BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu jenis sistem informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menangani kegiatan operasionalnya sehari-hari untuk menghasilkan informasi-informasi akuntansi serta informasi-informasi lainnya mengenai proses bisnis perusahaan yang diperlukan oleh manajemen dan pihak-pihak terkait lainnya sehubungan dengan pengambilan keputusan dan kebijakan-kebijakan lainnya. Terkait dengan aktivitas perusahaan, terdapat tiga siklus transaksi utama dalam proses bisnis perusahaan, yaitu siklus perolehan (pembelian), siklus konversi, dan siklus pendapatan. Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran operasional perusahaan, di mana perusahaan akan mendapatkan pasokan barang dari pemasok untuk pengadaan atau penyediaan barang agar permintaan pelanggan dapat dipenuhi dengan baik. Pembelian dibagi menjadi dua, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan utang usaha. Utang usaha harus dikelola dengan baik agar tidak terjadi pengeluaran kas perusahaan yang berlebih di luar kebutuhan perusahaan yang dapat merugikan perusahaan. PT. Fajar Surya Utama adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha bengkel mobil yang dikenal dengan nama Techno Auto Care. Kegiatannya meliputi penjualan barang dan jasa, di mana barang berupa spare part mobil dan jasa berupa service mobil. Dalam kegiatan penjualannya perusahaan melayani khusus kendaraan dengan merk Isuzu dan Daihatsu. Dan agar dapat meningkatkan pelayanan
2 terhadap pelanggan, PT. Fajar Surya Utama harus senantiasa memenuhi permintaan pelanggan akan spare part dan service dengan baik. Dalam kegiatan pembelian untuk persediaan spare part, biasanya dilakukan secara tunai dan kredit. Tetapi untuk pembelian tunai jarang sekali dilakukan oleh perusahaan, dan sebagian besar pembelian dilakukan secara kredit. Terkait dengan kegiatan pembeliannya, PT. Fajar Surya Utama harus dapat menghindari faktor-faktor penghambat dalam proses pembelian dan utang usaha perusahaan, seperti sulitnya penelusuran informasi atas karyawan yang melakukan transaksi pembelian dan utang usaha, sulitnya penelusuran informasi mengenai retur pembelian yang dilakukan, kesulitan untuk melihat tanggal jatuh tempo utang, tidak adanya evaluasi terhadap kinerja pemasok, dan fungsi akuntansi yang tidak independen. Diharapkan dengan penelitian ini dapat menganalisis sistem berjalan, merumuskan permasalahan yang terjadi, mengidentifikasi kebutuhan sistem, memberikan usulan perbaikan, dan selanjutnya merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha untuk mengatasi permasalahan sebelumnya dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang berjalan menjadi lebih optimal dalam mengolah transaksi-transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan sejalan dengan perkembangan bisnis perusahaan dan perkembangan teknologi sekarang ini. Oleh karena itu, berdasarkan pembahasan di atas penulis tertarik untuk membuat penelitian skripsi dengan judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Utang Usaha Studi Kasus : PT. Fajar Surya Utama.
3 1.2 Ruang Lingkup Dalam penelitian skripsi ini ruang lingkup pembahasannya meliputi analisis atas sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang berjalan pada PT. Fajar Surya Utama, dan analisis dan perancangan dokumen dan prototype sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang diusulkan untuk PT. Fajar Surya Utama, di mana dalam penelitian ini pembelian dan utang usaha yang di maksud merupakan pembelian tunai dan kredit, serta utang usaha yang terjadi akibat pembelian kredit. Dalam penelitian skripsi ini tidak dibahas mengenai persediaan. Proses bisnis terkaitnya meliputi : 1. Prosedur pembelian : a. Permintaan pembelian b. Pesanan pembelian c. Penerimaan barang d. Retur pembelian e. Pencatatan pembayaran atas pembelian tunai 2. Prosedur utang usaha : a. Pencatatan utang atas pembelian kredit b. Pencatatan utang atas retur pembelian kredit c. Pencatatan pembayaran atas utang pembelian
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian skripsi yang dilakukan adalah untuk : 1. Menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang berjalan pada PT. Fajar Surya Utama. 2. Merumuskan masalah yang terdapat pada sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha PT. Fajar Surya Utama, dan mengidentifikasi kebutuhan perusahaan atas sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha. 3. Merancang perbaikan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang diusulkan untuk PT. Fajar Surya Utama. Manfaat penelitian skripsi yang dilakukan adalah agar : 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha untuk PT. Fajar Surya Utama yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. 2. Membantu pihak manajemen PT. Fajar Surya Utama dan pihak-pihak terkait lainnya untuk mengambil keputusan dan kebijakan lainnya sehubungan dengan informasi-informasi pembelian dan utang usaha yang dihasilkan. 3. Membantu para pengguna sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha pada PT. Fajar Surya Utama dalam memproses transaksi pembelian dan utang usaha perusahaan secara lebih optimal.
5 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan untuk penelitian skripsi yang dilakukan, yaitu : 1. Pengumpulan data dan informasi. Dalam pengumpulan data dan informasi, metode yang digunakan adalah dengan : a. Melakukan studi kepustakaan dengan pencarian referensi dan teori-teori yang relevan untuk dijadikan dasar dan pedoman. b. Melakukan survei terhadap perusahaan dengan observasi langsung dan wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait. 2. Analisis. Dalam melakukan analisis metode yang digunakan adalah metode analisis berorientasi objek yang mengacu pada Mathiassen, Munk-Madsen, Nielsen & Stage (2000). Dalam tahap ini data-data dan informasi yang berhasil dikumpulkan dianalisis untuk mengetahui sistem berjalan, kemudian merumuskan masalah yang terdapat pada sistem dan mengidentifikasi kebutuhan sistem. 3. Perancangan. Dalam melakukan perancangan metode yang digunakan adalah metode perancangan berorientasi objek yang mengacu pada Mathiassen, Munk- Madsen, Nielsen & Stage (2000). Dalam tahap ini berdasarkan hasil analisis, dilakukan perancangan dokumen dan prototype yang sesuai dengan kebutuhan sistem dan dapat mengatasi permasalahan yang terjadi.
6 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab, sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisannya. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan tentang kerangka teori yang digunakan untuk dijadikan dasar dan pedoman terkait dengan pembahasan topik penelitian skripsi. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, tugas, tanggung jawab dan wewenang, gambaran sistem berjalan, permasalahan yang terjadi, serta usulan perbaikan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan tentang perancangan perbaikan sistem informasi akuntansi pembelian dan utang usaha yang diusulkan untuk PT. Fajar Surya Utama. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menguraikan tentang simpulan dan saran dari hasil penelitian skripsi yang dibahas.