kredit dan otorisasi kredit pelanggan. Pemisahan ini dimaksudkan untuk menciptakan pengendalian internal terhadap transaksi penjualan kredit. Karena dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyakbanyaknya yang seringkali dapat mengakibatkan piutang tidak tertagih yang timbul dari transaksi tersebut tanpa memikirkan akibat yang timbul dari kondisi tersebut. Pelanggan yang baru melakukan transaksi harus melakukan transaksi secara tunai dan seiring berjalannya waktu, mereka dapat melakukan transaksi secara kredit tetapi harus mengisi formulir permohonan kredit terlebih dahulu yang nantinya akan disetujui oleh fungsi kredit. Setelah itu, bagian kredit akan menilai berapa limit kredit yang cocok diberikan kepada pelanggan tersebut berdasarkan kriteria 5C yaitu Character, Capacity, Capital, Collateral dan Condition. Character dilihat dari kejujuran dan watak yang dimiliki oleh pelanggan, Capacity dilihat dari kemampuan pelanggan dalam mengelola usahanya, Capital dilihat dari kondisi keuangan di dalam perusahaan, Collateral dilihat dari besarnya jaminan yang diikatkan oleh pelanggan dan Condition dilihat dari kondisi dari segi ekonomi secara umum.
105 3. Pelanggan yang masih memiliki piutang dapat melakukan transaksi kepada perusahaan secara terus menerus yang mengakibatkan munculnya piutang tak tertagih dalam perusahaan. Sebab: Belum ada prosedur yang baku tentang pemberian batasan limit kredit bagi pelanggan sehingga mereka dapat terus menerus melakukan transaksi dengan perusahaan meskipun masih memiliki piutang di dalam perusahaan. Akibat: piutang pelanggan semakin lama semakin menumpuk sehingga mengalami kesulitan dalam hal penagihan karena jumlah yang terlalu besar. Perusahaan dapat mengalami keterlambatan dalam pelunasain piutangnya. Resiko yang paling besar ialah tidak tertagihnya piutang tersebut yang dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan. Rekomendasi: untuk mencegah hal tersebut perlu adanya suatu batasan kredit bagi pelanggan yang sudah pernah melakukan transaksi kredit dengan cara merancang suatu sistem terkomputerisasi untuk menentukan batasan kredit yang dapat dimiliki oleh pelanggan. Batasan kredit ini tentunya dapat meningkat jika nilai pelanggan di mata perusahaan semakin baik. Oleh karena itu perlu juga dilakukan penilaian pelanggan selama periode tertentu untuk menilai apakah pelanggan tersebut layak untuk diberi kredit yang lebih besar. Pelanggan dapat melakukan transaksi secara kredit apabila dua kondisi tersebut terpenuhi yaitu pelanggan tersebut belum mencapai batas kredit yang diberikan oleh perusahaan dan piutang yang dimiliki pelanggan belum memasuki masa jatuh tempo. Perusahaan juga harus membuat sistem yang dapat menampilkan analisis umur piutang untuk melihat daftar waktu pelanggan melunasi piutangnya sehingga
106 dapat dengan cepat mengetahui pelanggan mana yang sering terlambat melunasi tagihannya dan pelanggan mana yang tepat waktu melunasi tagihannya. Dan untuk pelanggan yang terlambat melunasi hutangnya, perlu diberi suatu suatu sanksi seperti surat peringatan/teguran dan penolakan apabila mereka tetap ingin melakukan pembelian kredit. 4. Mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi seperti informasi penjualan atau informasi jumlah piutang pelanggan serta tidak ada otorisasi tertulis atas prosedur penerimaan pesanan dan prosedur penagihan piutang. Sebab: perusahaan saat ini perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam pencatatannya sehingga untuk mencari suatu informasi yang penting juga masih secara manual. Misalnya untuk pencatatan laporan penjualan per bulan masih ditulis di dalam buku tulis. Akibat: perusahaan akan mengalami kesulitan untuk mencari informasi yang dibutuhkan dengan segera. Pencarian tersebut akan memakan waktu yang cukup lama dan melelahkan. Manajer yang terkait juga mengalami keterlambatan dalam mengetahui informasi yang dibutuhkan oleh mereka. Rekomendasi: merancang suatu sistem terintegrasi tentang penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang dapat membantu karyawan dalam melakukan pencarian informasi dengan dilengkapi dokumen Pesanan Penjualan dan Surat Penagihan sehingga masing-masing bagian dapat mempertanggungjawabkan pekerjaannya. Pesanan penjualan diperlukan oleh perusahaan untuk mencatat barang yang dipesan oleh pelanggan dan pengecekan limit kredit pelanggan pada
107 saat melakukan pesanan. Sedangkan surat penagihan diperlukan oleh perusahaan untuk mencatat semua total tagihan yang harus diberikan kepada pelanggan apabila terdapat banyak faktur yang belum dilunasi dan juga untuk mengingatkan pelanggan akan hutang yang dimilikinya. Agar tidak terjadi kecurangan yang dilakukan oleh bagian Penagihan (Lapping), maka hendaknya dilakukan rekonsiliasi bank untuk mencocokkan nilai yang ada di kas perusahaan dengan yang ada di bank. Dengan komputer, sistem dan program yang baru tersebut, perusahaan akan cepat untuk menelusuri informasi yang dibutuhkan dengan laporan-laporan yang ada sehingga perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efektif dan efisien.