BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring berkembang dengan pesatnya teknologi pada saat ini, kebutuhan akan teknologi informasi semakin menjadi kebutuhan pokok. Perusahaan berlomba-lomba untuk menggunakan teknologi informasi terbaik agar tidak kalah saing dengan perusahaan lainnya. Dengan adanya teknologi informasi, perusahaan dapat meraih keuntungan-keuntungan tertentu. Teknologi informasi juga dapat membantu menyelesaikan kendala yang dihadapi perusahaan. Selain itu teknologi membantu perusahaan tidak hanya untuk sekedar mengambil keuntungan tetapi memudahkan perusahaan untuk mencari sebuah strategi yang jitu untuk membuat perusahaan tersebut maju sehingga tidak tertinggal dalam persaingan dengan perusahaan lain yang mengikuti perkembangan teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi harus sejalan dengan perkembangan perusahaan karena jika tidak sesuai, penerapan teknologi informasi yang secanggih apapun tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan itu sendiri. Ada banyak perusahaan yang asal menerapkan sistem canggih tanpa mengetahui apakah akan cocok dan membuat proses bisnisnya lebih efisien, apakah akan memberikan keuntungan bagi perusahaannya. Maka dari itu dibutuhkan analisis terlebih dahulu agar dapat diketahui permasalahan atau kekurangan yang ada di perusahaan, sehingga dapat diterapkan sistem yang cocok bagi perusahaan agar dapat mengatasi masalah yang ada, mengurangi biaya, membuat proses bisnis lebih efisien dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Ketika perusahaan ingin berinovasi dan berkembang, maka dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendukung kebutuhan dan proses bisnis perusahaan tersebut. Bila ada proses yang terhambat maka akan membuat kinerja perusahaan menjadi tidak efisien bahkan tidak efektif. Masalah seperti ini sering terjadi di berbagai perusahaan, salah satunya terjadi pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam hal ini pada Direktorat Pembinaan SMK. Kemendikbud adalah 1
2 kementrian dalam pemerintahan Indonesia yang mengurus bidang pendidikan dan budaya di Indonesia. Di dalam Kemendikbud ada banyak surat masuk setiap harinya terutama pada Ditjen Pembinaan SMK. Surat masuk tersebut diterima oleh tata usaha lalu diserahkan terlebih dahulu kepada direktur sebagai pemimpin yang berhak memberikan perintah. Direktur akan mengambil tindakan seperti memberikan tugas atau memo berdasarkan surat masuk kepada orang atau divisi tertentu, proses inilah yang dinamakan disposisi surat. Disposisi surat yang terjadi di Dirjen Pembinaan SMK pada saat ini masih berbentuk fisik dan inilah yang menjadi masalah pada proses disposisi surat di Kemendikbud. Karena prosesnya yang masih diserahkan secara manual sering kali tertunda karena beberapa alasan seperti pihak yang bersangkutan sedang keluar kota sehingga disposisi surat tersebut terhenti di satu pihak untuk jangka waktu yang lama, hal ini membuat proses disposisi surat menjadi tidak efisien. Maka dari itu diperlukan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat mengalokasikan surat tersebut secara online, dari mana pun dan kapan pun karena dapat diakses melalui jaringan internet. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mengganti proses disposisi surat secara fisik menjadi terkomputerisasi yang dapat membantu proses disposisi surat menjadi lebih efisien, lebih jelas dan teratur. Selain itu, aplikasi juga mampu menyediakan dashboard berisi laporan disposisi surat yang terjadi di Kemendikbud setiap bulannya. Berdasarkan uraian tersebut, kami melakukan peninjauan untuk menyusun laporan skripsi berjudul Pembangunan Aplikasi Disposisi Surat dan Dashboard pada Direktorat Pembinaan SMK 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, akan ada pembahasan yang dibatasi dengan analisis dan aplikasi berbasis web untuk menunjang :
3 1. Pembangunan aplikasi disposisi surat Membangun suatu sistem informasi yang berguna untuk mempermudah aktifitas disposisi surat yang sebelumnya manual menjadi terkomputerisasi. Surat yang diterima oleh direktorat pembinaan SMK biasanya datang ke bagian tata usaha atau diterima langsung oleh sekertaris direktur. Kepala tata usaha atau sekertaris direktur memberikan surat tersebut sesuai dengan tujuan dari di buatnya surat. Dari surat masuk tersebut yang nantinya akan didisposisikan kepada bawahannya dengan disertakan lembar disposisi. Output dari aplikasi ini adalah Staf atau pegawai yang diberikan disposisi surat diwajibkan untuk mengisi form laporan dari hasil pertemuan dari surat itu sendiri sebagai bahan informasi bagi para pejabat terkait. 2. Evaluasi Dashboard Disposisi Surat. Membuat laporan dari aplikasi disposisi surat yang sudah terbuat. Laporan yang dihasilkan adalah laporan mengenai disposisi surat yang terdapat di Dirjen Pembinaan SMK setiap waktu dalam bentuk dashboard. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Membangun aplikasi disposisi surat berbasis web untuk Kemendikbud khususnya Direktorat Pembinaan SMK agar disposisi surat tidak lagi dalam bentuk fisik melainkan dalam bentuk elektronik 2. Membuat aplikasi yang dapat menampilkan laporan disposisi surat dalam bentuk Dashboard bagi Kemendikbud khususnya Direktorat Pembinaan SMK Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Mempercepat proses disposisi surat yang sebelumnya sering tertunda menjadi dapat dikerjakan dengan segera secara online.
4 2. Dapat melihat laporan disposisi surat secara lebih detail dengan adanya dashboard. 1.4 Metodologi 1.4.1 Metode Pengumpulan Data Ada beberapa metode yang kami gunakan untuk mengumpulkan data untuk skripsi, antara lain adalah : 1. Wawancara Pengumpulan data melalui wawancara terhadap karyawan penerima surat yang terlibat dalam proses bisnis yang berjalan. Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan kebutuhan dari sistem. 2. Studi Pustaka Membaca, melakukan pengumpulan, dan mengilhami buku-buku referensi yang berkaitan, serta media informasi lainnya dalam hal penulisan landasan teori. 3. Metode Analisis Analisis dilakukan dengan memanfaatkan hasil yang dikumpulkan dari wawancara yang dilakukan langsung dengan pihak perusahaan untuk menganalisa dan mengidentifikasi kebutuhan serta masalah sistem informasi dalam perusahaan tersebut. 4. Studi Literatur Menggunakan sumber - sumber informasi lain dalam penyusunan skripsi ini seperti jurnal, e-book, buku dan media lainnya. 1.4.2 Metode Perancangan Metodologi perancangan yang digunakan adalah System Development Life Cycle (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010), yang meliputi :
5 1. Analysis Melakukan analisa terhadap sistem untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan dari sistem. 2. Design Membuat perancangan database, User Interface dan aplikasi berdasarkan hasil analisis sistem. 3. Implementation Tahap penerapan sistem aplikasi yang telah dibuat kepada user. 1.5 Sistematika Penulisan BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pembuat perancangan website disposisi surat, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi sebagai dasar dalam melakukan analisis dan perancangan website disposisi surat. Teori-teori yang akan dibahas adalah teori yang bersifat umum dan khusus. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Bab ini berisi tentang profil perusahaan, analisis proses bisnis berjalan pada Direktorat Pembinaan SMK, kemudian membahas solusi dengan merancang aplikasi berbasis web untuk disposisi surat yang mempercepat alokasi surat di Ditjen SMK. BAB 4 : PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI Bab ini membahas diagram-diagram dan proses ujicoba aplikasi yang telah dibuat untuk Direktorat Pembinaan SMK.
6 BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan yang didapat dari aplikasi disposisi surat dan apakah tujuan aplikasi sudah tercapai atau belum untuk pertimbangan kedepannya.