Modul ke: Analisis Jabatan Metode, Jenis, dan Sumber Informasi AnalisisJabatan Fakultas PSIKOLOGI Program Studi PSIKOLOGI www.mercubuana.ac.id Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Metode Analisis Jabatan Untuk memperoleh informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai metode (cara). Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.
Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikantugasdankewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan merakaatau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia. Dalam beberapakeadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.
. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut
Prinsip Analisis Jabatan Proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dankontribusi hasil jabatantersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Hal ini, nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Proses analisis jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias dalam menganalisis jabatan berdasarkankemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. Kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai dengan rancangan strategidanstruktur organisasi.
Jenis Informasi yang Dibutuhkan dalam Analisis Jabatan a. Apa yang Dilakukan? Dalam hal ini ada 2 (dua) kegiatan: kegiatanfisikdan mental/psikis. Kegiatan fisik, misalnya penggunaan mesinmesin, alat-alat, dan perlengkapan, termasuk kegiatan pegawai itu sendiri. Kegiatan mental, misalnya penggunaan perhitungan-perhitungan, dan formula-formula, perasaan, pikiran, dan sebagainya. Pertanyaan-pertanyaan yang dalam kegiatan ini adalah: a) jabatan yang akandianalisis terdiri atas tugas-tugas apa saja; b) bagaimana mengerjakannya; c) bagaimanaurutan pengerjaan tugas-tugas; d) metode apayang digunakan; e) mengapa tiaptiap tugas itu dilakukan. Ini berhubungan dengan tujuan. Tujuannya adalah misalnya untuk mencegah terjadinya kesalahan, untuk memperbaiki metode lama, dan sebagainya.
Jenis Informasi yang Dibutuhkan dalam Analisis Jabatan Syarat-syarat bagi Pemegang Jabatan (Individual) Selain untuk mengetahui apa yang dilakukan dalam jabatan, bagaimana dan mengapa hal itu dilakukan, analisis jabatan juga mencatat secara khusus syarat-syarat perseorangan yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan itu dengan sebaikbaiknya. Hal ini mencakup kecakapan, pengetahuan, pelatihan, pendidikan, dayatahanfisik, mental danpsikis, dan syarat-syarat lainnya yang digunakan untuk melaksanakan jabatan. Syaratsyarat ini juga mencakup kecakapan untuk menyesuaikan diri, pertimbangan, kecermatan, dan syarat-syarat lainnya.
Jenis Informasi yang Dibutuhkan dalam Analisis Jabatan Tanggung jawab Jabatan Tanggung jawab jabatan mencakup tanggung jawab atas keselamatankerjakaryawan, keselamatanatas benda, uang, mesin, perlengkapan, pengawasan ataskaryawan, kelangsungan jalannnya pekerjaan, hubungan dengan pelanggan, masyarakat, dan lain-lain
Jenis Informasi yang Dibutuhkan dalam Analisis Jabatan. Kondisi Kerja Analisis jabatan perlu menemukan kondisi kerja tertentu. Apakah waktu kerja terlalu lama? Apakah waktu kerja tidak teratur? Apakah pemejang jabatan bekerja sendiri tanpa diawasi? Apakah kondisi kerja berbahaya, lembab, terlalu panas, kotor, dingin, bising, gaduh, tidak menyenangkan, dan sebagainya.
Tabel :Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Analis Jabatan Orang-orang yang mengumpulkan data analisis jabatan Penganalisis yang terlatih Pengawas Pemegang jabatan Keuntungan Keobyektifan dimaksimumkan Pelaporan informasi yang tetap Digunakan keahlian dalam metode analisis jabatan Mengenal jabatan-jabatan yang dianalisis (kedalaman informasi yang lebih besar dan mengenal aspek-aspek jabatan yang tidak dapat diraba) Pengumpulan data ceoat(mungkin) Mengenal jabatan lebih baik Pengumpulan data cepat Tidak begitu mahal kecuali tiap pegawai mendapat pelatihan analisis jabatan Kerugian Mahal Mungkin mengabaikan aspek-aspek jabatan tertentu yang tidak dapat diraba karena kurang mengenal/ mengetahui Perlu melatih pengawas untuk analisis jabatan yang efektif Beban waktu yang lama diberikan kepada pengawas Keobjektifan mungkin merupakan masalah (khususnya apabila pengawas merasa bahwa pegawai-pegawai sekarang terlalu banyak kerja) Standardisasi informasi kurang Masalah-masalah dengan pola-pola tanggapan karena kedwiartian dalam daftar pertanyaan analisis jabatan Pegawai mungkin mengabaikan melaporkan kewajiban-kewajiban jabatan tertentu Standarisasi dapat sangat kurang Contoh jabatan bersifat membatasi (kecuali pegawai-pegawai lain dalam jabatan yang sama juga menganalisis jabatan mereka)
Terima Kasih