Sistem Inventory Jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung

Sistem Inventory Jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung 1 Didik Kurniawan, 2 Rico Andrian dan 3 Noera Yudhiarti Utami 1 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA UNILA 2 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA UNILA 3 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA UNILA Abstract Sistem inventory merupakan suatu kegiatan pengolahan data barang pada suatu ruangan. Sistem Inventory berperan penting bagi suatu instansi dalam pengolahan data inventaris untuk mengoptimalkan pengawasan pada keuangan Negara. Sistem pengolahan data inventaris di berbagai instansi masih mengunakan Microsoft Excel sehingga data belum terarsip secara optimal. Pengolahan data tersebut dapat dipermudah dengan mengembangkan Sistem inventory dengan menggunakan metode NeuroDynamic untuk menghindari adanya overdemand dan oversupply. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode waterfall. Sistem yang telah dihasilkan yaitu suatu sistem yang memberikan informasi tentang data barang di jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung. Pengembangan sistem inventory dengan menampilkan beberapa fitur seperti Laman Inventaris, Laman Kebutuhan, Laman Peminjaman, Pengembalian, Laman Kehilangan, Laman Reporting Data Inventaris sebagai pengolahan data inventaris dan telah berjalan dengan baik. Sistem dapat membantu proses kerja staff dalam pengolahan data inventory dan pembuatan laporan inventory kepada pihak jurusan. Sistem inventory ini diimplementasikan dengan menggunakan database MySQL dan bahasa pemrograman PHP. Kata kunci: Sistem Inventory, Metode Neuro-Dynamic, PHP 1. Pendahuluan Sistem inventory adalah suatu kegiatan dalam proses pengolahan data barang yang terdapat di dalam suatu gudang. Sistem inventory memiliki pengaruh besar terhadap suatu instansi, karena sistem inventory dapat membantu menyelesaikan masalah pengolahan data barang dan memudahkan pelaporan data barang yang tersedia. Suatu instansi yang tidak memiliki sistem inventory, akan mengalami sedikit masalah dalam pengolahan data barang misalnya, pada jurusan Ilmu Komputer di Universitas Lampung yang melakukan sistem pencatatan data inventory secara manual. Staff melakukan pendataan barang. Aktifitas pendataannya meliputi, pendataan barang baru datang, barang lama yang masih layak digunakan, bahkan barang yang rusak dan harus diganti dalam setiap ruang, kemudian data tersebut diolah menjadi laporan data inventory kepada pihak jurusan dengan menggunakan Microsoft excel. Proses pendataan seperti ini kurang efektif karena dibutuhkan ketelitian, dalam pendataan dengan jumlah barang yang banyak sering mengakibatkan terjadinya redundancy data (data ganda) dan dalam proses pembuatan laporan data inventory membutuhkan proses yang lama karena staff harus membuat data baru. Permasalahan tersebut membuat staff harus bekerja secara berulang-ulang untuk memperoleh data yang tepat, misalnya pada kasus pembuatan laporan data inventory untuk pendataan barang baru yang akan diletakan pada ruangan yang tersedia, staff harus melakukan pengecekan ulang terhadap kondisi barang yang tersedia di ruangan dan merevisi laporan inventory barang tersebut. Aplikasi sistem inventory di sebuah perusahaan retail mengimplementasikan metode pendekatan Neuro- Dynamic programming untuk mengoptimalkan penempatan barang dan dapat melakukan pengadaan barang dengan efektif dan efisien di gudang. Neuro-Dynamic programming merupakan teknik pendekatan http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 18 dari 137

baru dalam bidang pengendalian persediaan (inventory control). Metode ini berfokus pada solusi pendekatan yang akan dihasilkan dan untuk mendapatkan hasil perhitungan optimasi pengendalian persediaan dengan metode Neuro-Dynamic programming, yaitu harus diperoleh parameter yang ada di dalam. Penentuan stok barang berdasarkan metode Neuro-Dynamic programming dapat mengoptimalkan jumlah stok barang yang ada, sehingga tidak terjadi overdemand dan oversupply (Manik,2008). Penelitian ini merupakan pembangunan sistem inventory di jurusan Ilmu Komputer. Sistem yang akan dikembangkan dapat menyajikan data secara realtime dan akses data yang cepat sehingga, apabila ada barang yang baru masuk serta ada perubahan pada status barang maka pengguna dapat langsung mengakses data tersebut. Penelitian ini juga mengadopsi metode inventory yang telah dijabarkan diatas untuk pengembangan sistem. Metode Neuro-Dynamic Programming yang akan digunakan untuk penentuan dan pengendalian jumlah kebutuhan barang pada jurusan Ilmu Komputer apakah barang yang tersedia sudah berlebihan atau mengalami kekurangan barang dapat ketahui oleh sistem. Tujuan penelitian ini untuk adalah membangun sistem inventory di jurusan Ilmu Komputer. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Inventory (Persediaan) Persediaan adalah suatu aset perusahaan berupa barang-barang yang menjadi objek usaha pokok meliputi persediaan bahan baku, bahan dalam proses, bahan jadi. Persediaan barang-barang yang harus dicatat dalam pembukuan, baik yang menyangkut pengeluaran (penjualan) dan pemasukan (pembelian) barangbarang. Perusahaan dapat mengetahui nilai persediaan yang ada di gudang melalui pembukuan persediaan barang untuk menghindari adanya kesalahan dalam pencatatan persediaan (James, Earl, Skousen, 2007). Sistem pencatatan persediaan yaitu: a. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir. b. Perpetual System atau juga disebut Book Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya (Rusdah, 2011). 2.2 PHP PHP merupakan bahasa pemrograman script yang paling banyak dipakai saat ini. PHP banyak dipakai untuk memprogram situs web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. PHP merupakan bahasa Server Side Scripting, dimana PHP selalu membutuhkan web server dalam menjalankan aksinya. Secara prinsip, server akan bekerja apabila ada permintaan dari clien, yaitu kodekode PHP. Client tersebut akan dikirimkan ke server, kemudian server akan mengembalikan pada halaman sesuai instruksi yang diminta (Saputra, 2012). Cara kerja PHP menurut Saputra (2012) adalah : http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 19 dari 137

3. Metode Penelitian 3.1 Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di Program Studi Ilmu Komputer Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Lampung. Waktu penelitian adalah pada Semester Genap Tahun Akademik 2013-2014. 3.2 Metode Pengembangan Sistem Metode waterfall ini merupakan metode yang pengerjaannya dilakukan secara berurutan atau secara linear. Kelebihan dari metode ini adalah pengembangan sistem yang sangat terorganisir dengan baik sehingga kualitas dari sistem yang dihasilkan akan baik karena pelaksanaan sistem dilakukan secara bertahap sehingga tidak terfokus pada tahap tertentu. Secara garis besar metode waterfall terdiri dari beberapa langkah yaitu analysis, design, coding, testing dan maintenance. 3.2.1 Tahap Analysis Analysis kebutuhan sistem inventory sebagai pengolahan data barang pada jurusan ilmu komputer ini dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek, yaitu kebutuhan fungsional (aktivitas atau layanan yang dibentuk oleh sistem), kebutuhan non-fungsional (lingkungan operasional), kebutuhan pengguna dan kebutuhan informasi. 3.2.2 Tahap Design Dokumentasi yang dihasilkan dari tahap desain sistem ini antara lain: desain diagram konteks, desain use case, desain activity diagram, desain sequence diagram dan desain relasi tabel. 3.2.2.1 Diagram konteks Diagram konteks merupakan proses untuk mendokumentasikan lingkup sistem. Lingkup sistem mendefinisikan aspek bisnis yang harus didukung oleh sistem atau aplikasi dan bagaimana sistem yang dimodelkan berinteraksi dengan sistem lain dan bisnis secara keseluruhan (Whitten, Bentley, Dittman, 2004). 3.2.2.2 Use case diagram Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna. Desain Use Case Diagram ditunjukkan seperti pada Gambar 2. http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 20 dari 137

Login - End 2 * Input data Edit data - End 1 * * - End 3 Hapus data Admin * - End 4 Cari Data Dosen «extends» Lihat data 3.2.2.3 Relasi Tabel Gambar 2. Use Case Diagram Relasi tabel merupakan hubungan antar tabel yang diperlukan sebagai stuktur relasi antar tabel yang menghubungkan antara primary dan sebagai foregn key yang melibatkan banyak tabel, secara konsep tabel-tabel tersebut saling berhubungan. 3.3 Coding Tahap coding, setiap desain yang telah dibuat lalu diterjemahkan dalam kode-kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL untuk databasenya. 3.4 Tahap Testing Testing atau pengujian pada sistem yang dikembangkan menggunakan teknik pengujian black box. 4. Hasil Dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi sistem inventory membutuhkan perangkat keras komputer. Sistem inventory memiliki beberapa laman diantaranya yaitu: 4.1.1 Laman Login Laman Login adalah laman yang dikhususkan untuk administrator dan dosen merupakan menu akses masuk kedalam sistem. username dan password merupakan 2 field yang terdapat dalam laman login. user name dan password yang di-input harus sesuai agar admininistrator dan dosen dapat mengakses sistem. 4.1.2 Laman Utama Administrator (Home) Laman utama merupakan tampilan utama saat sistem berjalan. Laman ini berisikan informasi penggunaan sistem. laman utama administrator memiliki beberapa menu yaitu laman gedung, laman ruang, laman kategori, laman inventaris, laman kebutuhan, laman data dosen, laman data peminjam, laman peminjaman, laman pengembalian, malan kehilangan. Laman utama administrator dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 3. http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 21 dari 137

4.1.3 Laman inventaris Gambar 3. Laman utama administrator (home) Laman inventaris adalah laman yang berisikan informasi tentang barang-barang inventaris yang terdapat dalam ruang di jurusan Ilmu Komputer. Laman inventaris juga terdapat kolom pengisian data inventaris dan terdapat field nama barang, jumlah, dan detail. Laman inventaris dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 4. 4.1.4 Laman kebutuhan Gambar 4. Laman inventaris Laman kebutuhan adalah laman yang berisikan informasi kebutuhan barang pada setiap ruang untuk mencegah terjadinya overdemand dan oversupply. Laman kebutuhan juga terdapat kolom pengisian data kebutuhan barang dalam suatu ruangan dan terdapat pemberitahuan apabila terjadi overdemand dan oversupply, sistem akan memberikan tanda berupa warna yang berbeda pada barang yang berlebih dan kekurangan barang. Laman Kebutuhan dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 5. http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 22 dari 137

4.1.5 Laman Dosen Gambar 5. Laman kebutuhan Laman dosen adalah halaman yang berisikan informasi tentang barang yang di jurusan Ilmu Komputer. Laman dosen berisi menu lihat data yang disediakan kolom pencarian sesuai kategori yang diinginkan dan terdapat juga kolom pencarian sesuai nama barang dan id barang. Laman data pengembalian dalam sistem ini dapat dilihat pada gambar 6. 4.2 Tahap Maintenance Gambar 6. Laman Dosen Tahap ini perangkat yang telah dibangun sudah siap dirilis, siap digunakan dan pada tahap ini dilakukan pemeliharaan sesuai kebutuhan sistem. Pemeliharaan dilakukan dalam jangka waktu 6 bulan sekali dan bila sistem mengalami kerusakan atau terdapat penambahan untuk fungsifungsinya maka dilakukan pengulangan atau pengecekan kembali ke tahap sebelumnya sesuai dengan kaidah pengembangan sistem dengan menggunakan metode waterfall. 4.3 Analisis Hasil Pengujian Hasil responden yang telah didapatkan saat proses pengujian aplikasi, dapat dilakukan proses analisis sebagai berikut: a. Unit Testing Hasil pengujian pada unit testing dengan menguji setiap proses-proses pada use case bahwa : 1. Menu input Data yang diinput dapat langsung tersimpan dan sesuai dengan database. Sistem memberikan peringatan jika ada data yang belum terisi pada kolom tambah data. http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 23 dari 137

2. Menu Update Data yang akan di-update terambil dari database. Data yang di-update ke database sesuai dengan yang diinputkan dan ada pemberitahuan data yang berhasi di update. 3. Menu Hapus Sistem menyediakan peringatan sebelum menghapus data. Sistem memberikan peringatan sesudah penghapusan data. 4. Menu Lihat Sistem yang dikembangkan data yang tersedia sesuai dengan database. 5. Menu Cari Sistem yang dikembangkan, pada laman administrator terdapat menu pencarian dikembangkan, pada laman dosen terdapat menu pencarian data. Sistem yang b. Integration testing Tahap pengujian integration testing merupakan tahap yang menentukan apakah integrasi sistem dengan komputer dapat diakses. Pengujian sistem pada pengujian integration testing, sistem dapat dipakai pada spesifikasi komputer yang berbeda, data yang telah diinputkan masih sedikit sehingga belum teruji kecepatan pada sistem apakah tetap stabil atau tidak. Tampilan sistem sesuai dengan resolusi yang telah di tentukan namun pada pada pengujian menggunakan tablet tampilan tidak sesuai. Sistem yang telah diuji dapat dijalankan dengan baik pada browser Mozilla Firefox dan Google Chrome namun dilakukan pengujian oleh administrator mengguanakan konguerror, judul pada setiap tabel hilang. c. Sistem Testing Tahap pengujian sistem testing merupakan tahap pengujian sistem pada proses kesesuaian sistem dengan usecase yang dibuat untuk membangun sistem. Hasil pada pengujian sistem testing, secara keseluruhan sistem sesuai dengan pertanyaan yang diajukan yaitu, sistem dapat langsung menginput data, data yang diinput dapat langsung terlihat, sistem dapat mengedit dan data sesuai dengan database, sistem dapat menghapus data, sistem dapat menampilkan data sesuai database yang tersedia. d. Accepting Testing Hasil pada pengujian accepting testing, secara keseluruhan sistem sesuai dengan pertanyaan yang diajukan yaitu, interface yang disediakan cukup menarik, sistem mudah dimengerti, data yang diinputkan dapat diterima di database, sistem yang dikembangan dapat menyediakan feed back namun belum secara keseluruhan sistem memiliki feed back, sistem menyediakan peringatan untuk error handling, sistem tidak menggunakan bahasa yang konsisten terdapat dua bahasa di dalam sistem yaitu bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Sistem yang dikembangkan juga tidak menyediakan menu help untuk membantu pengguna awam untuk mengakses sistem. http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 24 dari 137

e. Pengujian Responden Pengujian yang dilakukan dengan mengisi pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam kuisioner dengan 20 responden. Pengujian ini menghasilkan kesimpulan bahwa : sistem yang dikembangkan bahwa rata-rata responden memberikan nilai 4, yaitu baik untuk pengujian pada login. Halaman pada menu login menarik, fungsi login berjalan dapat berjalan dengan baik, pada menu login terdapat pemberitahuan ketika login sedang berjalan serta sistem dapat menampilkan pesan error yang memberitahukan bahwa login yang dimasukkan salah dan user diminta untuk melakukan login ulang. Sistem inventory yang telah dibangun, rata-rata responden memberikan nilai 4 yaitu baik untuk tampilan laman utama user, namun responden memberi saran agar penggunaan warna yang menarik dan bahasa yang konsisten. Responden memberikan nilai 4 yaitu baik untuk fungsi search pada menu lihat berdasarkan. Fungsi search dapat berjalan dengan baik. Responden memberikan rata-rata nilai 3 yaitu cukup baik untuk fungsi search pada menu pencarian. Fungsi search dapat berjalan dengan baik, namun pada kolom nomor inventaris atau nama barang tidak dapat membaca masukan lebih dari satu kata. Responden memberikan rata-rata nilai 2 yaitu buruk untuk sistem logout. Sistem tidak terdapat pemberitahuan atau pop up untuk menu logout. 5. Kesimpulan Kesimpulan dari penelitian ini adalah: 1. sistem inventory di Jurusan Ilmu Komputer telah dibangun dan secara keseluruhan berjalan dengan baik dengan hasil input dan output sesuai dengan user requirement. 2. Sistem inventory yang dikembangkan dapat memberikan peringatan terjadinya Overdemand dan oversupplay jika dalam suatu ruangan terdapat kelebihan dan kekurangan barang. 3. Sistem Inventory yang dikembangkan dapat menyampaikan informasi laporan data inventory di Jurusan Ilmu Komputer kepada pihak Jurusan. 6. Referensi [1] Booch, G. James, R. Ivar, J, 2005. The Unified Modeling Language User Guide Second Edition. United State: Addison Wesley Professional. [2] Fathansyah, Ir, Basis Data, Cv Informatika, 1999, Bandung. [3] http://www.pu.go.id/satminkal/itjen/lama/hukum/km247-03.htm [4] James, D S, Earl, K S, Skousen, K F. Akuntansi Keuangan (Intermediate Accounting) : Buku Edisi 16, Penerbit Salemba Empat, 2007, Jakarta. [5] Manik, Ngarap Im. 2008. Aplikasi Metode Neuro-Dynamic Pada Proses Pengendalian Persediaan Di Sebuah Perusahaan Retail. [6] Noviandi, B M. Destiani, D. Partono. 2012. Perancangan Sistem Informasi Inventori Barang Di Bank Sampah Garut [7] Pressman, R S. Rekayasa Perangkat Lunak : Buku Satu, Andi, 2002, Yogyakarta. [8] Rusdah. 2011. Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Persediaan Obat : Studi kasus Puskesmas kecamatan Kebon Jeruk. [9] Sahli, M. Susanti, N. 2013. Penerapan Metode Exponential Smoothing Dalam Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Bahan Baku (Studi Kasus Toko Tirta Harum. http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 25 dari 137

[10] Saputra, A. Agustin, F. Membangun Sistem Aplikasi E-Commerce dan SMS, PT Elex Media Komputindo, 2012, Jakarta. [11] Saputra, Agus. Sistem Informasi Nilai Akademik untuk Panduan Skripsi, PT Elex Media Komputindo, 2012, Jakarta. [12] Whitten, J L. Bentley, L D. Dittman, K C, Metode Desain dan Analisis Sistem, Penerbit Andi, 2004, Yogyakarta. [13] Yuhendra MT. Poerwanta, Rendi, 2013. Perancangan Sistem Inventory Spare Parts Mobil Pada Cv.Parts Toyota Berbasis Aplikasi Java http://jurnal.fmipa.unila.ac.id/index.php/komputasi Hal. 26 dari 137