KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN HANDPHONE PADA TOKO SX COM LEMPUYANGAN YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Yuni Purniati 09.02.7378 Ayu Novita Setyaningtyas 09.02.7415 kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 1
2
COMPUTERIZED THE DATA PROCESSING OF MOBILE PHONE SALES AT SX COM STORE ON LEMPUYANGAN YOGYAKARTA KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PENJUALAN HANDPHONE PADA TOKO SX COM LEMPUYANGAN YOGYAKARTA Yuni Purniati Ayu Novita Setyaningtyas Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT At the present time data processing without the use of computerized systems is something that is somewhat lagging behind. Because without the use of computerized systems, which do will feel a lot of time and effort. By using a computerized system can accelerate the performance, effectiveness can work better and save time that the work was done manually are now using a computerized system that results can be more quickly and accurately so that a very significant performance increase. Today many stores that utilizes computerized technology to help improve customer satisfaction. As with the SX Com Mobile Stores that are currently selling system is still using manual systems. Especially in the ordering of goods is a process that requires precision from all sides, as if in this process has an error will result in losses. To examine these issues, the authors used the method of observation. Authors performed the data collection by interview and observation. From the analysis the authors found that the majority of employees are able to operate a computer. Thus it is proved that the role of information technology and computerization in business activities is very important for HP SX Com Store. Keywords: Information Technology, Computerization, Sales 3
1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Sistem informasi penjualan pada suatu badan usaha merupakan salah satu bagian dari pemasaran yang terdiri dari empat konsep utama yaitu produk, harga, distribusi dan promosi. Sedangkan manajemen penjualan berperan dalam mengadministrasikan fungsi penjualan. Informasi penjualan merupakan suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait dari orang, peralatan dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menjaring, menganalisa dan membagikan informasi yang spesifik, tepat waktu dan berturut untuk digunakan oleh para pengambil keputusan di bidang penjualan guna penyempurna perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian penjualan-penjualan. Dari definisi tersebut maka perlu adanya suatu manajemen penjualan yang terintregasi dalam Toko SX Com yang akhirnya dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan. Pengolahan data penjualan pada toko ini sudah tertata dengan rapi. Namun dengan bertambahnya konsumen, serta pengolahan data secara manual di toko tersebut, maka informasi penjualan haruslah membenahi kinerjanya dan memperbaharui sistem dalam menangani pengolahan data penjualan sehingga nantinya dapat mempermudah kinerja devisi penjualan toko tersebut. Informasi penjualan pada Toko SX Com dipergunakan untuk keperluan interen yakni perlu tidaknya menambah persediaan barang serta pengambilan keputusan yang lain. Maka penulis mengambil judul tugas akhir Komputerisasi Pengolahan Data Penjualan HP pada Toko SX Com Lempuyangan Yogyakarta. 1.2 Rumusan Masalah Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini antara lain : 1. Bagaimana merancang sistem komputerisasi penjualan pada toko handphone SX COM Lempuyangan agar lebih efektif dan efisien? 2. Apakah dengan pembuatan aplikasi Pengolahan Data Penjualan dengan MS SQL Server 2005 Express dan Microsoft Visual Basic 6.0 dapat mempermudah pengolahan data di Toko SX COM yang berbasiskan komputer dibandingkan cara manual yang digunakan sebelumnya? 4
1.3 Batasan Masalah Pada sistem yang dirancang ini, mempunyai batasan masalah sebagai berikut : menerapkan pada proses penjualan barang (transaksi penjualan barang), pendataan pembeli, pendataan barang, pendataan pemasok,dan pembelian barang oleh toko handphone serta penyusunan laporan-laporan yang bersangkutan (laporan data pegawai, data pemasok, data pelanggan, cetak faktur/nota, serta laporan transaksi). Sistem ini dipakai untuk user dalam melakukan transaksi penjualan handphone, pembuatan laporan, dan mengecek ketersediaan stok barang. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi penulis : a. Sebagai syarat mendapatkan gelar Ahli Madya Komputer di STMIK AMIKOM Yogyakarta. b. Memadukan pengetahuan yang telah di dapat selama perkuliahan di STMIK AMIKOM Yogyakarta dengan pengalaman yang di dapat selama penelitian, c. Membuktikan bahwa penulis mampu menerapkan ilmu teoritis dengan realisasi yang ada selama penelitian 2. Bagi Toko SX Com a. Menerapkan dan mengembangkan sistem informasi penjualan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan pada Toko SX Com. b. Sebagai landasan untuk perkembangan sistem penjualan yang lebih baik di masa mendatang. 1.5 Metode Penelitian Ada beberapa metode yang dilakukan oleh penulis untuk melakukan penelitian dalam penyusunan tugas akhir diantaranya yaitu : 1.5.1 Metode Observasi 1.5.2 Metode Pengumpulan Data 1. Metode Interview 2. Metode Studi Kepustakaan 5
1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penulisan tugas akhir, metodologi serta sistematika penelitian. BAB II DASAR TEORI Bab ini menjelaskan tentang sistem secara umum dan dasar-dasar manajemen pemasaran serta penjelasan tentang Visual Basic dan SQL server 2005 express akan digunakan sebagai alat pengolahan database. BAB III TUJUAN UMUM TOKO Berisi tentang gambaran Toko SX Com secara umum beserta sistem penjualan yang diterapkan pada toko tersebut. BAB IV PEMBAHASAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai sistem yang diusulkan pada perusahaan yang didalamnya terdapat rancangan database, rancangan program beserta manual program. BAB V PENUTUP Berisi kesimpulan tentang penerapan sistem yang diusulkan serta saran terhadap perbaikan sistem pada perusahaan. 1.7 Jadwal Penelitian 2 DASAR TEORI 2.1 Konsep Dasar 2.1.1 Konsep Dasar Sistem Pendefinisian sistem terbagi menjadi dua kelompok pendekatan, yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya. 2.1.2 Konsep Dasar Informasi 2.2 Siklus Informasi 2.2.1 Kualitas Informasi Kualitas Informasi tergantung pada 5 hal, yaitu : a. Akurat 6
b. Tepat Waktu c. Relevan d. Jelas e. Lengkap 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.4 Komponen Sistem Informasi Sistem Informasi terdiri dari 6 komponen yaitu komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen basis data, dan komponen kendali. 2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 2.5 Konsep Dasar Database 2.5.1 Definisi Basis Data Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali. 2.5.2 Tujuan Basis Data Basis data bertujuan mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan dan kecepatan pengambilan kembali. 2.5.3 Manfaat atau Keuntungan Sistem Basis Data Beberapa manfaat atau keuntungansistem basis data, yaitu : 1. Mengurangi kerangkapan data 2. Mencegah ketidak konsistenan. 3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang. 4. Integritas dapat dipertahankan. 7
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recorvery. 7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (Data Independence). 9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. 2.5.4 Sistem Basis Data 2.5.5 Bahasa Basis Data Bahasa basis data merupakan sejumlah perintah yang diformulasikan dan dapat dioperasikan user dan dikenali atau diproses oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi tertentu. a. Data Definition Language (DDL) b. Data Manipulation Language (DML) 2.6 Model-Model Data Model-model data antara lain : 1. Object Basic Logical Model 2. Record Based Data Model 3. Physical Based Data Model 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1 Visual basic 6.0 2.7.2 SQL SERVER 2005 EXPRESS 3. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Toko HP SX Com Berawal dari lulus SMA mendapat tawaran kerja di counter Visitel, terdorong masalah ekonomi yang pas-pasan, sehingga muncul keinginan untuk mengembangkan keterampilan yang didapatkan selama bekerja. Setelah mendapatkan banyak pengalaman sekitar 5 tahun dan ketika kontrak kerja habis, ada pemikirian untuk memulai membuka usaha kecil-kecilan. Diawali dari membuka service hp di kost dengan peralatan yang sederhana dan belum mempunyai karyawan. 8
Kemudian sekitar 1 tahun setelah membuka usaha di kost, pemilik usaha barulah mulai mengembangkan usaha dengan modal sendiri yang didapat dari kerja di Visitel dan usaha sendiri di kost, Pemilik toko pun mulai menyewa lahan di Jl.Argolubang no 43 Baciro,Lempuyangan. Selain untuk menyewa, modal juga digunakan untuk membeli peralatan service handphone dan perlengkapan toko seperti etalase. Pada tanggal 18 Juni Toko SX Com resmi didirikan. 3.2 Visi Dan Misi Toko Handphone SX Com a. Visi Adapun visi dari Toko SX Com adalah sebagai berikut : 1. Menciptakan lapangan pekerjaan dan mengurangi pengangguran 2. Menjadi toko handphone yang menawarkan layanan terbaik dengan harga kompetitif kepada konsumen. b. Misi Adapun misi dari toko SX COM adalah sbb: 1. Mengembangkan usaha yang lebih luas 2. Mencari konsumen yang sebanyak-banyaknya demi kelangsungan toko agar tetap stabil. 3. Meningkatkan mutu pelayanan dibidang service handphone. 4. Memberikan layanan prima dan solusi yang bernilai tambah kepada seluruh konsumen 5. Mempunyai kehidupan dan penghasilan yang lebih baik 3.3 Struktur Organisasi Pimpinan Bag. Sales Counter Bag. Teknisi Bag. Admin 9
3.4 Tujuan dan Wewenang Berikut adalah pembagian tugas yang ada di Toko HP SX Com : 1. Pemimpin Pemilik modal Bertanggungjawab penuh atas seluruh kegiatan yang ada dan berlangsung di toko Membimbing serta mengarahkan bawahannya 2. Bagian Admin dan Keuangan Mencatat dan mengecek segala administrasi kegiatan toko Mengatur keluar masuknya keuangan dalam toko Memberikan informasi dan mencetak laporan-laporan counter kepada pemimpin Memberi harga jual jasa, asesoris, spare part, dan handphone Menginputkan data-data yang dibutuhkan dalam kegiatan toko. 3. Bagian Teknisi Tugas dari bagian Teknisi, berhubungan langsung dengan handphone. Yaitu melakukan servis pada handphone dan memasang/ mengganti spare part. 4. Bagian Sales Counter Mempromosikan produk kepada konsumen Mencari pelanggan sebanyak-banyaknya 3.5 Proses Penjualan Berikut adalah aturan penjualan pada Toko HP SX Com: 1. Jika konsumen melakukan pembelian tanpa pemesanan Konsumen datang ke counter atau toko kemudian melihat-lihat barang kemudian menanyakan spesifikasi barang tersebut apakah barang tersebut cocok, jika barang dan harga cocok maka konsumen dapat memilih barang tersebut dan membayarnya. 2. Jika konsumen melakukan pemesanan barang Konsumen dapat melakukan pemesanan barang via telepon. Penjual akan memberikan harga dan diantar ke tempat tujuan pemesanan. Dan pemesan melakukan pembayaran. 10
3.6 Sistem Penjualan SX COM Sistem penjualan yang berjalan di SX COM ada dua macam cara transaksinya yaitu pembayaran secara tunai dan kredit. Jika melakukan pembayaran secara tunai, harga tersebut lebih murah daripada pembayaran secara kredit. Sedangkan pembayaran secara kredit yaitu pembayaran yang dilakukan oleh pembeli dengan tempo satu minggu sampai satu bulan. Tetapi jika pembelian dalam partai yang besar biasanya tempo pembayaran hanya dua minggu dan pembelian handphone dalam partai besar hanya khusus jika handphone tersebut dijual kembali biasanya counter-counter. Dan harganya lebih mahal jika dibandingkan pembayaran secara tunai. 3.7 Produk yang dijual Produk yang dijual di Toko HP SX COM adalah accessories dan handphone. 4. PEMBAHASAN 4.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan 4.1.1 Flowchart yang Disusulkan Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. 11
4.2 DFD yang Diusulkan Tujuan dari pembuatan DFD yang diusulkan adalah untuk menerangkan asal dari data-data, tujuan serta hubungan antar masing-masing sistem. 4.3 RELASI TABEL 4.4 ERD 4.5 Rancangan Database 1. Tabel Konsumen Fungsi : untuk menginputkan data konsumen 2. Tabel Barang Fungsi : untuk menginputkan data barang 3. Tabel Merk Fungsi : untuk menginputkan data merk 4. Tabel seri Fungsi : untuk menginputkan data seri 5. Tabel pembelian Fungsi : untuk menginputkan data pembelian 6. Tabel detail_pembelian Fungsi : untuk menginputkan data transaksi pembelian 7. Tabel penjualan Fungsi : untuk menginputkan data penjualan 8. Tabel detail_penjualan Fungsi : untuk menginputkan data transaksi penjualan 9. Tabel User Fungsi : untuk menginputkan data user 10. Tabel retur penjualan Fungsi : untuk menginputkan data retur penjualan 11. Tabel retur pembelian Fungsi : untuk menginputkan data retur pembelian 12. Tabel trade in Fungsi : untuk menginputkan data trade in 12
4.6 Form Tampilan Program 4.6.1 Form Login Form ini digunakan untuk masuk ke menu utama dengan mengisikan username dan password dengan benar. 4.6.2 Form Menu Utama Form ini merupakan tampilan dari menu utama aplikasi penjualan handphone. Menu-menu tersebut diantaranya adalah file,data, transaksi, dan laporan. 4.6.3 Menu Data Pada menu data terdapat submenu lain yang terdiri dari: 1. Form data user Form ini digunakan untuk memasukkan data-data user. Form ini terdiri dari id pengguna, nama petugas, alamat, status admin atau sales counter atau lainnya. Form ini secara otomatis dapat menyimpan data-data user. Pencarian data pengguna berdasarkan nama user dan id user. 2. Form data konsumen Form ini digunakan untuk memasukkan data-data konsumen. Agar dapat menemukan data konsumen dengan cepat, hanya membuka satu from yaitu ketik nama konsumen di pencarian data dan ketik id konsumen pada pencarian id, maka secara otomatis data konsumen dapat dengan mudah ditemukan. Jika menggunakan manual,maka pencarian data konsumen harus membuka beberapa berkas dan membutuhkan waktu kira-kira 5 menit. 3. Form data merek Form ini digunakan untuk memasukkan data merek handphone. Agar dapat menemukan data merek dengan cepat, ketik nama merk yang diinginkan di pencarian data merk dan ketik id merek pada pencarian data id, maka secara otomatis data merek yang dapat dengan mudah ditemukan. Jika menggunakan manual, maka pencarian data merek harus membuka beberapa berkas dan membutuhkan waktu kira-kira 5 menit. 13
4. Form data jenis seri Form ini digunakan untuk memasukkan data seri handphone. Agar dapat menemukan data seri dengan cepat, ketik nama seri yang diinginkan di pencarian data seri dan ketik id seri pada pencarian data id, maka secara otomatis data seri yang dapat dengan mudah ditemukan. Jika menggunakan manual, maka pencarian data seri harus membuka beberapa berkas dan membutuhkan waktu kirakira 5 menit. 5. Form data barang Form ini digunakan untuk memasukkan data barang handphone. Agar dapat menemukan data barang dengan cepat, ketik imei yang diinginkan di pencarian data barang dan ketik nama barang pada pencarian data barang, maka secara otomatis data barang yang dapat dengan mudah ditemukan. Jika menggunakan manual, maka pencarian data barang harus membuka beberapa berkas dan membutuhkan waktu kira-kira 15 menit selain itu jika menggunakan manual status barang yang sudah laku dan masih ada harus mencari satu per satu di buku manual. Setelah itu baru dapat diketahui stok barang yang masih ada. 4.6.4 Menu Transaksi Pada menu transaksi terdapat submenu lain yang terdiri dari: 1. Form transaksi pembelian Form ini digunakan untuk melakukan proses pembelian handphone. 2. Form transaksi penjualan Form ini digunakan untuk melakukan proses penjualan handphone. Pembayaran dapat dilakukan dengan kredit. 3. Form retur penjulan Form ini digunakan untuk memasukkan data barang pada penggantian atau pengembalian barang dari pembeli karena barang tersebut cacat atau rusak. 14
4. Form retur pembelian Form ini digunakan untuk memasukkan data barang pada penggantian barang kepada sulplier. 4.6.5 Menu Laporan Pada menu transaksi terdapat submenu lain yang terdiri dari 1. Form laporan data user Form ini digunakan untuk mengetahui siapa saja user tersebut dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data user secara langsung dan disetujui oleh pimpinan. 2. Form laporan data konsumen Form ini digunakan untuk mengetahui data-data konsumen yang telah dimasukkan dari menu data konsumen dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data konsumen secara langsung dan disetujui oleh pimpinan. 3. Form laporan data merek Form ini digunakan untuk mengetahui data-data merek yang telah dimasukkan dari menu data merek handphone dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data merek secara langsung disetujui oleh pimpinan. 4. Form laporan data seri Form ini digunakan untuk mengetahui data seri handphone dan yang telah dimasukkan dari menu data seri handphone dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data seri secara langsungdisetujui oleh pimpinan. 5. Form laporan data stok barang Form ini digunakan untuk mengetahui data stok barang yang telah dimasukkan dari menu data barang dan dapat digunakan untuk mencetak laporan data stok barang secara langsung dan disetujui oleh pimpinan. 6. Form laporan pembelian Form ini digunakan untuk mengetahui data pembelian barang dari suplier yang telah dimasukkan dari transaksi pembelian barang dan dapat digunakan untuk mencetak 15
laporan transaksi pembelian barang secara langsung dan disetujui oleh pimpinan. 7. Form laporan penjualan Form ini digunakan untuk mengetahui data penjualan barang ke customer yang telah dimasukkan dari menu data transaksi penjualan dan dapat digunakan untuk mencetak laporan penjualan barang secara lansung dan disetujui oleh pimpinan. 8. Form laporan laba Form ini digunakan untuk mengetahui data laba penjualan setiap bulan dan tiap tahun, dan disetujui oleh pimpinan. Form ini dapat digunakan untuk mencetak laporan laba secara langsung. 9. Form laporan retur beli Form ini digunakan untuk melihat data pengembalian barang tiap bulan kepada supplier yang telah dimasukkan dari data transaksi retur beli dan digunakan untuk mencetak laporan retur beli secara langsung dan disetujui oleh pimpinan. 10. Form laporan retur jual. Form ini digunakan untuk melihat data pengembalian barang tiap bulan dari customer yang telah dimasukkan dari data transaksi retur jual dan digunakan untuk mencetak laporan retur jual secara langsung dan disetujui oleh pimpinan. 5. PENUTUP 5.1 KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian di Toko SX COM, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu: 1. Permasalahan operasional dalam Toko Handphone SX Com Lempuyangan Yogyakarta ini terletak pada pengolahan data yang masih manual. Dalam pencatatan data, transaksi maupun laporannya masih dilakukan secara manual sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan terhadap customer ditambah pencarian data 16
yang kurang cepat sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan customer. 2. Dengan adanya sistem komputerisasi yang dibuat ini, diharapkan dapat membantu pihak toko handphone dalam mengatasi permasalahan yang ada dan mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan. 3. Sistem informasi penjualan pada SX COM ini dapat digunakan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan data-data pada toko handphone, diantaranya adalah data pegawai, data customer, data pemasok, data barang, transaksi pembelian, retur pembelian, transaksi penjualan serta pembuatan laporan-laporan dan mencetak nota penjualan. 5.2 SARAN 1. Untuk admin dan pengembang sistem agar dapat mengembangkan sistem ini dengan lebih baik dan sempurna agar kedepannya dapat berkembang lebih baik lagi dan berkualitas. 2. Kepada pihak SX Com yang akan menerapkan sistem ini agar dapat menindak lanjuti sistem informasi penjualan. Apabila akan diterapkan, maka pihak Toko Handphone dapat memberikan masukan ataupun kritikan apabila saat menjalankan sistem terdapat kekurangan, demi pengembangan sistem selanjutnya agar dapat diperbaiki dan dikembangkan. 3. Menambahkan foto sampel barang dan menambahkan barcode pada barang tersebut untuk mempermudah dalam proses transaksi penjualan. 17
Daftar Pustaka Gordon B. Davis,1995, Sistem Informasi Manajemen,,cetakan ke-9,jakarta: PT. Gramedia Jerry FitzGerald, Ardra F.FitzGerald, Warren D.Stalling, Jr. 1981. Fundamentals of System Analysis. New York : John willey & Sons Jogiyanto, H.M. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis). Yogyakarta: Andi Offset Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2006. Sistem Pengolahan Basis Data MS-SQL server+sql. Yogyakarta: Penerbit Andi Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi, konsep dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu 18