Dahulukan Hal yang Harus Didahulukan. 10/28/2013 Softskills 1

Transkripsi

1 Dahulukan Hal yang Harus Didahulukan 10/28/2013 Softskills 1

2 Tujuan Peserta mampu membedakan kegiatankegiatan berdasarkan kepentingan dan urgensi atau kemendesakan. Peserta mampu menerapkan pemahaman di atas dalam mengatur kehidupan pribadinya. 10/28/2013 Softskills 2

3 Mengemas Pakaian Pernahkah kita mengemas pakaian ke dalam kopor? Coba perhatikan! Semakin banyak pakaian dapat kita kemas di dalam kopor apabila kita melipat dan mengatur pakaian dengan rapi, serta tidak asal memasukkan ke dalam kopor 10/28/2013 Softskills 3

4 Catatan Hal yang sama berlaku untuk hidup kita. Semakin baik kita mengatur diri semakin banyak waktu untuk : keluarga dan teman-teman, belajar, diri kita sendiri, hal-hal yang memang harus didahulukan 10/28/2013 Softskills 4

5 MATRIKS MANAJEMEN WAKTU 10/28/2013 Softskills 5

6 Kuadran Waktu Disusun berdasarkan dua unsur, yaitu penting dan mendesak. Penting meliputi hal-hal yang amat penting, hal-hal yang harus diutamakan, kegiatan-kegiatan yang mendukung misi dan tujuan-tujuan kita. Mendesak meliputi hal-hal yang segera atau mendesak dilakukan, hal-hal yang di depan mata kita, kegiatan-kegiatan yang menuntut perhatian segera. 10/28/2013 Softskills 6

7 Kuadran 1 Aktivitas yang termasuk dalam Kuadran 1 adalah semua aktivitas yang mendesak dan penting. Selalu akan ada kegiatan-kegiatan dalam Kuadran 1 yang tidak dapat kita kendalikan dan harus dilakukan. 10/28/2013 Softskills 7

8 Contoh Menolong seorang anak yang sakit atau mengerjakan suatu pekerjaan yang hampir mendekati batas waktu penyelesaian yang sudah ditetapkan Menunda-nunda belajar sehingga harus semalaman belajar untuk suatu ujian, atau karena kita tidak merawat kendaraan kita secara teratur sehingga rusak dan terpaksa memasukkannya ke bengkel untuk direparasi. 10/28/2013 Softskills 8

9 Dampak Kegiatan-kegiatan Kuadran 1 merupakan bagian hidup kita, tetapi apabila kita terlalu banyak menggunakan waktu pada Kuadran 1, kita akan selalu merasa tertekan (stress) dan tidak akan berprestasi sesuai kemampuan yang kita miliki 10/28/2013 Softskills 9

10 Akibat dari terlalu banyak waktu Tertekan Cemas Letih Prestasi setengah-setengah Takut 10/28/2013 Softskills 10

11 Kuadran 3 (1 dari 2) Kegiatan dalam Kuadran 3 adalah semua kegiatan yang mendesak, tetapi tidak penting. Kegiatan Kuadran 3 ditandai dengan usaha untuk selalu menyenangkan orang lain dan menanggapi keinginan atau ajakan orang lain sesuai dengan kesenangan orang lain tersebut 10/28/2013 Softskills 11

12 Kuadran 3 (2 dari 2) Kuadran 3 menyesatkan karena hal-hal mendesak kelihatan penting, tetapi sebenarnya kadang tidak. Kuadran 3 berisi aktivitas-aktivitas yang penting bagi orang lain, tetapi sebenarnya tidak penting bagi kita Hal-hal yang ingin kita katakan tidak tetapi tidak bisa karena kita takut akan menyakiti seseorang 10/28/2013 Softskills 12

13 Contoh Bunyi telepon adalah mendesak, tetapi kadang pembicaraan sangat tidak penting, atau lebih celaka lagi, hanya panggilan telepon dari penawar barang. 10/28/2013 Softskills 13

14 Akibat dari terlalu banyak waktu Terkenal karena selalu mengatakan ya Tidak disiplin Merasa menjadi korban 10/28/2013 Softskills 14

15 Kuadran 4 (1 dari 2) Kegiatan dalam Kuadran 4 adalah semua kegiatan yang tidak mendesak dan tidak penting. Kegiatan dalam Kuadran 4 hanyalah buangbuang waktu dan berlebihan. 10/28/2013 Softskills 15

16 Kuadran 4 (2 dari 2) Orang yang berkutat dalam Kuadran 4 senang hal-hal secara berlebihan dan yang hanya memboros-boroskan waktu. Orang tersebut juga hanya mengerjakan halhal yang sepele (tidak penting) dan hanya melakukan hal-hal yang hanya menyenangkan dirinya (egois) saja. 10/28/2013 Softskills 16

17 Contoh Menonton TV yang bukan sumber pengetahuan, Tidur secara berlebihan, Bermain video games terus-terusan. 10/28/2013 Softskills 17

18 Akibat dari terlalu banyak waktu Tidak bertanggung jawab Merasa bersalah Bergantung pada pihak lain 10/28/2013 Softskills 18

19 Kuadran 2 (1 dari 2) Kuadran 2 meliputi kegiatan-kegiatan yang penting, tetapi tidak mendesak. Kuadran 2 merupakan kuadran terbaik dan ideal. 10/28/2013 Softskills 19

20 Kuadran 2 (2 dari 2) Setiap dari kita tentunya ingin berada pada Kuadran 2. Meskipun demikian kita kadang menghadapi banyak kesulitan untuk melakukan kegiatan-kegiatan pada Kuadran 2. Misalnya, mendapatkan pekerjaan pada masa liburan adalah penting. Tetapi karena masih beberapa minggu dan tidak mendesak, kemungkinan kita menunda mencari pekerjaan sehingga terlambat dan tahu-tahu semua pekerjaan yang baik sudah terisi. 10/28/2013 Softskills 20

21 Contoh Bersantai, Menjalin persahabatan, Berolah raga, Membuat rencana Mengerjakan tugas-tugas tepat pada waktunya 10/28/2013 Softskills 21

22 Akibat dari hidup Pengendalian diri Keseimbangan Prestasi tinggi Mawas diri Waspada 10/28/2013 Softskills 22

23 Saran-saran Jika hendak menjadi pribadi yang efektif, kita harus berfokus pada Kuadran 2. Kita harus berfokus pada aktivitas-aktivitas yang tidak mendesak tetapi penting. Sayangnya, dalam kenyataan kita semua menggunakan waktu pada setiap kuadran. Itu tidak soal, yang penting kita menggunakan sebagian besar waktu kita pada kuadran 2. 10/28/2013 Softskills 23

24 Tindakan yang dapat diambil Mengurangi penundaan-penundaan Menolak kegiatan-kegiatan pada Kuadran 3 Mengurangi buang-buang waktu Buat jadwal mingguan untuk kegiatan-kegiatan kita Sisihkan waktu kurang lebih 15 menit setiap minggu untuk membuat rencana mingguan 10/28/2013 Softskills 24

25 Tiga Tahap Penyusunan Rencana Mingguan Tentukan Kegiatan-kegiatan Utama Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan Utama Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan yang lain 10/28/2013 Softskills 25

26 Lembar Kerja 2 10/28/2013 Softskills 26

27 Tahap 1: Tentukan Kegiatan-kegiatan Utama Pada akhir atau awal minggu, pikirkan apa yang kamu hendak selesaikan untuk minggu yang akan datang. Tanyakan kepada diri kita, Hal-hal apa yang terpenting yang perlu aku lakukan minggu ini?. Hal-hal yang harus dikerjakan dan diselesaikan tersebut merupakan kegiatan-kegiatan utama dan harus ditautkan dengan misi dan tujuan-tujuan jangka panjang kita. 10/28/2013 Softskills 27

28 Cara lain adalah melihat peran-peran kunci dari hidup kita Misalnya, peran sebagai seorang mahasiswa, teman, anggota keluarga, pekerja di sebuah usaha jasa, diri pribadi dan lain-lain. Kemudian ambil satu atau dua hal terpenting yang ingin dilakukan untuk setiap peran. Merencanakan hidup berdasarkan peran akan membantu kita menjadi seimbang. 10/28/2013 Softskills 28

29 Merencanakan Hidup berdasarkan Peran Peran o Mahasiswa o Teman o Anggota Keluarga o Pekerja o Diri Pribadi Kegiatan Utama untuk Minggu ini o Mulai menyusun laporan o Ulang tahun Bambang o Mengantar Ita (adik) ke Mall o Datang ke tempat kerja tepat waktu o Nonton film o Menulis buku harian tiap malam 10/28/2013 Softskills 29

30 Tahap 2 : Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan Utama Pernahkan kita melihat percobaan mengisikan batu dan kerikil ke dalam ember? Ambil ember dan isi ember itu dengan kerikil sampai terisi setengah. Kemudian masukkan beberapa batu ke dalam ember, di atas kerikil. 10/28/2013 Softskills 30

31 Hasilnya tidak semua batu bisa masuk. Oleh karena itu, kosongkan lagi ember, dan ulangi sekali lagi. Kali ini masukkan batu-batu ke dalam ember lebih dahulu, kemudian baru kerikil-kerikil. Kerikil-kerikil dengan rapi mengisi ruang-ruang di antara batubatu. Kali ini semua bisa masuk. Perbedaannya adalah susunan batu dan kerikil di dalam ember. Jika kita memasukkan kerikil lebih dahulu, batu-batu tidak semua bisa masuk. Tetapi jika kita memasukkan batu terlebih dahulu, semua bisa masuk, baik batu maupun kerikil. 10/28/2013 Softskills 31

32 Simpulan Batu-batu menggambarkan kegiatan-kegiatan terpenting. Kerikil-kerikil melambangkan hal-hal seharihari yang tidak penting seperti sibuk bekerja, panggilan telepon dan selaan-selaan (interupsi-interupsi). 10/28/2013 Softskills 32

33 Pesan Utama Jika kita tidak menjadwal kegiatan utama lebih dahulu, kegiatan-kegiatan itu tidak akan terselesaikan. Selama perencanaan mingguan, tentukan waktu dalam buku kerja kita untuk kegiatankegiatan utama. 10/28/2013 Softskills 33

34 Contoh Menentukan waktu terbaik untuk memulai laporan adalah Selasa malam, dan waktu terbaik untuk menelpon ayah dan ibu adalah Minggu malam. Setelah menentukan waktu untuk kegiatankegiatan utama, kegiatan harian yang lain akan masuk juga. Dan bahkan jika tidak masuk, kita akan lebih baik mengesampingkan kegiatan-kegiatan tersebut. 10/28/2013 Softskills 34

35 Tahap 3: Tentukan Waktu untuk Kegiatan-kegiatan yang lain Sekali kita sudah menentukan waktu untuk kegiatan-kegiatan utama, jadwalkan hal-hal lain yang tidak penting. Kita juga dapat mengambil kalender dan mencatat acara-acara dan peristiwa-peristiwa yang akan berlangsung seperti liburan, ulang tahun, dan lain-lain. 10/28/2013 Softskills 35

36 Simpulan Pengelolaan diri akan efektif bila dibarengi dengan keinginan untuk belajar mengatasi ketakutan dan tekanan dari teman. Dibutuhkan keberanian untuk selalu berpegang teguh pada hal-hal yang penting atau yang harus didahulukan ketika tekanan muncul. Menghadapi tekanan dari teman merupakan saat yang sulit dan dibutuhkan keberanian untuk mengatakan tidak ketika semua orang mengatakan ya. 10/28/2013 Softskills 36