Modul ke: 05Fakultas Ariyani FASILKOM Aplikasi komputer Microsoft Word 2010 bagian 2 Wardhana., S.Kom., S.T., MM Program Studi MKCU
Mail Merge Mailmerge terdiri dari dua bagian yang penting yaitu: Main Dokumen, berisi surat atau sebagian informasi yang akan diperbanyak Source Data, berisi data nama dan alamat yang akan digabungkan atau informasi khusus lainnya yang dapat membedakkan isi surat antara satu dengan yang lainnya.
Langkah-langkah Mail Merge Siapkan dokumen atau surat yang akan diperbanyak. Pilih Tab Mailings dan kemudian pilih Start Mail Merge dan pilih Step by step Mail Merge Wizard. Kemudian akan muncul Dialog Box disebelah kanan, Pilih Letter dan Nexts Starting Starting Document. Pilih Use the Current Document kemudian Next : select recipients. Pilih User The Current Document artinya dokumen yang dipilih adalah dokumen yang digunakan saat ini. Setelah memilih main document maka selanjutnya adalah memilih Recipients atau daftar data-data yang akan dimasukkan. Pilih Create Kemudian muncul kota kotak dialog New Address List, kita diminta untuk mengisi responden baru. Buatlah field baru jika tidak ingin mengikut field-field yang sudah ada. Dengan mengklik Cuztomize Columns.
Langkah-langkah Mail Merge lanjutan.. Untuk menambahkan data baru dapat dilakukan dengan new record Setelah semua filed names selesai dibuat Words akan meminta menyimpan Nama Data Mail Merge yang sudah selesai Pemberian nama disini tidak boleh menggunakan spasi sebagai pemisah tetapi menggunakan karakter penyambung seperti tanda Minus -, tanda. (titik) atau Underscore (_). Setelah semuanya selesai dikerjakan, maka words akan kembali ke lembar surat yang akan diberikan mail merge. Letakkan kursor di belakang kata yang akan diberikan mail merge Klik Insert Merge Field yang terdapat pada Tab Mailings Terakhir adalah menjalankan mail merge itu sendiri, dengan cara klik preview result
Smart art Smart Art menyediakan banyak pilihan desin yang langsung dapat digunakan sehingga dapat menghemat waktu. Langkah-langkah menggunakan SmartArt adalah: Klik Insert dan pilih SmartArt pada Grup Illustrations Pilihlah salah satu desain yang diinginkan kemudian Klik OK. Ketiklah kalimat didalam kotak yang sudah tersedia.
Word art MS Word menyediakan fasilitas untuk membuat tulisan menjadi lebih menarik dengan menggunakan WordArt, berikut langkah-langkahnya: Klik Tab Insert, kemudian klik WordArt pada group Text. Pilih dan klik desain WordArt yang diinginkan. Selanjutnya ketik teks yang diinginkan dan klik OK. Pilih WordArt dan pilih jenis dan type huruf nya. Ketik Kalimat yang ingin dibuat WordArt Kemudian Pilih Tab Format. Pilih Tab Format, kemudian Text Effect dan Transform, pilih sesuai dengan keinginan, seperti contoh dibawah ini model STOP.
Clip art Untuk memasukkan Clip Art kedalam dokumen, berikut ini langkah-langkah nya: Pilih Tab Insert dan kemudian klik Clip Art pada group Illustrations. Pilih GO kemudian akan tampak gambar-gambar pada ClipArt Pilihlah gambar yang sesuai keinginan kemudian klik Insert.
Drop cap Suatu Fungsi untuk menjadikan Huruf partama pada suatu kalimat menjadi Kapital. Cara menggunakan fungsi ini adalah: Ketik kalimat dan sorot Huruf pertama diawal paragraph kalimat tersebut. Dan kemudian Klik Drop Cap yang berada pada Tab Insert dan di Grup Text. Pilih pilihan yang berada dalam fitur DropCap Pilih Dropped
Fungsi Find Fungsi Find digunakan untuk mencari teks didalam dokumen. Cara menggunakannya adalah adalah Tekan CTRL+H dan Klik Tab Find Masukkan Kata yang akan di cari pada kotak Find What
Fungsi Replace Fitur Replace sangat bermanfaat jika kita ingin mengganti kata atau frase disebuah dokumen. Dengan fitur ini, proses mengoreksi kesalahan tulis dapat dilakukan dengan lebih cepat langkah-langkah untuk mengubah suatu teks dalam suatu dokumen menjadi teks tertentu : Klik Tab Home dan kemudian klik Replace pada group Editing atau tekan tombol CTRL+H. Ketiklah kata yang akan diganti pada kotak isian Find what dan kata yang menggantikannya pada Replace with. Klik Find Next untuk mencari kata tersebut. Setelah ditemukan ada tiga pilihan, yaitu: klik Replace (mengganti kata yang ditemukan), Replace All (mengganti semua kata yang ditemukan), atau Find next (untuk melanjutkan pencarian). Anda tinggal pilih salah satu.
Fungsi GO mencari halaman dengan cepat. Apabila kita ingin menuju ke suatu halaman yang ada didalam dokumen dengan cepat, fungsi inilah yang harus digunakan. Langkahnya adalah : Ketik CTRL+G Kemudian Masukkan No halaman yang dituju.
Fungsi Insert Picture Fungsi yang digunakan untuk menyisipkan gambar kedalam dokumen. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut : Klik Tab INSERT dan Pilih Picture pada Grup Illustrations. Kemudian akan muncul jendela Picture. Cari dan pilih gambar-gambar yang anda inginkan. Kemudian Klik INSERT.
Fungsi WrapText Fungsi yang digunakan untuk memformat posisi gambar yang berada didalam dokumen, apakah gambar yang disispkan tersebut berada dibelakan Text, didepan Text atau disamping kiri dan kanan text. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. Pilih dan sisipkan gambar kedalam dokumen. Klik Tab Format dan kemudian klik WrapText. Akan muncul jendela WrapText
Fungsi Shapes Langkah-langkah untuk menggunakan fungsi ini adalah : Klik Tab Insert dan Pilih Shapes pada grup Illustrattion. Kemudian Pilihlah berbagai macam bentuk Shapes yang tersedia.
Membuat No Halaman No halaman merupakan salah satu fitur yang sangat penting dalam penomeran sebuah halaman didalam dokumen. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. Klik Tab Insert kemudian pilih Page Number yang berada di grup Header & Footer. Ada 4 (empat) pilihan dalam membuat no halaman. Top Of Page : No halaman diletakkan diatas. Bottom of Page : No halaman diletakkan dibawah. Page Margins : No halaman berada di Margin kiri, atas, kanan dan bawah. Current Position : No halaman yang sudah ditentukan posisi nya.
Header dan Footer Header dan Footer adalah teks yang akan turut tercetak disetiap halaman dalam dokumen yang sedang dibuat. Header akan ditempatkan dibagian atas dokumen sedangkan footer akan ditempatkan dibagian bawah dokumen. Untuk membuat header dan footer, ikuti langkahlangkah berikut ini. Pilih dan Klik Tab Insert kemudian pilih Group Header & Footer. Bila ingin pindah dari daerah penyuntingan Header kearah penyuntingan footer atau sebaliknya, klik tombol Goto Header dan Goto Footer yang berada pada Group Navigation.
Cara Cepat Akses Ribbon Untuk mempercepat akses ribbon adalah dengan menekan tombol ALT. Setelah tombol tersebut ditekan akan tampil huruf capital kecil yang mewakili dari masing-masing Tab nya. Jika kita tekan salah satu, misalnya ALT + H (Home) maka akan Tab Home akan terbuka.
Mencetak Document Setelah dokumen selesa dibuat dan diedit isi nya, maka proses selanjutnya adalah proses pencetakkan. Langkahlangkah untuk mencetak dokumen sebagai berikut: Klik CTRL + P atau Tab File Print Area Pencetakan terbagi dua : Area sebelah kiri adalah setting untuk mencetak sedangkan area kanan PrintView dokumen yang akan di cetak. Pilihlah printer yang terpasang di PC anda, dengan mengklik Printer kemudian pilih printer yang terpasang, jika printer yang terpasang hanya satu jenis tidak perlu memilih printer, langsung saja ke proses pencetakka Klik Print untuk mencetak Jika ingin mencetak halaman secara berurututan tetapi dengan memilih halaman tertentu angka dipisahkan dengan tanda dash (-) tanpa spasi. Jika ingin mencetak halaman tertentu saja klik Settings kemudian pada kotak Pages masukkan halaman yang ingin di cetak. Jika ingin mencetak halaman lebih dari satu tetapi dengan berbeda halaman, pada kotak Pages masukkan no halaman yang diinginkan dan berilah tanda koma (,) untuk memilih halaman berikutnya.
Short Key Menu File ALT + F Save CTRL + S Membuat Document Baru Membuka Document Mentutup Document Cetak Tebal (Bold) Cetak Miring (Italic) Cetak Garis Bawah (Underline) Cetak Garis Bawah Ganda ( Menghapus Format Teks Menghapus 1 kata ke kiri Menghapus 1 kata ke kanan Menghapus teks yang disorot Mengcopy teks yang disorot Menempatkan teks yang di copy (Paste) Mencari Teks Mengganti Teks (Replace) Menuju ke halaman dengan cepat Membatalkan perintah (Undo) Membatalkan Undo CTRL + N CTRL + O CTRL + W CTRL + B CTRL + I CTRL + U CTRL + SHIFT + D CTRL + Spacebar CTRL + Backspace CTRL + Del CTRL + X CTRL + C CTRL + V CTRL + F CTRL + H CTRL + G CTRL + Z CTRL + Y Membuat teks berjarak 1 spasi CTRL + 1 Membuat teks berjarak 2 spasi CTRL + 2 Posisi paragraph rata tengah Posisi paragraph rata kiri Posisi paragraph rata kanan Posisi paragraph rata kiri dan kanan Geser ke kanan 1 tabulasi CTRL + E CTRL + L CTRL + R CTRL + J CTRL + M
Terima Kasih Ariyani Wardhana, S.Kom., S.T., MM Reference Book : Prawirosumarto, s., Elmande, Y., & Nugraha, N. (2012). Aplikasi Komputer (3rd ed.). (E. Setiadi, Ed.) Mitra Wacana Media