ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TOKO PUTRA BHAKTI PRAMBANAN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ida Purwati 09.12.3619 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013 1
2
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM SALES STORES PUTRA BHAKTI PRAMBANAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TOKO PUTRA BHAKTI PRAMBANAN Ida Purwati Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Shop PUTRA BHAKTI PRAMBANAN is one company engaged in the wholesale and retail sale services. In the process of data processing sale of goods is still do manually. This resulted in the latest information about the goods to be sold, items sold and also slow in preparing reports and services to the buyer. Problem-solving solutions as the authors designed an application program Designing Information System Sales in Stores PUTRA BHAKTI PRAMBANAN using application program Neatbeans IDE and XAMPP, where the system is more easily applied and understood by the user. Making it easier to record sales transactions, the search data will be fast polynomial, can present information accurately, quickly and accurately, and can facilitate the making of a report, so generating sales report information correctly and can save time and effort in preparation. Keywords: Information Systems, Sales, Neatbeans IDE, XAMPP 3
1. Pendahuluan Pada saat ini perkembangan informasi telah berkembang dengan sangat pesat, Persaingan antar perusahaan tidak dapat dihindari. Setiap perusahaan berusaha menigkatkan kinerja perusahaannya dengan berbagai cara.salah satunya adalah dengan cara membuat dengan system komputerisasi dengan system penjualan didalamnya. Sistem ini akan membuat semua bagian yang terlibat proyek menjadi tersambung sehingga mempermudah dan mempersingkat pekerjaan dengan hasil lebih detail dan tersusun rapi. Pada Toko Putra Bhakti Prambanan, pencatatan dan pengolahan data barang, jumlah dan harga barang,data para supplier, serta data transaksi penjualan masih dilakukan dengan menggunakan tulisan tangan. Hal ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien, dikarenakan sulit untuk mencatat dan menghitung banyaknya jenis barang yang ada, banyaknya jumlah barang, maupun besarnya jumlah harga. Banyaknya jumlah barang yang dijual dan tingkat keramaian pembeli dapat mengakibatkan penjual mengalami kesulitan untuk mengelola dan menghitung transaksi penjualan secara cepat, tepat, dan efisien. 2. Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling 4
umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. 2.1.2 Karakteristik Sistem Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Dalam karakteristik sistem dapat dibagi menjadi 8 bagian, yaitu : 1. Komponen Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer. 2. Boundary (Batasan Sistem) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Environment (lingkungan Luar Sistem) Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Interface (Penghubung Sistem) Penghubung merupakan media perantara antar sub sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu sub sistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan 5
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. 5. Input (Masukan) Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Output (Keluaran) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system. 7. Proses (Pengolahan Sistem) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 8. Objective and Goal (Sasaran dan Tujuan Sistem) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Penjualan merupakan suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Beberapa ahli menyatakan sebagai ilmu dan sebagai seni, adapula yang memasukkannya kedalam masalah etika dalam penjualan. Pada pokok istilah penjualan dapat diartikan sebagai berikut: 6
Menurut Philip Kotler (2009:22) dalam bukunya yang berjudul Analisis & Disain, menjelaskan bahwa: konsep penjualan adalah meyakini bahwa para konsumen dan perusahaan bisnis, tidak akan secara teratur membeli cukup banyak produk-produk yang ditawarkan oleh organisasi tertentu. Oleh karena itu, organisasi yang bersangkutan harus melakukan usaha penjualan dan promosi yang agresif. Dasar-dasar pemikiran yang terkandung dalam konsep penjualan adalah sebagai berikut: a Tugas utama dari perusahaan adalah mendapatkan penjualan cukup dari produknya. b Para konsumen tidak akan mungkin membeli barang dengan jumlah yang cukup banyak tanpa mendapat dorongan. 3. AnalisisSistem 3.1. IdetifikasiMasalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis. Masalah dapat diidentifikasi sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan, masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi 3.2. AnalisisKebutuhanSistem 3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Analisis terhadap kebutuhan system bertujuan untuk memahami apa yang dibutuhkan oleh system baru dan menggembangkan sebuah system untuk memenuhi kebutuhan sisten tersebut. Atau memutuskan bahwa pengembangan suatu system baru sebenarnya tidak perlu dilakukan. Kebutuhan system terdiri atas dua jenis, yaitu : 1. Kebutuhan Fungsional ( Fungctional Requirement ) Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh system. Kebutuhan fungsional dalam system ini adalah : 1. Sistem harus dapat melakukan penyaringan user agar tidak semua orang bisa menggunakan sistem. 2. Sistem harus dapat melakukan manajemen data seperti input, edit, dan delete data, antara lain : 1. Entitas Menu Utama Pegawai. 7
2. Entitas Inputan Kategori. 3. Entitas Inputan Pemasok. 4. Entitas Data Pembelian. 5. Entitas Data Pegawai 6. Entitas Data Barang. 3. Sistem harus dapat membuat laporan, antara lain : 1. Laporan Kategori Barang. 2. Laporan Barang. 3. Laporan Barang Menipis. 4. Laporan Transaksi Pembelian. 5. Laporan Transaksi Penjualan. 6. Laporan Keuntungan. 7. Laporan Pemasok. 2. Kebutuhan Non Fungsional ( Non Fungctional Requirement ) Kebutuhan non funsional adalah jenis kebutuhan yang bersifat property prilaku yang dimiliki oleh system, meliputi teknologi, operasional, kinerja,keamanan,politik, dan budaya. Kebutuhan Non fungsional dalam system ini adalah : - Kebutuhan Hardware Agar sistem dapat berjalan dengan baik maka harus didukung dengan pengadaan hardware yang baik juga. Kebutuhan hardware pada sistem ini sebagai berikut. a. Dual Core E6300. b. Biostar G41D3G. c. DDR3 2GB. d. HDD 500GB. e. DVD RW. f. Case ATX 450 Watt. g. Keyboard. h. Mouse. i. ACER LED 16. - Kebutuhan Software Kebutuhan software diperlukan pada saat pembuatan sistem atau software dan juga sebagai syarat pengoperasian sistem. Kebutuhan software yang dapat mendukung pembuatan dan pengoperasian sistem adalah sebagai berkut. a. Microsoft Windows XP b. Netbeans 6.9. 8
c. XAMPP. d. Avira Antivir Premium. 3.3. AnalisisKelayakanSistem Analisis kelayakan sistem digunakan untuk memastikan apakah usulan sistem bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan atau tidak. 3.6.1 Kelayakan Teknis Penggunaan teknologi pada sistem usulan adalah menggunakan teknologi komputer. Pengadaan teknologi komputer sangat mudah didapatkan. Selain itu, penggunaan sistem manual pada sistem sebelumnya dapat dengan mudah dikonversi dengan teknologi pada sistem baru. Melihat kemudahan dalam pengadaan barang dan pengkonversian sistem maka dalam hal teknis sistem dapat dikatakan layak. 3.6.2 Kelayakan Operasional Sistem dapat melakukan kegiatan operasional pada sistem lama sehingga sistem baru dapat memenuhi tujuan dalam hal pencatatan data transaksi. Pelatihan akan dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang siap menjalankan sistem baru. Dengan demikian dalam hal operasional, sistem dapat dikatakan layak. 3.6.3 Kelayakan Hukum Sistem ini telah mematuhi aturan dan undang-undang yang berlaku karena sistem ini menggunakan perangkat lunak yang Prenium. Dengan kata lain sistem ini dapat dikatakan layak dalam hal hukum. 3.6.4 Kelayakan Ekonomi Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan cost benefit analysis atau analisis biaya dan manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek. 9
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.2.3 Ujicoba Sistem Ada perbedaan dalam pengujian sistem dan program. Pada uji coba sistem, pengujian dilakukan dengan melibatkan pengguna akhir sistem. Ukuran dalam pengujian ini adalah dengan mengetahui seberapa jau pengguna akhir dapat memahami dan menerima sistem yang telah dibuat. Terdapat 2 metode yang sering digunakan dalam pengujian sistem yaitu Black Box Testing dan White Box Testing. 1.3.1 Black Box Testing Black box testing merupakan pengujian sistem yang terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang dinginkan atau tidak. Jika ada output yang tidak sesuai maka untuk menyelesaikannya dibutuhkan pengujian yang ke dua yaitu white box. Berikut ini merupakan pengujian black box pada proses input data barang. Gambar 4.20 Proses Input Data Barang Gambar 4.21 Pesan saat input sukses dilakukan Gambar 4.20 menguraikan awal pengujian dengan memasukkan data barang untuk dilakukan proses input. Jika data yang diinputkan benar, maka saat tombol simpan diklik akan muncul pesan yang menandakan proses input berhasi. Setelah itu dilakukan pengecekan apakah data yang sudah diinputkan tadi masuk ke dalam database atau 10
terjadi output yang tidak sesuai dengan inputan. Pengecekkan data database dapat melalui tombol cari, saat tombol cari diklik maka form pencarian akan muncul dan akan menampilkan data yang ada di database. Gambar 4.22 Bukti data sudah masuk database Gambar diatas menunjukkan form pencarian mengambil data pada database MySQL. Dapat dilihat pada kotak merah yang ada pada gambar diatas, output program telah tampil dan sudah sesuai dengan inputan yang diinputkan sebelumnya 4.3.2 White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris baris program, variable, dan parameter yang terlibatpada unit tersebut harus dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. Berikut ini pengecekkan white box ketika terjadi kesalahan pada saat login. 11
Gambar 4.23 Input Login untuk pengetesan kode program Gambar 4.24 Pesan error saat melakukan proses input Login Gambar 4.24 menunjukkan pesan error saat melakukan proses input data login yang dapat dilihat pada gambar 4.23, karena output yang tidak sesuai inilah lalu dilakukan pengujian white box. Pengujian dilakukan dengan mengecek kode program simpan, setelah dilakukan pengecekkan program dijalankan ulang, jika keluar pesan input data sukses seperti gambar 4.24 maka error kode program telah diperbaiki. 5. Kesimpulan 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap pengelolaan data penjualan di Toko Putra Bhakti dapat diambil kesimpulan pada sistem baru yang telah dibuat adalah sebagai berikut. 1. Pada sistem baru sudah dapat mengurangi penggunaan kertas sebagai penyimpan data, hal ini berbeda pada sistem lama dimana penggunaan kertas masih sangat dominan. 2. Pencarian data sudah dapat dilakukan dengan cepat hal ini berbeda pada sistem lama yang harus mencari data secara manual. 12
3. Perubahan data sudah dapat dilakukan dengan mudah dan cepat pada sistem baru, tidak seperti pada sistem lama yang harus menggunakan alat tambahan untuk mengubah data. 4. Penggunaan sistem baru dapat menambah efisiensi tempat karena tidak membutuhkan rak penyimpan berkas data yang digunakan pada sistem lama. 5.2. Saran Dari hasil analisis dan perancangan sistem yang telah dilakukan, maka penulis memberikan saran dan juga menerima saran dari berbagai pihak. Saran untuk Toko Putra Bhakti adalah sebagai berikut. 1. Agar pelayanan kepada pelanggan lebih optimal maka penulis memberikan saran untuk melakukan perubahan sistem pelayanan. 2. Penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi dapat mengoptimalkan transaksi penjualan, untuk itu penulis menyarankan kepada pihak Toko Putra Bhakti supaya dapat mengaplikasikan perangkat lunak yang telah diarancang oleh penulis. 3. Penulis juga sadar bahwa masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki dalam laporan ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dari berbagai pihak demi hasil yang lebih baik. 13
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta. : Andi Offset. Budi Raharjo,dkk.2007. Mudah Belajar Java,.Bandung: Penerbit Informatika. Irawan. 2011. Java untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. 14