BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan hal yang tak akan terpisahkan dari setiap organisasi. Sejak berdirinya organisasi sampai berhentinya suatu organisasi tentu akan banyak menciptakan arsip dalam berbagai bentuk dan media. Tidak dipungkiri bahwa arsip yang sering tercipta di suatu organisasi yaitu arsip dalam media kertas atau tekstual. Namun tidak menutup kemungkinan organisasi memiliki arsip dalam bentuk dan media lain. Arsip yang tercipta di suatu organisasi tentu menggambarkan tugas dan fungsi dari organisasi tersebut. Menurut Undang Undang Nomor 43 tahun 2009: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya. 2 Penggolongan arsip yang lebih sering digunakan yaitu menggolongkan arsip menurut sifat arsip, yaitu arsip yang bersifat dinamis dan statis. Menurut International Council on Archives dalam Managing Archives menyebutkan bahwa Archives: Records, usually but not necessarily noncurrent 1 Undang undang nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang Kearsipan 2 Ig. Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius,1991), hlm. 21. 1
records, of enduring value selected for permanent preservation. Archives will normally be preserved in an archival repository 3 atau Arsip adalah rekaman, yang biasanya tidak selalu merupakan rekaman aktif, yang memiliki nilai keberlanjutan untuk dilestarikan secara permanen. Arsip lasimnya dilestarikan dalam suatu tempat penyimpanan arsip statis. Dari pengertian ini terdapat kata records yang berarti rekaman. Ini menjelaskan bahwa arsip merupakan rekaman baik itu secara langsung maupun tidak langsung dari suatu aktivitas atau kegiatan dan merupakan bukti dari kegiatan tersebut. Selain itu disebutkan pula bahwa: Record: A document regardless of form or medium created, received, maintained and used by an organisation (public or private) or an individual in pursuance of legal obligations or in the transaction of business, of which it forms a part or provides evidence 4 artinya rekaman: sebuah dokumen yang terlepas dari bentuk atau media diciptakannya, diterima, dijaga dan digunakan oleh kelompok ( public dan swasta) atau individu dalam kegiatan kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis, yang membentuk bagian atau memberikan bukti. Dari kedua pengertian tersebut memiliki perbedaan antara Archives dan Record. Sedangkan menurut pengertian dari undang undang dapat dipahami bahwa di Indonesia sendiri tidak memiliki perbedaan yang pasti antara arsip dan rekod sehingga semuanya di anggap sama sebagai arsip. Namun di Indonesia arti record sendiri sebenarnya lebih mengacu kepada arsip dinamis dan archives lebih kepada arsip statis. Undang undang menjelaskan bahwa pengertian arsip tidak 3 Managing Archives, (ICA, 1995), hlm. 5. 4 Ibid. 2
membatasi arsip dalam bentuk dan media tertentu. Arsip yang tercipta dalam organisasi dapat berbentuk tekstual, kartografi atau peta, foto, gambar, grafik, audio visual dan bentuk lainnya. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. 5 Sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan. 6 Arsip dinamis sendiri dibedakan lagi menjadi dua yaitu, arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. 7 Arsip dinamis aktif penggunaannya lebih sering digunakan dibanding arsip inaktif. Dalam organisasi apapun arsip aktif sangat menunjang dalam kegiatan administrasi sehari hari. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak 5 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan,( Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1995), hlm. 2. 6 Undang undang nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 7 tentang Kearsipan. 7 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Pergurun Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm. 4. 3
terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari hari serta dikelola oleh pusat arsip. 8 Secara mendasar perbedaan dari kedua arsip ini yaitu dalam hal frekuensi penggunaannya. Arsip aktif frekuensi penggunaannya lebih sering dibanding arsip inaktif. Namun arsip inaktif masih harus dikelola dan ditata karena masih memiliki kegunaan dan mungkin akan berakibat fatal jika langsung dimusnahkan. Untuk itu diperlukan suatu pengolahan dan penataan arsip inaktif yang sesuai kaidah manajemen kearsipan agar arsip yang ada dapat dimanfaatkan sesuai fungsi dan kegunaannya. Arsip dapat tercipta di bagian manapun dalam organisasi. Baik bagian yang menjalanan tugas fasilitatif maupun tugas subtantif pasti akan menciptakan arsip. Arsip yang tercipta dari bagian bagian ini tentu arsip yang sesuai dengan tugas dan fungsi bagian tersebut. Tugas fasilitatif adalah tugas yang dikerjakan untuk menunjang tugas substantif. Hal ini dimaknai bahwa kata fasilitatif diartikan sebagai sarana untuk melancarkan pelaksanaan fungsi. 9 Misalnya bagian yang menjalankan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan dan lainnya, sedangkan tugas subtantif adalah kelompok kegiatan utama organisasi bersangkutan, misalnya Depatemen Kesehatan bagian subtantifnya adalah 8 Ibid. 9 Aprianto Peranan Tugas Fasilitatif dalam Pencapaian Tugas dan Fungsi Widyaiswara dalam http://apri76.wordpress.com/2009/02/21/peranantugas-fasilitatif-dalam-pencapaian-tugasdan-fungsi-widyaiswara/ diakses tanggal 4 Januari 2014 jam 15.45 WIB. 4
masalah kesehatan, Departemen Pertanian kegiatan subtantifnya adalah masalah pertanian. 10 Salah satu bagian dalam organisasi yang banyak menciptakan arsip yaitu bagian yang menangani masalah Administrasi, Keuangan dan Umum. Di bagian ini tentu terdapat berbagai macam bidang lagi. Salah satu bagian yang ditangani yaitu tentang kepegawaian. Bagian kepegawaian tentu lebih kepada mengelola personal file atau arsip kepegawaian. Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya: daftar riwayat hidup, surat lamaran, surat surat pengangkaan pegawai, absensi pegawai, kartu tik pegawai, kartu pegawai. 11. Arsip yang dikelola dan ditata yaitu arsip yang menunjang seluruh kebutuhan pegawai di organisasi tersebut. Pengelolaan personal file yang baik tentu akan membantu penemuan kembali arsip dengan mudah sehingga dapat membantu dalam hal pengambilan keputusan, barang bukti dan kegiatan lainnya yang menyangkut pribadi dari pegawai suatu organisasi. Kebutuhan terhadap informasi dalam suatu organisasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar dan arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat dipercaya. Arsip mempunyai peranan penting dalam organisasi maupun individu dalam organisasi tersebut. Dengan adanya arsip maka proses administrasi dan manajemen dalam organisasi dapat berjalan. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan 10 Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1977), hlm. 35. 11 Ig. Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius,1991), hlm. 21. 5
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. 12 Arsip dan organisasi merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tentu tidak dapat berjalan tanpa adanya arsip. Arsip bagi organisasi yaitu sebagai tulang puggung organisasi, sebagai bukti sah di pengadilan, sebagai memori organisasi, sebagai alat pengambilan keputusan, sebagai aset organisasi, sebagai sarana investigasi, sebagai darah organisasi, dan sebagai bukti sejarah. 13 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu fakultas yang ada di Universitas Gadjah Mada. Arsip yang berada di bagian apapun tentu perlu penanganan yang serius. Begitu pula arsip yang ada di Fakultas Ilmu Budaya. Salah satu arsip yang sangat penting adalah personal file atau arsip kepegawaian. Penataan personal file yang baik tentu akan membantu dalam temu kembali arsip. Peningkatan volume arsip dalam suatu organisasi merupakan hal yang tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu diperlukan penataan arsip yang baik sehingga jika akan melakukan proses penyusutan arsip akan lebih mudah. Personal file perlu ditangani agar informasi yang terdapat didalam arsip tersebut dapat berguna bagi berjalannya suatu organisasi atau bahkan dapat dijadikan sebagai alat bukti hukum. Dokumen seorang pegawai akan terus meningkat seiring dengan banyaknya aktivitas atas nama instansi sehingga diperlukan penataan yang laik. Arsip arsip yang tercipta tentu dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk mencapai tujuan dari organisasi. 12 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Pergurun Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2009), hlm.2. 13 Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakatra: Kanisius, 2011), hlm. 10. 6
Dari pembahasan latar belakang diatas dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut: a. Bagaimana penataan Personal File di Fakultas Ilmu Budaya UGM? b. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan untuk penataan Personal File di Fakultas Ilmu Budaya UGM? c. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penataan Personal File di Fakultas Ilmu Budaya UGM? B. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari dilakukannya praktik kerja lapangan ini antara lain. Pertama, untuk mengetahui bagaimana sistem penataan personal file di Seksi Administrasi, Keuangan dan Umum Fakultas Ilmu Budaya UGM. Kedua, untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam penataan personal file di Fakultas Ilmu Budaya. Ketiga, untuk mengetahui kendala dan masalah yang dihadapi dalam penataan personal file serta untuk mengetahui faktor faktor yang menghambat penataan arsip. Manfaat dilakukan praktik kerja lapangan ini bagi penulis antara lain dapat mempraktikkan ilmu yang didapat selama perkuliahan. Dapat mengetahui bagaimana sistem penataan arsip di instansi. Dapat menambah wawasan penulis tentang penataan personal file. Dapat mengetahui kendala yang dihadapi dalam penataan personal file. Dapat mengetahui faktor penghambat penataan personal file. Dapat menyimpulkan penggunaan sistem penataan yang tepat di suatu instansi. 7
C. Metode Pegumpulan Data Dalam pengumpulan data penulis menggunakan beberapa metode yang dilakukan secara akurat tepat dan sesuai dengan tema yang dipilih. Metode yang akan digunakan antara lain: Pertama yaitu penggunaan bahan pustaka. Bahan pustaka adalah dokumen yang memberikan informasi ilmiah, dan bisa dijadikan sitasi atau landasan teori dalam suatu karya ilmiah, seperti informasi yang terdapat di buku, jurnal tercetak maupun elektronik, hasil penelitian, surat kabar, majalah, dan bahan pustaka lainnya. 14 Penulis mengumpulkan data dari berbagai sumber bahan pustaka, literatur-literatur dan buku-buku yang berkaitan dengan tema, yaitu penataan arsip. Bahan pustaka ini digunakan sebagai referensi untuk merumuskan konsep penatan arsip dan untuk melengkapi data serta sebagai perbandingan dengan keadaan lapangan. Metode yang kedua adalah pengamatan langsung (observasi). Teknik yang digunakan dalam observasi ini yaitu observasi partisipan. Observasi partisipasi adalah observasi yang melibatkan peneliti atau observer secara langsung dalam kegiatan pengamatan di lapangan. Jadi, peneliti bertindak sebagai observer, artinya peneliti merupakan bagian dari kelompok yang ditelitinya. 15 Penulis melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui keadaan sebenarnya dalam 14 Ridwan Nur Arifin, Pengertian Bahan Bacaan dan Bahan Pustaka dalam http://coretanridwan.blogspot.com/2013/06/pengertian-bahan-bacaan-danbahan.html diakses tanggal 15 Januari 2014 jam12.41 15 Observasi (pengamatan Langsung di Lapangan) dalam http://klikbelajar.com/umum/observasi-pengamatan-langsung-di-lapangan/ di akses tanggal 15 Januari 2014 Januari 2014 jam 12.50 8
pelaksanaan penataan arsip inaktif. Dengan adanya pegamatan langsung ini penulis bisa mendapatkan data atau informasi yang lebih nyata dalam penelitiannya. Metode yang ketiga yaitu wawancara (interview). Wawancara adalah suatu cara mengumpulkan data dengan cara mengajukan pertanyaan langsung kepada seorang informan atau autoritas atau seorang ahli yang berwenang dalam suatu masalah. 16 Metode ini bertujuan untuk pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan cara melakukan wawancara kepada petugas yang melakukan penataan personal file atau orang yang berwenang di bagian kearsipan. Dalam hal ini pertanyaan yang diajukan berhubungan dengan masalah yang mengacu pada tema yang diambil. Media yang digunakan untuk melakukan wawancara tersebut antara lain dengan mengunakan media tulis dan media elektronik. Wawancara ini bertujuan untuk memperoleh data primer dalam laporan tugas akhir. D. Tinjauan Pustaka Bahan pustaka yang digunakan untuk penulisan tugas akhir ini antara lain: Pertama buku karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang berjudul Manajemen Kearsipan Modern terbitan Gava Media tahun 2005. Dalam buku ini mereka membahas tentang pengelolaan arsip mulai dari sistem kearsipan, prosedur kearsipan, penyimpanan arsip bahkan hingga penggunaan komputer dalam manajemen kearsipan. Dari beberapa bab yang ada, terdapat bab yang dapat 16 Anna Gustiana Wawancara Adalah dalam http://bahasaindonesiaanna.blogspot.com/2010/05/wawancara-adalah.html diakses tanggal 15 Januari 2014 Jam 12.57 9
membantu penulis dalam penataan arsip yaitu bab mengenai prosedur kearsipan, mengindeks, dan sistem penyimpanan arsip. Buku kedua yang digunakan yaitu buku karangan Ig. Wursanto terbitan Kanisius tahun 1991 yang berjudul Kearsipan 1. Ig. Wursanto membahas tentang dasar penyimpanan arsip dan sistem pemberkasan (filing system) dan menjelaskan tentang penataan arsip aktif yang dibagi menjadi tiga bentuk pemberkasan yaitu, pemberkasan atas dasar angka, pemberkasan atas dasar abjad, dan pemberkasan atas dasar masalah. Ig. Wursanto juga menjelaskan mengenai penyimpanan arsip inaktif yang lebih sesuai jika disimpan secara terpusat. Buku ketiga yang digunakan yaitu buku Manajemen Kearsipan karangan Zulkifli Amsyah tahun 1995 terbitan PT Gramedia Pustaka Utama. Secara keseluruhan buku ini membahas manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan arsip. Selain itu buku ini juga membahas beberapa sistem penyimpanan arsip yang dapat digunakan untuk arsip aktif maupun inaktif. Pada bab 4 sampai bab 9 membahas mengenai sistem penyimpanan arsip. Sehigga dapat digunakan sebagai acuan untuk penataan arsip personal file di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Buku terakhir yang digunakan sebagai bahan pustaka untuk penulisan tugas akhir ini yaitu buku A Modern Archiver Reader: Basic Reading on Archival theory and Pracice oleh Maygene F. Daniels dan Timothy Walch terbitan Nasional Archives and Records Services U.S. General Services Administration 10
Washington D.C tahun 1984. Buku ini terdiri dari 9 bagian yang membahas mulai dari perkembangan arsip hingga manajemen arsip baik dinamis maupun statis. E. Sistematika Penulisan Penulisan tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang bertujuan untuk mempermudah pemahaman pembaca. Adapun uraian ringkas dari beb tersebut anara lain: Bab pertama membahas secara umum membahas mengenai latar belakang pemilihan tema untuk penulisan tugas akhir, tujuan penulisan tugas akhir, rumusan masalah yang akan diangkat dalam penulisan tugas akhir dan manfaat penulisan tugas akhir. Bab kedua membahas mengenai profil dari Fakultas Ilmu Budaya UGM. Mulai dari sejarah Fakultas Ilmu Budaya, sruktur organisasi, tugas dan fungsi, serta visi dan misi dari Fakultas Ilmu Budaya UGM. Bab ketiga merupakan bab inti dari penulisan tugas akhir. Pada bab ini berisi gambaran umum tentang pengorganisasian personal file, sistem penataan personal file, serta kendala yang dihadapi dalam penataan personal file di Bagian Kepegawaian Fakultas Ilmu Budaya UGM. Bab keempat adalah bab penutup dari tugas akhir ini. Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pelaksanaan penaaan personal file agar dapat dimanfaatkan dengan baik. 11