Penempatan School of Communication Pegawai & Business Manajemen Kinerja dan Kompensasi Hari Kelima Bagian 1 Analisis dan Evaluasi Metode Pengelolaan Kinerja
Mengulas Kuliah Terdahulu
Proses Manajemen Kinerja Manajemen Kinerja mencakup Suatu Proses pelaksanaan kinerja tentang bagaimana kinerja dijalankan. Manajemen Kinerja diawali dengan suatu perencanaan tentang bagaimana merencanakan tujuan yang diharapkan dimasa depan dan menyusun semua sumber daya dan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam perencanaan dirumuskan tentang tujuan dan harapan di masa depan. Tujuan dan sasaran dirumuskan dalam rencana bisnis. Model Proses Manajemen Kinerja antara lain: 1. Model Deming 2. Model Torrington dan Hall 3. Model Castello 4. Model Armstrong dan Baron 5. Model Aguinis Wibowo (2016:23-29) Aguinis (2013:39)
Proses Manajemen Kinerja Model Deming Deming menjelaskan proses manajemen kinerja dimulai dengan menyusun rencana, melakukan tindakan pelaksanaan, memonitor jalannya dan hasil pelaksanaan, dan akhirnya melakukan review atau peninjauan kembali atas jalannya pelaksanaan dan kemajuan pekerjaan yang telah di capai. Manajemen Kinerja Deming menggambarkan keseluruhan proses manajemen kinerja dan dapat di gambarkan sebagai berikut. 1. Rencana 4. Review 2. Tindakan 3. Monitor
Performance Management Process Proses manajemen kinerja secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut Sumber: DCIPS
Performance Management Process Dalam Perencanaan dirumuskan tentang tujuan dan harapan di masa depan. Tujuan dan sasaran dirumuskan dalam rencana bisnis
Performance Management Process Rencana kinerja dan pengembangan terutama merupakan eksplorasi bersama tentang apa yang perlu dilakukan dan diketahui individu untuk memperbaiki kinerjanya dan mengembangkan keterampilan dan kompetensinya, dan bagaimana manajer dapat memberikan dukungan dan bimbingan yang mereka perlukan.
Performance Management Process Dengan memperhatikan hasil atau presentasi kerja dapat ditetapkan penilaian kinerja. Terdapat argumen yang menyetujui maupun menolak penilaian menyeluruh. Penamaan tingkat penilaian dapat bervariasi, dapat bersifat: angka, alfabet, atau skala. Contoh: P1 = Pencapaian Kinerja > 110% P2 = Pencapaian Kinerja 103 % 109 % P3 = Pencapaian Kinerja 100 % - 102 % P4 = Pencapaian Kinerja 90 % - 99 % P5 = Pencapaian Kinerja < 90 %
Performance Management Process Setelah ditetapkan nilai kinerja Organisasi/Unit dan kinerja individu (rate), maka digunakan untuk menetapkan remunerasi, promosi, berbagai penghargaan, dll. Contoh: P1 = Pencapaian Kinerja > 110% P2 = Pencapaian Kinerja 103 % 109 % P3 = Pencapaian Kinerja 100 % - 102 % P4 = Pencapaian Kinerja 90 % - 99 % P5 = Pencapaian Kinerja < 90 % Persyaratan promosi, penghargaan, dll
Proses Manajemen Kinerja Model Herman Aguinis Manajemen kinerja adalah proses yang berkelanjutan. manajemen kinerja tidak terjadi hanya sekali setahun. Manajemen Kinerja merupakan proses yang berkesinambungan termasuk beberapa komponen. Komponen ini terkait erat satu sama lain dan buruknya implementasi salah satu dari komponen memiliki dampak negatif pada sistem manajemen kinerja secara keseluruhan. Komponen dalam proses manajemen kinerja adalah: 1. Performance Planning (Perencanaan Kinerja) 2. Performance Execution (Eksekusi Kinerja) 3. Performance Assesment (Penilaian Kinerja) 4. Performance Review (Review Kinerja) 5. Performance Renewal & Recontracting (Pembaharuan dan Kontrak Ulang Kinerja) Aguinis, H. (2013:38)
Fakultas Komunikasi dan Bisnis Performance Management Process Prerequisites Performance Planning Performance Execution Performance Assessment Performance Review Aguinis, (2013:39) Performance Renewel & Recontracting
Metode-metode Penilaian Kinerja
Metode Penilaian Kinerja Secara Umum Penilaian Kinerja dibagi dalam 2 kelompok besar: 1) Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) 2) Future-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa yang akan datang)
1) Esai Fakultas Komunikasi dan Bisnis Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) Model esai merupakan evaluasi kinerja yang menggambarkan kekuatan dan kelemahan indikator kinerja yang disajikan secara naratif. Deskripsi setiap indikator yang menunjukkan level kinerja yang sangat baik sampai dengan sangat buruk harus dibuat terlebih dahulu. Esai harus berisi tentang : a) Persepsi menyeluruh penilai mengenai kinerja yang mencakup keunggulan dan kelemahan setiap indikator yang dinilai b) Peluang promosi c) Jenis pekerja yang dapat dikerjakan d) Alternatif Kebutuhan pengembangan
Contoh Dimensi dan indikator yang dapat digunakan dalam model Esai Dimensi Hasil Kerja Perilaku Kerja Sifat Pribadi Indikator Kuantitas hasil kerja Kualitas hasil kerja Efisiensi dalam melaksanakan tugas Disiplin kerja Inisiatif Ketelitian Kepemimpinan Kejujuran Kreativitas Sumber : Modifikasi dari Wirawan (2009 : 83)
2) Critical Incident Method Fakultas Komunikasi dan Bisnis Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) Model critical incident merupakan salah satu jenis metode penilaian kinerja yang bersifat esai tetapi yang digambarkan hanya kejadiankejadian yang kritikal. Model ini biasa digunakan pada organisasi yang sifat pekerjaannya menggunakan prosedur yang ketat sifat pekerjaan yang sangat beresiko tinggi (mudah terjadi kecelakaan kerja, mengancam kesehatan karyawan, menimbulkan bencana, atau produk yang dihasilkan akan mudah gagal)
2) Critical Incident Method (lanjutan) Penilai membuat catatan-catatan kejadian kritikal tentang kinerja yang baik dan buruk. Setiap catatan kinerja (baik dan buruk) masing-masing mendapat skor tertentu. Hasil kinerja yang baik Baik dinilai dengan skor positif dan Buruk dengan negatif. Pada akhir masa penilaian, skor kinerja tersebut dijumlahkan. Hasil penjumlahan skor tersebut merupakan angka akhir penilaian.
Contoh Penilaian Model Critical Incident Nama Pegawai : Nama Penilai : PERILAKU POSITIF Unit kerja : Laboratorium Kimia Energi Periode Penilaian : 1 Januari 31 Juli 2017 PERILAKU NEGATIF TANGGAL JENIS INSIDEN TANGGAL JENIS INSIDEN 2-1-2017 Melaporkan kebocoran pipa saluran limbah sehingga pencemaran dapat diminimalisasi Mengingatkan teman sekerjanya untuk menyimpan dan membersihkan peralatan lab sebelum pulang. 11-1-2017 Merencanakan proyek laboratorium sebelum melakukan percobaan 29-1-2017 Berupaya memperbaiki sendiri kompor listrik sehingga anggaran dapat dihemat 4-2- 2017 Menyelesaikan proyek sd pukul 20.30 pada hari libur. 5-2- 2017 Membantu teman sekerjanya yang menghadapi problem untuk menganalisis reaksi kimia 8-1-2017 Tidak menutup kembali botol bahan kimia setelah menuangkan isinya ke gelas 18-1-2017 Makan permen di dalam ruang laboratorium. 30-1-2017 Meninggalakan bahan kimia di meja lab, tidak menempatkannya di rak. 6-2-2017 Terlambat memberikan laporan perkembangan proyek 8-2-2017 Tidak memakai peralatan keselatan kerja ketika bekerja Sumber : Modifikasi dari Wirawan (2009 : 87)
3) Ranking Method Fakultas Komunikasi dan Bisnis Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Metode ranking adalah metode yang mengurutkan para bawahan yang dinilai mulai dari nilai tertinggi ke yang paling rendah. Metode ini mulai dengan mengobservasi kinerja kemudian melakukan penilaian, selanjutnya meranking kinerja. Metode ini biasa digunakan untuk melakukan pengembangan karir. Highest-ranking employee 1. 11. 2. 12. 3. 13. 4. 14. 5. 15. 6. 16. 7. 17. 8. 18. 9. 19. 10. 20. Lowlest-ranking employess Sumber : Wirawan (2009 : 87)
4) Model Checklist Fakultas Komunikasi dan Bisnis Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) Model checklist berisi daftar indikator-indikator hasil kerja, perilaku kerja atau sifat pribadi yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan. Sumber : Wirawan (2009 : 88)
Contoh Model Checklist dengan Bobot Nama Karyawan/ Jabatan : Penilai/ Jabatan : Unit kerja : Periode Penilaian : Bobot Indikator Kinerja Cek disini 7.5 Bersedia bekerja lembur jika diperlukan v 5.5 Karyawan selalu menjaga tempat kerja dengan baik 5.0 Bersedia membantu karyawan lain jika diperlukan.. 4.5 Membuat perencanaan sebelum memulai bekerja v...... 4.0 Bersedia menerima masukan v 100 Total Bobot 70.6 v Sumber : Modifikasi dari Wirawan (2009 : 89)
5) Model Graphic Rating Scales Fakultas Komunikasi dan Bisnis Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) Ciri dari Graphic rating scale, indikator kinerja dijelaskan beserta definisi. Deskripsi level kinerja ditunjukkan dalam bentuk skala yang masingmasing memiliki nilai angka. Penilai akan memberikan tanda (v) pada skala, kemudian hasil dari penilaian tersebut dijumlahkan dan hasilnya diubah ke dalam kata sifat Sumber : Wirawan (2009 : 88)
Nama Karawan/ Unit : Nama Penilai : Periode Penilaian Fakultas Komunikasi dan Bisnis Contoh Model Graphic Rating Scales Indikator Kinerja Kuantitas Kerja: Pertimbangkan volume prestasi kerja. Apakah produktivitas pada level yang dapat diterima? Kualitas Kerja: Pertimbangkan Keakuratan, ketepatan, kerapihan, dan kelengkapan dalam melaksanakan kewajiban Dapat dipercaya : Pertimbangkan dapat dipercayanya karyawan untuk memenuhi komitmen kerja. Inisiatif : Pertimbangkan kemandirian, penggunaan akal dan kemampuan untuk menerima tanggung jawab. Adaptabilitas : Pertimbangkan kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan Kerjasama : Pertimbangkan kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain Tidak Memuaskan Di bawah rata-rata Ratarata Baik 0 5 10 15 20 0 5 10 15 20 0 5 10 15 20 0 5 10 15 20 0 5 10 15 20 0 5 10 15 20 Sangat baik Sumber : Modifikasi dari Wirawan (2009 : 88)
6) Model Forced Distribution Fakultas Komunikasi dan Bisnis Model Forced distribution adalah sistem penilaian yang mengklasifikasikan kinerja karyawan dalam 5 10 kelompok kurva normal mulai dari kinerja sangat rendah sampai dengan sangat tinggi. Misal : Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) o Kelompok I (Kinerja sangat rendah) = 10% o Kelompok II (Kinerja rendah) = 20% o Kelompok III (Kinerja sedang) = 40% o Kelompok IV (Kinerja tinggi) = 20% o Kelompok V (Kinerja sangat tinggi) = 10% Sumber : Wirawan (2009 : 88)
Tinggi Fakultas Komunikasi dan Bisnis Model Forced Distribution 40% 20% 20% 10% 10% Jumlah Karyawan I II III IV V Rendah Kelompok Karyawan Tinggi Sumber : Wirawan (2009 : 92)
Model Forced dapat dikaitkan dengan kondisi keuangan perusahaan, khususnya jika hasil penilaian ini akan digunakan sebagai dasar untuk pembayaran insentif atau kenaikan gaji. Metode ini sangat populer di Amerika, 20% Perusahaan Amerika menggunakan metode ini. Sumber : Wirawan (2009 : 88)
7) Model Forced Choice Scale Fakultas Komunikasi dan Bisnis Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) Model ini dikembangkan di angkatan darat Amerika Serikat setelah Perang Dunia II, kemudian sistem ini diadopsi organisasi lain. Penilai dipaksa menilai beberapa set dari empat perilaku, yang disebut dengan tetrads Hasil penilaian dapat menggambarkan perilaku mana yang paling melukiskan dan mana yang paling tidak melukiskan. Model ini dapat terdiri dari 15-50 tetrads bergantung pada level pekerjaan yang dievaluasi dan kompleksitas Sumber : Wirawan (2009 : 88)
Contoh Model Forced Choice Scale 1. Sangat cepat dalam belajar 2. Sangat handal dalam bekerja 3. Sering Absen 4. Tidak bersedia lembur Pekerja keras Kinerja jadi contoh bagi yang lain Sering terlambat Tidak bersedia membantu rekan
Contoh satu tetrad Hasil Penilaian Forced Choice Scale seorang dosen 1. Menerbitkan artikel di jurnal ilmiah internasional bereputasi 2. Memperoleh nilai tertinggi untuk evaluasi dari mahasiswa 3. Sering tidak berada di kampus jika tidak ada kelas 4. Menolak penugasan khusus dari Program studi Dua dari empat butir penilaian tersebut menggambarkan dua perilaku positif dan dua negatif. Berikutnya penilai harus memilih masing-masing penilaian satu positif dan negatif, tanpa mengetahui berapa skor untuk masing-masing perilaku. Selanjutnya Unit SDM yang berkewajiban untuk memberikan poin pada perlikau positif dan negatif tersebut.
Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) 8) Model Behaviorally Anchor Rating Scale (BARS) Model ini merupakan sistem evaluasi kinerja yang menggunakan pendekatan perilaku kerja yang sering digabungkan dengan sifat pribadi. BARS terdiri atas suatu seri, 5-10 skala untuk setiap indikator kinerja. Untuk setiap dimensi disusun 5-10 anchor, yaitu berupa perilaku yang menunjukkan kinerja untuk setiap dimensi. Anchor disusun dari nilai yang tertinggi sampai ke nilai yang terendah. Anchor dapat berupa critical insident yang diperoleh dari job deskripsi. Sumber : Wirawan (2009 : 89)
Contoh Model Behaviorally Anchor Rating Scale (BARS) Skala Nilai Anchor Instrumen BARS Brigade Pemadam Kebakaran Dimensi Kinerja : Strategi memadamkan kebakaran api Indikator Pengetahuan Karakteristik Api Bobot :..% Tinggi 7 Menemukan titik api yang tidak dapat ditemukan oleh anggota lain 6 Secara tepat mengakses titik entri terbaik untuk memadamkan api 5 Memakai jenis asap sebagai indikator jenis api 4 Memahami dasar-dasar hidrolik 3 Tidak dapat menentukan jenis api dengan mengobservasi warna nyala 2 Tidak dapat mengidentifikasi lokasi titik api 1 Tidak mengubah strategi memadamkan api walaupun ada tanda api membesar Sumber : Wirawan (2009 : 90)
Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) 9) Model Behavior Observation Scale Model ini sama dengan BARS. Perbedaan pada Behavior observation scale, penilai diminta untuk menyatakan seberapa sering perilaku tersebut muncul Sumber : Wirawan (2009 : 89)
Contoh Model Behavior Observation Scale Instrumen Model Behavior Observation Scale (BARS) Indikator Produktivitas Pemasaran No. Indikator Penilaian 1 Menelaah produktivitas individual dengan manajer Hampir tdk pernah Hampir selalu 1 2 3 4 5 2 Menyarakan pada teman sekerja cara membangun sales 3 Memformulasikan tujuan khusus untuk setiap kontak dengan pelanggan 4 Lebih memfokuskan pada produk daripada problem pelanggan 5 Memperbaharui rencana account terus menerus 6 Mengantisipasi dan mempersiapkan perhatian pelanggan 7 Menyelesaikan keluhan konsumen Sumber : Wirawan (2009 : 91)
Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) 10) Paired Comparison Model ini merupakan sistem evaluasi yang membandingkan kinerja karyawan dengan kinerja karyawan lainnya, sepasang demi sepasang. Sumber : Wirawan (2009 : 89)
Contoh Paired Comparison Matriks Perbandingan Pasangan Sepuluh Karyawan Nama Karyawan Dibandingkan dengan karyawan nomor Jumlah Keunggulan 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Sugeng 1 1 4 1 1 1 1 9 1 7 2. Dina 3 4 2 2 2 2 9 2 5 3. Wahyu 4 3 3 3 3 9 3 6 4. Wawan 4 4 4 4 9 4 8 5. Murni 6 5 8 9 10 1 6. Hasrul 6 8 9 10 2 7. Tina 8 9 10 0 8. Wulan 9 10 3 9. Gandi 9 9 10. Tesa 4 Sumber : Modifikasi dari Wirawan (2009 : 97)
Kemudian diranking berdasarkan Keunggulan Ranking Karyawan Nama Karyawan Ranking Jumlah nilai Gandi 1 9 Wawan 2 8 Sugeng 3 7 Wahyu 4 6 Dina 5 5 Tesa 6 4 Wulan 7 3 Hasrul 8 2 Murni 9 1 Tina 10 0 Sumber : Modifikasi dari Wirawan (2009 : 97)
Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Past-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa Lalu) 11) 360 Degree Performance Appraisal Model Model ini merupakan sistem evaluasi kinerja yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan. Perbedaan sistem ini dengan sistem lainnya adalah dari sisi penilai. Disebut 360 derajat karena penilainya bukan hanya atasan tetapi, menilai diri sendiri, rekan kerja, bawahan (jika ada), kastamer, dan/atau supplier. Format penilaian bisa menggunakan model esai, check list, BARS, atau lainnya. Atasan Rekan Kerja/Peer Karyawan Yg Dinilai Rekan Kerja/Peer Bawahan Sumber : Wirawan (2009 : 94)
Macam-macam Metode Penilaian Kinerja Future-oriented appraisal (Penilaian Kinerja Masa yang akan datang) 12) Model Behavioral Expectation Scale (BES) Model ini merupakan model penilaian yang digunakan untuk mengukur harapan kinerja karyawan. Organisasi menginginkan agar karyawan bekerja sesuai dengan standar dan berperilaku sesuai kode etik yang berlaku. Sumber : Wirawan (2009 : 89)
Contoh Model Behavioral Expectation Scale (BES) Skala Indikator Kebiasaan Kerja 7 Dapat diharapkan membantu kebutuhan kastamer 6 Dapat diharapkan memberikan argumen secara tenang sebelum meledak dalam suatu perdebatan 5 Dapat diharapkan menggunakan kebijakan dalam menangani kastamer mabuk 4 Dapat diharapkan memberhentikan pelayanan kepada kastomer yang mabuk dan datang sendiri 3 Dapat diharapkan melakukan percakapan yang wajar dengan kastomer yang sendiri 2 Dapat diharapkan mengidentifikasi kastamer baru 1 Dapat diharapkan mengantarkan dan menuangkan minuman kepada kastomer secara luwes
Setiap Model Penilaian Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Metoda yang paling baik Adalah metode yang paling sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan
School of Communication & Business