DAFTAR ISI W22.U18/IK/KS-00/2017 BAGIAN JUDUL HALAMAN 1. Nomor : W22.U18/IK/KS-01/2017 tentang Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen 2. Nomor : W22.U18/IK/KS-02/2017 tentang Instruksi Kerja Pengendalian Rekaman 3. Nomor : W22.U18/IK/KS-03/2017 tentang Instruksi Kerja Perbaikan dan Pencegahan 4. Nomor : W22.U18/IK/KS-04/2017 tentang Instruksi Kerja Perbaikan berkesinambungan 5. Nomor : W22.U18/IK/KS-05/2017 tentang Instruksi Kerja Internal Audit 6. Nomor : W22.U18/IK/KS-06/2017 tentang Instruksi Kerja Komunikasi Dengan Pengguna Pengadilan 7. Nomor : W22.U18/IK/KS-07/2017 tentang Instruksi Kerja Pengambilan Sampling 8. Nomor : W22.U18/IK/KS-08/2017 tentang Instruksi Kerja Survei Kepuasan Pengguna Pengadilan 9. Nomor : W22.U18/IK/KS-09/2017 tentang Instruksi Kerja Survei Harian 10. Nomor : W22.U18/IK/KS-10/2017 tentang Instruksi Kerja Analisis Persyaratan Pengguna Pengadilan 3 19 20 22 23 26 27 30 31 51 52 55 56 58 59 62 63 66 67 70 Halaman 1 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
DAFTAR ISI W22.U18/IK/KS-00/2017 11. Nomor : W22.U18/IK/KS-11/2017 tentang Instruksi Kerja Pengendalian Pelayanan Yang Tidak Sesuai 12. Nomor : W22.U18/IK/KS-12/2017 tentang Instruksi Kerja Penanganan Keluhan Pengguna Pengadilan 13. Nomor : W22.U18/IK/KS-13/2017 tentang Instruksi Kerja Quality Management Representative 14. Nomor : W22.U18/IK/KS-14/2017 tentang Instruksi Kerja Komunikasi Internal 15. Nomor : W22.U18/IK/KS-15/2017 tentang Instruksi Kerja Rapat Tinjauan Manajemen 71 74 75 78 79 82 83 86 87 91 Halaman 2 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 3 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Manual Mutu 2. Standar Operasional Prosedur 3. Instruksi Kerja 4. Buku Bukti Penerimaan Dokumen 5. Buku Bukti Penarikan Dokumen 6. Formulir Usulan Revisi 7. Historis Perubahan PERINGATAN Jika pengendalian dokumen tidak baik maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen ALUR PROSES 1. Penetapan Jenis Dokumen Halaman 4 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN Quality Management Representative menetapkan jenis dokumen terkendali, yang meliputi : a. Manual Mutu; b. Standar Operasional Prosedur; c. Instruksi Kerja; d. Dokumen Pendukung; e. Fomulir. 2. Pembuatan Dokumen Quality Management Representative menetapkan format pembuatan dokumen sebagai berikut : a. Manual Mutu : 1. BAB I Pendahuluan; 2. BAB II Pemetaan Proses Bisnis; 3. BAB III Implementasi Kriteria; 4. BAB IV Standar Operasional Prosedur; 5. BAB V Perencanaan Organisasi; 6. BAB VI Penutup. b. SOP terdiri dari : 1. Dasar Hukum; 2. Keterkaitan; 3. Peringatan; 4. Kualifikasi Pelaksana; 5. Peralatan/Perlengkapan; 6. Pencatatan/Pendataan. c. Instruksi Kerja terdiri dari : 1. Dasar Hukum; 2. Keterkaitan; Halaman 5 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN 3. Peringatan; 4. Kualifikasi Pelaksana; 5. Peralatan/Perlengkapan; 6. Pencatatan/Pendataan; 7. Alur Proses. d. Dokumen Pendukung : 1. Daftar Induk Dokumen; 2. Daftar Master Dokumen Internal; 3. Daftar Serah Terima Dokumen; 4. Bukti Formulir. 3. Pemberian Identitas Dokumen a. Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : 1. Judul dokumen; 2. Nomor dokumen; 3. Tanggal pembuatan 4. Tanggal revisi; 5. Tanggal efektif; 6. Disahkan oleh; 7. Halaman. b. Penanggung jawab (disiapkan, diperiksa, disahkan) terdapat pada halaman depan dokumen. 4. Penomoran Dokumen Quality Management Representative memberi nomor dokumen yang terdiri dari 7 bagian, yaitu : Halaman 6 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN a. Bagian I terdiri dari 1 kode, yaitu kode wilayah dengan 5 digit yang terdiri dari huruf dan angka. Untuk kode wilayah Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang yaitu : W22.U18 W22 : adalah kode wilayah yang menunjukkan bahwa Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang berada di wilayah hukum Pengadilan Tinggi Sulawesi Selatan dan Barat; U18 : adalah kode untuk Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. b. Bagian II menunjukkan jenis dokumen : MM : untuk Manual Mutu; SOP : untuk Standar Operasional Prosedur; IK : untuk Instruksi Kerja. c. Bagian III menunjukkan bagian kode unit kerja dan nomor urut dokumen yang terdiri dari 1-4 huruf : 1. Kesekretariatan Tim Penjaminan Mutu ------------------------- : KS 2. Hakim -------------------------------------------------------------------- : H 3. Panitera ----------------------------------------------------------------- : P 4. Sekretaris --------------------------------------------------------------- : S 5. Kepaniteraan Muda Pidana ---------------------------------------- : KPID 6. Kepaniteraan Muda Perdata --------------------------------------- : KPER 7. Kepaniteraan Muda Hukum ---------------------------------------- : KHUK 8. Panitera Pengganti --------------------------------------------------- : PP 9. Jurusita/Jurusita Pengganti ---------------------------------------- : JS 10. Sub Bagian Umum dan Keuangan ------------------------------- : UK 11. Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana - : KOT 12. Sub Bagian Perencanaan, TI dan Pelaporan ------------------: PTIP d. Bagian IV menunjukkan kode fomulir/data pendukung unit kerja dan nomor urut fomulir/data pendukung : Halaman 7 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN F : Fomulir; DP : Data Pendukung. e. Bagian V menunjukkan nomor urut fomulir /data pendukung yang terdiri dari 2 digit angka f. Bagian VI menunjukkan tahun pembuatan : Contoh penomoran dokumen: W22.U18/SOP/H-01/F-01/2016 W22 : menunjukkan kode wilayah Pengadilan Tinggi Sulawesi Selatan dan Barat; U18 : menunjukkan kode Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang; SOP : menunjukkan jenis dokumen; H : menunjukkan kode dokumen; 01 : menunjukkan nomor urut dokumen; F/DP : menunjukkan kode Fomulir/Data Pendukung; 01 : menunjukkan nomor urut fomulir/data Pendukung 2017 : menunjukkan tahun pembuatan. 5. Pemeriksaan Dokumen Setiap dokumen diperiksa oleh Quality Management Representative. 6. Pengesahan Dokumen Setiap dokumen harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Ketua Pengadilan Negeri dan dibubuhi stempel Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. 7. Penerbitan Dokumen a. Dokumen yang telah disahkan kemudian diberi stempel ASLI dengan tinta warna merah; b. Dokumen Asli didaftar di Buku Induk Dokumen berdasarkan bidang masingmasing; c. Dokumen Asli dikendalikan di Kesekretariatan Penjaminan Mutu. Halaman 8 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN 8. Distribusi dan Penerimaan Dokumen a. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Quality Management Representative kepada semua unit/bidang kerja dengan mengisi buku Bukti penerimaan dokumen. b. Salinan dokumen diberi stempel TERKENDALI dengan tinta warna ungu untuk menunjukkan dokumen tersebut terkendali. c. Salinan dokumen disimpan di bidang masing-masing. d. Jika dokumen terkendali dipinjam oleh instansi lain atau keluar dari Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang, maka dokumen terkendali harus difotocopy terlebih dahulu, kemudian diberi stempel TIDAK TERKENDALI dengan tinta warna ungu. 9. Revisi dan Penerbitan ulang Dokumen Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi; b. Identifikasi sebab revisi; c. Permintaan revisi disetujui oleh personil yang berwenang; d. Revisi dicatat dalam historis perubahan pada tiap dokumen; 10. Penerbitan Ulang Dokumen a. Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: 1. Telah mengalami revisi sebanyak 5 kali; 2. Terjadi perubahan sistem mutu; 3. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen; 4. SOP sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas. b. Apabila ada penerbitan ulang dokumen, maka dokumen lama yang bersangkutan ditarik. Halaman 9 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN 11. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku a. Quality Management Representative menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen; b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen; c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi stempel KADALUARSA dengan tinta ungu, dan diberi tanggal bulan tahun kadaluarsa lalu disimpan di ruangan/lemari Penjaminan Mutu sebagai arsip; d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan di ruangan/lemari Penjaminan Mutu; e. Dokumen yang sudah kadaluarsa dan disimpan di ruangan/lemari Penjaminan Mutu bisa dimusnahkan apabila dokumen pengganti sudah mengalami revisi sebanyak 5 kali dan sudah distempel KADALUARSA dengan tinta ungu. 12. Peninjauan Ulang Dokumen Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali. Halaman 10 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-01/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 11 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 1 : Personil Yang Berwenang Mengesahkan Dokumen No Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan 1 Manual Mutu QMR/WQMR QMR Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang 2 Instruksi Kerja WQMR QMR Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang 3 SOP Unit Kerja QMR Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang 4 Dokumen Ketua Pengadilan Negeri Unit Kerja QMR Pendukung Sidenreng Rappang Halaman 12 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 2 : Personil Yang Berwenang Menyetujui Revisi JENIS DOKUMEN Manual Mutu Standar Operasional Prosedur Fomulir/Dokumen Pendukung MENYETUJUI QMR QMR/ Koordinator Bidang QMR/ Koordinator Bidang Halaman 13 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 3 : Formulir Daftar Serah Terima Dokumen LOGO PENGADILAN SATKER JUDUL NO NOMOR NAMA YANG YANG TANGGAL TANDA DOKUMEN DOKUMEN MENYERAHKAN MENERIMA PENYERAHAN TANGAN 1. 2. 3. 4. 5. Halaman 14 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 4 : Formulir Bukti Penerimaan Dokumen LOGO PENGADILAN SATKER JUDUL NO NAMA DOKUMEN 1. 2. 3. Halaman 15 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 5 : Formulir Usulan Revisi LOGO PENGADILAN SATKER Identitas Dokumen yang akan di revisi : JUDUL Nomor dokumen Judul Dokumen Terbitan Revisi ke Tanggal Usulan Revisi : Halaman Yang ada sekarang Usulan perubahan Alasan perubahan Menyetujui Tanggal... Yang mengajukan revisi ( ) ( ) Halaman 16 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 6 : Formulir Bukti Penarikan Dokumen LOGO PENGADILAN SATKER Lembar 1. Untuk Pemegang Dokumen Pada hari ini, Hari : Tanggal : Tempat : Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen JUDUL Manual Mutu Judul: No: Jenis Dokumen SOP Intruksi Kerja Judul: Judul: No: No: Fomulir/Data Pendukung Judul No: Dari Kepada Catatan Diserahkan oleh Diterima oleh ( ) ( ) Halaman 17 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 7 : Formulir Bukti Penarikan Dokumen LOGO PENGADILAN SATKER Lembar 2. Untuk QMR Pada hari ini, Hari : Tanggal : Tempat : Telah dilaksanakan penarikan salinan dokumen JUDUL Manual Mutu Judul: No: Jenis Dokumen SOP Intruksi Kerja Judul: Judul: No: No: Fomulir/Data Pendukung Judul No: Dari Kepada Catatan Diserahkan oleh Diterima oleh ( ) ( ) Halaman 18 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 8 : Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen LOGO PENGADILAN SATKER JUDUL Pada hari ini tanggal,bertempat di.., oleh. Telah dimusnahkan dokumen sebagai berikut: Judul Dokumen Nomor Dokumen Jumlah Demikian berita acara pemusnahan dokumen dibuat. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih..,. Mengetahui Disaksikan oleh Dilaksanakan oleh ( ). QMR Halaman 19 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 20 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-02/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Buku Kendali Rekaman. PERINGATAN Jika rekaman atau penyimpanan dokumen tidak baik, maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dokumen pengendalian rekaman. ALUR PROSES 1. Identifikasi status rekaman. 2. Buat master list / daftar rekaman. 3. Rekaman disimpan pada komputer ruang Tim Document Control. 4. Rekaman tidak sah harus teridentifikasi / dipisahkan. Halaman 21 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-02/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 22 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 23 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-03/2017 INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Formulir Identifikasi Ketidaksesuaian 2. Formulir Laporan Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 3. Formulir Tinjauan Ulang Tindakan Perbaikan dan Pencegahan PERINGATAN Jika perbaikan dan pencegahan yang dilakukan tidak sesuai maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI 1. Strata 1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan perbaikan/koreksi dan pencegahan pelayanan yang tidak sesuai. ALUR PROSES 1. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan di bidangnya masing-masing, termasuk keluhan para pengguna layanan Pengadilan dengan formulir identifikasi ketidaksesuaian. Halaman 24 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-03/2017 INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN 2. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian membuat rencana tindakan koreksi dan pencegahan menggunakan formulir rencana tindakan koreksi dan pencegahan dengan persetujuan Quality Management Representative. 3. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian dan pegawai unit/bidangnya melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan. 4. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian mencatat hasil tindakan koreksi dan pencegahan dalam formulir laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan. 5. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian menginformasikan hasil tindakan koreksi dan pencegahan, dengan mengirim formulir asli laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada Quality Management Representative. 6. Quality Management Representative mengadakan verifikasi atas tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan: a. Apabila tidak efektif, Quality Management Representative, Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian meninjau ulang tindakan koreksi dan pencegahan menggunakan formulir tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan; b. Panitera Muda, Kepala Sub Bagian dan pegawai melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan berdasar tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan; c. Apabila efektif, Quality Management Representative menyetujui laporan hasil koreksi dan pencegahan. 7. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian menyimpan laporan hasil tindakan korektif dan pencegahan: a. Lembar asli disimpan koordinator bidang; b. Salinan disimpan di sekretariat. Halaman 25 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-03/2017 INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 26 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 27 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-04/2017 INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Manual Mutu 2. Sasaran Mutu 3. Hasil audit internal PERINGATAN Jika perbaikan berkesinambungan tidak dilakukan, maka permasalahan dan ketidaksesuaian akan susah diperbaiki/diatasi. KUALIFIKASI 1. Strata 1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan prosedur berkesinambungan dari perbaikan/koreksi. ALUR PROSES 1. Sosialisasi Manajemen Mutu kepada semua pegawai. 2. Identifikasi Masalah mutu. 3. Menganalisa masalah dan penyebab masalah. 4. Membuat rencana penyelesaian masalah dan rencana kegiatan. Halaman 28 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-04/2017 INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN 5. Implementasi rencana kegiatan. 6. Pengukuran hasil. 7. Standarisasi Hasil Pencapaian. Halaman 29 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-04/2017 INSTRUKSI KERJA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 30 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 31 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT DASAR HUKUM 1. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 2. Panduan Audit Sistem Manajemen ISO 19011 : 2011 KETERKAITAN 1. Formulir Program Audit 2. Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit 3. Formulir Surat Pemberitahuan Audit 4. Formulir Daftar Pertanyaan Audit 5. Formulir Daftar Hadir Audit 6. Formulir Laporan Ketidaksesuaian 7. Formulir Laporan Observasi/Saran 8. Formulir Rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian 9. Formulir Laporan Rekapitulasi Hasil Verifikasi Tindakan Perbaikan/ Pencegahan 10. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal PERINGATAN Jika audit internal internal tidak dilaksanakan, maka identifikasi dan permasalahan, perbaikan dan pencegahan tidak dapat dilakukan. PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer/Laptop 2. Printer/Scanner 3. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen PENANGGUNG JAWAB Ketua Tim Internal Audit. Halaman 32 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT KRITERIA PENCAPAIAN Audit internal dilaksanakan dan dilakukan secara berkala. ISTILAH / DEFINISI 1. Audit adalah suatu proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi penerapan Sistem Manajemen Mutu Akreditasi. 2. Audit Internal adalah audit Sistem Manajemen Mutu Akreditasi yang dilakukan oleh personil (auditor) internal. 3. Auditor adalah pegawai yang telah mengikuti Pelatihan Audit Internal dan memiliki kompetensi untuk melakukan audit. 4. Ketua Tim Auditor adalah salah satu auditor senior yang ditunjuk untuk memimpin dan mengkoordinasikan seluruh anggota tim auditor dalam pelaksanaan audit internal. 5. Auditee adalah pegawai yang bertanggung jawab terhadap bagian yang diaudit. 6. Ketidaksesuaian (Non Conformity) adalah tidak dipenuhinya persyaratan Sistem Manajemen Mutu Akreditasi dan atau persyaratan lain yang berlaku. 7. Tindakan Perbaikan adalah suatu tindakan yang bertujuan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat audit atau di luar audit PIHAK TERKAIT 1. Ketua 2. Wakil 3. Document Control 4. Ketua Tim Auditor 5. Auditor 6. Auditee Halaman 33 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT STANDAR MUTU 1. Prosedur Audit Mutu Internal mengatur tentang persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut hasil audit internal 2. Persiapan audit internal meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Menyusun program audit Program audit berisi kriteria/standar audit, ruang lingkup audit dan tata waktu pelaksanaan audit setiap bagian selama periode tertentu. Audit Mutu Internal dilakukan sebanyak dua kali dalam satu tahun. Program audit disusun oleh Document Control, diperiksa oleh Wakil dan disahkan oleh Ketua. b. Menunjuk Tim Auditor Penunjukan dan penerbitan Surat Keputusan Tim Auditor dilakukan oleh Ketua atas usulan Wakil Ketua. c. Menyusun jadwal audit. Jadwal audit berisi tentang tata waktu pelaksanaan audit dalam satuan jam. Jadwal audit disusun oleh Ketua Tim Auditor dan disahkan oleh Wakil Ketua. d. Mendistribusikan surat pemberitahuan audit. Surat pemberitahuan audit disusun oleh Document Control dan disahkan oleh Wakil Ketua. Undangan Audit dilampiri dengan jadwal audit yang telah disahkan oleh Wakil Ketua, kemudian didistribusikan kepada seluruh bagian terkait. e. Menyusun daftar pertanyaan audit Daftar pertanyaan audit disusun oleh Tim Auditor sesuai dengan klausulklausul persyaratan Sistem Manajemen Mutu Akreditasi dan unit kerja yang akan diaudit. Daftar pertanyaan audit disahkan oleh Ketua Tim Auditor. 3. Pelaksanaan audit internal meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Melakukan opening meeting (rapat pembukaan audit). Halaman 34 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT Opening meeting dihadiri oleh Tim Auditor dan Auditee. Agenda opening meeting sekurang-kurangnya adalah perkenalan tim auditor, tata cara audit, bagian-bagian yang diaudit dan jadwal audit. Opening meeting dipimpin oleh Ketua Tim Auditor. Seluruh peserta yang hadir dalam opening meeting harus menandatangani Daftar Hadir. b. Melakukan audit kecukupan dokumen Audit kecukupan dokumen dimaksudkan untuk mengetahui ketersediaan dokumen Sistem Manajemen Mutu dibandingkan dengan Standar Sistem Manajemen Mutu Akreditasi. c. Melakukan audit lapangan Audit lapangan dimaksudkan untuk mengetahui penerapan standar dan dokumen Sistem Manajemen Mutu Akreditasi. Pada saat melakukan audit lapangan Tim Auditor harus didampingi oleh masing-masing penangung jawab unit kerja yang sedang diaudit. d. Menyusun laporan hasil audit Laporan hasil audit disusun oleh Tim Auditor. Laporan hasil audit sekurangkurangnya berisi Laporan Ketidaksesuaian (Non Conformity Report) dan Laporan Observasi/Saran. e. Melakukan closing meeting (rapat penutupan audit) Closing meeting dimaksudkan untuk menyampaikan laporan hasil audit kepada auditee. Closing meeting dipimpin oleh Ketua Tim auditor. Auditee diberikan kesempatan untuk menyanggah hasil temuan tim audtor sebelum Laporan Ketidaksesuaian ditandatangani oleh auditor dan auditee. Setiap peserta yang hadir dalam closing meeting harus menandatangani daftar hadir. f. Auditor menyusun laporan pelaksanaan audit internal. g. Ketua Tim Auditor menyerahkan Laporan Hasil Audit kepada Wakil. h. Document Control mengarsip laporan hasil audit internal. Halaman 35 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT 4. Tindak lanjut hasil audit internal meliputi beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Auditee melakukan analisa akar penyebab masalah terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan. b. Auditee menyusun program tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan observasi (saran) yang ditemukan. c. Auditee melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan observasi sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. d. Auditor melakukan verifikasi hasil tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Kemudian Auditor memberikan status (CLOSE atau OPEN) terhadap tindakan perbaikan tersebut. MEKANISME 1. Mekanisme Perencanaan Audit Internal No. Bagian Deskripsi Aktivitas 1. Mulai 2. Document Control Menyusun Program Audit dengan mengisi Formulir Program Audit 3. Wakil Memeriksa Formulir Program Audit 4. Ketua Mengesahkan Program Audit. 5. Wakil Mengusulkan susunan/nama-nama Tim Auditor kepada Kepala 6. Ketua Menunjuk dan Menerbitkan SK Tim Auditor Halaman 36 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT 7. Document Control Mendistribusikan SK Penunjukan Tim Auditor kepada para seluruh Tim Auditor 8. Ketua Tim Auditor Menyusun jadwal audit dengan mengisi Formulir Jadwal Pelaksanaan Audit 9. Wakil Mengesahkan jadwal pelaksanaan audit. 10. Document Control Menyusun surat pemberitahuan audit dengan mengisi Formulir Surat Pemberitahuan Audit. 11. Wakil Mengesahkan surat pemberitahuan audit yang dilampiri dengan jadwal audit. 12. Document Control Mendistribusikan surat pemberitahuan audit kepada Bagian Terkait. 13. Tim Auditor Menyusun daftar pertanyaan audit dengan mengisi Formulir Daftar Pertanyaan Audit 14. Ketua Tim Auditor Mengesahkan daftar pertanyaan audit. 15. Selesai 2. Mekanisme Pelaksanaan Audit Internal No. Bagian Deskripsi Aktivitas 1. Mulai 2. Tim Auditor dan Auditee Melakukan opening meeting dan mengisi Formulir Daftar Hadir Audit. 3. Tim Auditor Melakukan audit kecukupan dokumen dengan berpedoman pada Daftar Pertanyaan Audit 4. Auditee Mendampingi auditor pada saat audit kecukupan dokumen 5. Tim Auditor Melakukan audit lapangan dengan berpedoman pada Daftar Pertanyaan Audit 6. Auditee Mendampingi auditor pada saat audit lapangan 7. Tim Auditor Menyusun laporan ketidaksesuaian dengan mengisi Halaman 37 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT 7. Formulir Laporan Ketidaksesuaian. 8. Tim Auditor Menyusun laporan observasi dengan mengisi Formulir Laporan Observasi/Saran. 9. Tim Auditor Membuat rekapitulasi laporan ketidaksesuaian dengan mengisi Formulir Rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian 10. Ketua Tim Auditor dan Auditee Melakukan closing meeting (rapat penutupan audit) dan mengisi Formulir Daftar Hadir Audit 11. Tim Auditor Menyusun laporan pelaksanaan audit internal dan mengisi Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal 12. KetuaTim Auditor Menyerahkan laporan pelaksanaan audit internal kepada Wakil 13. Document Control Mengarsip laporan pelaksanaan audit internal 14. Selesai 3. Mekanisme Tindak Lanjut Audit Internal No. Bagian Deskripsi Aktivitas 1. Mulai 2. Auditee Melakukan rapat koordinasi untuk membahas temuan hasil audit mutu internal. 3. Auditee Melakukan analisa akar penyebab masalah terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan. Kemudian menuangkannya dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian 4. Auditee Menyusun rencana/program tindakan perbaikan/pencegahan terhadap ketidaksesuaian dan observasi (saran) yang ditemukan. Kemudian menuangkannya dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian dan Formulir Laporan Observasi/Saran. Halaman 38 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT 5. Auditee Melakukan tindakan perbaikan terhadap ketidaksesuaian dan observasi sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. 6. Auditor Melakukan verifikasi hasil tindakan perbaikan/pencegahan yang telah dilakukan auditee. Kemudian Auditor memberikan status (CLOSE atau OPEN) terhadap tindakan perbaikan/pencegahan tersebut. Dan menuangkannya dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian 7. Ketua Tim Auditor Mengisi Formulir Laporan Rekapitulasi Hasil Verifikasi Tindakan Perbaikan/Pencegahan. 8. Ketua Tim Auditor Menyerahkan laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan kepada Wakil 9. Wakil Menerima laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan. 10. Document Control Mengarsip laporan hasil verifikasi tindakan perbaikan 11. Selesai Halaman 39 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 1 : PROGRAM AUDIT Nama Institusi : Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang Tahun : 2017 No. Kegiatan / Bagian 1. Audit Internal a. Perencanaan Audit Internal b. Pelaksanaan audit internal c. Tindakan perbaikan hasil audit internal Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2. Audit oleh Lembaga Sertifikasi ISO a. Perencanaan audit external b. Pelaksanaan audit external c. Tindakan perbaikan hasil audit external 3. Audit oleh Mahkamah Agung a. Perencanaan audit oleh MA b. Pelaksanaan audit oleh MA c. Tindakan perbaikan hasil audit oleh MA Disusun oleh : Disetujui oleh : Bagian/Jabatan : Ketua Tim Auditor Kepala : Tanda Tangan Nama : Tanggal Halaman 40 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 2 : JADWAL PELAKSANAAN AUDIT Tanggal Audit : Tujuan Audit : Ruang Lingkup Audit : Tim Audit : Hari/ Tanggal, Jam Bagian atau Kegiatan yang diaudit Auditee Auditor Keterangan Disusun oleh : Disetujui oleh : Bagian/Jabatan : Ketua Tim Auditor Kepala : Tanda Tangan Nama : Tanggal Halaman 41 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 3 : SURAT PEMBERITAHUAN AUDIT No. : Tanggal : Lampiran : Jadwal Audit Hal : Pemberitahuan Audit Kepada Yth : Dengan hormat Diberitahukan kepada seluruh Bagian/Unit Kerja di lingkungan... Manejemen Mutu ISO 9001:2015 akan dilaksanakan pada: bahwa Audit Internal Sistem Hari : Tanggal : Pukul : Tempat : Mengingat pentingnya kegiatan tersebut harap Bapak/Ibu/Saudara mempersiapkan diri sebaik-baiknya. Terima kasih. Hormat kami, Ketua Tim Auditor Internal Halaman 42 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 4 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT Bagian : Tanggal : Auditee : Standar/Acuan : No. Pertanyaan 1 Jelaskan tentang pekerjaan/tupoksi Anda! 2 Bagaimana Anda menjalankan SOP/peraturan dalam melaksanakan pekerjaan/tupoksi Anda? 3 Mengapa SOP/peraturan tersebut penting Anda lakukan? 4 Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan SOP/peraturan tersebut? 5 Kapan SOP/peraturan tersebut dilaksanakan? 6 Apa buktinya bahwa SOP/peraturan tersebut sudah Anda laksanakan? 7 Di mana Anda menyimpan/meletakkan dokumen/arsip yang merupakan bukti pelaksanaan SOP/peraturan tersebut? Tunjukkan! 8 Apa saja kendala yang Anda hadapi dalam menjalankan SOP/peraturan tersebut? 9 Apa saja manfaat adanya SOP/peraturan tersebut? 10 Apa masukan/saran Anda untuk perbaikan SOP/peraturan tersebut? Kecukupan Dokumen/Rekaman; Kepatuhan thd Peraturan/Standar; Kesesuaian & Konsistensi Implementasi Status (YES/NO) Disusun oleh : Disetujui oleh : Bagian/Jabatan : Anggota Tim Auditor Ketua Tim Auditor : Tanda Tangan Nama : Tanggal Halaman 43 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 5 : DAFTAR HADIR AUDIT INTERNAL Hari : Tanggal : Pukul : Kegiatan : 1) OPENING MEETING ; 2) CLOSING MEETING NO NAMA PESERTA JABATAN TANDA TANGAN Disiapkan oleh : Diketahui oleh : Bagian/Jabatan : Ketua Tim Auditor Kepala : Tanda Tangan Nama : Tanggal Halaman 44 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 6 : LAPORAN KETIDAKSESUAIAN No. LKS / NCR : Tanggal : Bagian : Dokumen Rujukan : Deskripsi Ketidaksesuaian : (diisi oleh auditor) Kategori Ketidaksesuaian : MAYOR / MINOR Auditor Auditee (---------------TTD--------------) Akar penyebab ketidaksesuaian : (diisi oleh auditee) (--------------TTD-------------) Rencana Tindakan Korektif dan Pencegahan : (diisi oleh auditee) Target diselesaian pd tanggal :.... Auditee : (---------TTD---------) Verifikasi Hasil Tindakan Perbaikan/Pencegahan : (diisi oleh auditor) Status : CLOSE / OPEN Tanggal : ---------------------- Auditor : (--------------TTD-------------) Halaman 45 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 7 : LAPORAN OBSERVASI/SARAN Periode/Bulan : Tujuan Audit : Ruang Lingkup : No. OBS Bagian Uraian Observasi/Saran *) Rencana Tindakan Perbaikan / Tindakan Pencegahan **) Keterangan: *) Diisi oleh Auditor; **) Diisi oleh Auditee Disusun oleh : Disetujui oleh : Bagian/Jabatan : Ketua Tim Auditor Wakil Manajemen : Tanda Tangan Nama : Tanggal Halaman 46 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 8 : REKAPITULASI LAPORAN KETIDAKSESUAIAN Periode/Bulan : Tujuan Audit : Ruang Lingkup : No. Bagian Uraian Ketidaksesuaian Status (Mayor / Minor) Disusun oleh : Disetujui oleh : Bagian/Jabatan : Ketua Tim Auditor Wakil Manajemen : Tanda Tangan Nama : Tanggal Halaman 47 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 9 : LAPORAN VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN HASIL AUDIT PERIODE/BULAN AUDIT : No. No. NCR No. OBS Bagian Tindakan Perbaikan Tgl. Target Selesai Tgl. Verifikasi Auditor Status OPEN/ CLOSE Ketera ngan Disusun oleh : Disetujui oleh : Bagian/Jabatan : Ketua Tim Auditor Kepala Tanda Tangan : Nama : Tanggal Halaman 48 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
Lampiran 10 : LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL 1. Periode audit : Tahun 201 Laporan Pelaksanaan Audit Internal Di 2. Tujuan audit : Mengevaluasi kesesuaian implementasi ISO 9001:2015 3. Tanggal audit :. 4. Tim Auditor : a. Ketua tim :. b. Sekretaris : c. Anggota : 1) 2). 3). 4). 5). 5. Bidang yang diaudit: a. Kepala pengadilan b. Bagian c. Bagian d. Bagian. e. dst. 6. Hasil audit a. Kelebihan (hal-hal positif ) : - - - -. b. Ketidaksesuaian (LKS/NCR): - - - - c. Observasi (saran) : - - - 7. Kesimpulan Pelaksanaan ISO 9001:2015 di telah berjalan dengan baik dan perlu terus ditingkatkan. Namun demikian, masih perlu dilakukan beberapa perbaikan, terutama mengenai.. Halaman 49 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
8. Lampiran a. Program audit b. Undangan audit c. Jadwal audit d. Daftar hadir audit e. Daftar pertanyaan audit f. Laporan ketidaksesuaian g. Laporan observasi h. Rekapitulasi laporan ketidaksesuaian i. Laporan verifikasi tindakan perbaikan Halaman 50 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-05/2017 INSTRUKSI KERJA INTERNAL AUDIT HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 51 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 52 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-06/2017 INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Hasil Analisis Komunikasi Dengan Pengguna Layanan Pengadilan dan Rencana Tindak lanjut PERINGATAN Jika komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan tidak baik, maka pengambilan data dan survei sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S-1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES a. Tim survei menentukan metode yang akan dipakai untuk komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan (temu langsung dengan pengguna layanan Pengadilan). b. Tim survei melaksanakan komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan. c. Tim survei mengumpulkan dan mencatat hasil komunikasi. Halaman 53 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-06/2017 INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN d. Tim survei melakukan analisis hasil komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan. e. Tim survei melaporkan hasil analisis komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan kepada Quality Management Representative. f. Quality Management Representative dan Tim Survei melaporkan hasil kepada Ketua Pengadilan Negeri. g. Ketua Pengadilan Negeri, Quality Management Representative, Tim Survei menyusun Rencana Tindak Lanjut Komunikasi dengan pengguna layanan Pengadilan. Halaman 54 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-06/2017 INSTRUKSI KERJA KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN HISTORIS PERUBAHAN NO ISI PERUBAHAN TGL MULAI DAHULU SEKARANG BERLAKU Halaman 55 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGAMBILAN SAMPLING Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 56 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-07/2017 INSTRUKSI KERJA PENGAMBILAN SAMPLING DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Register Kunjungan Pengguna layanan Pengadilan PERINGATAN Jika Instruksi Kerja Sampling ini tidak dilakukan dengan benar, maka pengambilan sample/data menjadi tidak valid dan tidak relevan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Strata 1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop 2. Printer 3. Scanner 4. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim survei menggunakan metode pengambilan sampel secara acak sederhana (random sampling) dalam kurun waktu 6 bulan untuk dianalisis setiap 6 bulan. 2. Tim survei menghitung jumlah sampel yang akan disurvei dengan rumus Jumlah sampel = (9+1) x 10 = 100 (jumlah item pertanyaan/pernyataan+1)x10 sampel minimal) 3. Tim survei mendokumentasikan hasil perhitungan Halaman 57 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-07/2017 INSTRUKSI KERJA PENGAMBILAN SAMPLING HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 58 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA SURVEI KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 59 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-08/2017 INSTRUKSI KERJA SURVEI KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Manual Mutu 2. Quesioner Survei Kepuasan Pengguna Layanan Pengadilan 3. Instruksi Kerja Sampling 4. Laporan Hasil Survei PERINGATAN Jika survei kepuasan pengguna layanan Pengadilan tidak dilakukan, maka tidak ada data dari pengguna layanan yang digunakan untuk peningkatan pelayanan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner 4. Questioner / angket 5. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim survei menentukan metode survei yaitu dengan mengisi questioner. Questioner berisi pertanyaan tertutup dan terbuka. Besarnya sample ditentukan berdasarkan rumus, metode pengambilan sample dengan cara acak. Analisis Halaman 60 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-08/2017 INSTRUKSI KERJA SURVEI KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN hasil survei dilakukan dengan cara statistik deskriptif. 2. Tim survei membuat instrument berupa questioner dengan pertanyaan tertutup (pilihan ganda) dan terbuka (esay) mengenai penilaian pengguna layanan Pengadilan terhadap kualitas pelayanan Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang dan harapan pengguna layanan Pengadilan mengenai kualitas pelayanan yang diinginkan. 3. Tim survei, memperbanyak questioner, menentukan jadwal pelaksaan survei, menentukan pegawai survei. 4. Tim survei melakukan survei sesuai jadwal. Survei dilakukan kepada pengguna layanan Pengadilan yang berkunjung ke Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang dengan didampingi oleh petugas survei. 5. Pengguna layanan Pengadilan diminta mengisi questioner, bila ada pertanyaan quesioner yang kurang jelas bisa ditanyakan kepada petugas survei. Pengguna layanan Pengadilan yang tidak bisa membaca dibantu oleh petugas survei. 6. Petugas survei mengecek pengisian questioner apabila belum lengkap meminta sample untuk melengkapi. 7. Quesioner yang telah diisi dikumpulkan oleh pegawai diserahkan kepada Ketua Tim Survei, apabila sudah terkumpul semua sample kemudian dilakukan analisis. 8. Tim Survei menganalisis questioner yang sudah terisi dengan deskriptik analitik dengan menggambarkan prosentase dari masing-masing jawaban tertutup, sedang untuk pertanyaan terbuka dilakukan coding. 9. Tim Survei menyajikan hasil analisis dalam bentuk deskriptif. Hasil analisis diserahkan kepada Management Representative untuk ditindak lanjuti. Halaman 61 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-08/2017 INSTRUKSI KERJA SURVEI KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 62 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA SURVEI HARIAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 63 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-09/2017 INSTRUKSI KERJA SURVEI HARIAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Formulir Tabulasi hasil Survei Harian 2. Formulir Rekapitulasi Survei harian pada setiap bulan. 3. Hasil Grafik Survei Harian pada setiap bulan. PERINGATAN Jika survei harian tidak dilakukan maka tidak diketahui data kepuasan pengguna layanan pengadilan pada setiap harinya. KUALIFIKASI PENGGUNA 1. (S1) 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Angket survei harian 2. Komputer / Laptop. 3. Printer 4. Scanner. 5. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan survei harian kepuasan pengguna layanan pengadilan secara berkesinambungan pada setiap harinya. ALUR PROSES 1. Tim survei menyebarkan angket survei harian dengan pilihan jawaban PUAS atau TIDAK PUAS pada setiap bidang pada Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. Halaman 64 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-09/2017 INSTRUKSI KERJA SURVEI HARIAN 2. Pegawai Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang/petugas mempersilahkan pengguna layanan Pengadilan untuk mengisi form survei tersebut dengan pilihan yang bertuliskan PUAS apabila pengguna layanan Pengadilan merasa puas, atau yang bertuliskan TIDAK PUAS apabila pengguna layanan Pengadilan merasa tidak puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. 3. Tim survei mentabulasi hasil survei harian dari tiap bidang setiap akhir bulan. 4. Tim Survei merekap hasil tabulasi setiap akhir bulan. 5. Tim survei membuatkan grafik dari hasil tabulasi untuk setiap bidang. 6. Hasil grafik diserahkan kepada Quality Management Representative untuk didistribusikan kepada tiap bagian. 7. Quality Management Representative bersama koordinator bidang mengevaluasi hasil survei bulanan. Halaman 65 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-09/2017 INSTRUKSI KERJA SURVEI HARIAN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 66 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.SOS NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 67 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-10/2017 INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN 1. Hasil Survei Analisis Persyaratan Pengguna layanan Pengadilan 2. Hasil Analisis Persyaratan Pengguna layanan Pengadilan PERINGATAN Jika analisis ini tidak berjalan baik maka survei dan pengambilan sample tidak maksimal. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S1 2. SMA PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Penomoran dan pencatatan dokumen. ALUR PROSES 1. Tim Survei melakukan pengambilan data pada pengguna layanan Pengadilan. 2. Tim Survei mengolah data yang berhubungan dengan persyaratan pengguna layanan Pengadilan, dan melakukan coding dengan mengelompokkan persyaratan yang sama/mempunyai kemiripan. 3. Quality Management Representative menerima hasil analisis dari Tim Survei. Halaman 68 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-10/2017 INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN 4. Quality Management Representative, Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian terkait menganalisis persyaratan pengguna layanan Pengadilan yang akan dilaksanakan dengan hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain : a. Mendesak atau tidak; b. Banyaknya jumlah permintaan; c. Kemungkinan direalisasi; d. Perundang-undangan yang berlaku. 5. Quality Management Representative menyerahkan hasil analisis persyaratan pengguna layanan Pengadilan kepada Ketua Pengadilan Negeri untuk disetujui 6. Quality Management Representative mendistribusikan hasil analisis persyaratan pengguna layanan Pengadilan : a. Satu lembar untuk disimpan Quality Management Representative; b. Satu lembar diserahkan kepada Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian terkait untuk disimpan dan dilaksanakan; c. Satu lembar untuk Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. Halaman 69 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-10/2017 INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 70 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 71 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-11/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN SOP seluruh bidang pada Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. PERINGATAN Jika pengendalian pelayanan dokumen tidak sesuai dokumen maka penelusuran dokumen sulit dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S1 2. SMA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer / Laptop. 2. Printer 3. Scanner. 4. Alat Tulis Kantor (ATK). PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan pelayanan dokumen yang tidak sesuai. ALUR PROSES 1. Pegawai mencatat hasil/tanda yang terjadi akibat pelayanan yang tidak diharapkan. 2. Pegawai melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan dari pengguna layanan pengadilan, sesuai dengan Standar Operasional Prosedur. 3. Pegawai melaporkan akibat-akibat itu kepada Panitera Muda/Kepala Sub Bagian sesuai bidang masing-masing. Halaman 72 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-11/2017 INSTRUKSI KERJA ANALISIS TERHADAP PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN 4. Panitera Muda/Kepala Sub Bagian sesuai bidang masing-masing melaporkan akibat-akibat / masalah itu untuk dibahas dalam pertemuan komunikasi internal dengan melibatkan semua bidang yang terkait dalam Tim Penjaminan Mutu dan Quality Management Representative. 5. Apabila diperlukan, pegawai melakukan tindak lanjut terhadap pengguna layanan Pengadilan yang mengalami akibat tersebut. 6. Susun rencana tindak lanjut. 7. Panitera Muda/Kepala Sub Bagian mendokumentasikan semua catatan. Halaman 73 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-11/2017 INSTRUKSI KERJA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI HISTORIS PERUBAHAN NO DAHULU ISI PERUBAHAN SEKARANG TGL MULAI BERLAKU Halaman 74 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
,, LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN INSTRUKSI KERJA PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN Disiapkan oleh : H. ABD. RASYID FATAH, S.Sos. NIP 19600823 198503 1 001 Diperiksa oleh : BRELLY YUNIAR DWH, S.H. M.H. NIP 19780611 200112 1 001 Disahkan oleh : BINTANG AL, S.H. M.H. NIP 19710911 199903 1 011 Halaman 75 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-12/2017 INSTRUKSI KERJA PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN DASAR HUKUM Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015 KETERKAITAN Buku Keluhan Pengguna Layanan Pengadilan PERINGATAN Jika penanganan terhadap keluhan pengguna layanan pengadilan tidak dilakukan, maka perbaikan dan peningkatan pelayanan publik tidak akan tercapai. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. S - 1 2. SMA PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer/Laptop 2. Printer/Scanner 3. Alat Tulis Kantor (ATK) PENCATATAN DAN PENDATAAN Pencatatan dan pendataan keluhan pengguna layanan di Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. ALUR PROSES 1. Quality Management Representative memperoleh keluhan pengguna layanan dari buku bantu Keluhan Pengguna Layanan Pengadilan. 2. Quality Management Representative menganalisis dengan mengelompokkan keluhan berdasar bidang beserta saran dan permasalahannya. 3. Quality Management Representative melaporkan hasil analisis terhadap keluhan pengguna layanan Pengadilan kepada Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang. Halaman 76 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu
W22.U18/IK/KS-12/2017 INSTRUKSI KERJA PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN 4. Quality Management Representative berdiskusi dengan Ketua Pengadilan Negeri Sidenreng Rappang, para Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian yang terkait untuk menindaklanjuti keluhan pengguna layanan Pengadilan setiap bulan. 5. Panitera Muda dan Kepala Sub Bagian terkait melakukan rencana tindak lanjut sesuai dengan keluhan pengguna layanan Pengadilan. Halaman 77 dari 91 Instruksi Kerja Tim Penjaminan Mutu