ORBITH Vol. 7 No. 3 November 2011: 437-442 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DAN KEUNGGULAN KOMPETITIF Oleh : Sulistiyo Staf Pengajar Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Semarang Jl. Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang, Semarang 50257 Abstrak Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting, semakin pesat perkembangan suatu perusahaan maka sistem informasi mempunyai peranan yang semakin penting. Tuntutan keberadaan sistem informasi yang semakin baik adalah akibat adanya tuntutan perkembangn perusahaan, perkembangan teknologi, kebijakan pemerintah, perubahan prosedur serta tuntutan kebutuhan informasi. Pengembangan sistem informasi bagi perusahaan harus selalu diperhatikan dengan tujuan agar manajemen dapat selalu memperoleh informasi yang lengkap sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. Dengan pengambilan keputusan yang tepat maka diharapkan perusahaan mampu berkompetisi dengan baik. Sistem informasi perusahaan harus selalu dilakukan upaya-upaya pengembangan. Pengembangan sistem informasi bagi perusahaan dapat dimulai dengan mengidentifikasi sistem yang lama, kemudian dilanjutkan dengan studi kelayakan untuk menentukan keputusan dilakukannya pengembangan sistem, perancangan, implementasi, konversi, operasi dan pengendalian. Kata kunci : Sistem Informasi, pengembangan, lingkungan 1. Pendahuluan Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, untuk dapat berkembang dengan baik Perusahaan selalu mengalami persaingan yang sangat ketat. Dalam perkembangan yang seperti ini harus diperlukan teknologi yang canggih yang dapat lebih cepat didalam memperoleh informasiyang diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan ini, sebuah sistem informasi harus secara berkelanjutan harus dilakukan perubahanperubahan, mulai perubahan yang kecil sampai perubahan yang besar. Pada umumnya sangat jarang ada sebuah sistem informasi yang mengalami perubahan secara menyeluruh dan bahkan digantikan dengan sistem informasi yang baru sama sekali. Pada dasarnya organisasi bisnis amat kompleks, dari kegiatan yang mencakup perekayasaan, pengembangan produk baru, sampai dengan kegiatan mencatat berbagai macam kejadiani. Sistem informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam menghasilkan informasi tentang halhal yang dihasilkan perusahaan serta hal-hal yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan. Sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan maupun pihak luar perusahaan. Sebuah sistem informasi merupakan sebuah aktivitas pendukung yang dapat digunakan untuk melaksanakan aktivitas. Sistem informasi meliputi kegiatan pengembangan sistem yang diperlukan untuk membantu manajemen untuk dapat bekerja secara professional. Menurut Amir Abadi Jusuf (1980), secara umum proyek pengembangan sistem terdiri dari 3 tahapan, yaitu : analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem. Pengembangan sistem merupakan kegiatan mengubah sistem informasi. Dasar yang digunakan dalam kegiatan pengembangan sistem ini adalah analisis untung atau rugi diantara tujuan-tujuan sistem. Proses pengembangan sistem ini membutuhkan komitmen substansial mengenai waktu dan sumberdaya yang ada. Menurut Amir Abadi Jusuf (1980), tujuan umum kegiatan pengembangan sistem adalah : untuk memperbaiki kualitas informasi, memperbaiki pengendalian intern serta meminimalkan biaya yang berkaitan dengan informasi tersebut. 437
ORBITH Vol. 7 No. 3 November 2011: 438-443 Menurut Krismiaji (2002), alasan dilakukannya perubahan terhadap sistem informasi adalah perubahan kebutuhan perusahaan, perubahan teknologi, perbaikan proses pengelolaan bisnis, dorongan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, peningkatan produktivitas, pertumbuhan perusahaan dan perbaikan kualitas. Manajemen, pemakai dan personal sistem diperlukan dalam perancangan, dan pengoperasian selanjutnya dari suatu sistem informasi. Masalah-masalah teknis, organisasional, dan manajemen proyek akan muncul dalam mengimplementasikan sistem informasi. Sistem informasi yang baru akan menimbulkan hubunganhubungan kerja yang baru diantara personel yang ada, perubahan beban kerja dan bahkan perubahan dalam struktur organisasi. 2. Daur Hidup Pengembangan Sistem Dalam terminologi sistem informasi, pemakai merupakan fungsi organisasional yang berbeda dengan fungsi sistem informasi yang membutuhkan pemrosesan data komputer. Fungsi sistem informasi harus dibedakan dengan fungsi pemakai, fungsi sistem informasi terpisah dari fungsi pemakai dan fungsi sistem informasi bukanlah pemakai. Menurut Raymond Mcleod, Jr. (2007) hubungan antara fungsi pemakai dan fungsi sistem informasi tersebut dapat diketahui dalam tahapantahapan pengembangan sistem informasi, yaitu : analisis sistem, perancangan sistem dan pengoperasian sistem. Analisis sistem. Analisis sistem merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhankebutuhan informasi. Kebutuhan-kebutuhan informasi tersebut selanjutnya dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem. Perubahan sistem informasi akuntansi dapat berupa perubahan kecil maupun perubahan besar bahkan bisa berupa perubahan secara menyeluruh sekaligus pembuatan sistem baru. Seberapapun besarnya perubahan terhadap sistem, upaya yang dilakukan tetap melalui proses yang sama yang disebut daur hidup pembuatan sistem (System Development Life Cycles/SDLC). Menurut Krismiaji (2002), daur hidup pembuatan sistem ini ada lima, yaitu : a. analisis sistem b. perancangan konseptual c. perancangan fisik d. implementasi dan konversi e. operasi dan pemeliharaan 2.1 Analisis Sistem Apabila suatu perusahaan membutuhkan sistem informasi yang baru atau ingin memperbaiki atau mengembangkan sistem yang sudah ada, maka perusahaan harus mengajukan permohonan kepada manajemen. Permintaan untuk penyusunan atau pengembangan sistem tersebut berisi tentang persoalanpersoalan yang berkaitan dengan sistem yang ada sekarang. Aktivitas-aktivitas dalam analisis sistem adalah sebagai berikut : a. Investigasi awal Investigasi awal dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang persoalanpersoalan yang dihadapi oleh perusahaan serta informasiinformasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem informasi baru akan bermanfaat jika persoalan yang muncul disebabkan karena tidak adanya informasi yang dibutuhkan, tidak dapat diaksesnya data serta pengolahan data yang tidak efisien. Setelah menemukan persoalanpersoalan yang dihadapi serta kebutuhan akan informasi 438
Pengembangan Sistem Informasi. Sulistiyo perusahaan, maka selanjutnya akan dilakukan kelayakan suatu proyek pengembangan sistem., memperkirakan biaya yang diperlukan guna menyusun pengembangan sistem kemudian merekomendasikan proyek pengembangan sistem. Jika proyek pengembangan sistem disetujui, maka selanjutnya dibuat sebuah proposal pengembangan sistem. b. Survei sistem Di dalam tahap survey sistem ini akan dilakukan penelitian secara lengkap memperoleh gambaran tentang tata cara kerja sistem yang sekarang digunakan. Dalam survey sistem ini juga dilakukan dokumentasi yang berkaitan dengan data yang sekarang digunakan, informasi yang telah ada, duplikat kuesioner, catatan wawancara dan fotokopi dokumen. Jika pengumpulan data dan pendokumentasian telah selesai, selanjutnya tim pengembangan sistem akan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan sistem informasi yang ada sebagai dasar untuk membangun sistem informasi yang baru dan jika dimungkinkan kekuatan sistem yang ada harus dipertahankan serta mengeliminasi kelemahan-kelemahan yang ada. Aktivitas terakhir pada tahap survey sistem adalah membuat laporan hasil survey sistem. c. Studi kelayakan Studi kelayakan pengembangan sistem dilakukan oleh tim yang terdiri dari manajemen, akuntan personil sistem dan para pemakai sistem. Hasil studi kelayakan akan digunakan untuk memutuskan apakah menghentikan atau melanjutkan proyek pengembangan sistem yang bersangkutan. Lima aspek pengembangan sistem yang harus dipertimbangkan adalah kelayakan teknis, kelayakan operasional, kelayakan hukum, kelayakan penjadwalan dan kelayakan ekonomi. Dari kelima aspek kelayakan tersebut, aspek kelayakan ekonomi merupakan aspek yang paling penting. Kelayakan ekonomi dimaksudkan untuk menentukan manfaat serta pengorbanan pada sistem yang diusulkan. d. Persyaratan Apabila usulan pengembangan sistem dinyatakan layak, langkah selanjutnya adalah menentukan informasi serta persyaratan sistem yang diperlukan. Persyaratan sistem harus didokumentasikan agar dapat memberikan informasi tentang apa yang harus ada dalam sebuah sistem. Daftar persyaratan sistem harus dilengkapi dengan contoh lay out dan output dengan tujuan untuk mempermudah pembaca membuat konsep sistem. Setelah persyaratan sistem ditentukan maka tim pengembangan sistem harus meminta persetujuan secara formal kepada pemakai sistem. e. Laporan Hasil analisis sistem harus dituangkan dalam bentuk laporan analisis sistem. Laporan analisis sistem meningkat dan mendokumentasikan aktivitas analisis dan akan bermanfaat bagi perancang pengembangan sistem sebagai dasar membuat rancangan pengembangan sistem yang baru. 439
ORBITH Vol. 7 No. 3 November 2011: 438-443 a. Konsep sistem informasi Pada tahap perancangan konsep pengembangan sistem ini akan dilakukan penyusunan kerangka umum kebutuhan para pemakai sistem serta penyelesaian masalah yang telah diidentifikasi pada tahap analisis sistem. Tahap perancangan konsep pengembangan sistem ini melibatkan kegiatan evaluasi alternatif rancangan, membuat spesifikasi rancangan serta membuat laporan hasil perancangan konsep pengembangan sistem. Pada tahapan ini juga harus diputuskan apakah perusahaan akan membuat sendiri atau membeli sistem yang telah direncanakan. Di dalam perancangan konsep terdapat tiga tahapan, yaitu : tahapan evaluasi alternatif desain, tahapan membuat spesifikasi rancangan dan tahap membuat laporan perancangan konsep. Dalam tahap evaluasi alternatif desain perancang sistem informasi harus mempertimbangkan dan membuat keputusan mana saja alternatif yang terbaik yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kelebihan, kelemahan, manfaat dan pengorbanan untuk setiap alternatif yang tersedia. Aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan untuk memilih alternatif rancangan adalah seberapa jauh alternatif tersebut memenuhi tujuan organisasi, sistem dan pemakai : apakah secara ekonomis alternatif tersebut layak dan apa saja keuntungan dan kelemahan suatu alternatif. Jika alternatif rancangan telah dipilih, langkah selanjutnya adalah menyusun spesifikasi rancangan konsep yang terdiri dari rancangan output, penyimpanan data, input dan prosedur. Kegiatan terakhir dalam perancangan konsep ini adalah menyusun laporan perancangan konsep, tujuan dibuatnya laporan perancangan konsep adalah untuk memandu perancangan fisik, mengkomunikasikan pemenuhan kebutuhan informasi manajemen dan para pemakai serta membantu steering committee menilai kelayakan sistem. Komponen utama laporan ini adalah uraian tentang satu atau lebih sistem yang direkomendasikan. b. Perancangan fisik Perancangan fisik ini menterjemahkan perancangan konsep yang masih bersifat umum ke dalam spesifikasi rinci untuk membuat program computer. Dalam perancangan fisik terdiri dari perancangan output, file, database, input, program, prosedur, dan pengendalian. Output adalah informasi yang dibutuhkan pemakai yang berupa laporan-laporan yang dihasilkan program computer. Informasi yang berupa laporan harus lengkap, relevan dan bermanfaat. Jika ada laporan yang belum memenuhi syarat maka harus dimodifikasi sampai memenuhi syarat. c. Implementasi Implementasi sistem informasi merupakan proses pemasangan perangkat keras dan perangkat lunak serta menguji coba rancangan sistem informasi dalam kegiatan perusahaan. Didalam pelaksanaan proses implementasi sistem informasi meliputi : penyusunan rencana implementasi, pembuatan dan pengujian perangkat lunak, penyiapan lokasi pengolahan data, pemilihan dan pelatihan karyawan, penyusunan dokumentasi serta pengujian sistem. d. Konversi Konversi adalah proses perubahan dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi baru. Ada beberapa elemen yang harus dikonversi, yaitu : perangkat keras, perangkat lunak, file-file data dan 440
Pengembangan Sistem Informasi. Sulistiyo prosedur. Proses konversi dianggap selesai jika sistem yang baru telah berjalan sebagaimana mestinya. e. Pengoperasian dan pemeliharaan Tahapan terakhir dari perancangan pengembangan sistem informasi adalah pengoperasian dan pemeliharaan sistem yang baru. Pemeliharaan sistem Serikat Pekerja adalah organisasi dari bertujuan agar pengoperasian sistem informasi dapat berjalan dengan lancar, tanpa memenuhi kendala-kendala yang berarti. 3. Perusahaan dan Lingkungannya Gambaran sistem secara umum dalam suatu perusahaan dapat membuat kita untuk dapat lebih mudah melihat arti penting faktor lingkungan bagi kesuksesan perusahaan. Suatu perusahaan didirikan dengan tujuan untuk kepentingan lingkungan dan perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungan. Lingkungan perusahaan dapat bervariasi dari satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Unsur-unsur lingkungan ini adalah organisasi dan individu yang berada di luar perusahaan serta mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung kepada perusahaan. Unsur-unsur lingkungan yang memiliki pengaruh langsung terhadap perusahaan tersebut adalah : a. Pemasok b. Pelanggan c. Serikat pekerja d. Komunitas keuangan e. Pemegang saham dan pemilik f. Pesaing g. Pemerintah h. Komunitas global Pemasok memasok bahan baku, mesin, jasa, orang dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk atau jasa. Produk atau jasa ini lalu dipasarkan kepada pelanggan perusahaan. Para pekerja di berbagai industri. Komunitas keuangan adalah institusiinstitusi yang memberikan pinjaman kepada perusahaan. Pemegang saham dan pemilik adalah orang-orang yang menginvestasikan uangnya ke perusahaan. Pesaing adalah mencakup semua perusahaan yang bersaing dengan perusahaan di dalam pasar, Pemerintah. 4. Kesimpulan Kegiatan pengembangan sistem informasi akan selalu dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi tuntutan penggunaan sistem informasi yang memenuhi persyaratan yang ditentukan. Pengembangan sistem biasanya dimulai dari laporan bahwa sistem informasi yang sekarang dipakai sudah tidak mampu memenuhi kebutuhan organisasi. Ada beberapa tahap dalam pengembangan sistem informasi yaitu : analisis sistem, perancangan konsep, perancangan fisik, implementasi dan konversi, serta pengoperasian dan pemeliharaan. Analisis sistem informasi dimaksudkan untuk memperoleh informasi tentang tata cara kerja sistem yang digunakan sekarang. Selanjutnya dalam analisis sistem ini akan dilakukan studi kelayakan untuk menentukan apakah proyek pengembangan sistem bisa dilakukan. Perancangan konsep meliputi identifikasi, penilaian, pemilihan alternatif/rancangan, spesifikasi rancangan dan laporan setelah perancangan konsep maka akan dilanjutkan perancangan fisik, memberikan batasan-batasan berupa peraturan-peraturan serta dapat pula memberikan bantuan berupa informasi dan dana. Komunitas global adalah wilayah geografis dimana perusahaan beroperasi. Perancangan fisik ini meliputi perancangan output file, database, input, program, prosedur dan pengendalian. Tahapan berikutnya adalah pengembangan sistem informasi adalah implementasi dan 441
ORBITH Vol. 7 No. 3 November 2011: 438-443 konversi yang meliputi perencanaan implementasi, pembuatan dan pengujian program computer, penyiapan lokasi, pemasangan dan pengujian hardware, seleksi dan pelatihan karyawan, dokumentasi, pengujian sistem, konversi dan pelaporan. Tahapan terakhir dalam pengembangan sistem informasi adalah pengoperasian dan pemeliharaan. Pemeliharaan dilakukan untuk menjamin agar pengoperasian sistem informasi dapat lancar. Didalam pengembangan sistem informasi, perusahaan harus memperhatikan unsurunsur lingkungan yang akan berpengaruh langsung terhadap perkembangan sistem informasi suatu perusahaan. Unsur-unsur lingkungan perusahaan tersebut meliputi pemasok, pelanggan, serikat pekerja, komunitas keuangan, pemegang saham dan pemiliki, pesaing, pemerintah, dan komunitas global. DAFTAR PUSTAKA Amir Abadi Jusuf. 1980. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. UPP AMP YKPN, Yogyakarta. Raymond Mcleod, Jr, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Salemba Empat, Jakarta 442