UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA UTHM/PP/100-6/3 (35) 30 Jun 2008 PEKELILING PENGURUSAN BIL. 35/2008 LARANGAN MEMINJAM WANG DAN BERADA DALAM KEADAAN KETERHUTANGAN KEWANGAN YANG SERIUS Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan dan menarik perhatian semua staf Universiti Tun Hussein Onn Malaysia ( UTHM ) mengenai Peraturan Larangan Meminjam Wang Dan Berada Dalam Keadaan Keterhutangan Kewangan Yang Serius seperti yang terkandung di dalam Peraturan 11 dan Peraturan 12, Jadual Kedua Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605). 2. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia melalui suratnya bertarikh 4 Januari 2006 telah mengingatkan kepada semua pegawai awam agar mematuhi peraturan mengenai larangan meminjam wang dan tidak berada dalam keadaan keterhutangan kewangan yang serius. Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) juga telah memohon kerjasama semua Ketua Jabatan agar memantau kedudukan pendapatan bersih pegawai masingmasing supaya tidak kurang daripada 40% dari emolumen bulanannya agar mereka tidak termasuk dalam keadaan keterhutangan kewangan yang serius. 3. Walaupun arahan tersebut adalah untuk pegawai awam, semua staf di universiti ini juga hendaklah mematuhi peraturan yang telah disebutkan di atas dengan pindaan yang bersesuaian dan selaras dengan Peraturan- Peraturan Tatatertib yang berkuat kuasa di universiti memandangkan universiti ini merupakan sebuah Badan Berkanun Persekutuan dan dengan itu merupakan suatu agensi kepada Kerajaan Persekutuan. 4. Peruntukan Undang-undang 4.1 Bagi tujuan menjaga keutuhan dan integriti semua staf di UTHM, peruntukan undang-undang yang dinyatakan di dalam Jadual Kedua Akta 605 seperti berikut hendaklah dipatuhi :-
a) Peraturan 11 - Meminjam Wang 11. (1) Tiada pegawai boleh meminjam daripada mana-mana orang atau menjadi penjamin kepada manamana peminjam, atau dengan apa-apa cara meletakkan dirinya di bawah suatu obligasi kewangan kepada manamana orang (a) yang secara langsung atau tidak langsung tertakluk kepada kuasa rasminya; (b) yang dengannya pegawai itu ada atau mungkin ada urusan rasmi; (c) yang tinggal atau memiliki tanah atau menjalankan perniagaan di dalam kawasan tempatan tempat dia mempunyai kuasa rasmi; atau (d) yang menjalankan perniagaan pemberian pinjaman wang. (2) Walau apa pun subperaturan (1), seseorang pegawai boleh meminjam wang daripada, atau menjadi penjamin kepada mana-mana orang yang meminjam wang daripada, mana-mana institusi kewangan, penanggung insurans atau koperasi atau menanggung hutang dengan cara pemerolehan barang-barang melalui perjanjian sewa beli, jika (a) Institusi kewangan, penanggung insurans atau koperasi yang daripadanya pegawai itu meminjam tidaklah secara langsung tertakluk kepada kuasa rasminya; (b) Peminjaman itu tidak dan tidak akan membawa kepada skandal awam dan tidak boleh ditafsirkan sebagi suatu penyalahgunaan oleh pegawai itu kedudukannya sebagai seorang pegawai badan berkanun untuk faedah peribadinya; dan
(c) Agregat hutangnya tidak atau tidak mungkin menyebabkan pegawai itu berada dalam keterhutangan kewangan yang serius sebagaimana yang ditakrifkan di bawah subperaturan 12 (7) dan (8). Tertakluk kepada subperaturan (2), seseorang pegawai boleh menanggung hutang yang berbangkit daripada (a) jumlah wang yang dipinjam atas cagaran tanah yang digadaikan atau digadai janjikan, jika jumlah wang yang dipinjam itu tidak melebihi nilai tanah itu; (b) overdraf atau kemudahan kredit lain yang diluluskan oleh institusi kewangan; (c) jumlah wang yang dipinjam daripada penanggung insurans atas cagaran polisi insurans; (d) jumlah wang yang dipinjam daripada Kerajaan, badan berkanun atau mana-mana koperasi; atau (e) jumlah wang yang kena dibayar atas barang-barang yang diperoleh melalui perjanjian sewa beli. b) Peraturan 12 - Keterhutangan Kewangan Yang Serius 12. (1) Seseorang pegawai tidak boleh dengan apaapa cara menyebabkan dirinya berada dalam keterhutangan kewangan yang serius. (2) Keterhutangan kewangan yang serius kerana apa-apa jua pun sebab, selain akibat malang yang tidak dapat dielakkan yang tidak disebabkan dengan apa-apa cara oleh pegawai itu sendiri, hendaklah dianggap sebagai memburukkan nama badan berkanun dan hendaklah menyebabkan pegawai itu boleh dikenakan tindakan tatatertib.
(3) Jika keterhutangan kewangan yang serius telah berlaku akibat malang yang tidak dapat dielakkan, Lembaga boleh memberi pegawai itu apa-apa bantuan sebagaimana yang wajar mengikut hal keadaan. (4) Jika seseorang pegawai mendapati bahawa hutangnya menyebabkan atau mungkin menyebabkan keterhutangan kewangan yang serius kepadanya, atau suatu prosiding sivil berbangkit daripada hutang itu telah dimulakan terhadapnya, dia hendaklah dengan serta-merta melaporkan hakikat ini kepada Ketua Jabatannya. (5) Seseorang pegawai yang tidak melaporkan atau lengah melaporkan keterhutangan kewangannya yang serius atau yang melaporkan keterhutangan kewangannya yang serius tetapi tidak mendedahkan takat keberhutangannya itu dengan sepenuhnya atau memberikan keterangan yang palsu atau yang mengelirukan mengenai keterhutangannya adalah melakukan suatu pelanggaran tatatertib dan boleh dikenakan tindakan tatatertib. (6) Tanpa menjejaskan peruntukan-peruntukan lain dalam peraturan ini, jika hutang pegawai itu terjumlah kepada suatu keterhutangan kewangan yang serius tetapi dia belum dihukum bankrap, Ketua Jabatan hendaklah memantau dan, dari semasa ke semasa, mengkaji semula kes itu. (7) Bagi maksud peraturan ini, ungkapan keterhutangan kewangan yang serius ertinya keadaan keterhutangan seseorang pegawai yang, setelah diambil kira amaun hutang yang ditanggung olehnya, telah sebenarnya menyebabkan kesusahan kewangan yang serius kepadanya. (8) Tanpa menjejaskan pengertian am ungkapan keterhutangan kewangan yang serius yang dinyatakan dalam subperaturan (7), seseorang pegawai hendaklah disifatkan sebagai berada dalam keterhutangan kewangan yang serius jika
(a) agregat hutang dan nilai tanggungan tidak bercagarnya pada bila-bila masa tertentu melebihi enam kali emolumen bulanannya; (b) dia ialah seorang penghutang penghakiman dan hutang penghakiman itu tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan dalam penghakiman itu; atau (c) dia ialah seorang bankrap, selagi dia belum dilepaskan daripada kebankrapan atau penghakiman kebankrapannya belum dibatalkan. 4.2 Peraturan-Peraturan yang dipetik daripada Akta 605 tersebut di atas secara ringkasnya melarang staf daripada meminjam wang dari mana-mana orang yang bukannya institusi kewangan berlesen. Peminjaman wang juga hendaklah dibuat melalui syarat-syarat yang telah disenaraikan di dalam Peraturan 11 Akta 605 tersebut. 4.3 Peraturan 12 Akta 605 tersebut telah dengan secara jelas melarang staf dari berada dalam keadaan keterhutangan kewangan yang serius dan seseorang staf hendaklah disifatkan sebagai berada dalam keterhutangan kewangan yang serius apabila berada dalam salah satu keadaan seperti yang disenaraikan dalam Peraturan 12 (8) (a), 12 (8) (b) dan 12 (8) (c) yang tersebut di atas. 5. Garis Panduan yang dirujuk dalam menetapkan pendapatan bersih pegawai hendaklah berada sekurang-kurangnya pada paras minimum 40% dari emolumen bulanannya 5.1 Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia melalui suratnya bertarikh 4 Januari 2006 tersebut juga telah merujuk kepada pekeliling-pekeliling berikut dalam menetapkan pendapatan bersih seseorang Pegawai hendaklah berada sekurangkurangnya pada paras minimum 40% daripada emolumen bulanan mereka :-
a) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 dan 8 tahun 1993 (Pinjaman Kenderaan) Secara ringkasnya, Pekeliling ini menetapkan bahawa ansuran potongan bulanan bagi tujuan pinjaman sewa beli kenderaan hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok dan jumlah semua potongan gaji termasuk ansuran potongan pembiayaan kenderaan berkenaan tidak melebihi 60% dari gaji pokok serta elaun-elaun (emolumen). b) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 1992 (Pinjaman Komputer) Secara ringkasnya, Pekeliling ini menetapkan bahawa ansuran potongan bulanan bagi pembiayaan komputer adalah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok dan jumlah semua potongan gaji tidak melebihi 60% dari gaji pokok serta elaun-elaun (emolumen). c) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 1994 (Pinjaman Perumahan) Secara ringkasnya, Pekeliling ini menetapkan bahawa jumlah ansuran bulanan pembiayaan perumahan hendaklah tidak melebihi 40% daripada gaji hakiki pegawai tersebut. 5.2 Berdasarkan kepada syarat had jumlah potongan gaji bagi bayaran ansuran bulanan seperti dinyatakan dalam Pekeliling- Pekeliling Perbendaharaan yang dinyatakan di atas, adalah dirumuskan pada dasarnya pendapatan bersih seseorang pegawai hendaklah berada sekurang-kurangnya pada paras minimum 40% daripada emolumen bulanan mereka. 6. Tanggungjawab Membuat Laporan Mengenai Keadaan Keterhutangan Kewangan Yang Serius 6.1 Seseorang staf yang berada di dalam keadaan keterhutangan kewangan yang serius atau pemotongan emolumen bulanannya melebihi 60% daripada pendapatan bulanannya yang diterima dari Universiti hendaklah melaporkan keadaan keterhutangan kewangannya tersebut kepada Ketua Jabatannya selaras dengan kehendak peruntukan Peraturan 12 (4) Akta 605 tersebut yang telah dinyatakan sebelum ini.
6.2 Seseorang staf yang gagal membuat laporan sedemikian dianggap melakukan suatu perlanggaran tatatertib di bawah Peraturan 12 (5) Akta 605 tersebut. Contoh laporan oleh staf kepada Ketua Jabatan boleh dirujuk di dalam Lampiran A. 6.3 Seseorang Ketua Jabatan yang menerima laporan daripada seseorang staf mengenai keadaan keterhutangan kewangannya yang serius hendaklah memantau keadaan stafnya tersebut dari masa ke semasa terutama dari segi kehadiran dan juga prestasi kerja staf tersebut. 6.4 Ketua Jabatan yang menerima laporan yang sedemikian juga hendaklah pada sepanjang masa memastikan bahawa laporan tersebut diklasifikasikan sebagai SULIT dan kerahsiaannya hendaklah dipelihara. Bagi maksud perenggan ini dan bagi maksud Akta 605 tersebut, Ketua Jabatan bermaksud seseorang pegawai yang bertanggungjawab bagi sesuatu Jabatan, bahagian, unit atau cawangan di Universiti dan termasuklah mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Lembaga Pengarah Universiti untuk menjalankan fungsi-fungsi seorang Ketua Jabatan bagi apa-apa tempoh masa. 6.5 Selanjutnya jika didapati staf yang berkenaan mempunyai masalah dalam hal-hal kehadiran ke pejabat atau dari segi kualiti dan kecekapan kerjanya atau telah melanggar tatakelakuan di bawah peraturan-peraturan tatatertib di dalam Akta 605 tersebut akibat daripada masalah keterhutangan kewangan yang ditanggungnya itu atau disebabkan oleh masalah-masalah yang lain, Ketua Jabatan staf tersebut hendaklah menghantar satu laporan lengkap berkenaannya kepada Unit Tatatertib, Pejabat Pendaftar untuk tindakan lanjut. Contoh laporan tersebut boleh dirujuk di dalam Lampiran B. 7. Pemantauan Oleh Pejabat Pendaftar 7.1 Bagi tujuan melaksanakan pemantauan terhadap permasalahan keterhutangan kewangan yang serius di kalangan staf di universiti ini serta pematuhan terhadap kehendak Peraturan 11 dan Peraturan 12, Jadual Kedua, Akta 605 tersebut, Pejabat Pendaftar dengan kerjasama Pejabat Bendahari dan juga Ketua Jabatan akan dari semasa ke semasa memastikan staf tidak akan membuat pemotongan emolumen yang melebihi kadar peratusan yang telah ditetapkan oleh Pekeliling- Pekeliling Perbendaharaan dan juga memastikan pendapatan bersih pegawai tidak kurang 40% daripada emolumen bulanannya.
7.2 Walau apa pun yang disebut di perenggan 6.1 di atas, staf di universiti ini diberi jaminan bahawa Pejabat Pendaftar dan Pejabat Bendahari akan sentiasa memastikan kerahsiaan maklumat berkaitan emolumen dan pemotongannya bagi setiap staf Universiti ini terpelihara dan tidak terjejas semasa keduadua Pejabat ini membuat pemantauan sedemikian. Sekian, terima kasih. DENGAN HIKMAH KITA MENEROKA Yang benar, SULAM BIN HAMID Pendaftar 7100 s.k - Naib Canselor - Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) - Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) - Dekan-Dekan Fakulti - Ketua-Ketua Pejabat/Pusat/Unit SH/rk/30062008/Pekeliling Pengurusan
LAMPIRAN A Kepada ( Nama Ketua Jabatan Staf ) Tuan/Puan, Laporan Keterhutangan Kewangan Yang Serius Saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Selaras dengan kehendak Peraturan 12 (4), Jadual Kedua, Akta Badan- Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 ( Akta 605 ), saya dengan ini ingin melaporkan bahawa saya berada dalam keadaan keterhutangan kewangan yang serius sejak _( nyatakan tarikh ). 3. Butir-Butir keadaan keterhutangan kewangan saya seperti berikut:- a. Potongan Emolumen:- Jenis Potongan Perumahan Pembiaya ( Bank / Institusi Kewangan ) Jumlah ( RM ) Kereta Komputer Pinjaman Peribadi JUMLAH KESELURUHAN b. Penghakiman Mahkamah telah direkodkan terhadap saya seperti berikut ( jika berkaitan ) :-
Tarikh Penghakiman Plaintif Mahkamah Jumlah Penghakiman (RM) * Majistret/ Sesyen/Tinggi * Majistret/ Sesyen/Tinggi 4. Saya * telah / belum membuat bayaran seperti yang diperintahkan Mahkamah. 5. Saya sedang membuat bayaran seperti yang diperintah oleh Mahkamah secara ansuran sebanyak (nyatakan jumlah ansuran ) sebulan ( jika berkaitan ). Diharap tuan dapat mengambil maklum mengenai keadaan kewangan saya. Sekian. Yang benar,... ( ) s.k Pendaftar * sila potong yang tidak berkenaan
LAMPIRAN B SULIT LAPORAN UNTUK MENGAMBIL TINDAKAN TATATERTIB KE ATAS STAF A. MAKLUMAT PERIBADI PEGAWAI : Nama : Tarikh lahir : Umur : No. Kad Pengenalan : No. Pekerja : Jawatan Sekarang : Taraf Jawatan Jawatan semasa perlanggaran Tatatertib dilakukan : Jabatan /Unit/Fakulti/Pusat : : Tetap/ Sementara/ Kontrak/ Sambilan* B. KESALAHAN TATATERTIB YANG LEPAS ( Jika Ada ) : Kesalahan Hukuman Tarikh Hukuman C. BUTIR-BUTIR KESALAHAN TATATERTIB : (i) Nyatakan butir-butir kesalahan, tempat, tarikh, masa, saksi (jika ada) dan lampirkan bukti/sokongan (jika ada). (ii) Nyatakan sekiranya ada, tindakan yang pernah diambil oleh Fakulti / Jabatan untuk membaik pulih tata kelakuan pegawai seperti surat peringatan, sesi kaunseling dan nasihat ( sila sertakan dokumendokumen yang berkenaan jika ada )
D. ULASAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB : (i) Ulasan diberikan dari segi prestasi perkhidmatan, kebolehan, kecekapan, disiplin, amanah, minat, sikap, bertanggungjawab pegawai sepanjang perkhidmatan sehingga perlanggaran tatatertib dilakukan (ii) Ulasan juga merangkumi kesan perlanggaran tatatertib pegawai berkenaan secara amnya kepada prestasi kerja beliau, kesan kepada tugas kakitangan-kakitangan yang lain dan secara khusus kesannya kepada universiti. Contoh :- Prestasi perkhidmatan, kebolehan, kecekapan pegawai tidak dapat dinilai memandangkan pegawai berkenaan tidak melaksanakan tugasnya. Malahan beliau tidak bertanggungjawab, tidak berdisiplin kerana sering ponteng kerja dan tidak menyelesaikan tugas yang diamanahkan. Pegawai berkenaan tidak menunjukkan minat untuk menjalankan tugas dan beliau hanya berada beberapa jam sahaja di pejabat serta ketiadaan beliau amat membebankan kakitangan-kakitangan yang lain. Semasa di bawah penyeliaan saya, saya telah memberi penerangan dan nasihat berhubung dengan tangggungjawab yang perlu beliau laksanakan dan untuk memperbaiki kesilapan yang lalu. Namun selama empat minggu di bawah pengawasan saya, beliau telah gagal untuk membaiki sikap dan kesilapan yang sama masih dilakukan seperti yang dilaporkan sebelum ini. Tandatangan : Nama Pegawai Pelapor : Jawatan : Tarikh :