LAPORAN PRAKTIKUM PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI MAIL MERGE DISUSUN OLEH Nama : Ika Kusumawardani NIM : 2012/336895/DPA/01862 PRODI : Komputer Dan Sistem Informasi 2012/2013 Universitas Gadjah Mada
Pendahuluan Open Office.org adalah sebuah paket aplikasi perkantoran berkode sumber terbuka (open source) yang dapat diperoleh secara gratis. Paket tersebut termasuk komponen-komponen pengolah kata (word processor), lembar kerja (spreadsheet), presentasi, ilustrasi vektor, dan gudang data (database). OpenOffice.org ditujukan sebagai saingan bagi Microsoft Office dan dapat dijalankan di atas berbagai platform, di antaranya Windows, Solaris, Linux, dan Mac OS X. OpenOffice.org mendukung standar dokumen terbuka untuk pertukaran data, dan dapat digunakan tanpa biaya. OpenOffice.org dibuat berdasarkan kode dari StarOffice, sebuah office suite yang dikembangkan oleh StarDivision dan diakuisisi oleh Sun Microsystems pada Agustus 1999, yang kemudian diakuisisi oleh Oracle pada tahun 2010. Kode sumber dari suite ini dilepas sebagai proyek sumber terbuka pada Juli 2000, dengan tujuan mendobrak dominasi pasar dari Microsoft Office dengan menyediakan pilihan yang berbiaya rendah, berkualitas tinggi, dan terbuka. Kode asal untuk suite aplikasi ini tersedia dibawah dua lisensi perangkat lunak yang berbeda: LGPL dan SISSl; dari versi 2.0, dia hanya tersedia di bawah LGPL. Proyek dan perangkat lunak disebut sebagai "OpenOffice", tetapi pengatur proyek melaporkan bahwa istilah ini adalah sebuah merk dagang yang dipegang oleh kelompok lain, sehingga mengharuskan mereka mengambil "OpenOffice.org" sebagai nama resminya, dan juga disingkat OO Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi (OpenOffice.org Writer). Pada tutorial ini saya menggunakan OpenOffice.org Writer sebagai dokumen utama dan OpenOffice.org Calc sebagai sumber datanya, karena kasus-kasus seperti inilah yang sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari. Sebagai seorang pimpinan lembaga pendidikan komputer, misalnya Anda ingin membuat sertifikat untuk peserta didik Anda. Jika peserta didik Anda sedikit tentunya Anda dapat membuat satupersatu tanpa menggunakan mail merge. Namun jika peserta didik Anda mencapai ribuan bagaimana Anda membuat sertifikatnya? Membuat satu persatu? Tentunya hal ini akan merepotkan Anda. Lain halnya jika Anda membuatnya dengan mail merge. Anda cukup membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan. Disinilah peran utama mail merge. Selain digunakan untuk membuat seritikat, mail merge dapat juga digunakan untuk. 1. Surat Undangan Rapat 2. Surat Penawaran Barang 3. Surat Pemberitahuan 4. Sertifikat 5. Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain
Langkah Menggunakan Mail Merge Dalam Open Office Writer 1. Membuat data source dan dokumen utama a) Membuat Address list/data source Pada OpenOffice data source disebut juga sebagai address list. Address list dapat dibuat dari berbagai macam tipe file, baik database maupun spreadsheet. Biasanya pada database (dbf/odb) atau spreadsheet (ms.excel atau OpenOffice Spreadsheet) yang telah kita miliki sebelumnya.
b) Membuat dokumen utama Pada OpenOffice dokumen utama disebut sebagai 'starting document'. Sebagai contoh dokumen yang dibuat adalah dokumen surat seperti gambar dibawah. Kemudian disimpan dengan nama file merge-coba.odt.
2. Menggabungkan isi address list/data source ke dokumen utama 1. Memulai membuat mail merge dengan memilih menu file wizard address data source. 2. Kemudian akan muncul kotak dialog address book data source wizard, kemudian pilih other external data source next
3. Settings 4. Spreadsheet next
5. Browse cari tempat spreadsheet yang telah kita buat tadi open
6. Klik Test Connection. Jika telah muncul Gambar seperti dibawah ini berarti Sudah terhubung. 7. Lalu Klik Finish. Setelah Muncul Jendela Baru klik Next. Setelah Muncul Jendela Baru Klik Browse lalu pilih tempat penyimpanan Database.
8. Lalu Klik Save dan kemudian Klik Finish 9. Tekan Tombol F4 hingga muncul jendela baru diatas jendela Writer, seperti gambar dibawah ini.
10. Kemudian Drag drop Field yang ingin ditampilkan diatas ke masing-masing bagian dokumen seperti Nomor, Nama, Fakultas, dan Jurusan. Hingga menjadi seperti Gambar dibawah ini. 11. Kita telah selesai melakukan Settingan Mail Merge pada dokumen ini. Sekarang kita masuk ke tahap pencetakan. Klik ctrl + P. Jika Muncul Jendela seperti dibawah ini klik Yes. 12. Pilih All lalu klik OK
KESIMPULAN Penggunaan Mail Merge dengan open office dapat memudahkan kita dalam membuat dokumen dengan satu format tetapi memiliki input yang berbeda. Penggunaan Mail Merge akan sangat mempersingkat waktu karena kita hanya perlu membuat satu format surat dengan ratusan nama yang telah tersimpan di dalam database sehingga kita dengan mudah mencetak format surat tersebut dengan nama-nama yang telah kita simpan sebelumnya tanpa harus membuat surat-surat tersebut satu persatu.
PENUTUP Demikianlah laporan ini saya tulis, saya pribadi mengucapkan syukur pada Allah Swt yang telah memberi kelacaran dalam melakukan praktikium hingga menulis laporan ini hingga selessai. Dan tidak lupa saya berterimakasih kepada orang tua saya yang selalu mendukung saya dalam melakukan semua kegiatan saya, dan pada semua pihak yang ikut membantu scara tidak langsung. Semoga laporan ini bisa memberikan gambaran yang jelas dan pembelajaran tentang mail merge dengan menggunakan open office. Dalam penyusunan laporan ini, saya menyadari masih banyak kesalahan dan kekurangan. Maka dari itu saya mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca bagi saya, agar dapat dikemudian hari menjadi lebih baik lagi. Semoga laporan yang saya tulis ini dapat bermanfaat bagi semua orang suatu saat nanti, amin.