6 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum 2.1.1 Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Berdasarkan John Ward dan Joe Peppard (2002, hal 44), strategi sistem informasi adalah suatu kebutuhan organisasi atas sistem informasi yang dapat digunakan untuk memberikan dukungan terhadap strategi bisnis yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Sedangkan, strategi teknologi informasi merupakan pendukung dari sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. 2.1.2 Sistem Informasi, Teknologi dan Aplikasi Berdasarkan John Ward dan Joe Peppard (2002, hal 3), sistem informasi adalah suatu sistem yang digunakan di dalam suatu organisasi untuk memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi ke semua departemen dimana informasi yang telah diproses tersebut dapat membantu dalam mengambil suatu keputusan. Contoh, sistem informasi penjualan dimana memberikan data statistik penjualan bagi manajer penjualan untuk menyusun strategi penjualan di masa depan. 6
7 Berdasarkan John Ward dan Joe Peppard (2002, hal 3), teknologi merupakan suatu fasilitas yang digunakan dalam mendukung sistem informasi yang digunakan oleh suatu organisasi baik itu dalam bentuk hardware, software dan network. Contoh, dalam transaksi Point of Sale, server dan internet diperlukan dalam menyimpan dan mengirimkan data penjualan setiap toko yang tersebar di beberapa negara ke kantor pusat. Berdasarkan John Ward dan Joe Peppard (2002, hal 3), aplikasi merupakan software atau program yang digunakan oleh pengguna dalam membantu menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan. Contohnya, bagian penjualan menggunakan aplikasi ERP dalam memproses pesanan dari pelanggan. 2.1.3 Hubungan antara Bisnis dan Teknologi Informasi Menurut Henderson dan Venkatraman (1999), penyesuaian antara bisnis dengan teknologi informasi merupakan hal penting yang perlu dipertimbangkan oleh manajer sistem informasi karena hal ini tidak dapat terjadi dengan sendirinya. Oleh karena itu, Ward and Peppard (2002) berpendapat bahwa terdapat suatu gap antara lingkungan TI sekarang dan apa yang menjadi kebutuhan bisnis di masa depan.
8 Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, TI dan SI Berdasarkan gambar 2.1, Sistem informasi yang akan digunakan oleh perusahaan sebaiknya, berdasarkan kebutuhan bisnis, berorientasi untuk memenuhi permintaan bisnis dan mendung fungsi bisnis secara keseluruhan. Berdasarkan Hirvonen, kualitas dari lingkungan TI memiliki dampak langsung terhadap nilai bisnis dan alat bantu yang digunakan untuk mengambil keputusan dan evaluasi atas TI, seperti application portfolio.
9 2.1.4 Prinsip-Prinsip Terhadap manfaat Teknologi Informasi Berdasarkan Ward dan Peppard (2007), terdapat beberapa prinsip yang mendukung proses mewujudkan suatu nilai dari teknologi informasi, antara lain: Teknologi informasi tidak dapat memberikan suatu nilai bagi perusahaan jika perusahaan tidak dapat menggunakan teknologi informasi yang sudah di investasikan secara efektif. Perusahaan dapat memperoleh manfaat ketika teknologi informasi memungkinkan karyawan untuk melakukan sesuatu hal yang berbeda. Karyawan perusahaan harus dilibatkan dalam setiap projek teknologi informasi karena mereka yang menggunakan teknologi informasi dalam menjalankan proses bisnis perusahaan. Oleh karena itu, karyawan perusahaan memiliki tanggung jawab dalam merealisasikan suatu manfaat dari teknologi informasi yang sudah implementasikan. Tidak semua teknologi informasi dapat memberikan hasil yang positif bagi perusahaan. Pada kenyataanya, banyak proyek teknologi informasi yang gagal, dimana dapat mempengaruhi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Hal ini merupakan suatu tantangan bagi manajemen untuk menghindari hasil negatif dari investasi TI dan mentransformasikan hasil positif yang diperoleh untuk memberikan manfaat bagi bisnis. Manfaat dari investasi teknologi informasi tidak terjadi secara otomatis. Seringkali, investasi atas teknologi informasi tidak memberikan manfaat
10 pada waktu implementasi TI selesai. Oleh karena itu, dibutuhkan pengelolaan atas manfaat pada saat implementasi IT selesai. 2.1.5 The Strategic Framework Berdasarkan Ward dan Peppard (2002, pg 70), dalam memperoleh suatu keunggulan kompetitif, suatu organisasi perlu menyusun suatu strategi dalam menciptakan keunggulan kompetitif tersebut. Oleh karena itu, suatu organisasi perlu memahami strategic framework yang terdiri dari 3 lapisan, antara lain: The External Environment Sebelum menyusun strategi, suatu organisasi sebaiknya melakukan analisa atas faktor-faktor eksternal yang dapat mempengaruhi kegiatan operasi perusahaan, dimana hal ini dapat dilakukan dengan melakukan analisa PEST (Politik, ekonomi, sosial, dan teknologi) seperti, bagaimanakah perkembangan ekonomi di suatu negara, apakah di negara tersebut banyak peraturan yang terkait atas industri yang dijalankan oleh organisasi tersebut, dan lain-lain. Pressure group and stakeholders Dalam menyusun suatu strategi, suatu organisasi perlu melakukan analisa atas pengaruh pihak-pihak yang terlibat dalam bisnis yang dijalankan oleh perusahaan tersebut seperti pelanggan, supplier, pemegang saham, kompetitor, media, dll. Dengan memahami pengaruh atas setiap pihak yang ada, suatu organisasi dapat menyusun
11 strategi untuk menciptakan keunggulan kompetitif seperti bagaimanakah menarik dan memuaskan pelanggan, jenis strategi apakah yang digunakan oleh pesaing, bagaimanakah mengintegrasikan setiap departemen yang ada dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan, dan lain-lain. Business strategy formulation and planning process Hal utama yang perlu diperhatikan dalam menyusun suatu strategi yaitu ruang lingkup dari implementasi strategi tersebut, apakah mencakup perusahaan secara keseluruhan atau strategi tersebut hanya mencakup beberapa departemen tertentu. Dalam menyusun strategi, suatu organisasi menetapkan suatu tujuan (objektif) yang ingin dicapai sehingga dapat digunakan untuk mengetahui apakah strategi yang dijalankan sesuai dengan objektif yang telah ditentukan. Setelah itu, memahami situasi organisasi yang sedang terjadi, dimana hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan analisa SWOT seperti kekuatan dan kelemahan perusahaan, ancaman dari kompetitor, dan lain-lain. 2.1.6 Evolusi SI/TI Proses Strategi: Dari Fokus Teknologi ke Fokus Strategis Menurut Ward dan Peppard (2002, pg 120-122), banyak kasus di berbagai organisasi terlihat bahwa pendekatan-pendekatan yang dilakukan terhadap formulasi strategi SI cenderung untuk mengikuti pola proses yang berevolusi, sebagai berikut:
12 Tahap 1 merupakan tahap awal dari perencanaan proses data yang umum departemen IT perlu untuk merencanakan interface antara aplikasi-aplikasi yang dibangun secara terpisah, proyek demi proyek, dalam rangka untuk membuat mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien, baik dalam operasi bisnis maupun dalam pemanfaatan teknologi. Tahap 2 adalah tahap di mana sekarang pihak manajemen memahami (pada umumnya sebagai akibat terjadinya krisis atau kegagalan sistem utama), dan melakukan tinjauan secara atas ke bawah dari aplikasi-aplikasi IS/IT dalam sudut pandang ketergantungan bisnis, prioritas-prioritas disusun berdasarkan tingkat kepentingan yang relatif terhadap kebutuhan bisnis. Tahap 3 merupakan tahap yang berpusat di seputar perincian perencanaan IS/IT, untuk dapat menentukan cara terbaik dalam mengimplementasikan aplikasi-aplikasi maupun teknologi pendukung lainnya atau, dalam kasus yang lain, melakukan implementasi ulang dari sistem yang sudah ada dengan cara yang lebih baik dan terintegrasi dengan biaya yang lebih rendah. Tahap 4 adalah di mana para pengguna memiliki kendali dan keterlibatan yang lebih, tanpa perlu didorong oleh manajemen senior, karena pada tahap ini para pengguna telah dapat melihat kesempatan-kesempatan baru dari pemanfaatan teknologi informasi dengan cara yang baru untuk memberikan atau mengungkit keuntungan kompetitif dari bisnis. Tahap 5 Tahap ini merupakan tahap tersulit untuk dicapai, terlebih bila pencapaian pada Tahap 3 tertunda dan di Tahap 4 para pengguna melakukan penolakan terhadap inovasi yang dilakukan. Pada tahap ini, seluruh komponen
13 strategi harus dijalankan secara bersama-sama, tidak hanya formulasi strategi yang berbasis IS/IT sebagaimana yang dilakukan di Tahap 2, namun juga perumusan strategi bisnis. Pada prinsipnya, tahap ini memerlukan ide-ide inovasi di Tahap 4 dievaluasi dalam konteks bisnis bersama-sama dengan kesempatan-kesempatan yang sekarang tersedia dari terbangunnya infrastruktur operasional. 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Matrix Product Portfolio BCG Matriks BCG merupakan suatu model yang dikembangkan oleh Boston Consultan Group, dimana dapat digunakan oleh organisasi baik itu private maupun swasta untuk mengetahui perbedaan di antara berbagai divisi dalam posisi pangsa pasar dan tingkat pertumbuhan. Matriks BCG memungkinkan organisasi multi divisi untuk mengelola portofolio bisnisnya dengan mempertimbangkan posisi pangsa pasar dan tingkat pertumbuhan dari masing-masing divisi terhadap divisi lain dalam organisasi.
14 Gambar 2.2 Matrix Boston Consultant Group Model ini memiliki 2 faktor utama yaitu faktor Y berhubungan dengan pertumbuhan suatu perusahaan atau pasar dan jumlah investasi yang dibutuhkan, serta faktor X berhubungan dengan pangsa pasar dan keuntungan yang dihasilkan (profit) dimana hal ini berhubungan dengan model siklus hidup produk. Model matriks BCG memiliki 4 macam kuadran yang berbeda, antara lain; Tanda tanya (question mark) Organisasi yang terdapat pada kuadran ini memiliki posisi pasar yang rendah, tetapi mereka besaing dalam pasar yang memiliki tingkat pertumbuhan yang cepat. Pada umumnya, organisasi ini membutuhkan investasi yang sangat besar, tetapi pendapatan yang di hasilkan sangat rendah. Pada kuadran ini, perusahaan dapat melakukan inovasi atas produk atau menggunakan strategi fokus terhadap suatu industri tertentu (focus niche). Oleh karena itu, strategi TI atau SI akan memfokuskan pada
15 pengembangan suatu produk yang akan dipasarkan berdasarkan segmentasi pasar dan konsumen yang sudah diindentifikasi. Bintang (star) Organisasi yang terdapat pada kuadran ini memiliki pangsa pasar yang tinggi dan tingkat pertumbuhan yang tinggi, dimana organisasi ini membutuhkan invetasi yang besar untuk mempertahankan dan memperkuat posisi dominan mereka. Organisasi yang terdapat pada kuadran ini dapat dikategorikan sebagai market leader dalam suatu pasar. Pada kuadran ini, sistem informasi memfokuskan terhadap konsumen seperti indentifikasi konsumen dan kebutuhan konsumen untuk mendapatkan pemahaman yang jelas dari permintaan pasar dan pesaing. Selain itu, sistem informasi digunakan untuk memungkinkan pertumbuhan dalam bisnis, menangani volume produksi yang lebih besar, pelayanan yang lebih baik pada konsumen, dan menghasilkan berbagai macam jenis produk. Pada intinya, sistem informasi digunakan untuk inovasi bisnis dalam membedakan suatu perusahaan dengan kompetitornya. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat memastikan bahwa investasi terhadap teknologi atau sistem dapat menanbahkan suatu nilai atas produk yang mereka miliki. Sapi perah (cash cow) Organisasi yang terdapat pada kuadran ini memiliki pangsa pasar yang tinggi tetapi bersaing dalam pasar yang pertumbuhannya lambat. Pada
16 umumnya, organisasi ini menghasilkan suatu pendapatan kas yang sangat banyak tetapi mereka harus membiayai beberapa jenis usaha lain. Pada kuadran ini, perusahaan harus memastikan bahwa mereka dapat memproduksi suatu produk dengan biaya yang lebih murah dibandingkan dengan kompetitornya, dan dapat memenuhi permintaan pasar. Penyesuaian atas jumlah permintaan dan penawaran merupakan hal yang sangat penting dalam memberikan kepuasan pada pelanggan, dimana hal ini dapat dilakukan dengan mengelola sumber daya dan proses untuk utilisasi kapasitas produksi semaksimal mungkin. Prouktivitas bisnis dan kemampuan mengendalikan konsumen dan pemasok dalam mempertahankan posisi pasar menjadi tujuan utama perusahaan, agar kompetitor tidak memproleh keunggulan kompetitif. Oleh karena itu, investasi sistem atau teknologi akan difokuskan pada pengendalian kegiatan produksi dibandingkan dengan inovasi produk. Anjing (dog) Organisasi yang terdapat pada kuadran ini memiliki pangsa pasar yang rendah dan bersaing dalam pasar yang pertumbuhannya rendah atau tidak tumbuh. Pada umumnya, organisasi ini mengalami kerugian yang dapat menyebabkan organisasi ini bankrut. Pada kuadran ini, perusahaan diperlukan untuk menentukan segmentasi produk dimana memfokuskan pada pasar atau industri tertentu. Investasi atas sistem atau teknologi difokuskan pada jenis bisnis perusahaan dalam meningkatkan keuntungan perusahaan dengan cara mengurangi biaya.
17 Oleh karena itu, hanya sedikit inovasi dari penggunaan sistem atau teknologi. 2.2.2 Strategic Grid McFarlan Menurut F. Warren McFarlan, James L. McKenney, dan Philip Pyburn (McFarlan, 1983) Model pemetaan McFarlan bertujuan untuk menganalisis suatu aplikasi atau sistem informasi di suatu operasional. Gambar 2.3 Strategic Grid McFarlan Pemetaan tersebut dibagi atas kategori yang didefinisikan sebagai berikut : 1. Support Kuadran ini adalah proses improvement untuk pengguna secara individual. Dampak operasional dan dampak strategi rendah. Pada kuadran ini operasional organisasi masih menganggap teknologi
18 informasi sebagai cost center. Integrasi pada kuadran ini umumnya hanya dipentingkan untuk sistem informasi yang berhubungan dengan transaksi pada proses bisnis keuangan dan akuntansi. 2. Factory Kuadran ini adalah peningkatan operasional yang berdampak besar dalam perusahaan dan difokuskan pada peningkatan performa dan penurunan biaya. Pada tahap ini memiliki dampak operasional tinggi tetapi dampak strategi rendah. Pada tahap ini sudah disadari bahwa kelangsungan bisnis cukup dipengaruhi oleh keberadaan teknologi informasi, meskipun kuadran ini masih belum menunjukkan bahwa teknologi informasi berperan utama dalam mempengaruhi kelangsungan bisnis. Sehingga dapat dikatakan bahwa posisi ini merupakan kumpulan sistem informasi yang dioperasikan dalam menjalankan aktifitas bisnis utama. Dengan demikian pada kuadran Factory ini, ketergantungan operasional organisasi terhadap penggunaan teknologi informasi sangat besar, namun penggunaan teknologi informasi pada kuadran ini hanya untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis internal saja. Integrasi pada kuadran ini sudah cukup dipertimbangkan dengan mengutamakan pada informasiinformasi yang berhubungan dengan siklus pendapatan (Revenue Cycle) dan siklus pengeluaran (Expenditure Cycle) bagi operasional organisasi tersebut. 3. Turnaround
19 Kuadran ini adalah menggunakan teknologi baru untuk mempersiapkan peluang strategi. Pada tahap ini mempunyai dampak operasional yang rendah dan dampak strategi yang tinggi. Pada kuadran ini pula, kebutuhan terhadap sistem informasi atau teknologi informasi dianggap sebagai competitive value bagi kelangsungan bisnis operasional perusahaan, dengan demikian sistem informasi ini berpotensi terhadap kesuksesan pada kelangsungan bisnis di masa yang akan datang. Integrasi pada kuadran ini tidak hanya dipertimbangkan namun sudah menjadi kebutuhan dalam mendukung kesuksesan bisnis yang sedang dijalankan. Dengan demikian integrasi pada kuadran ini sudah melibatkan integrasi keseluruhan proses bisnis operasional perusahaan. 4. Strategic Organisasi IT yang mempunyai sebagian besar proyeknya berada di kuadran ini mengerti bahwa IT dapat meningkatkan operasional inti dalam perusahaan sementara secara terus menerus menciptakan pilihan-pilihan strategi. Tahap ini mempunyai dampak operasional yang tinggi dan dampak strategi yang tinggi. Teknologi informasi dan sistem informasi tidak menjadi cost center tetapi sudah menjadi service center, bahkan berperan utama dalam menentukan kesuksesan bisnis operasional perusahaan. Integrasi tidak hanya untuk mempermudah proses bisnis dan transaksi bisnis namun juga digunakan untuk
20 menentukan langkah bisnis dalam mempertahankan kesuksesan di masa yang akan datang. 2.2.3 SWOT Salah satu alat untuk menganalisa strategic planning adalah SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Menurut kutipan Donna T. Mayo, Evangelos Grigoroudis dan Constantin Zopoundis banyak perusahaan menggunakan analisa SWOT sebagai petunjuk dasar untuk perencanaan strategik. Jika pihak manajemen atau consultant manajemen sudah mahir dalam membangun objektif, sudah memperoleh informasi yang relevan untuk analisis, maka hasilnya akan sangat berguna bagi perusahaan. SWOT menilai perusahaan dalam posisi internal dengan identifikasi kekuatan dan kekurangan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga harus menentukan posisi external dengan mendefinisikan peluang dan ancaman. Kekuatan merupakan keterampilan di mana perusahaan melebihi aset utama perusahaan. Contoh kekuatan adalah kelompok karyawan sangat terampil, teknologi mutakhir, dan produk-produk berkualitas tinggi. Kelemahan adalah perusahaan yang tidak melakukan performanya dengan baik, contoh termasuk konflik lanjutan antara wilayah fungsional, biaya produksi yang tinggi, dan posisi keuangan yang buruk. Peluang adalah situasi saat ini atau masa depan di lingkungan yang mungkin memberikan kondisi yang menguntungkan bagi perusahaan. Contoh peluang
21 mencakup peningkatan populasi pasar, penurunan persaingan dan sebuah undangundang yang menguntungkan untuk industri. Ancaman adalah situasi saat ini atau masa depan dalam lingkungan, yang mungkin memberikan kondisi yang kurang menguntungkan bagi perusahaan. Contoh ancaman meliputi peningkatan biaya pemasok, proses baru pesaing pengembangan produk, dan undang-undang yang tidak menguntungkan bagi industri. 2.2.4 ERP Menurut O Leary (2007, pg 27) mendefinisikan ERP sebagai komputerisasi basis sistem yang didesain untuk proses sebuah transaksi dan fasilitas organisasi yang saling terintegrasi dan perencanaan real-time, produksi, dan respon pelanggan. Menurut Turban et al (2007), Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto yakni aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi seharihari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem financial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem Human Resource. Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang
22 membutuhkan. Leon (2005) mengemukakan integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen fungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan).