LAMPIRAN 1 Menu Log In Menu ini digunakan untuk user untuk login ke sistem QAD. User harus memasukkan username dan password. Menu Utama Menu ini berfungsi untuk menampilkan sistem-sistem yang ada pada sistem QAD L1
L2 Menu Sales Order/Invoice Menu ini berfungsi untuk menampilkan aktivitas yang dapat dilakukan aplikasi QAD yang berhubungan dengan sistem penjualan Menu Sales Order Menu Menu ini berfungsi untuk menampilkan aktivitas yang dapat dilakukan aplikasi QAD yang berhubungan dengan sales order
L3 Menu Sales Order Maintenance Menu ini berfungsi untuk menginput data sales order Menu Sales Order Browser Menu ini berfungsi untuk melakukan penarikan data sales order (mencari sales order)
L4 Menu Sales Order Print Menu ini berfungsi untuk mencetak sales order Menu Sales Order Confirmation Menu ini berfungsi untuk mengkonfirmasi sales order (memvalidasi sales order)
L5 Menu Sales Order Manual Allocations Menu ini berfungsi untuk pengalokasian sales order secara manual Menu Sales Order Auto Allocations Menu ini berfungsi untuk pengalokasian sales order secara automatis dari sistemnya
L6 Menu Available Kit Quantity to Ship Menu ini berfungsi untuk menampilkan stok yang tersedia untuk dikirim Menu Sales Order Repricing Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan harga pada sales order yang telah dibuat sebelumnya (sales order sebelumnya yang sudah disimpan di database)
L7 Menu Sales Order Cost Revaluation Menu ini berfungsi untuk penilaian kembali standar biaya daripada sales order Menu Sales Order Credit Maintenance Menu ini berfungsi untuk menghapus sales order yg batal
L8 Menu Sales Order Credit Inquiry Menu ini berfungsi untuk menampilkan data sales order dalam bentuk laporan sesuai dengan permintaan Menu Sales Order Credit Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan data sales order dalam bentuk laporan secara keseluruhan
L9 Menu Sales Order Auto Credit Hold Menu ini berfungsi untuk menahan sales order customer yang baru jika customer belum membayar sales order sebelumnya yang sudah jatuh tempo Menu Sales Order Auto Credit Approval Menu ini berfungsi untuk melakukan persetujuan atas sales order yang ditahan (hold)
L10 Menu Sales Order Control Menu ini berfungsi untuk mengontrol sales order (melihat sales order yang masih di pending ataupun yang sudah dikirim) Menu Sales Order Print Menu ini berfungsi untuk mencetak sales order
L11 Menu Shipment Processing Menu ini berfungsi untuk menampilkan aktivitas yang dapat dilakukan pada sistem QAD yg berhubungan dengan proses pengiriman Menu Picklist/Pre-Shipper Automatic Menu ini berfungsi untuk pembagian barang kepada customer secara otomatis
L12 Menu Pre-Shipper/Shipper Inquiry Menu ini berfungsi untuk menampilkan permintaan barang yang akan dikirim Menu Pre-Shipper/Shipper Print Menu ini berfungsi untuk mencetak permintaan barang yang akan dikirim
L13 Menu Pre-Shipper/Shipper Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan permintaan barang yang akan dikirim Menu Sales Order Shipper Maintenance Menu ini berfungsi untuk membuat delivery note ( nota pengiriman)
L14 Menu Sales Order Shipper Print Menu ini berfungsi untuk mencetak sales order shipper Menu Sales Order Packing List Menu ini berfungsi untuk menampilan semua barang yang akan dikemas
L15 Menu Delivery Note Print Menu ini berfungsi untuk mencetak delivery note Menu Sales Order Shipment Menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan tentang sales order yang telah dikirim
L16 Menu Pending Invoice-Register Menu ini berfungsi untuk daftar invoice yg belum dicetak Menu Invoice Post Menu ini berfungsi untuk validasi invoice
L17 Menu Invoice History Browse Menu ini berfungsi untuk mencari data invoice yang ada di database Menu Faktur Pajak Print Menu ini berfungsi untuk mencetak faktur pajak
L18 Menu Faktur Pajak Control Menu ini berfungsi untuk menngontrol faktur pajak (mencocokkan faktur pajak dengan invoice) Menu Invoice Print Menu ini berfungsi untuk mencetak invoice
L19 Menu Faktur Pajak Inquiry Menu ini berfungsi untuk menampilkan faktur pajak sesuai dengan permintaan Menu Invoice History Delete/Archive Menu ini berfungsi untuk menghapus invoice jika memang terjadi kesalahan (data tetap ada tapi dalam bentuk notepad)
L20 Menu Invoice History Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan invoice dalam bentuk laporan Menu Sales Order Reports Menu Menu ini berfungsi untuk menampilkan aktivitas yang ada pada menu laporan sales order
L21 Menu Sales Order by Order Report Menu ini berfungsi untuk melihat sales order dari pemesanan Menu Sales Order by Customer Report Menu ini berfungsi untuk melihat sales order bedasarkan customer
L22 Menu Sales Order by Item Report Menu ini berfungsi untuk melihat sales order dari barang Menu Sales Order Gross Margin Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan margin/laba kotor dari sales order
L23 Menu Sales Order Pricing Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan total harga dari sales order Menu Shipment Transaction Browse Menu ini berfungsi untuk menampilkan transaksi pengiriman yg telah dilakukan
L24 Menu Shipment Transaction Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan transaksi pengiriman yg telah dilakukan Menu Shipment Transaction by Customer Report Menu ini berfungsi untuk menampilkan transaksi pengiriman yg telah dilakukan berdasarkan customer
L25 LAMPIRAN 2 Hasil Observasi Berdasarkan observasi yang kami lakukan kami mengetahui hal hal sebagai berikut: a. Tampilan sistem yang user friendly b. Adanya back-up data dalam sistem Penjualan perusahaan setiap hari c. Adanya pengelolaan user account untuk dapat mengakses sistem Penjualan d. Sistem Penjualan menghasilkan laporan tercetak. e. Terdapat UPS dan antivirus dalam setiap komputer. f. Tidak adanya CCTV untuk mengawasi kegiatan karyawan. g. Terdapat genset sebagai cadangan listrik, jadi saat listrik mati maka semua sistem tetap dapat berfungsi. h. Server ditempatkan pada suatu ruangan khusus yang memiliki syarat suhu tertentu i. Perusahaan menggunakan aplikasi QAD versi 8.6 dimana semua transaksi penjualan, pembelian, manufaktur, dan vendor menggunakan aplikasi yang sama j. Maintenance hardware dan software dilakukan secara periodik oleh perusahaan sesuai kebutuhan
L26 Hasil Wawancara Berdasarkan hasil wawancara kami dengan pihak perusahaan, maka informasi yang dihasilkan adalah: 1. Apakah tujuan dari aplikasi Penjualan? Aplikasi Penjualan digunakan untuk mempermudah karyawan dalam melaksanakan transaksi yang berkaitan dengan penjualan, contohnya membuat SO, invoice dan lain sebagainya 2. Apakah sistem Penjualan yang ada di update secara berkala? Sistem Penjualan tidak diupdate secara berkala. Sistem ini hanya akan diupdate jika seluruh sistem perusahaan diubah karena sistem yang ada di perusahaan menyatu dalam suatu aplikasi bernama QAD dan perusahaan biasanya hanya akan mengubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang muncul 3. Siapa yang berhak untuk mengakses sistem Penjualan? Dalam mengakses sistem Penjualan hanya manajer keuangan dan staf penjualan 4. Bagaimana cara untuk membatasi hak akses terhadap sistem Penjualan? Membatasi akses terhadap sistem Penjualan yaitu dengan melakukan sistem login, dan hanya user yang namanya terdaftar saja yang bisa melakukan login dan setelah login pun tidak semua pegawai bisa mengakses keseluruhan sistem
L27 Penjualan karena setiap user diberi batasan batasan untuk mengakses sistem Penjualan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diembannya. 5. Apakah password untuk login ini dilakukan update secara berkala? Dalam perusahaan password di wajibkan untuk diganti oleh user secara berkala, biasanya 6 bulan sekali 6. Bagaimana jika terjadi masalah atau kerusakan pada sistem Penjualan? Jika terjadi kerusakan pada sistem Penjualan, perusahaan memiliki back-up dan kegiatan back up ini dilakukan setiap hari yaitu pada malam hari dan kerusakan akan di perbaikin oleh staf ahli TI, namun jika masalah tidak dapat diperbaiki juga oleh bagian IT intern, maka akan diatasi oleh PT.IRISH selaku pembuat aplikasi 7. Menurut pendapat anda apakah manfaat sistem Penjualan bagi perusahaan? Sistem Penjualan dimanfaatkan untuk mempermudah karyawan dalam melaksanakan transaksi sehingga mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memasukkan data penjualan yang jika terjadi bisa berakibat fatal. 8. Pada saat sistem diimplementasikan, apakah terdapat training khusus bagi user? Jawab : Ya, training dilakukan sebelum aplikasi itu dijalankan, dan yang memberikan pelatihan adalah pihak yang membuat sistem tersebut dan memimpin training tersebut adalah manajer keuangan selaku pimpinan proyek
L28 9. Apakah perusahaan melakukan proses backup data? Dan kapan dilakukannya? Ya, proses backup dilakukan secara otomatis oleh server setiap malam hari. 10. Apakah sistem sudah memiliki server? Dan apakah telah dijaga dan diamankan dengan baik? Perusahaan memiliki server dimana server tersebut ditempatkan pada suatu ruangan khusus yang memiliki syarat suhu tertentu 11. Apakah terdapat evaluasi performa IT secara berkala? Ada, tetapi evaluasi belum dilakukan secara berkala. Hanya dilakukan jika muncul permasalahan dan didokumentasikan oleh perusahaan 12. Apakah terdapat aplikasi keamanan? Ya, contohnya firewall dan anti virus. Untuk firewall sudah merupakan aplikasi bawaan dari operating system windows. Dan untuk anti virus pada beberapa bagian yang strategis diberikan anti virus yang terlisensi sedangkan bagian yang lain diberikan aplikasi anti virus yang non-license (free). 13. Apakah terdapat penggantian password secara berkala? Ya, penggantian password dilakukan secara berkala oleh staf dan Biasanya dilakukan 6 bulan sekali demi keamanan data
L29 14. Apakah perusahaan telah memberikan tanggung jawab performa sehingga dapat menjamin kualitas dari fungsi IT? Ada, setiap staf memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda beda sesuai dengan posisi yang ditempatinya 15. Apakah sistem yang dijalankan sekarang pernah mengalami kegagalan pada saat tahap implementasi? Tidak pernah, karena perusahaan mengadopsi sistem ini setelah sistem ini diimplementasikan oleh induk perusahaan terlebih dahulu 16. Apakah perusahaan melakukan pelaporan mengenai kinerja dari IT terhadap bisnis untuk disampaikan ke manajemen atas secara berkala? Ya, tetapi tidak dilakukan dengan rutin, sesuai kebutuhan saja.