Modul ke: Organizational Theory & Design Desain Organisasi Fakultas PASCA FEB Dr. Adi Nurmahdi MBA Program Studi MM www.mercubuana.ac.id
PENGORGANISASIAN : STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI Pengorganisasian adalah proses penciptaan struktur organisasi
Pengertian organisasi 1. Suatu lembaga atau kelompok fungsional : organisasi perusahaaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perkumpulan orang mempunyai tujuan yang sama 2. Berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. 2 aspek utama proses penyusunan struktur organisasi : 1. Departementalisasi 2. Pembagian kerja
Istilah pengorganisasian dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut : 1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya organisasi 2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggotaanggota kelompok
3. Hubungan-hubungan antara fungsifungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para bawahan 4. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerakan tugas tersebut.
Aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian 1. Spesialisasi / pembagian kerja 2. Departementalisasi 3. Rantai komando/rantai perintah dan kesatuan perintah 4. Rentang kendali 5. Sentralisasi 6. Desentralisasi 7. Formalisasi
Pengertian Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan Struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagianbagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas weqwenang dan tanggung jawab yang berbeda- beda dalam organisasi
Faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi : 1. Strategi organisasi 2. Teknologi 3. Karyawan dan orang-orang yang terlibat 4. Ukuran organisasi
Unsur-unsur struktur : Spesialisasi kegiatan Standardisasi kegiatan Koordinasi kegiatan Sentralisasi dan desentralisasi Ukuran satuan kerja
Spesialisasi / pembagian kerja adalah sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi menjadi sejumlah pekerjaan tersendiri. Departementalisasi adalah dasar yang digunakan untuk mengelompokkan sejumlah pekerjaan menjadi satu kelompok atau satu group.
Bentuk umum departementalisasi : 1. Departementalisasi Fungsional 2. Departementalisasi Geografis 3. Departementalisasi Produk/jasa 4. Departementalisasi Proses / peralatan 5. Departementalisasi Pelanggan 6. Departementalisasi Matrix
Kebaikan Pendekatan Fungsional : Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi Memusatkan keahlian organisasi Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebvih ketat terhadap fungsi-fungsi Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang sstabil
Kelemahan : 1. Menciptakan konflik antar fungsi-fungsi 2. Menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berturutan 3. Memberikan tanggapan yang lambat terhadap perubahan 4. Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya 5. Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
Kelebihan Struktur Divisonal : 1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat 2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas 3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi
4. Membebaskan para eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebihn luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas 5. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah 6. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap unit 7. Tempat latihan yang baik bagi para manaajer strategik
Kelemahan divisional: Duplikasi aktivitas dan biaya Kebaikan matrik : Kemampuannya untuk mempermudah koordinasi bila organisasi mempunyai asuatu keragaman dari aktivitas yang rumit dan saling tergantung. Kontak langsung dan sering antara bidang keahlian yang berbeda dalam matriks dapat menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan luwes Mengurangi biropatologi Mempermudah alokasi yang efisien dari para spesialisasi
Kelemahan Matrik : Kebingungan yang diciptakan, kecenderungan untuk menciptakan perebutan kekuasaan, dan stres yang diderita para individu
Rantai Komando adalah garis wewenang yang tidak terputus yang membentang dari tingkatan atas organisasi hingga tingkatan paling bawah dan menjelaskan siapa melapor kepada ssiapa Wewenang adalah hak-hak yang melekat pada posisi manajerial tertentu yang memberi tahu orang apa yang harus dilaksanakan dan mengharapkan orang itu melakukannya
Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan tugas apa saja yang dibebankan Kesatuan komando adalah prinsip manajemen yang menyatakan bahwa tiap-tiap orang harus melapor ke satu manajer saja
Rentang kendali adalah jumlah karyawan yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efisien dan efektif Sentralisasi adalah sejauh mana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi Desentralisasi adalah sejauh mana karyawan tingkatan bawah memberikan masukan atau benar-benar mengambil keputusan
Formalisasi adalah sejauh mana pekerjaan dalam organisasi itu terstandarisasi dan sejauh mana perilaku karyawan dibimbing oleh peraturan dan prosedur
Faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya sentralisasi dan desentralisasi Lebih tersentralisasi 1. Lingkungan stabil 2. Para manajer tingkatan rendah tidak semahir atau sepengalamandalam mengambil keputusan seperti halnya para manajer tingkat atas 3. Para manajer tingkatan rendah tidak ingin ikut serta dalam keputusan Lebih terdesentralisasi 1. Lingkungannya rumit, tidak pasti 2. Para manajer tingkatan rendah mampu dan berpengalaman dalam mengambil keputusan 3. Para manajer tingkatan rendah menghendaki suara dalam keputusan 4. Keputusan-keputusan relatif kurang penting
Lebih tersentralisasi 4. Keputusan-keputusan itu yang penting 5. Organisasi mngehadapi krisis atau risiko kegagalan perusahaan 6. Perusahaannya besar 7. Efektivitas pelaksanaan strategi perusahaan tergantung pada manajer yang mempunyai hak menentukan apa yang terjadi Lebih terdesentralisasi 5. Budaya perusahaan terbuka sehingga memungkinkan para manajer mempunyai pengaruh atas apa yang terjadi 6. Perusahaan secara geografis terpencar 7. Efektivitas pelaksanaan strategi perusahaan tergantung pada keterlibatan dan fleksibilitas para manajer dalam mengambil keputusan.
KEPUTUSAN DESAIN ORGANISASI MODEL DESAIN ORGANISASI : 1. Organisasi mekanistik : desain organisasi yang dikendalikan secara kaku dan ketat 2. Organisasi organik : desain organisasi yang sangat fleksibel dan mudah diubah Mekanistik Spesialisasi tinggi Departementalisasi kaku Rantai komando jelas Rentang kendali sempit Sentralisasi Formalisasi tinggi Organik Tim lintas fungsi Tim lintas hirarki Aliran informasi bebas Rentang kendali lebar Desentralisasi Formalisasi Rendah
FAKTOR KONTINGENSI DALAM STRUKTUR ORGANISASI Strategi Organisasi Ukuran Teknologi Tingkat ketidakpastian lingkungan
Strategi inovasi : strategi yang menekankan pengenalan pada produk dan jasa utama baru Strategi minimisasi biaya : strategi yang menekankan kontrol pengaturan biaya, menghindari biaya inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemangkasan harga. Strategi imitasi : strategi yang berusaha untuk bergerak dalam produk baru hanya setelah kelangsungannya telah terbukti.
STRATEGI STRUKTUR HUBUNGAN STRATEGI PILIHAN STRUKTUR INOVASI Organik : struktur lepas, spesialisasi rendah, formalisasi rendah, desentralisasi MINIMISASI BIAYA Mekanik : kontrol ketat, spesialisasi pekerjaan eksekutif, formalisasi tinggi, sentralisasi tinggi Imitasi Mekanik dan Organik : campuraan secara lepas dengan pengetatan hak milik, kontrol yang ketat pada aktivitas langsung dan perluasan kontrol pada seseuatu yang ditetapkan
HUBUNGAN TEKNOLOGI DENGAN STRUKTUR Yang membedakan teknologi adalah tingkat kerutinan Kerutinan berkaitan dengan petunjuk aturan, uraian jabatan dan dokumentasi formal lain Taknologi rutin dikaitkan dengan struktur tersentral Teknologi tidak rutin lebih mengandalkan pengetahuan para spesialis, akan dicirikan dengan keeputusan yang didelegasikan
DESAIN ORGANISASI UMUM : 1. Desain Organisasi Tradisional 2. Desain organisasi kontemporer Desain Organisasi Tradisional : 1. Struktur sederhana : desain organisasi dengan departemtalisasi rendah, rentang kedali luas 2. Struktur fungsional : struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa atau terkait ke dalam satu kelompok 3. Struktur divisional : struktur organisasi yang terdiri dari unit atau divisi yang terpisah atau semi otonom
KEKUATAN DAN KELEMAHAN ORGANISASI TRADISIONAL Struktur sederhana : 1. Kekuatan : cepat, fleksibel, murah biaya pemeliharaannya, pertanggungjawaban jelas 2. Kelemahan : tidak memadahi ketika organisasi berkembang, ketergantungan pada satu orang adalah berisiko
Struktur fungsional : 1. Kekuatan ; keunggulan penghematan biaya dari spesialisasi dan karyawan dikelompokkan dengan yang lain yang mempunyai tugas yang serupa 2. Kelemahan : mengejar tujuan fungsional dapat menyebabkan para manajer kehilangan pandangan tentang apa yang terbaik bagi keseluruhan organisasi, spesialis fungsional menjadi terkunci dan sedikit memahami tentang apa yang dilakukan unit lainnya
Struktur divisional : 1.Kekuatan : berfokus pada hasil-para manajer divisi bertanggungjawab terhadap apa yang terjadi pada produk dan jasa mereka 2.Kelemahan : kegiatan dan sumber daya yang rangkap meningkatkan biaya dan mengurangi efisiensi.
Desain Organisasi Temporer 1. Struktur berbasis tim : struktur organisasi di mana keseluruhan organisasi tersusun oleh sejumlah kelompok kerja atau tim 2. Struktur matrik : struktur organisasi yang menugaskan para spesialis dari departemen fungsional yang berbedabeda untuk bekerja pada satu atau lebih proyek
1. Struktur proyek : struktur organisasi dimana para karyawan senantiasa bekerja di sejumlah proyek 2. Unit internal mandiri : unit bisnis terdesentralisasi, masing-masing dengan produk, klien, pesaing, dan sasaran laba sendiri-sendiri
1. Organisasi tanpa batas : organisasi yang desainnya tidak didefinisikan oleh atau terbatas pada batas-batas horisontal, vertikal atau eksternal yang dipaksakan oleh struktur yang telah dditentukan sebelumnya 2. Organisasi pembelajar : organisasi yang telah mengembangkan kemampuan untuk terus menerus beradaptasi dan beruah karena para anggota betrperan aktif dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terkait dengan pekerjaan
Terima Kasih Dr. Adi Nurmahdi MBA