BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi saat ini telah berkembang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat bahwa informasi merupakan sumber dan faktor utama yang dibutuhkan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu, teknologi informasi merupakan alat yang dapat membantu perusahaan atau organisasi. Teknologi informasi digunakan untuk membantu mengolah data yang dimiliki perusahaan dengan lebih akurat serta membantu dalam menjalankan proses bisnis atau aktivitas yang ada di dalam perusahaan. Menurut McCutcheon (2011: 1133), penggunaan teknologi informasi yang dilakukan dengan baik dapat mendukung bisnis utama suatu perusahaan. Penggunaan teknologi informasi yang dilakukan tidak secara tepat maka hasil yang didapatkan tidak sebaik dengan penggunaan teknologi informasi yang dilakukan secara tepat. Tingkat komplektisitas proses bisnis perusahaan dan kebutuhan akan informasi yang terus kian meningkat, melahirkan sistem informasi. Sistem informasi terus berkembang sehingga muncul sistem informasi yang saling terintegrasi dari satu divisi ke divisi lain sehingga informasi yang diperoleh bersifat real time. Sistem informasi yang saling terintegrasi disebut sebagai ERP (Enterprise Resource Planning). Menurut Jen-Her Wu dan Wang Yu- Min (2006: 882-903), sebuah sistem ERP dapat menggabungkan data persediaan dengan data keuangan, penjualan, dan sumber daya manusia yang memungkinkan organisasi menentukan harga produk, menghasilkan laporan keuangan, dan mengelola karyawan, material dan sumber daya keuangan secara efektif. ERP juga mendukung proses bisnis yang berjalan sehari-hari, yang meliputi transaksi yang terjadi di perusahaan yang bersifat otomatisasi dan mempunyai beberapa modul yang dipakai di setiap divisi, misalnya pada bagian keuangan memakai salah satu modul ERP yaitu modul ERP yaitu 1
2 modul Financial Acounting. Menurut Liane Elbertsen Jos Bender dan Ed Nijssen (2006 : 811-824), kekuatan sistem ERP terletak pada bagaimana ERP mengintegrasikan modul antara fungsional atau divisi. Kekuatan ini bisa dianggap kelemahan jika tidak dikontrol dengan baik bagaimana setiap fungsional terhubung, tetapi perusahaan sulit mengontrol sistem ERP karena kompleksnya sistem dan mahalnya biaya pengelolaan sistem ERP. SAP merupakan sebuah perusahaan yang berkantor pusat di Jerman, yang juga merupakan perusahaan pembuat sistem ERP terbesar di dunia. Hingga saat ini, sudah banyak perusahaan manufaktur di Indonesia yang telah menerapkan SAP, termasuk salah satu di antaranya adalah PT Dos Ni Roha. PT Dos Ni Roha adalah salah satu Perseroan leading-supplier dalam bidang obat-obatan dan alat-alat kesehatan, makanan, minuman, alat-alat kecantikan, dan lain-lain. PT Dos Ni Roha memutuskan untuk menggunakan SAP pada tahun 2004. Dengan bantuan konsultan, PT Dos Ni Roha hanya membutuhkan waktu beberapa bulan dalam mengimplementasikan SAP. Saat ini PT Dos Ni Roha sudah memiliki 32 cabang dan 16 anak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Evaluasi kesesuaian antara sistem ERP yang sedang berjalan di perusahaan dibutuhkan guna mengetahui apakah sistem yang sedang berjalan telah dapat mengakomodir seluruh kebutuhan perusahaan. Sistem SAP sudah berjalan selama 10 tahun di PT Dos Ni Roha, dimana hal tersebut merupakan dasar dilakukannya evaluasi untuk mengetahui apakah proses bisnis yang sudah berjalan masih relevan atau adanya pembaharuan untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk mengevaluasi sistem ERP Modul Material Management dengan metode fit/gap analysis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja agar lebih efektif dan efisiensi dalam penggunaan sistem ERP Modul Material Management tersebut. 1.2 Ruang Lingkup Berikut ruang lingkup dari penulisan skripsi ini : 2
3 1. Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi implementasi proses bisnis SAP dalam modul Material Management pada PT Dos Ni Roha. 2. Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi proses bisnis Material Management antara lain: a. Forecasting b. Purchase Requisition c. Purchase Order d. Good Receipt & Inbound Delivery e. Stock Transfer between plant & Stock Transfer between Storage Location f. Goods Return 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada PT Dos Ni Roha untuk menilai optimalisasi fungsi sistem SAP yang digunakan. 2. Mengidentifikasi Gap yang akan ditemukan dalam proses evaluasi sistem Material Management yang berjalan saat ini di PT Dos Ni Roha. 3. Mengetahui adanya kemungkinan resiko pada proses yang dievaluasi. Manfaat yang diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Memahami kinerja aplikasi sistem SAP pada PT Dos Ni Roha saat menggunakan sistem SAP. 2. Mengetahui tingkat kepentingan atas suatu informasi yang dihasilkan aplikasi sistem SAP. 3. Meningkatkan kinerja perusahaan pada PT Dos Ni Roha. 1.4 Metodologi Penelitian Untuk dapat menganalisis masalah yang ada di PT. Dos Ni Roha dan dapat mengusulkan pemecahan masalah yang tepat maka penelitian yang dilakukan menggunakan beberapa metode penelitian. Metode penelitian yang digunakan terdiri dari hal hal berikut :
4 1. Objek Penelitian Objek yang akan di teliti pada skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. PT. Dos Ni Roha. 2. Produk SAP R/3 modul Material Management. 2. Metode Penelitian Metode metode penelitian yang digunakan meliputi : Metodologi Pengumpulan Data a. Wawancara Data dikumpulkan dengan melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi para Devisi IT yang menggunakan sistem sehingga dapat menganalisis dan mengidentifikasi proses bisnis menggunakan SAP b. Observasi secara langsung (Internship) Data yang dikumpulkan dilakukan dengan mengamati proses bisnis yang ada di PT. Dos Ni Roha melalui jalur intership. Metode Analisa 1. Fit/Gap Analysis Report Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan dengan mengacu pada fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP terutama dalam sistem pembelian dan inventory management dalam mendukung proses bisnis PT. Dos Ni Roha. Setelah itu dilakukan evaluasi untuk mengetahui bahwa fungsifungsi yang ada di SAP telah memenuhi kebutuhan perusahaan. 2. Risk Analysis Metode Risk Analysis digunakan untuk menunjukkan risiko yang terjadi apabila PT Dos Ni Roha tidak menerapkan rekomendasi yang disarankan. Kumpulan dari resiko tersebut akan dijelaskan dalam bentuk tabel yang dinamakan Risk Analysis Ranking, begitu juga dengan pemetaan risiko ke dalam suatu matriks yang dinamakan Probability / Impact Matrix.
5 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yaitu : BAB 1 : Pendahuluan Bab ini berisi tentang latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematikan penulisan. BAB 2 : Landasan Teori Bab ini berisi tentang teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan analisis dan evaluasi sistem SAP. Teori-teori yang akan dibahas antara lain tentang teori umum dan khusus. BAB 3 : Analisis Sistem Berjalan Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisis sistem yang berjalan pada PT Dos Ni Roha, permasalahan yang dihadapi PT Dos Ni Roha dalam penggunaan SAP. BAB 4 : Hasil dan Bahasan Bab ini berisi tentang pembahasan evaluasi kinerja aplikasi sistem SAP serta solusi proses bisnis yang mendukung kinerja SAP lebih efektif dan efisien pada PT Dos Ni Roha. Modul yang akan dibahas yaitu mengenai hasil yang didapat berdasarkan evaluasi dari fungsi modul material management yang digunakan pada PT Dos Ni Roha dengan menggunakan metode penelitian Fit/Gap Analysis. BAB 5 : Simpulan dan Saran Bab ini berisi tentang simpulan yang di dapat dari hasil analisis dan evaluasi pada PT Dos Ni Roha dan saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan SAP pada modul material management selanjutnya.
6