MODUL PERKULIAHAN ETIK UMB Manajemen Waktu Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komputer Sistem Informasi 11 A21311EL Yani Pratomo, S.S, M.Si. Abstrak Kali ini, kita akan membahas bagaimana mengelola waktu menjadi begitu penting dan mendesak. Umumnya manusia merasa sibuk dan kesulitan dalam mengatur waktu. Tidak ada waktu yang cukup untuk mengerjakan semua hal. Apakah benar kita harus mengerjakan semua hal segera? Apakah boleh kita menentukan prioritas dalam menyelesaikan pekerjaanpekerjaan kita? Kompetensi Pengelolaan Waktu atau Time Management menjadi sesuatu yang kritis bagi masyarakat modern, khususnya di perkotaan. Apa yang dimaksud dengan Pengelolaan Waktu? Apakah Mengelola Waktu merupakan hal yang benar-benar penting untuk dipikirkan, atau bahkan dipelajari? Apakah perlu kita menentukan Prioritas? Adakah kiat-kiat dalam Mengelola Waktu secara efektif dan efisien?
Pengelolaan Waktu Seringkah kita mengeluh bahwa kita kekurangan waktu? Seberapa banyak kita tidak dapat menyelesaikan pekerjaan kita dengan sempurna, lantas hal pertama yang kita persalahkan adalah waktu yang begitu cepat berlalu? Sepertinya waktu yang diberikan baru saja dimulai, lantas mengapa waktu saat ini sudah habis? Saat mengikuti ujian, kita diberi batasan waktu untuk menjawab soal-soal ujian. Saat memasuki perguruan tinggi untuk menyelesaikan Program Starta 1 (S1), kita pun diberi batasan waktu maksimal untuk menyelesaikan kuliah. Di tempat bekerja, kita diberi batasan waktu (deadline) untuk menyelesaikan pekerjaan kita. Saat beristirahat pun ternyata kita diberi waktu. Satu hari disepakati berlangsung selama 24 jam, dengan dasar perhitungan rotasi bumi yang menyebabkan terjadinya siang dan malam. Sungguh merugi orang-orang yang menyia-nyiakan waktu. Siang dan malam memang datang setiap hari, namun benarkan siang yang kemarin sama dengan siang hari ini? Apakah siang yang datang besok tidak berbeda dengan siang ini? Apakah kita bisa menjamin bahwa kita masih akan bertemu dengan waktu siang di esok hari? Al-Quran yang diwahyukan oleh Allah SWT Yang Maha Pencipta serta mempergilirkan siang dan malam mengingatkan hamba-hamba-nya dalam Surat Al- Ashr, Demi masa, sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam kerugian. Allah Yang Maha Kuasa bersumpah demi masa (waktu), yang ditafsirkan bahwa Allah menempatkan waktu sebagai salah satu ciptaannya yang teramat penting. Sebegitu pentingnya, sehingga ini menjadi peringatan bagi manusia, makhluk ciptaan-nya yang paling mulia. Apakah Kita Perlu Mengelola Waktu Waktu adalah suatu rangkaian saat ketika proses, perbuatan, atau keadaan berada atau berlangsung (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Tidak seorang pun dari manusia benar-benar tahu apa yang akan terjadi di waktu selanjutnya. Bahkan seorang nabi pun tidak tahu apa yang akan terjadi di masa yang akan datang, kecuali Yang Maha Pencipta memberi kabar kepadanya. Waktu adalah sesuatu yang ghaib dan isinya dirahasiakan. Oleh karena manusia tidak sungguh-sungguh tahu rahasia akan waktu serta apa yang benar-benar terjadi di masa mendatang, maka itu menjadi salah satu sebab penting mengapa manusia perlu mengelola waktu. Manusia diperbolehkan membuat perkiraan 2
atau perhitungan tentang apa yang akan dilakukan dan terjadi di masa mendatang atas dasar-dasar perhitungan yang masuk akal manusia. Ini adalah salah satu bagian dari mengelola waktu juga. Antisipasi terhadap apa yang akan terjadi di masa mendatang merupakan salah satu pekerjaan pengelolaan waktu. Waktu yang telah berlalu tidak akan dapat kita kembalikan lagi. Waktu akan terus berjalan, usia manusia akan terus berkurang. Bila kita tahu jatah usia kita, makan sesungguhnya semakin hari jatah usia kita terus berkurang. Apakah kita dapat mengembalikan hal itu? Tentu kita tidak dapat melakukannya. Oleh sebab itu, kita perlu mengelola waktu, agar waktu yang berlalu tidaklah sia-sia dan menyebabkan kita menyesal. Sebagai contoh masa muda kita, apakah masa tersebut bisa kita ulang untuk kedua kalinya? Misalkan yang disebut masa muda itu adalah usia 19 39 tahun, apakah bila kita telah melewatinya kita dapat mengembalikan itu? Tentu saja tidak. Usia muda seringkali disebut sebagai usia di mana kita mencapai puncak kemampuan fisik kita. Pada usia tersebut manusia merasa kuat, sehat, dan mampu berpikir dengan baik. Sebelum usia itu, kita seringkali merasa masih kanak-kanak atau remaja yang berpikiran naif. Begitu memasuki usia muda, maka kita sudah lebih kuat secara fisik dan lebih matang dalam berpikir. Setelah melewati batas usia muda, maka mungkin saja kemampuan berpikir kita semakin matang hingga usia 59 tahun, namun secara fisik tidak dapat dipungkiri sudah mulai menurun. Seorang atlit atau olah ragawan biasanya cenderung untuk mulai menurun prestasinya begitu memasuki ujung usia muda dan akhirnya mengundurkan diri. Alasan utamanya adalah kekuatan fisik sudah menurun. Oleh sebab itu, manusia perlu mengelola waktu. Waktu yang terbatas dan tak bisa dikembalikan menjadi sebab utama mengapa manusia perlu mengelola waktu. Kata mengelola di sini dapat dipahami dengan konsep manajemen, yaitu menggunakan sumber daya waktu yang ada secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran terbaik. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, waktu merupakan seluruh rangkaian saat ketika proses, perbuatan, atau keadaan berada atau berlangsung. Definisi Manajemen Waktu Manajemen Waktu adalah menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat dan bekerja lebih cerdas (Davidson: 2001 dalam Saudah: 2013). Manajemen waktu dapat diartikan sebagai penggunaan waktu se-efisien mungkin dan se-efektif mungkin untuk memperoleh 3
manfaat waktu yang maksimal. Taylor (1990) dalam Saudah (2013) mengatakan bahwa manajemen waktu adalah pencapaian sasaran utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan-kegiatan yang tidak berarti yang sering memakan waktu. Dengan demikian, manajemen waktu adalah proses pencapaian sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditentukan dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Sumber daya apa saja yang ada dalam hal ini? Sumber daya dalam hal ini dapat berupa tenaga manusia, pikiran manusia, peralatan bantu di sekitar kita, uang, bahan-bahan, dan metode-metode yang telah dipelajari oleh manusia. Semua sumber daya tadi kita perlu gunakan se-efektif dan se-efisien mungkin dalam waktu yang berjalan, sehingga kita mendapatkan hasil optimal dalam rangkaian waktu yang kita lalui. Gambar 9.1 Time Management (Manajemen Waktu) Tujuan Manajemen Waktu Manusia melakukan kegiatan Manajemen Waktu dengan tujuan untuk meningkatkan produktifitas, yang berarti rasio output lebih tinggi atau minimal sama dengan rasio input. Kita bisa membandingkan dua orang karyawan bagian penjualan yang memiliki waktu kerja yang sama dan sumber daya yang relatif sama. Misalkan Karyawan A memiliki jam kerja sepanjang 8 jam sehari, usia 28 tahun, fisik sehat, dan lulusan perguruan tinggi. Karyawan B juga memiliki waktu kerja 8 jam sehari dengan profil sumber daya yang lebih-kurang sama dengan Karyawan A. Akan tetapi, hasil atau output yang didapatkan Karyawan A berbeda dengan Karyawan B. Karyawan A menghasilkan omzet Rp 150 juta dalam satu bulan, sedangkan Karyawan B memperoleh omzet Rp 80 juta, atau hampir hanya setengah dari Karyawan A. 4
Mengapa bisa demikian? Apa yang salah dari Karyawan B? Waktu yang dimiliki B sama dengan A, bahkan profil sumber daya yang mereka berdua miliki juga relatif sama? Setelah diperhatkan cara kerja mereka berdua, terlihatlah bahwa A memiliki keterampilan lebih tinggi dalam mengelola waktu. Keterampilan Manajemen Waktu Benarkah manusia memerlukan keterampilan atau skill dalam manajemen waktu atau mengelola waktu? Ya, apa yang terjadi pada Karyawan A dan Karyawan B dapat menjadi contoh dari hal tersebut. Karyawan A memanfaatkan setiap waktu dengan baik. A membuat perencanaan yang serius akan apa-apa yang dilakukan dalam satu hari, dalam satu minggu, dan bahkan satu bulan. A mempersipakan diri untuk melewati waktuwaktunya. A pandai memilih mana yang harus dikerjakannya lebih dulu dan mana yang diletakkan di belakang waktu. A menerima tugas-tugas bermanfaat, namun sesekali ia juga mampu menolak tawaran yang tidak bermanfaat, yang akan membuat waktunya menjadi terlewat sia-sia. A juga pandai mendelegasikan pekerjaan yang tidak cakap ia kerjakan sendiri kepada seseorang yang lebih cakap dan cekatan melakukan hal itu. A senantiasa mengevaluasi apa yang telah ia lakukan untuk ia jadikan bahan pelajaran (lesson learn) untuk masa selanjutnya. Hal-hal tersebut tidak dilakukan dengan baik oleh Karyawan B. Keterampilan mengelola waktu bahkan diyakini lebih kuat (powerful) dibandingkan dengan keterampilan-keterampilan lainnya, seperti keterampilan/keahlian di bidan matematika, komputer, bahkan berniaga itu sendiri. A lebih dulu memperhatikan keterampilannya mengelola waktu, setelah itu barulah ia mengasah kemampuan penjualan (salesmanship) yang ia tekuni. Baginya, percuma saja memperdalam salesmanship bila ia tidak panda mengelola waktu, karena seberapa pun hebatnya ia mempengaruhi orang dalam menjual, namun bila ia lemah dalam perencanaan waktu, berdisiplin dalam pelaksanaan apa yang telah direncakanan, dan membagi prioritas ; maka pengetahuan salesmanship yang ia pelajari tidaklah terlalu berguna. Keahlian mengelola waktu pada umumnya adalah juga keahlian dalam menentukan skala prioritas dalam hidup kita. Jangan sampai yang seharusnya kita prioritaskan justru kita tinggalkan untuk sesuatu yang bukan prioritas. Keahlian mengendalikan waktu adalah bagaikan keahlian mengalahkan raksasa atau monster besar yang ada dalam diri kita. 5
Bila seseorang terampil dalam mengelola waktu, maka keterampilan atau keahlian lainnya akan lebih mudah untuk dipelajari. Keterampilan mengelola waktu adalah softskill yang layak untuk dipelajari lebih dulu. Sayangnya, banyak orang yang beranggapan bahwa keterampilan dalam mengelola waktu adalah hal remeh-temeh atau sepele dan tidak penting untuk dipelajari atau dilatih. Ini adalah anggapan yang keliru. Di perusahaan-perusahaan besar, biasanya pelatihan (Training) dalam hal Time Management diberikan kepada karyawan. Judul atau nama pelatihannya bisa beranekaragam, ada yang disebut Beyond Time Management, Effective Time Management, Productive Time Management, dan lain-lain. Bahkan tidak jarang di beberapa perusahaan multinasional, pelatihan seperti ini diberikan oleh para instruktur yang didatangkan dari luar negeri. Mengapa demikian? Perusahaan-perusahaan tersebut mungkin saja memiliki beberpa pertimbangan untuk itu. Mungkin saja mereka menganggap bahwa orang-orang dari bangsa tertentu memiliki keterampilan yang lebih tinggi dalam hal mengelola waktu. Menentukan Prioritas Seperti telah disinggung dalam paragraf di atas bahwa memilah prioritas merupakan salah satu keahlian dalam pengelolaan waktu. Banyak sekali pekerjaan yang harus kita selesaikan. Bayangkan bila seorang ibu rumah tangga ternyata juga harus bekerja untuk menafkahi keluarganya. Bukankah ia harus berhadapan dengan banyak tugas setiap hari, mulai dari pagi hari hingga malam hari? Dengan kondisi di atas, maka si ibu tadi harus membuat perencanaan guna memilih dan memilah mana di antara pekerjaan dia yang masuk dalam kategori Prioritas 1 (penting dan mendesak), serta mana yang merupakan Prioritas 2, 3 atau bahkan 4 (tidak penting dan tidak genting). Stephen R. Covey, seorang penulis buku-buku laris dan penceramah mempresentasikan bagaimana mengatur skala prioritas dalam bukunya First Thing First (2003). Covey membagi prioritas ke dalam 4 (empat) kuadran yang mempresentasikan kebutuhan yang berbeda-beda. Konsep yang disampaikan Covey ini menjadi andalan bagi tiap trainer dalam menyampaikan Pelatihan Manajemen Waktu. Konsep ini sangat populer dan banyak juga disampaikan dalam ceramah-ceramah manajemen secara umum di kampus-kampus ataupun di perusahaan-perusahaan. 6
Gambar 9.2 Kuadran Prioritas menurut Stephen R. Covey Kuadran I menunjukkan sebuah prioritas yang sangat mendesak dan juga sangat penting. Kuadran inilah yang diprioritaskan harus diselesaikan sesegera mungkin, karena dikhawatirkan jika tidak terlaksana akan mempengaruhi kinerja secara keseluruhan. Kuadran II menunjukkan prioritas yang sangat penting namun tidak mendesak. Kuadran ini merepresentasikan hal yang sangat penting dilakukan, namun tidak perlu dilakukan saat ini juga. Kuadran III menunjukkan hal yang sangat mendesak, namun tidak terlalu penting, yang merepresentasikan sebuah hal yang harus dilakukan saat itu juga, namun dari segi substansi sebenarnya tidak terlalu berpengaruh. Sedangkan kuadran IV menrepresentasikan hal yang tidak mendesak dan juga tidak penting. Prioritas ini merupakan prioritas paling bawah yang perlu dilakukan jika kita memiliki beberapa kegiatan. Aturlah agar kegiatan dengan prioritas kuadran ini ditempatkan paling bawah. Bila kita benar-benar kehabisan waktu, maka bisa saja pekerjaan yang masuk kuadran IV ini tidak perlu kita kerjakan atau tidak perlu diselesaikan. Dari pembagian kuadran prioritas di atas, maka secara umum, dari ukuran waktu, kerjakanlah terlebih dahulu hal yang berada di kuadran I, lalu di Kuadran III, berikutnya 7
kuadran II dan terakhir kuadran IV. Pemilahan pekerjaan-pekerjaan kata ke dalam pengelompokan kuadran prioitas seperti ini akan sangat membantu kita dalam mengatasi kesulitan waktu. Dalam situasi di kantor, penerjemahannya bisa jadi seperti dalam tabel 9.3 di bawah ini. Tidak jarang kita diminta untuk memadamkan api yang sangat berbahaya. Bila tidak diletakkan di kuadran 1, maka kita rumah atau perusahaan tempat kita bekerja akan hangus terbakar. Memang bukan dimaksudkan untuk arti sebenarnya, namun ketika terjadi krisis, maka seluruh karyawan biasanya harus turut-serta bahumembahu memadamkan api ini. Dalam kondisi ini, maka lupakan dulu hal-hal yang tidak penting, seperti membaca spam email, kegiatan outbound, atau menonton youtube di komputer Anda. Gambar 9.3 Penjelasan tentang Kuadran Prioritas menurut Stephen R. Covey 8
Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Waktu Berikut ini adalah prinsip-prinsip dasar Manajemen Waktu: 1. Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas. Sisihkan waktu untuk duduk merenung sejenak dan membuat catatan-catatan. Seorang karyawan perlu juga mengambil secarik kertas atau lembar post it untuk ditempel di layar monitor komputer atau laptopnya yang berisi prioritas-prioritas apa saja yang harus segera diselesaikan. Catatan-catatan seperti ini penting sebagai pengingat (reminder), karena sifat manusia adalah pelupa. 2. Selesaiak tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum memulai tugas yang lain. Bila satu tugas belum selesai lalu kita buru-buru pindah ke pekerjaan lain, maka bisa jadi nantinya tidak ada satu tugas pun yang selesai dengan baik, melainkan hanya tugas-tugas tidak sempurna yang terbengkalai. 3. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait. Bila semua tugas Prioritas 1 dan 2 telah selesai, sedangkan kita masih memiliki waktu, maka susunlah lagi sisa pekerjaan ke dalam susunan prioritas berdasarkna kebutuhan dan informasi baru yang datang.. Kiat Sukses Manajemen Waktu di Kampus Selain urusan dengan pekerjaan sebagai karyawan, adakah juga kiat-kiat manajemen waktu dalam kapasitas sebagai mahasiswa atau pelajar? Ya, tentu saja ada. 1. Buat perencanaan penyelesaian tugas dan waktu belajar (membaca) dengan teliti. Buatlah To Do List yang berisi prioritas tugas yang harus diselesaikan lebih dulu. 2. Atur deadline dengan jelas dan taatilah. 3. Sediakan waktu ekstra untuk berjaga-jaga kalau-kalau perkiraan waktu kita meleset. 4. Sisihkan waktu agar tubuh tetap bugar dan pikiran tetap jernih dengan tidak lupa berdoa, beribadah, berkumpul dengan keluarga, bersosialisasi dengan masyarakat, dan berolah raga. 9
5. Lakukan evaluasi atas apa yang telah dikerjakan dan jadikan hal itu sebagai pembelajaran (lesson learned). Bila ada satu kesalahan fatal, catat itu sebagai pelajaran agar tidak terulangi. Ingat, keledai saja tidak mau terperosok ke dalam lubang yang sama untuk kedua kalinya. 6. Hentikan membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidakb bermanfaat, seperti bermain game secara berlebihan, terlalu banyak mengobrol/bercanda yang tidak bermanfaat, atau mencoba hal-hal yang mengarah pada kriminalitas atau perbuatan melanggar hukum. Hal-hal Yang Perlu Dihindari dalam Urusan Waktu Bila kita ingin benar-benar memiliki keterampilan atau skill dalam mengelola waktu, maka beberapa hal harus kita hindari: 1. Senang menunda-nunda pekerjaan yang padahal kita tahu itu telah masuk dalam prioritas. 2. Mengerjakan hal-hal yang tidak bermanfaat atau masuk dalam prioritas 4 dalam waktu terlalu lama, dengan alasan refreshing (padahal bermalas-malasan). 3. Sulit menolak ajakan yang tidak berguna atau sulit mengatakan tidak pada hal-hal yang menyebabkan waktu terbuang percuma. 4. Sering melakukan hal-hal yang tidak masuk dalam perencanaan. 5. Bekerja terlalu lamban dan tidak memperhatikan batasan waktu. Berhati-hati memang penting, tapi berhati-hati tentu berbeda dengan kesengajaan untuk memperlambat proses kerja, apalagi bila sebenarnya kita mampu untuk bergerak lebih cepat. 10
Daftar Pustaka Artiningrum, Primi and Arissetyo Nugroho. Etika dan Perilaku Profesional. Jakarta: Graha Ilmu, 2013 Covey, Stephen R. First Thing First. New York: Free Press, 2003 Handayani, Sri Rahayu. Manajemen Waktu. Modul Perkuliahan Etik UMB. Jakarta: Universitas Marcu Buana, 2011 Murtopo, Herulono. Manajemen Waktu dengan Sistem Prioritas. Modul Perkuliahan Etik UMB. Jakarta: Universitas Marcu Buana, 2013 Pocket Mentor: Managing Time (Terjemahan). Erlangga Grup dengan Hak Cipta dari Harvard Business School, Boston (MA), 2006 Widani, Saudah. Modul Manajemen Waktu yang Produktif. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, 2013 http://www.kamusbesar.com/ 11