DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU)

DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU) Microsoft Access MODUL TABLE dan QUERY Oleh: Khamami Herusantoso KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT KEUANGAN UMUM JAKARTA 2015

IDENTITAS MODUL Judul Modul: Table dan Query Penulis: Khamami Herusantoso Digunakan untuk Diklat: Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access Pusdiklat Keuangan Umum Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Kementerian Keuangan Republik Indonesia Cetakan Pertama: 2015 ii

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat-nya sehingga penyusunan Modul Table dan Query untuk Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access ini dapat diselesaikan dengan baik. Modul ini digunakan sebagai acuan atau pedoman bagi pengajar, peserta, dan pihak penyelenggara diklat agar tujuan pembelajaran dapat tercapai secara sistematis dan efektif, baik dengan metode classical maupun e-learning. Modul Table dan Query disusun oleh Saudara Khamami Herusantoso berdasarkan Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Nomor KEP- 370/PP.7/2015 tanggal 4 November 2015 tentang Pembentukan Tim Penyusunan Modul Diklat di Lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum Tahun Anggaran 2015. Modul ini membantu peserta untuk meningkatkan kompetensi dalam menjelaskan mengenai DNS dan Web Server serta troubleshooting-nya. Penyusunan modul ini mendapatkan dukungan dari berbagai pihak, antara lain unit pengguna, narasumber, widyaiswara, dan pejabat struktural di lingkungan Pusdiklat Keuangan Umum. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu proses penyusunan modul ini. Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca sangat diharapkan demi kesempurnaan modul ini. Semoga modul ini bermanfaat bagi peserta, pengajar, panitia diklat, dan pembaca lainnya. Jakarta, Desember 2015 Kepala Pusdiklat Keuangan Umum ttd Syamsu Syakbani NIP 195902241980031001 iii

DAFTAR ISI DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i IDENTITAS MODUL... ii KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... iv DAFTAR GAMBAR... vi PETA KONSEP MODUL... x A. PENDAHULUAN... 1 1. Deskripsi Singkat... 1 2. Prasyarat Kompetensi... 1 3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD)... 1 4. Relevansi Modul... 1 B. KEGIATAN BELAJAR... 3 1. Kegiatan Belajar 1... 3 a. Pengertian Table dan Query... 3 b. Latihan dan Studi Kasus... 15 c. Rangkuman... 15 d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1... 16 e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut... 17 2. Kegiatan Belajar 2... 18 a. Penggunaan Table... 18 b. Latihan dan Studi Kasus... 35 c. Rangkuman... 37 d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 2... 37 e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut... 38 3. Kegiatan Belajar 3... 39 iv

a. Latihan dan Studi Kasus... 63 b. Rangkuman... 64 c. Tes Formatif Kegiatan Belajar 3... 64 d. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut... 65 TES SUMATIF... 67 DAFTAR ISTILAH... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA... 78 v

DAFTAR GAMBAR Gambar 1-1 Hubungan Antara Field, Record Dan Table... 4 Gambar 1-2 Tipe Data Microsoft Access 2010... 5 Gambar 1-3 Membuka Program Access 2010... 7 Gambar 1-4 Tampilan Awal Access 2010... 7 Gambar 1-5 Membuat Database Baru... 8 Gambar 1-6 Kotak Dialog File New Database... 9 Gambar 1-7 Nama Dan Lokasi File Database... 9 Gambar 1-8 Tampilan Jendela Database Program Microsoft Access 2010... 10 Gambar 1-9 Detil Bagian Ribbon... 11 Gambar 1-10 Field Properties... 12 Gambar 2-1 Fasilitas Untuk Membuat Table... 19 Gambar 2-2 Input Data Table... 20 Gambar 2-3 Kotak Dialog Save As... 20 Gambar 2-4 Membuat Field Baru Lewat Design View... 21 Gambar 2-5 Kotak Dialog Lookup Wizard 1... 24 Gambar 2-6 Kotak Dialog Lookup Wizard 2... 25 Gambar 2-7 Hasil Lookup Wizard... 25 Gambar 2-8 Panah Untuk Mengurutkan Data... 26 Gambar 2-9 Form Dialog Untuk Sorting... 26 Gambar 2-10 Melakukan Quick Filter... 28 Gambar 2-11 Melakukan Filter By Selection... 28 Gambar 2-12 Filter By Condition... 29 Gambar 2-13 Form Dialog Untuk Filtering By Condition... 29 Gambar 2-14 Menghilangkan Semua Filter... 30 Gambar 2-15 Icon Primary Key... 31 Gambar 2-16 Lambang Primary Key... 31 vi

Gambar 2-17 Memilih Beberapa Field Sebagai Primary Key... 32 Gambar 2-18 Kotak Dialog Show Table... 33 Gambar 2-19 Membuat Relasi Antar Table... 33 Gambar 3-1 Jendela Relationship... 40 Gambar 3-2 Hasil Pembuatan Query... 41 Gambar 3-3 Data Query Penyewaan Kamar... 42 Gambar 3-4 Jendela Kerja Query Yang Dilengkapi Calculated Field... 42 Gambar 3-5 Query Dengan Field Perhitungan Biaya_Sewa... 43 Gambar 3-6 Kotak Dialog Expression Builder... 44 Gambar 3-7 Kotak Dialog Expression Builder Yang Telah Diisi... 45 Gambar 3-8 Kotak Dialog Field Properties... 46 Gambar 3-9 Relasi Table Kepegawaian... 47 vii

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Modul Table dan Query merupakan satu dari 5 modul yang saling melengkapi pada Diklat Teknis Umum (DTU) Microsoft Access dengan alur penggunaan modul sebagai berikut. DIKLAT TEKNIS UMUM (DTU) MICROSOFT ACCESS Aplikasi Terintegrasi Form dan Report Table dan Query Desain Database Konsep Database viii

Sebelum membaca modul ini, anda diharapkan sudah memahami konsep database serta dapat mendesain database dengan baik. Oleh karena itu anda diharapkan telah membaca dan memahami modul sebelumnya yaitu modul Konsep Database dan Desain Database. Modul ini terdiri dari tiga kegiatan belajar (KB), yaitu Pengertian Table dan Query, Operasi Table dan Operasi Query. Anda diharuskan untuk membaca sesuai dengan urutan kegiatan belajar tersebut agar materi lebih mudah dipahami. Untuk dapat memahami isi modul, Anda harus mempersiapkan dan melakukan hal-hal sebagai berikut. 1. Pahami indikator yang hendak dicapai pada setiap kegiatan belajar; 2. Baca modul baik-baik dan pelajarilah dengan teliti semua topik terkait dengan Kegiatan Belajar yang Anda baca; 3. Kerjakan latihan yang tersedia; 4. Baca kembali Rangkuman yang tersedia untuk lebih meningkatkan pemahaman; 5. Kerjakan Tes Formatif yang tersedia dan selanjutnya pergunakan Umpan Balik dan Tindak Lanjut untuk mengukur kemampuan yang telah Anda kuasai; 6. Apabila nilai Anda masih kurang, pelajari kembali Kegiatan Belajar tersebut sebelum menuju ke Kegiatan Belajar selanjutnya; 7. Diskusikan Latihan yang tersedia dengan teman Anda agar pemahaman tentang materi menjadi lebih baik; 8. Kerjakan Tes Sumatif untuk mengetahui tingkat kompetensi yang telah Anda miliki secara keseluruhan; 9. Cobalah untuk referensi terkait yang disebutkan dalam Daftar Pustaka untuk memperkaya pemahaman Anda; 10. Apabila terdapat kesulitan, pengajar siap membantu Anda dalam mencapai pembelajaran yang efektif; Selamat belajar dan semoga sukses. ix

PETA KONSEP MODUL Microsoft Access Pengertian Table dan Query Table Query x

A. PENDAHULUAN 1. Deskripsi Singkat Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak dimanfaatkan untuk mendukung penyelesaian tugas-tugas perkantoran terutama yang terkait dengan database. Mata pelajaran ini membahas Table dan Query meliputi penjelasan pengertian Table dan Query serta pengoperasian fungsi Table dan Query di Microsoft Access. 2. Prasyarat Kompetensi Untuk dapat mempelajari modul ini dengan efektif, pembaca diharapkan sudah memiliki pengetahuan dasar tentang desain database yang baik dan tepat. 3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) a. Standar Kompetensi (SK) Setelah mengikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu mengoperasikan fungsi Table dan Query dengan baik. b. Kompetensi Dasar (KD) Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: 1) menjelaskan pengertian dasar dari table and query dengan baik 2) membuat table dengan baik 3) membuat query dengan baik 4. Relevansi Modul Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta dapat mengaplikasikannya dalam pekerjaan yang menjadi tugas pokok dan fungsinya sebagai pengembang database. 1

Peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan pengertian table dan query dengan baik. Peserta diharapkan juga dapat membuat Table dan Query dengan baik dan tepat sesuai dengan apa yang dibutuhkan guna mendukung penyelesaian tugas di unit kerjanya masing-masing. 2

B. KEGIATAN BELAJAR 1. Kegiatan Belajar 1 PENGERTIAN TABLE DAN QUERY Indikator: Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: menjelaskan pengertian database di Access dengan baik menjelaskan beberapa istilah yang digunakan di Access terkait table dengan baik menjelaskan pengertian tipe data dengan baik menjelaskan beberapa istilah yang digunakan di Access terkait query dengan baik menjelaskan area kerja Access dengan baik menjelaskan field properties dengan baik a. Pengertian Table dan Query Pengertian database di Access Database pada Microsoft Access adalah sekumpulan obyek yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report. Sebuah database di dalam Microsoft Access disimpan di dalam sebuah file berekstensi accdb. Jadi dalam Access satu file accdb mewakili atau merepresentasikan satu 3

database yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report. Table dan Query akan dibahas di modul ini sedangkan Form dan Report akan dibahas di modul berikutnya. Microsoft Access yang digunakan dalam modul ini adalah Microsoft Access versi 2010. Istilah terkait Table Table terdiri dari kolom atau field dan baris atau record. Field merupakan atribut dari table, sedangkan record merupakan isi dari table. Hubungan antara table, field dan record dapat dilihat pada contoh berikut ini. Field Record Gambar 1-1 Hubungan Antara Field, Record dan Table Table Pegawai di atas terdiri dari 9 record. Masing-masing record menggambarkan atributatribut yang dimiliki oleh seorang pegawai. Sebagai contoh record pertama menggambarkan seorang pegawai dengan nip P10017 dan bernama Budi Sumantri yang beralamatkan di Jl. Mawar 9 di Kota Bekasi. Dari contoh di atas kita dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Data adalah sebuah informasi mengenai sesuatu yang tidak mempunyai arti jika berdiri sendiri. Contoh : Sumantri, Jl Mawar 9, Bekasi 2. Field adalah kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang sama. Contoh : nip, nama 3. Record adalah kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris. Contoh : P017, Sumantri, Jl. Mawar 9, Bekasi 4

4. Table adalah kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu. Tipe data Access Tipe data pada Access 2010 dapat dilihat pada Table berikut ini: TIPE DATA KETERANGAN Text Dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca, maksimal 255 karakter Memo Serupa dengan tipe text, tetapi menampung hingga 32000 karakter Number Hanya menerima angka saja Date/Time Untuk menyimpan data tanggal dan waktu Currency Angka dalam format mata uang Yes/No Berisi logika Ya atau Tidak OLE Object Berisi gambar atau objek dengan ukuran maksimal 128 MB Hyperlink Berisi alamat hyperlink panjang maksimal 2048 karakter AutoNumber Nilai-nilai unik yang diciptakan oleh Microsoft Access 2010 ketika mengisikan record baru Attachment Menampung semua tipe data Lookup Wizard Menampung data yang berulang Gambar 1-2 Tipe Data Microsoft Access 2010 Istilah terkait Query Pengertian Query pada Access adalah bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan berbagai alur yang berbeda. Selain itu query dapat juga digunakan sebagai sumber data (record source) untuk object Form dan Report. Secara umum query di dalam Microsoft Access mempunyai lima jenis query yang dapat digunakan, dengan rincian sebagai berikut : 5

a. Select Query, yaitu query yang dibuat dengan cara menggabungkan beberapa table sehingga didapatkan sekelompok data yang ditampilkan dalam format datasheet. Dengan select query, Anda dapat melihat data berdasarkan criteria tertentu, mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, dan lain-lain. Select query adalah jenis query yang paling umum dan sering digunakan. b. Crosstab Query, yaitu query yang digunakan untuk mengkalkulasi penjumlahan, nilai rata-rata, menghitung jumlah record, dan operasi lainnya dimana total data tersebut di group dengan dua type informasi, satu informasi berada pada sisi sebelah kiri (sebagai baris), dan informasi lainnya berada pada sisi sebelah judul kolom. c. Parameter Query, yaitu query yang bekerja berdasarkan data-data kriteria dan parameter lainnya yang dimasukkan terlebih dahulu kedalamnya. Ciri utama query jenis ini adalah pada saat query ini dijalankan pertama kali, akan muncul dialog box yang meminta Anda untuk mengisi data-data yang diperlukan, misalnya kriteria ataupun nilai tertentu. d. Action Query, yaitu query yang digunakan untuk membuat, merubah dan memodifikasi suatu data dan struktur table. Terdapat beberapa action query yang bisa digunakan seperti : Append Query, digunakan untuk menambah record dari suatu table ke table lainnya berdasarkan criteria tertentu. Delete Query, digunakan untuk menghapus record berdasarkan criteria tertentu. Update Query, digunakan untuk mengupdate record berdasarkan criteria tertentu. Make-Table Query, digunakan untuk membuat table, berikut dengan structure dan datanya yang berasal dari satu table atau lebih. e. SQL Query, atau bisa juga disebut SQL specific query adalah query yang dibuat secara langsung menggunakan bahasa SQL. Karena memang pada dasarnya semua query dibuat menggunakan bahasa SQL kendatipun dalam tampilannya sudah berbentuk visual. Namun tidak semua query dapat dibuat secara langsung 6

menggunakan mode visual ini. Khusus untuk SQL query ini dibuat dengan menggunakan bahasa SQL yang diketik langsung di mode SQL View. Area Kerja Access 2010 Untuk memulai program Microsoft Access 2010, ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Pada jendela Search, ketik Access 2010 seperti tampak pada gambar berikut ini. Gambar 1-3 Membuka Program Access 2010 2. Akan tampak lembar kerja program Microsoft Access 2010 seperti tampak pada gambar berikut ini. Gambar 1-4 Tampilan Awal Access 2010 7

3. Klik icon New Blank Database untuk masuk ke pembuatan database, seperti tampak pada gambar berikut ini. Gambar 1-5 Membuat Database Baru 4. Pada kotak File Name dalam Blank Database, cari lokasi file dengan menekan icon Open. 8

Gambar 1-6 Kotak Dialog File New Database 5. Cari lokasi penempatan database pada kotak Save in, ketik nama database pada kotak File Name (dalam keadaan standard tipe file database Microsoft Office 2010 adalah Microsoft Office Access 2010 Databases (*.accdb)). Klik OK Gambar 1-7 Nama dan Lokasi File Database 9

6. Langkah terakhir, klik tombol Create untuk mengaktifkan pembuatan database. Area kerja access 2010 terletak pada interface yang dinamakan Ribbon, di mana daftar menu tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tabs akan menampilkan submenu dalam bentuk Groups yang berisikan Command Buttons atau tombol perintah. Fungsi-fungsi penting yang sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat melalui Groups. Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar berikut ini. 3. Office Button 1. Quick Access Toolbar 2. Ribbon 6. Database object 5. Object Preview 4. View Shortcut Gambar 1-8 Tampilan Jendela Database Program Microsoft Access 2010 1. Office Button adalah pengganti menu File yang biasa ditemukan pada aplikasi Microsoft Access. Di dalamnya berisi perintah New, Open, Save, Save As, Print, Manage, Email, Publish, Close Database, Access Options, dan Exit Access. 10

2. Quick Access Toolbar adalah customizable toolbar yang berisi perintah-perintah penting seperti Save, Undo, Redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat ditambahkan sendiri sesuai dengan keperluan. 3. Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada versi Access sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah disempurnakan menjadi bentuk tab yang berisi beberapa Group dan di dalamnya terdapat Command Button. Tab Command Button Group Gambar 1-9 Detil Bagian Ribbon 4. Database Object merupakan tempat objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan dalam sebuah database. Adapun contohnya seperti Table, Form, Report dan Query. 5. Object Preview adalah tampilan objek yang diaktifkan seperti Table, Form, Report dan lainnya. 6. View Shortcut adalah fitur dalam access 2010 yang berguna untuk mengubah tampilan objek dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan. Contohnya Design View, Layout View, Datasheet View, Form View dan lain-lain. Field Properties Sering kali tipe data saja tidak cukup untuk membatasi inputan data yang kita inginkan. Sebagai contoh, kita bisa membatasi field Nama dengan tipe data Text. Walau demikian, kita tidak bisa membatasi panjang teks yang boleh diinput atau diformat teks yang kita inginkan. 11

Access 2010 menyediakan sebuah fasilitas yang disebut Field Properties untuk membantu penggunaannya melakukan batasan-batasan terhadap field-field dalam databasenya. Dengan adanya Field Properties, anda dapat mengatur jumlah maksimal inputan yang dibolehkan, format penulisan dan operasi-operasi penting lainnya. Setiap tipe data memiliki properties yang unik untuk masing-masing tipe data. Untuk mengatur Field Properties, anda dapat melihatnya pada bagian bawah antarmuka di Design View dengan cara klik icon View pada Tab Datasheet. Gambar 1-10 Field Properties Berikut adalah Field Properties dari beberapa tipe data yang paling penting yang paling sering digunakan: 12

Text Table Properties Kegunaan Field Size Jumlah karakter maksimum yang dapat diinputkan ke dalam field. Jika diisi 5 maka field hanya dapat menampung 5 karakter atau kurang. Input Mask Mengatur format penulisan inputan. Access 2010 menyediakan beberapa format yang dapat langsung digunakan, misalnya: nomor telp, kode pos, tanggal, password dan format lainnya. Caption Untuk mengubah judul atau label field. Jika dibiarkan kosong, maka nama field secara otomatis menjadi judul field. Default Value Nilai default yang secara otomatis akan diinputkan ke dalam field jika record baru dibuat. Allow Zero Length Apakah diizinkan untuk membiarkan field ini kosong. Number Table Properties Field Size Format Desimal Places Kegunaan Memiliki beberapa tipe dengan range yang berbeda, misalnya Byte (0-255), Integer (-32 32.767), Long Integer, dan seterusnya. Semakin panjang range angka, semakin besar space yang diperlukan. Memilih format angka yang sesuai, antara lain General, Currency, Percent, scientific. Jumlah digit di belakang koma yang akan ditampilkan. Date/Time Format Table Properties Kegunaan Menentukan format tanggal yang ingin digunakan. 13

Currency Format Table Properties Kegunaan Hampir sama dengan format yang pada Number, dapat divariasi menjadi format tertentu sesuai dengan yang diinginkan pengguna. 14

b. Latihan dan Studi Kasus Untuk mengetahui penguasaan materi pengertian Table dan Query yang telah dibahas pada Kegiatan Belajar 1, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan Latihan sendiri atau bersama teman. 1. Jelaskan perbedaan antara pengertian database secara umum dengan pengertian database pada Access! 2. Apakah yang dimaksudkan dengan Table? 3. Jelaskan perbedaan antara Table dengan Query! 4. Apakah dimungkinkan sebuah database dibuat tanpa adanya fasilitas query? 5. Jelaskan perbedaan tipe data dengan field properties? 6. Sebutkan istilah-istilah yang digunakan di area kerja Access 2010 dan jelaskan! c. Rangkuman Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database. Sebuah file database di Microsoft Access terdiri dari Table, Query, Form dan Report. Table merupakan kumpulan dari Record dan Field sedangkan Query merupakan fasilitas untuk menampilan data sesuai dengan kriteria yang diinginkan. 15

d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 1 Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit. 1. B - S Pengertian Table adalah kumpulan field dan report 2. B - S Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi speadsheet 3. B - S Tipe data yang sering digunakan untuk nilai mata uang adalah Currency 4. B - S Untuk mengelompokan field dan record mana saja dari table yang ditampilkan serta urutannya diperlukan Query 5. B - S Obyek yang termasuk database pada Microsoft Access meliputi Table, Record dan Field. 16

e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban Tes Formatif KB 1. Hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang benar Jumlah semua soal X 100% Penjelasan tingkat penguasaan 0 60,99 % = Amat Kurang 61 70,99 % = Kurang 71 80,99% = Cukup 81 90,99% = Baik 91 100% = Amat Baik Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 81% atau lebih, maka Anda dapat meneruskan dengan materi pada KB 2. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 81%, maka kami sarankan Anda mengulangi materi pada KB 1, terutama materi yang Anda belum kuasai. 17

2. Kegiatan Belajar 2 PENGOPERASIAN TABLE Indikator : Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: membuat table dengan berbagai cara dengan baik melakukan modifikasi pada table dengan baik menggunakan fasilitas lookup wizard pada table dengan baik menggunakan faslititas sorting pada table dengan baik menggunakan fasilitas filter pada table dengan baik menggunakan fasilitas relationship dengan baik a. Pengoperasian Table Pembuatan Table Table merupakan objek database yang paling umum. Table digunakan untuk menyimpan data dan informasi yang ingin disimpan dalam bentuk record table. Ada 2 cara untuk membuat table dalam Microsoft Access 2010 yaitu: a. Create - Table Menu Table merupakan cara membuat table dengan langsung memasukkan data pada table yang sudah disediakan oleh komputer. b. Create - Table Design Menu Table Design merupakan cara membuat table dengan menentukan sendiri nama field, tipe data field, dan properti field. 18

a b Gambar 2-1 Fasilitas untuk Membuat Table Aturan Penamaan Table Penamaan obyek di Access (tidak terbatas pada Table tapi juga meliputi field dan controle) adalah sebagai berikut: Nama dapat terdiri dari maksimal 64 karakter Nama merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan karakter spesial kecuali titik (.), tanda seru (!), kurung (*+) dan tanda aksen( ). Nama tidak boleh diawali dengan spasi Nama tidak boleh menggunakan karakter kontrol ASCII dari nomer 0-31 Meskipun nama boleh menggunakan spasi namun tidak dianjurkan untuk menggunakannya disebabkan kemungkinan adanya konflik nama pada situasi tertentu. Pembuatan Table dengan Perintah Table 1. Klik icon Table pada Tab Create 2. Masukkan data ke dalam masing-masing kotak (untuk nama kolom, silahkan double click terlebih dahulu), seperti gambar berikut ini. 19

Gambar 2-2 Input Data Table 3. Simpan table yang telah dibuat dengan perintah Save. 4. Ketik nama table pada kotak Table Name pada kotak dialog Save As seperti terlihat pada gambar berikut ini. 5. Klik OK Gambar 2-3 Kotak Dialog Save As Pembuatan Table dengan Perintah Table Design 1. Klik icon Table Design pada Tab Create 2. Anda dapat membuat field baru dengan mengetikkan langsung nama field yang dibutuhkan pada kotak Field Name, tipe data pada kotak Data Type dan deskripsi field pada kotak Description. 20

Gambar 2-4 Membuat Field Baru Lewat Design View 3. Selanjutnya anda dapat menyimpan dan memberi nama table seperti yang telah dijelaskan di atas. Sebelum membahas beberapa istilah di Table, terlebih dahulu buatlah database baru dengan nama Pemesanan Tiket. Dalam database tersebut buatlah table-table berikut ini: Table 1 : Data Pemesan 21

Table 2 : Data Pesawat Table 3 : Data Transaksi 22

Modifikasi Table a) Mengubah Design Table Table yang sudah dibuat bisa dimodifikasi sesuai keinginan. Untuk memodifikasi table cukup dengan memilih table yang akan dimodifikasi dan kemudian ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Klik icon Design View pada ribbon Home. 2. Ubah desain table 3. Simpan dengan perintah Save 4. Klik icon Datasheet View untuk kembali ke data table. b) Menyisipkan Field Sisipan field akan tampil di atas field yang dipilih. Untuk menyisipkan field, Klik kanan pada salah satu field, pilih Insert Rows. c) Menghapus Field Untuk menghapus field, klik kanan pada field yang akan dihapus, lalu pilih Delete Rows. d) Menghapus Record Untuk menghapus record, buka table dalam lembar kerja datasheet kemudian sorot record yang akan dihapus. Klik kanan mouse pada record tersebut dan pilih Delete Record. 23

Tipe data Lookup Wizard Tipe data Lookup Wizard adalah tipe data yang membuat sebuah lookup column di mana datanya dapat diambil dari table, query, atau kita masukkan sendiri sesuai keinginan. Untuk membuat tipe data lookup wizard, ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Pilih tipe data Lookup Wizard pada kotak Data Type sehingga tampak kotak dialog seperti berikut ini. Pada kotak dialog Lookup Wizard terdapat 2 macam pilihan, yaitu: 1. I want the lookup column to look up the value in a table or query Pilihan ini digunakan jika anda ingin membuat tipe data Lookup Wizard dengan menggunakan data dari table atau query. 2. I will type in the values that I want Pilihan ini digunakan jika anda ingin membuat tipe data Lookup Wizard dengan menggunakan data yang anda isikan sendiri. Gambar 2-5 Kotak Dialog Lookup Wizard 1 24

2. Pada contoh ini, kita akan menggunakan opsi kedua I will type in the values that I want. Klik Next untuk masuk ke proses selanjutnya, hingga tampak gambar berikut. Gambar 2-6 Kotak Dialog Lookup Wizard 2 3. Isi data yang dibutuhkan pada daftar yang tersedia lalu klik Next. 4. Kemudian klik Finish. Gambar 2-7 Hasil Lookup Wizard Sorting Dalam beberapa kasus, terutama dengan data yang cukup banyak, anda mungkin ingin mengurutkan data (sorting) yang ada untuk memudahkan. Anda dapat mengurutkan table anda berdasarkan kolom yang ada. 25

Untuk mengurutkan atau sorting record-record anda di Access 2010, maka ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Klik panah yang terdapat pada kolom yang akan diurutkan. Gambar 2-8 Panah Untuk Mengurutkan Data 2. Akan tampil form dialog yang berisi opsi yang bisa dipilih untuk melakukan sorting. Gambar 2-9 Form Dialog Untuk Sorting Tergantung dari tipe data kolom anda, anda akan melihat opsi sorting yang berbeda. 26

Tipe Data Opsi Sorting Keterangan Text, Memo, Hyperlink Number, Currency, AutoNumber Date/Time Yes/No Sort A to Z Sort Z to A Sort Smallest to Largest Sort Largest to Smallest Sort Oldest to Newest Sort Newest to Oldest Sort Selected to Cleared Sort Cleared to Selected Melakukan sort alfabet berdasarkan huruf-demi huruf (seperti di dalam kamus). Pengurutan tidak bersifat case-sensitive, artinya huruf besar atau huruf kecil dianggap sama saja. Melakukan sort numerik, meletakkan angka yang terkecil paling atas atau sebaliknya. Melakukan sort berdasarkan tanggal, membedakan antara tua (yang terjadi duluan) dengan tanggal yang baru saja berlangsung. Memisahkan antara nilai yang terpilih (Yes/Selected) dengan nilai yang tidak terpilih (No/Unselected). Catatan : Sorting hanya dilakukan satu kali, setiap kali digunakan oleh pengguna. Jika anda mengubah nilai table yang disorting, maka Access 2010 tidak secara otomatis men-sorting ulang table anda. Jika anda ingin menghilangkan sorting yang sudah ada, maka anda dapat memilih Tab Home, pada group Sort & Filter pilih Clear All Sort. Filtering Untuk melakukan filter, anda harus menspesifikasikan kondisi tertentu yang harus dipenuhi agar filter dapat dilakukan. Access 2010 memiliki beberapa fasilitas filter yang dapat digunakan. Untuk melakukan filter pada Access 2010, ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Anda dapat melakukan Quick Filter, dengan menampilkan atau menyembunyikan nilai yang anda maksud berdasarkan data yang ada. Cukup klik pada panah di header kolom kemudian pilih nilai-nilai yang akan anda tampilkan atau sembunyikan. 27

2. Anda dapat melakukan Filter by Selection, jika anda telah mengetahui nilai record yang ingin ditampilkan atau sembunyikan. Temukan nilai record yang anda maksud dengan cara klik kanan pada nilai tersebut dan pilih nilai opsi yang ada. Gambar 2-10 Melakukan Quick Filter Gambar 2-11 Melakukan Filter By Selection 28

3. Anda dapat melakukan Filter By Condition, jika anda ingin menginputkan nilai tertentu sebagai kriteria dalam melakukan filtering. Klik pada panah di header kolom kemudian pilih submenu dengan opsi filtering. Gambar 2-12 Filter by Condition 4. Setelah memilih salah satu opsi yang ada, anda dapat menginputkan nilai yang maksud pada form dialog yang tampil. Gambar 2-13 Form dialog untuk Filtering by Condition 5. Setelah melakukan filtering, anda dapat mengembalikan table seperti semula saat belum di-filter dengan cara memilih tab Home, pada group Sort & Filter klik Advanced dan pilih Clear All Filter. 29

Gambar 2-14 Menghilangkan semua Filter Relationship Relationship adalah hubungan antara table-table yang ada pada database. Jadi, table-table tersebut saling terhubung untuk selanjutnya, dengan bantuan query, dilakukan pengolahan table. Relasi bisa terjadi jika pada table terdapat minimal satu field yang sama dan biasanya diatur dengan kunci (Primary Key). Dalam sebuah kunci (Primary Key), tidak boleh terjadi duplikasi data yang sama. Untuk menentukan Primary Key dari sebuah table, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Tampilkan table dalam bentuk design view. 2. Pilih field yang akan diberi kunci lalu klin icon Primary Key pada tab Design. 30

Gambar 2-15 Icon Primary Key 3. Jika berhasil, maka pada filed yang bersangkutan akan memiliki lambang kunci di sebelah kiri. Gambar 2-16 Lambang Primary Key 4. Sering kali dalam beberapa kasus, sebuah table memiliki lebih dari satu field sebagai kunci, untuk melakukannya, blok field-field yang dimaksud kemudian klik icon Primary Key. 31

Gambar 2-17 Memilih Beberapa Field sebagai Primary key 5. Jika berhasil, masing-masing field akan mendapat lambang masing-masing sebuah kunci di sebelah kirinya Berikut ini, kita akan mencoba merelasikan table. Ikutilah perintah berikut ini: 1. Bukalah file database Pemesanan Tiket yang telah dikerjakan pada latihan sebelumnya. 2. Berikan Primary Key pada field kode_pesawat yang terdapat pada table Data Tiket. Berikan pula Primary Key pada field no_pemesan yang terdapat pada table Pemesan. Sedangkan table transaksi tidak memiliki Primary Key. 3. Tutup seluruh jendela table yang aktif. 4. Klik icon Relationship pada tab Datasheet. Kotak dialog Show Table akan tampil. 5. Pada kotak dialog Show Table, blok ketiga table dan masukkan ke dalam jendela relationship. 32

Gambar 2-18 Kotak Dialog Show Table 6. Buatlah relasi dari kode_pesawat (table Tiket) ke kode_pesawat (table transaksi). 7. Buatlah relasi dari no_pemesan (table Pemesan) ke no_pemesan (table transaksi). Lihat gambar berikut ini. Gambar 2-19 Membuat Relasi Antar Table 8. Simpan dan tutup jendela relationship. 33

9. Bukalah table Pemesan dan klik tanda + pada salah satu baris record untuk melihat tiket yang dibeli. 34

b. Latihan dan Studi Kasus Untuk mengetahui penguasaan materi Table yang telah dibahas pada Kegiatan Belajar 2, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama teman. Ketentuan Soal: 1. Buatlah database baru dengan nama Penyewaan Kamar Hotel! 2. Dalam database tersebut buatlah table-table berikut ini: Table 1 : Kamar 35

Table 2 : Penyewa Table 3 : Transaksi 36

3. Buatlah relasi dari no_sewa (table Penyewa) ke no_sewa (table Transaksi)! 4. Tampilkan hasil relasinya! c. Rangkuman Table merupakan tempat penyimpanan data di dalam database Pembuatan Table di Microsoft Access dapat dilakukan melalui dua cara yaitu menu Create - Table Design dan menu Create Table Table dapat dihubungkan satu dengan lainnya dengan menu Relationship d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 2 Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit. 1. B - S Salah satu object data base yang digunakan untuk melakukan entry data dan update data adalah Table 2. B - S Pada tampilan Datasheet View, fungsi menekan tombol F5 adalah merubah record tertentu. 3. B - S Untuk menghapus record tertentu dalam tampilan Datasheet View adalah Pilih view + Delete record. 4. B - S Fasilitas untuk membuat sebuah table sendiri dengan menentukan field-field sesuai kebutuhan adalah Create table and Desain view. 37

e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test formatif KB 2. Hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang benar Jumlah semua soal X 100% Penjelasan tingkat penguasaan 0 60,99 % = Amat Kurang 61 70,99 % = Kurang 71 80,99% = Cukup 81 90,99% = Baik 91 100% = Amat Baik Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami sarankan Anda mengulangi materi pada KB 2, terutama materi yang Anda belum kuasai. 38

3. Kegiatan Belajar 3 PENGOPERASIAN QUERY Indikator : Setelah selesai mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu: membuat query dengan berbagai cara dengan baik melakukan modifikasi pada query dengan baik menggunakan fasilitas calculated field dengan baik menggunakan fasilitas expresion builder dengan baik menggunakan fasilitas property sheet dengan baik menggunakan fasilitas SQL View dengan baik menggunakan fasilitas Group by dengan baik menggunakan fasilitas criteria dengan baik a. Pengoperasian Table Pembuatan Query Query adalah suatu table yang dibentuk dari table lain. Data dalam table query dapat mengambil semua, sebagian atau dengan syarat tertentu dari suatu table. Ada 2 cara membuat query Access 2010, yaitu: a. Create - Query Design Pilihan ini memungkinkan untuk membuat query dengan menentukan table/query, nama field, penyaringan, dan pengurutan data. b. Create - Query Wizard Pilihan ini memungkinkan untuk membuat query dengan hasil jawaban anda saat komputer memberikan pertanyaan. 39

Catatan : Perintah query bisa diakses melalui tab Create pada group Other. Sebelum membuat query, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan data table yang akan dibuat query-nya. Untuk itu bukalah file database Penyewaan Kamar Hotel pada Kegiatan Belajar 2, pastikan telah direlasi! Cara Membuat Query dengan Query Design a. Klik icon Query Design pada tab Create di dalam group. b. Pada kotak dialog Show Table, masukkan table Kamar, Penyewa dan Transaksi ke dalam jendela relationship. c. Pilihlah field-field yang akan dilibatkan dalam query dengan cara double click, hasilnya akan ditampilkan pada daftar pilihan field yang tersedia seperti gambar berikut ini. Double click pada field yang akan diambil Gambar 3-1 Jendela Relationship d. Jalankan query dengan cara klik icon Run. Hasilnya seperti gambar berikut. 40

Gambar 3-2 Hasil Pembuatan Query e. Simpan dengan nama Query Penyewaan Kamar Modifikasi Query Untuk menyesuaikan dengan kebutuhan anda, rancangan query yang telah dibuat dapat dimodifikasi lebih lanjut dengan berbagai cara berikut ini: a. Kotak Field, menampilkan nama field yang akan diikutsertakan dalam query. b. Kotak Table, menampilkan nama table yang akan diikutsertakan dalam query. c. Kotak Short, digunakan untuk mengurut data. Ascending untuk mengurut data mulai dari nilai yang tertinggi sedangkan Discending untuk mengurut data mulai dari data yang terendah. d. Kotak Show, digunakan untuk menyembunyikan field tertentu. e. Kotak Criteria dan Or, digunakan untuk mencari data tertentu. Pada kriteria yang diberikan, anda dapat menggunakan operator-operator sebagai berikut: > lebih dari >= lebih dari atau sama dengan < kurang dari <= kurang dari atau sama dengan <> tidak sama dengan, serta tanda * untuk mewakili karakter apa saja 41

Operasi calculated field Jika perlu anda dapat membuat kolom field baru yang fieldnya tidak diambil dari table atau query yang ada secara langsung, tetapi diperoleh dari perhitungan fieldfield yang ada pada table atau query (calculated field), dengan cara: 1) Tampilkan jendela kerja perancangan query yang akan diberi calculated field (Misalnya Query Penyewaan Kamar). Gambar 3-3 Data Query Penyewaan Kamar 2) Misalnya kita akan menampilkan kolom Biaya_Sewa yang diperoleh dari Lama_Inap dikalikan Harga_Sewa. Untuk itu tulis pada kolom field baru yang masih kosong rumus Biaya_Sewa: [Lama_Inap]*[Harga_Sewa]. Lihat gambar! Rumus diketik di sini Gambar 3-4 Jendela Kerja Query yang Dilengkapi Calculated Field 42

3) Untuk melihat hasil query yang baru dibuat, pilih dan klik icon Run pada tab Design. Hasil rumus Gambar 3-5 Query dengan Field Perhitungan Biaya_Sewa Expression Builder Selain dengan cara di atas, anda juga dapat menambah kolom field baru yang berisi perhitungan (calculated field), dengan menggunakan kotak dialog Expression Builder, dengan cara sebagai barikut : 1) Klik kolom field yang masih kosong, kemudian klik icon Builder pada tab Design, kotak dialog Expression Builder akan ditampilkan. 43

Gambar 3-6 Kotak Dialog Expression Builder 2) Pada kotak dialog Expression Builder tersebut, lakukan pemilihan field yang akan dipakai dalam proses kalkulasi sekaligus lambang operasi hitung yang akan digunakan. Untuk contoh menghitung Biaya_Sewa, ikuti langkah berikut ini: Klik dua kali folder Query atau Table. Dengan langkah ini semua query atau table yang ada pada database anda akan ditampilkan. Kemudian klik dua kali nama field yang anda inginkan dari Query atau table yang ada (dalam hal ini Lama_Inap). Klik operator aritmatik yang akan anda gunakan pada rumus (dalam hal ini simbol * ). Lanjutkan dengan klik dua kali Harga_Sewa. 44

3) Klik OK Gambar 3-7 Kotak Dialog Expression Builder yang Telah Diisi Property Sheet Anda dapat mengatur format tampilan data hasil query dengan langkah sebagai berikut: 1. Tampilkan jendela kerja perancangan query melalui icon Design. 2. Klik kanan pada bagian field yang akan diubah formatnya. 3. Lalu klik Properties. Kotak dialog Properties akan ditampilkan di bagian kanan. 45

Gambar 3-8 Kotak Dialog Field Properties 4. Lakukan pemilihan format tampilan yang anda inginkan dengan cara memilih daftar pilihan Format. 46

SQL View Sebelum membahas Query melalui SQL View, terlebih dahulu buatlah Database Kepegawaian seperti yang terlihat pada Gambar di bawah ini. Gambar 3-9 Relasi Table Kepegawaian 47

2. Table Kepegawaian Table 1. JABATAN 48

Table 2. GOLONGAN Table 3. GAJI_POKOK 49

Table 4. PEGAWAI 50

Table PEGAWAI BAG. 1 51

Table PEGAWAI BAG. 2 52

Table 5. ABSEN Table 6. LEMBUR 53

Table 5. ABSEN

Table 6. LEMBUR

Table 7. POT_KOPERASI

Mengolah Query Melalui SQL View Secara sederhana dapat dikatakan bahwa Query bertujuan untuk menyeleksi atau memilih sejumlah data dari semua data yang ada pada suatu database. Pemilihan atau penyeleksian data ini didasarkan pada kriteria tertentu. Kriteria tersebut bisa berupa kriteria umur, alamat, gaji, golongan, jabatan, dan lain-lain. Secara sederhana sintak SQL atau query adalah SELECT FROM nama_field-1,, nama_field-n nama_tabel Langkah-langkah menuliskan sintak SQL/Query pada Access 2010 adalah sebagai berikut: 1. Klik icon Query Design pada tab Create pada ribbon. 2. Akan tampil Show Table, klik Close. 3. Klik icon SQL di pojok kiri atas. Akan tampil window untuk mengetikkan sintak SQL query. 4. Ketik sintak SQL yang diinginkan. 5. Klik icon RUN. 6. Save dan beri nama query Contoh : Tampilkan field kode dan nama jabatan pada table jabatan! Jawab : 1. Lakukan langkah pertama sampai dengan langkah ketiga. Kemudian lakukan langkah keempat (mengetik sintak SQL) seperti berikut : Cara Pertama SELECT jabatan.kd_jabatan, jabatan.nm_jabatan FROM jabatan; Cara Kedua : SELECT kd_jabatan, nm_jabatan FROM jabatan;

Cara Ketiga : SELECT J.kd_jabatan, J.nm_jabatan FROM jabatan as J; 2. Klik icon RUN. Simpan dengan nama Query_jabatan Keterangan: Ada beberapa cara untuk menuliskan query : Cara 1 : SELECT FROM Cara 2 : SELECT FROM Cara 3 : SELECT FROM diikuti NamaTable.Nama Field diikuti NamaTable diikuti NamaField diikuti NamaTable diikuti AliasTable.Nama Field diikuti NamaTable as AliasTable Latihan : 1. Tampilkan nip, nama dan pendidikan pegawai pada table pegawai, simpan dengan nama Query_pendidikan 2. Tampilkan nip, nama, kode jabatan dan golongan pegawai pada table pegawai, simpan dengan nama Query_pegawai 3. Tampilkan nama, tanggal lahir, status dan jumlah anak dari pegawai yang ada, simpan dengan nama Query_keluarga 4. Tampilkan gol (sebagai golongan), u_makan (sebagai uang makan) serta ix_lembur (sebagai indeks_lembur_per_jam) yang ada pada table golongan, simpan dengan nama Query_golongan 5. Tampilkan jumlah jam lembur tiap pegawai, tampilan diurutkan berdasarkan jumlah jam lembur (mulai dari yang terbesar). Field yang ditampilkan adalah NIP dan jam lembur. Simpan dengan nama Query_lembur

Group By dan Aggregate Function Pada kasus seleksi data seringkali diminta untuk menampilkan atau memilih sekumpulan data berdasarkan group tertentu. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut SQL menyediakan perintah atau sintak group by. Pada pengelompokan data biasanya disertakan bersama Aggregate Function (fungsi matematik) yaitu min, max, avg, sum, dan count. Contoh : Tampilkan gaji minimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan dan minimal gaji pokok. Jawab: SELECT gol, min(gpo) AS minimal_gaji_pokok FROM gaji_pokok GROUP BY gol; Klik icon RUN. Simpan dengan nama agg_min_gajipokok. Latihan : 1. Tampilkan gaji pokok maksimal tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan dan maksimal gaji pokok. Simpan dengan nama agg_max_gajipokok 2. Tampilkan gaji pokok rata-rata tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan dan rata-rata gaji pokok. Simpan dengan nama agg_avg_gajipokok 3. Tampilkan total gaji pokok tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan dan total gaji pokok. Simpan dengan nama agg_sum_gajipokok 4. Tampilkan banyaknya gaji pokok tiap golongan. Field yang ditampilkan adalah golongan dan banyaknya pegawai. Simpan dengan nama agg_count_gajipokok

Kriteria Data Kriteria data adalah data yang akan ditampilkan merupakan data yang memenuhi kriteria yang ditentukan. Kriteria dengan Having Kriteria dengan having adalah kriteria pemiliha atau seleksi data dengan menggunakan kata having. Kata havingt ini bisa berupa having count(nama_field), having sum(nama_field) atau having dengan diikuti fungsi aggregate yang lain. Sintak SQL nya adalah sebagai berikut : SELECT FROM GROUP BY HAVING nama_field-1,..., nama_field-n, aggregate_function nama_tabel nama_field-1,..., nama_field-n criteria_aggregate_function Contoh : Tampilkan maksimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang ditampilkan adalah golongan yang mempunyai maksimum gaji pokok lebih besar dari 1000000. Jawab : SELECT gol AS golongan, max(gpo) AS maksimum_ gaji_pokok FROM gaji_pokok GROUP BY gol HAVING max(gpo)>1000000 Kriteria dengan Where Pada kriteria dengan where pemilihan atau seleksi data dilakukan setelah kata where. Setelah kata where bisa diikuti oleh comparison (=, <>, <, >, >= atau <=), between, in, like / not like atau is null / is not null. Contoh penggunaan kriteria dengan where antara lain : Comparison (=, <>, <, >, >= atau <=) Soal :

Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabatan lebih dari 500000. Field yang ditampilkan adalah jabatan dan nama jabatan. Jawab : SELECT nm_jabatan, tj_jabatan FROM jabatan WHERE tj_jabatan >500000; Simpan dengan nama Compare_jabatan Between Soal : Tampilkan pegawai yang mempunyai jam lembur antara 20 dan 40. Field yang ditampilkan adalah nip dan jam lembur. Jawab : SELECT nip, jam_lembur FROM lembur WHERE jam_lembur BETWEEN 20 AND 40 Simpan dengan nama Between_lembur In Soal : Tampilkan data pegawai yang mempunyai gaji_pokok 600000 dan 400000. Field yang ditampilkan adalah kode jabatan, golongan dan gaji pokok, tampilan diurutkan berdasarkan gaji yang terbesar. Jawab : SELECT kd_jabatan, gol, gpo FROM gaji_pokok WHERE gpo IN (600000, 400000) ORDER BY gpo DESC; Simpan dengan nama In_gajipokok Like / Not Like Soal : Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berawalan Su. Field yang ditampilkan adalah nama, alamat, kota

Jawab: SELECT nama, alamat, kota FROM pegawai WHERE nama LIKE Su* ; Simpan dengan nama Like_pegawai

b. Latihan dan Studi Kasus Untuk mengetahui penguasaan materi query yang telah dibahas pada Kegiatan Belajar 3, silakan kerjakan latihan berikut. Kerjakan latihan sendiri atau bersama teman. 1. Tampilkan minimum gaji pokok tiap golongan, golongan yang ditampilkan adalah golongan yang mempunyai minimum gaji pokok lebih besar dari 1000000. Simpan dengan nama Min_gajipokok 2. Tampilkan pegawai yang jumlah masuknya lebih kecil atau sama dengan 21. Field yang ditampilkan adalah nip dan jumlah masuk. Simpan dengan nama Com_absen 3. Tampilkan jabatan yang mempunyai tunjangan jabatan antara 300000 dan 1200000. Field yang ditampilkan adalah nama jabatan dan tunjangan jabatan. Simpan dengan nama Between_jabatan 4. Tampilkan data pegawai yang tempat lahirnya di Bandung atau di Jakarta. Field yang ditampilkan adalah nip, alamat, tempat lahir, tanggal lahir. Simpan dengan nama In_pegawai 5. Tampilkan data pegawai yang mempunyai nama berakhiran huruf i. field yang ditampilkan adalah nama, alamat, dan kota. Simpan dengan nama Like_pegawai

c. Rangkuman Query adalah pengambilan data dari Table sesuai dengan kriteria yang diinginkan Pembuatan Query di Microsoft Access dapat dilakukan dengan dua cara yaitu Query Design dan Query Wizard Microsoft Access juga mendukung bahasa SQL untuk pembuatan Query dengan adanya fasilitas SQL View d. Tes Formatif Kegiatan Belajar 3 Lingkari huruf B jika pernyataannya Benar dan lingkari huruf S jika pernyataannya Salah. Waktu pengerjaan selama 5 menit. 1. B - S Penghitungan rumus pada Query dilakukan di bagian table. 2. B - S Membuat rumus, memilih data tertentu, dan mengurutkan data adalah beberapa kegiatan yang dilakukan di object query. 3. B - S Icon RUN berguna untuk menampilkan hasil query. 4. B - S Bagian Sort dalam Query berguna untuk mengurutkan data. 5. B - S Pada field TOTAL BIAYA akan diketikkan rumus JML_BULAN dikali BESAR_ANGSURAN. Penulisan yang tepat untuk kasus di atas pada Query adalah TOTAL BIAYA : (JML_BULAN) *(BESAR_ANGSURAN)

e. Umpan Balik Dan Tindak Lanjut Periksalah jawaban Anda dengan kunci jawaban test formatif KB 3. Hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar, kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi. Rumus = Jumlah jawaban yang benar Jumlah semua soal X 100% Penjelasan tingkat penguasaan 0 60,99 % = Amat Kurang 61 70,99 % = Kurang 71 80,99% = Cukup 81 90,99% = Baik 91 100% = Amat Baik Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, maka Anda dapat memahami modul ini. Tetapi apabila nilai Anda kurang dari 80%, maka kami sarankan Anda mengulangi materi pada KB 3, terutama materi yang Anda belum kuasai.

ENUTUP Rangkaian materi dalam modul ini disusun dengan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca modul ini. Penggunaan bahasa yang mudah dimengerti tersebut, didukung juga dengan ilustrasi-ilustrasi dan gambar-gambar berwarna yang akan semakin membantu memahami materi di modul ini. Besar harapan kami, hanya dengan membaca modul ini, pembaca dapat membuat Table dan Query di Microsoft Access dengan baik. Kami sangat menyadari bahwa materi dalam modul ini belum sempurna. Oleh karena itu perbaikan secara terus-menerus akan kami lakukan agar materi di modul ini menjadi sumber pengetahuan yang sangat berguna bagi pembacanya.

TES SUMATIF Lingkarilah jawaban yang paling benar. Waktu pengerjaan 20 menit. 1. Obyek yang bisa digunakan untuk entri dan menyimpan data adalah: a). Table b). Query c). Form d). Report e). Memo 2. Obyek yang bisa digunakan untuk menggabungkan data dari beberapa table adalah: a). Table b). Query c). Form d). Report e). Memo 3. Baris data yang dientrikan / dimasukkan dalam suatu table disebut: a). Memo b). Record c). Primary key d). Double e). Relation 4. Field yang digunakan sebagai pembeda antara satu data dengan data lain dalam suatu table sehingga data yang dimasukkan dalam field tersebut harus bersifat unik disebut: a). Memo b). Record c). Primary key

d). Double e). Relation 5. Hubungan antara suatu table dengan table yang lain pada field yang bertipe data sama disebut: a). Memo b). Record c). Primary key d). Double e). Relation 6. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field namapegawai adalah: a). Text b). Sumber c). Date / time d). Ole object e). Hyperlink 7. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field jumlah anak adalah: a). Text b). Number c). Date / time d). Ole object e). Hyperlink 8. Tipe data berikut yang paling tepat digunakan untuk field fotopegawai adalah: a). Text b). Number c). Date / time d). Ole object e). Hyperlink 9. Kita bisa memindah data dari file lain seperti spreadsheet microsoft excel ke dalam suatu table di microsoft access dengan menggunakan menu: a). New b). Copy c). Paste

d). Import e). Export 10. Perintah sql untuk mengambil data data dari satu table atau lebih adalah: a). Alter b). Insert c). Update d). Delete e). Select 11. Data terkecil dari suatu table yang menempati bagian kolom disebut a. Record b. Ascending c. Field* d. Descending e. In 12. Microsoft Access terdiri dari beberapa obyek kecuali a. Table b. Report c. Query. d. Module* e. Form 13. Tipe data yang disimpan dalam 255 karakter disebut a. Text* b. Memo c. OLE object d. Paragraf e. Currency 14. Tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka ialah a. Auto number b. Sort number c. Number* d. Number option e. Number link

15. Berikut ini yang merupakan constraint yang berfungsi untuk menentukan field yang merupakan kunci dari table ialah a. Primary Key b. Foreign Key* c. Not Null d. Constraint for Table e. Unique 16. Berikut ini ciri yang berada dalam field primay key a. Harus bertipe number b. Boleh ada data yang sama c. Boleh diisi belakangan d. Tidak boleh ada data yang sama* e. Salah semua 17. Untuk mengunci data seperti NIP dengan menggunakan a. Kunci b. Primay key* c. Query d. Record e. Report 18. Bagian-bagian dari database adalah sebagai berikut, kecuali a. Form b. Format* c. Table d. Query e. Report 19. Yang digunakan untuk menerangkan field name adalah a. Description b. Field size c. Input mask* d. Format e. Captain

20. Ekstensi file untuk program database Microsoft Access adalah... a. ACCDB b. TXT c. PPT d. MYD e. DOC 21. Untuk membuat database baru yang masih kosong pada Ms Access menggunakan perintah. a. Blank database b. Form exiting file c. Project using new data d. Blank data access pages e. Project using new file 22. Type data yang digunakan untuk menyusun data tulisan yang panjang adalah. a. OLE Object b. Curency c. Memo d. Data e. Text 23. Pada Program Microsoft Access fungsi dari outer join adalah. a. Membuat table baru b. Mengganti semua data c. Membuat master data d. Membuat hubungan antar table e. Memudahkan pencarian data table 24. Pernyataan yang paling tepat mengenai primery key pada program Ms. Access adalah. a. Primary Key harus bertype bilangan bulat b. Primery Key harus dibuat dibaris terakhir c. Primary Key harus unik d. Primary Key ada di table e. Primary key dapat dikosongkan

25. Type data gabungan antara huruf dan angka dalam Ms. Access disebut. a. Text b. Number c. Curency d. Auto Number e. Alfa Numeric

KUNCI JAWABA TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 1 1. B 2. B 3. B 4. B 5. B TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 2 1. B 2. B 3. B 4. S 5. S TES FORMATIF KEGIATAN BELAJAR 3 1. B 2. B 3. B 4. S 5. S TES SUMATIF 1. a 2. a 3. c 4. a 5. b 6. a 7. a 14. c 15. c 16. c 17. a 18. b 19. c 20. c

8. a 9. a 10. a 11. a 12. a 21. c 22. c 23. c 24. c 25. c 13. a

DAFTAR ISTILAH D Database pada Microsoft Access... 3 Sekumpulan obyek yang terdiri dari Table, Query, Form dan Report Data... 4 Sebuah informasi mengenai sesuatu yang tidak mempunyai arti jika berdiri sendiri F Field... 4 Kumpulan data dalam satu kolom yang mempunyai tipe data yang sama Form... 3 Tampilan layar berfungsi untuk memudahkan kita memasukkan data pada table, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data, dan mencetak data yang diinginkan P Primary Key... 30 Field yang nilainya mengidentifikasi suatu record secara unik Q Query... 3 Bahasa SQL (Structured Query Language) yang ditampilkan dalam bentuk visual, yang dapat digunakan untuk melihat, memodifikasi dan menganalisa data dengan berbagai alur yang berbeda R Record... 4 Kumpulan data yang membentuk informasi dalam satu baris Report... 3

Fasilitas pembuatan laporan dengan cara menampilkan informasi dengan format tertentu Relationship... 30 Hubungan antara table-table yang ada pada database T Table... 4 Kumpulan data atau record yang berhubungan dengan field tertentu

DAFTAR PUSTAKA Alexander Mangkulo H., 2005. Bank Soal Access, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta Haryanto I., 2009. Membuat Database dengan Microsoft Office Access, Penerbit Informatika, Bandung 78