MENGHAPUS AKUN Pada prinsipnya akun-akun yang tidak dipakai dalam mencatat transaksi-transaksi perusahaan, supaya dihapus agar tidak menyulitkan pada saat entri data jurnal. Karena semakin banyak akun, tentu akan merumitkan dalam memilih akun yang dipakai dalam menjurnal, sehingga tingkat kekeliruan yang bakal terjadi semakin tinggi. Sedangkan akun-akun yang dapat dihapus adalah akun yang bebas (unlink). Jika akun yang dihapus termasuk ke dalam jenis akun linked, maka terlebih dahulu akun tersebut harus dibebaskan dari linknya dengan akun-akun lain. Langkah-langkah untuk menghapus akun adalah sebagai berikut : a) Aktivkan akun yang akan dihapus, misalnya akun dibawah ini (gambar 1.23) b) Klik menu Edit c) Klik Delete Account Gambar 1.23 Jendela Edit Accounts Provision Account (Aktif) 1. MENCATAT SALDO AWAL AKUN Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencatat saldo awal akun adalah : Klik Setup > Balances > Account Opening Balances. Seperti gambar berikut ini : Gambar Setup Balances- Account Opening Balances
Ketik saldo untuk masing-masing akun (tanpa mengetik simbol Rp dan tanda titik). Tekan enter isi saldo awal berikutnya. Klik [OK]. Apabila telah seimbang antara debet dan kredit, maka pada Amount left to allocated (dibagian bawah) akan menunjukkan angka 0 (Nol). 2. LINKED ACCOUNT Linked Account artinya akun tersebut saling terkait atau berhubungan antara satu akun dengan akun yang lain. Jika terjadi transaksi dan proses entri sudah dilakukan, maka akibat proses pencatatan tersebut akan langsung mempengaruhi saldo-saldo akun yang terkait tersebut. A. Sales Linkked Accouts Transaksi penjualan barang dan jasa secara kredit akan mempengaruhi akun piutang usaha dan penjualan serta biaya angkutan. Pada saat terjadi transaksi pelunasan piutang dari penjualan kredit akan mempengaruhi akun bank atau kas, piutang usaha, dan potongan penjualan jika pelunasan dilakukan lebih cepat dari batas waktu yang ditentukan, atau akun pendapatan denda piutang jika pelunasan piutang melewati batas waktu jatuh tempo piutang. Demikian juga kalau costumer membayar uang muka, maka diperlukan akun link Uang Muka Penjualan. Dalam contoh kasus modul ini, akun-akun yang terkait langsung dengan penjualan adalah Cash in Bank (kas di bank), Accounts Receivable (piutang usaha), Freight collected (biaya angkut penjualan), dan Potongan Penjualan (Sales Discount) serta Pendapatan Denda Piutang (Late Fees Collected). Untuk itu, uang muka penjualan perlu dibebaskan agar bisa dihapus atau di ganti kode akun atau fungsinya. Adapun langkah-langkah untuk mengatur link penjualan adalah : 1) Klik Menu Setup 2) Pilih Linked Accounts 3) Pilih Sales Accounts Perhatikan gambar berikut ini :
Gambar 1.24 Menu Setup + Linked Accounts + Sales Accounts Gambar 1.25 Jendela Sales Linked Accounts Akun Link Penjualan 4) Klik kotak periksa di sebelah kiri kotak dialog Sales Linked Accounts untuk menghilangkan tanda cek ( ), yang berarti menghilangkan keterkaitan akun tersebut dengan akun-akun yang lain. 5) Klik [OK]. Tidak Link Link Gambar 1.26 Jendela Link akun penjualan-ada akun yang tidak link
B. Purchase Accounts Transaksi pembelian barang secara kredit, akan mempengaruhi akun utang usaha dan persediaan barang (harga pokok penjualan) serta biaya angkut pembelian. Pada saat terjadi transaksi pelunasan utang dari pembelian kredit, akun mempengaruhi akun bank atau kas, utang usaha, dan potongan pembelian, kalau pelunasan dilakukan lebih cepat dari batas waktu yang ditentukan, atau akun beban denda utang, jika pelunasan utang melewati batas waktu jatuh tempo utang. Demikian juga kalau kita membayar uang muka diperlukan akun link uang muka pembelian. Dalam contoh kasus modul ini, akun-akun yang terkait langsung dengan pembelian adalah Cash in Bank, Account Payable (utang usaha), biaya angkut pembelian (freight paid), dan potongan pembelian (purchase discount) serta beban denda utang (late fees paid), Untuk itu, uang muka pembelian perlu dibebaskan dari link. Berkut ini jendela Purchase Linked Accounts : Adapun langkah-langkah untuk mengatur link penjualan adalah : 1) Klik Menu Setup 2) Pilih Linked Accounts 3) Pilih Purchase Accounts Perhatikan gambar berikut ini : Gambar 1.27 Setup Linked Accounts Purchase Accounts 4) Klik kotak periksa di sebelah kiri kotak dialog Sales Linked Accounts untukmenghilangkan tanda cek ( ), yang berarti menghilangkan keterkaitan akun tersebut dengan akun-akun yang lain. 5) Klik [OK].
Gambar 1.28 Jendela Purchase Linked Accounts Akun Link Pembelian