BAB 3 GAMBARAN PROSES BISNIS 3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit 3.1.1 Sejarah Rumah Sakit Rumah Sakit Budi Lestari berdiri pada tanggal 25 April 1982. Pada awalnya Rumah Sakit Budi Lestari berupa rumah bersalin. Rumah Sakit ini didirikan oleh Bp. Letkol (Purn) Ismoko (Alm), sebagai ketua badan pendiri Yayasan Semangun. Rumah Sakit Budi Lestari memiliki Surat Ijin Operasional Rumah Sakit dari Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat No. 2341/KS030/XI/1982 tanggal 13 November 1982 dan Dirjen Yankes Depkes RI Pusat No. 0674/YANKES/RSKS/1985 Tanggal 22 Mei 1985. Berdasarkan Akta Notaris No. 47 tanggal 4 Februari 1994 berkembang menjadi Rumah Sakit Umum Budi Lestari. Tahun 1991 jumlah tempat tidur berubah dari 13 tempat tidur menjadi 47 tempat tidur, dan mulai dibuat kamar operasi. Tahun 2001 sampai sekarang jumlah tempat tidur menjadi 52 tempat tidur. Sekarang Rumah Sakit Budi Lestari adalah rumah sakit umum swasta di bawah naungan Yayasan Semangun. Rumah Sakit Budi Lestari berkedudukan di Jalan Kyai Haji Noer Ali No. 2 Bekasi. Berdiri di lahan seluas 3050 m2 dan luas bangunan 1780 m2.
3.1.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Budi Lestari 3.1.3 Struktur Bagian Keuangan Kepala Keuangan Bendahara Sub Bagian Akuntansi I Sub Bagian Akuntansi II Gambar 3.2 Struktur Bagian Keuangan Rumah Sakit Budi Lestari
3.1.4 Visi, Misi, Tujuan, Moto dan Jenis Pelayanan Budi Lestari a. Visi Rumah Sakit Budi Lestari adalah menjadi rumah sakit yang mengutamakan mutu pelayanan kesehatan bagi kepuasan pelanggan. b. Misi Rumah Sakit Budi Lestari adalah : Mengelola pelayanan kesehatan secara profesional Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang kompetitif dan terjangkau Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia melalui pendidikan dan pelatihan Dapat bekerjasama dengan institusi terkait c. Tujuan Rumah Sakit Budi Lestari adalah membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan d. Moto Rumah Sakit Budi Lestari adalah kesehatan anda adalah kebanggaan kami. e. Jenis-Jenis Pelayanan Rumah Sakit Budi Lestari : Pelayanan rawat jalan meliputi : a) Unit Gawat Darurat b) Poliklinik Umum c) Poliklinik Kebidanan dan Kandungan d) Poliklinik Penyakit Dalam e) Poliklinik Bedah Umum f) Poliklinik Bedah Orthopedi
g) Poliklinik Anak h) Poliklinik Neurologi i) Poliklinik Akupuntur j) Poliklinik Medical Check Up k) Poliklinik Rehabilitasi Medik Pelayanan Rawat inap meliputi : a) Nama kamar : 1. Ruang Anggrek 2. Ruang Cempaka 3. Ruang Bougenville 4. Ruang Dahlia 5. Ruang Melati b) Jenis kelas : 1. Kelas Utama 2. Kelas I 3. Kelas II 4. Kelas III Pelayanan penunjang : a) Instalasi radiologi b) Instalasi Laboratorium c) Instalasi Farmasi d) Instalasi Gizi e) Kamar Operasi Jadwal Praktek Dokter :
a) UGD : 24 Jam b) Poliklinik Umum : 08.00 14.00 c) Poliklinik Spesialis : 08.00 14.00 (pagi) 17.00 21.00 (sore) 3.2 Uraian Proses Bisnis Billing system Rumah Sakit Budi Lestari terbagi menjadi dua bagian besar di antaranya pendapatan dari rawat jalan dan rawat inap. 3.2.1 Prosedur Billing System Pasien Rawat Jalan Setelah pasien selesai diperiksa maka dokter akan mengeluarkan Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) sebanyak 2 (dua) rangkap dan resep obat. Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap satu akan diberikan kepada pasien untuk melakukan pembayaran jasa di kasir. Sedangkan Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap dua akan diarsip oleh dokter. Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan rawat jalan, maka pasien akan melakukan pembayaran di kasir dengan menyerahkan Formulir Slip Jasa Dokter. Kasir akan memberikan struk pembayaran rawat jalan ke pasien sedangkan Formulir Slip Jasa Dokter rangkap satu akan diarsip. Jika pasien tersebut memiliki jaminan asuransi atau jaminan kantor, maka resep obat, Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) dan Formulir Asuransi akan diberikan dokter kepada perawat poliklinik. Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap satu akan diberikan kepada Depo Farmasi. Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap dua akan diarsip oleh dokter. Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan medical checkup, maka bagian laboratorium akan mengeluarkan Formulir Slip Pembayaran Medical
Checkup sebanyak 3 (tiga) rangkap. Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup rangkap satu akan diberikan ke pasien untuk melakukan pembayaran jasa di Kasir. Sedangkan Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup rangkap dua dan tiga akan diarsip oleh Bagian Laboratorium. Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan medical checkup, maka pasien akan melakukan pembayaran di kasir dengan menyerahkan Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup rangkap satu. Kasir akan memberikan Struk Pembayaran Medical Checkup ke pasien sedangkan Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup rangkap satu akan diarsip. Jika pasien tersebut memiliki jaminan asuransi atau jaminan kantor, maka Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup dan hasil Medical Checkup akan diberikan bagian laboratorium kepada bagian penagihan. Perawat Poliklinik memberikan Formulir Asuransi, resep obat dan Formulir RALAN kepada Depo Farmasi rangkap 1 (satu). Pasien memberikan resep obat di Depo Farmasi. Defo Farmasi akan memberikan Bukti Pembayaran Obat kepada pasien. Pasien membayar ke Kasir dan menyerahkan Bukti Pembayaran Obat sebanyak dua rangkap. Setelah Bukti Pembayaran Obat tersebut di cap oleh Kasir, maka akan diberikan kembali pada pasien sebagai bukti pengambilan obat. Pasien menyerahkan Bukti Pembayaran Obat rangkap satu yang sudah di cap kepada Depo Farmasi. Depo Farmasi akan memberikan obat beserta Bukti Pembayaran Obat yang sudah di cap kepada pasien. Pasien akan membeli obat di apotek berdasarkan resep obat dari dokter. Kasir Apotek akan memberikan bukti pembayaran obat rangkap satu dan obat tersebut kepada pasien. Kasir apotek akan memberikan Laporan Setoran Instalasi
Farmasi, Resep Obat dan Bukti Pembayaran Obat rangkap dua dan uang kepada Bendahara. Depo Farmasi memberikan Formulir Asuransi, resep obat dan Formulir RALAN kepada Kasir Kasir akan membuat Laporan Setoran Kasir Rawat Jalan per shift dan memberikan Formulir Slip Jasa Dokter (RALAN) rangkap dua dan tiga, Formulir Slip Pembayaran Lab rangkap dua dan tiga, Formulir Asuransi, Bukti Pembayaran Obat dan uang Bendahara. Setelah Bendahara menerima laporan per shift dan uangnya, bendahara mencatat laporan harian pada buku pendapatan. Sub Bagian Akuntansi I akan melakukan perhitungan jasa dokter berdasarkan Formulir Slip Jasa Dokter untuk menentukan biaya yang harus dibayarkan kepada dokter. Perusahaan kartu kredit akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan akan memberikan Form Kunjungan Merchant dan Tanda Terima Sales Draft yang akan di berikan ke Rumah Sakit Budi Lestari. Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke Perusahaan yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Budi Lestari, Bagian Penagihan akan mengumpulkan berkas tagihan semua pasien rawat jalan (berupa kwitansi, tagihan RALAN, Formulir Slip Jasa Dokter, Formulir Slip Pembayaran Medical Checkup, Bukti Pembayaran Obat dan Resep Obat) yang akan dikirimkan ke perusahaan tersebut. Perusahaan tersebut akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan memberikan surat jaminan perawatan.
Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke Perusahaan asuransi, Sub Bagian Akuntansi II akan mengumpulkan berkas tagihan semua pasien rawat jalan (berupa kwitansi, tagihan RALAN, Formulir Slip Jasa Dokter Formulir Slip Pembayaran Lab, Bukti Pembayaran Obat dan Resep Obat) dan membuat surat pengantar yang akan dikirimkan ke Perusahaan asuransi. Perusahaan asuransi akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan mengirimkan Form Perkiraan Excess Charges kepada Sub Bagian Akuntansi II. Bendahara akan membuat Laporan Pendapatan Rawat Jalan dan Laporan Pendapatan Instalasi Farmasi untuk kepala keuangan. Pada akhir bulan Kepala Keuangan akan membuat Laporan Pendapatan Rawat Jalan Bulanan kemudian menyerahkannya ke Direktur Rumah Sakit yang akan digunakan sebagai salah satu bahan dalam proses pengambilan keputusan. 3.2.2 Prosedur Billing System Pasien Rawat Inap Setelah pasien atau keluarga pasien melakukan pemesanan ruang perawatan sesuai dengan kelas kamar yang tersedia di dalam Rumah Sakit Budi Lestari pada bagian Kasir dengan membawa Form Permintaan Rawat Inap (RANAP) serta uang deposit. Pasien membayar deposit kamar perawatan ke Kasir Rawat Inap sebesar biaya tarif kamar yang dipilih selama satu minggu (7 hari) dan menandatangani Surat Pernyataan Rawat Inap ke Kasir. Setelah disetuju, pasien atau keluarganya membawa Surat Pernyataan Rawat Inap ke Bagian Rekam Medik untuk mendaftar rawat inap dan pasien tersebut akan dipindahkan ke ruang perawatan. Form Permintaan Rawat Inap (RANAP) rangkap 1 (satu) akan diberikan kepada pasien dan rangkap 2 (dua) akan diarsip oleh Kasir.
Jika pasien memiliki polis asuransi maka pasien akan memberikan kartu asuransi kepada kasir rawat inap. Kasir akan melakukan konfirmasi melalui telepon dengan perusahaan asuransi tersebut. Perusahaan asuransi tersebut akan memberikan surat jaminan rawat inap melalui fax. Jika pasien tersebut memiliki jaminan kantor, maka pasien tersebut akan memberitahu kepada kasir rawat inap. Kasir akan melakukan konfirmasi terlebih dahulu pada kantor yang menjamin pasien tersebut. Untuk pembelian obat pasien kelas 1 (satu) dan 2 (dua), perawat akan mengambilkan obat di Depo Farmasi dan akan menagih pembayaran saat pasien akan keluar rumah sakit. Sedangkan untuk kelas 3, pasien membeli obat di Depo Farmasi dan depo farmasi akan memberikan Bukti Pembayaran Obat kepada pasien. Pasien membayar tagihan obat dengan membawa Bukti Pembayaran Obat ke Kasir Rawat Inap. Kasir Rawat Inap akan memberikan Bukti Pembayaran Obat yang sudah dicap kepada pasien yang akan digunakan untuk pengambilan obat di Depo Farmasi. Obat-obatan yang digunakan selama perawatan untuk pasien kelas 1 (satu) dan 2 (dua), juga dicatat dalam Form Rincian Rawat Inap. Perawat jaga akan membuat Form Rincian Rawat Inap, resep obat dan Bukti Pembayaran obat yang akan diberikan kepada Kasir Rawat Inap. Pasien membayar biaya rawat inap berdasarkan Formulir Rincian Rawat Inap setelah dikurangi deposit yang diberikan sebelum menjalankan perawatan dilakukan di Kasir. Pada waktu pasien membayar, Kasir akan memberikan Form Rincian Rawat Inap rangkap 1 (satu) sedangkan rangkap 2 (dua) akan diarsip oleh Kasir Rawat Inap.
Selain pembayaran secara tunai, pasien dapat menggunakan kartu kredit, polis asuransi dan jaminan kantor untuk membayar biaya rumah sakit. Berdasarkan formulir tersebut, Kasir menerima uang biaya pemeriksaan dari pasien dan membuat struk pembayaran atau kwitansi. Struk Pembayaran akan diberikan kepada pasien sebagai bukti pembayaran. Berdasarkan Formulir Rincian Rawat Inap yang diarsip, maka Kasir akan membuat Laporan Keuangan Harian berdasarkan masing-masing shift dan memberikan kwitansi, Formulir Permintaan Rawat Inap, Bukti Pembayaran Obat dan uang ke Bendahara. Depo farmasi akan memberikan bukti pembayaran obat, resep dokter dan uang kepada bendahara. Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan polis asuransi, jaminan perusahaan, departemen kesehatan dan perusahaan kartu kredit atas nama pasien sebesar jumlah tagihan. Bagian Akuntansi I melakukan perhitungan jasa dokter berdasarkan Formulir Rincian Rawat Inap untuk menentukan biaya yang harus dibayarkan kepada dokter. Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke Perusahaan Asuransi, Sub Bagian Akuntansi II akan mengumpulkan berkas tagihan semua pasien rawat inap (berupa kwitansi, tagihan RANAP, formulir slip jasa dokter dan resep obat) dan Surat Pengantar yang akan dikirimkan ke Perusahaan Asuransi. Perusahaan asuransi akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan mengirimkan Form Perkiraan Excess Changes dan kepada bagian keuangan Rumah Sakit Budi Lestari.
Pada saat Sub Bagian Akuntansi II akan melakukan penagihan ke Perusahaan yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Budi Lestari, Bagian Penagihan akan mengumpulkan berkas tagihan semua pasien rawat inap (berupa kwitansi, tagihan RANAP, formulir slip jasa dokter dan resep obat) dan Surat Keterangan yang akan dikirimkan ke Perusahaan yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Budi Lestari. Perusahaan tersebut akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan memberikan Surat Jaminan Perawatan kepada Sub Bagian Akuntansi II Rumah Sakit Budi Lestari. Perusahaan kartu kredit akan membayar uang tagihan melalui transfer ke rekening Rumah Sakit Budi Lestari dan akan memberikan Tanda terima sales draft dan Form Kunjungan Merchant yang akan di berikan ke Rumah Sakit Budi Lestari. Bendahara akan memberikan Laporan Pendapatan Rawat Inap uuntuk kepala keuangan. Pada akhir bulan Kepala Keuangan akan membuat Laporan Pendapatan Rawat Inap Bulanan kemudian menyerahkannya ke Direktur Rumah Sakit yang akan digunakan sebagai salah satu bahan dalam proses pengambilan keputusan.
3.3 Rich Picture Billing System Rumah Sakit 3.3.1 Rich Picture Billing Sytem Rawat Jalan Gambar 3.3 Rich Picture Billing System Rawat Jalan
3.3.2 Rich Picture Billing System Rawat Inap Gambar 3.4 Rich Picture Billing System Rawat Inap
3.4 Fungsi yang terkait dengan Billing System Fungsi-fungsi yang terkait dalam Billing System pada Rumah Sakit Budi Lestari adalah sebagai berikut : 1. Kasir Kasir terlibat dalam proses sebagai berikut : a. Proses penagihan yaitu pemberitahuan kepada pasien jumlah biaya yang harus dibayar b. Proses Pembayaran yaitu proses penerimaan pembayaran dari pasien rawat jalan dan rawat inap di Rumah Sakit Budi Lestari c. Proses Pencatatan yaitu proses pencatatan semua transaksitransaksi yang terjadi di Rumah Sakit Budi Lestari. d. Proses Pelaporan yaitu proses pembuatan Laporan Setoran Rawat Jalan Per Shift dan Laporan Keuangan Harian rincian penerimaan kas rawat inap selama satu hari. 2. Kasir Apotek Kasir terlibat dalam proses sebagai berikut : a. Proses penagihan yaitu pemberitahuan kepada pasien jumlah biaya obat yang harus dibayar b. Proses Pembayaran yaitu proses penerimaan pembayaran dari pembelian obat di Apotik Rumah Sakit Budi Lestari c. Proses Pencatatan yaitu proses pencatatan pembelian obat yang terjadi di Apotik Rumah Sakit Budi Lestari. d. Proses Pelaporan yaitu proses pembuatan Laporan Setoran Instalasi Farmasi per shift
3. Kepala Keuangan Bagian Keuangan terlibat dalam proses berikut : a. Melaksanakan kegiatan keuangan Rumah Sakit. b. Membantu Direktur dalam menyusun anggaran sesuai dengan program kerja dari seluruh bidang dan bagian di rumah sakit Budi Lestari. c. Memberi petunjuk, pengarahan dan penilaian kepada bawahannya. d. Melakukan rapat bulanan untuk mengevaluasi kegiatan keuangan. e. Membuat laporan keuangan bulanan untuk diserahkan dan dibahas dengan Direktur. f. Membuat analisis kinerja keuangan rumah sakit Budi Lestari setiap bulan untuk dibahas dengan direktur. g. Melakukan koordinasi dengan departemen umum, dan departemen medik untuk melakukan analisa pemanfaatan sumber daya rumah sakit setiap 6 bulan sekali. 4. Bendahara Bendahara terlibat dalam proses berikut : a. Melakukan pembayaran atas persetujuan Direktur atau Kepala Bagian Keuangan. b. Melakukan penerimaan dari kasir, baik tunai/kredit beserta slip/voucher penerimaan (pendapatan) harian. c. Membuat slip/voucher setoran ke bank atas persetujuan Kepala Bagian Keuangan.
d. Membuat laporan pendapatan jasa pelayanan dan penjualan obat e. Melakukan pembayaran faktur-faktur obat. 5. Sub Bagian Akuntansi I Sub Bagian Akuntansi I terlibat dalam proses berikut : a. Menghitung gaji karyawan RS. Budi Lestari. b. Mengoreksi jasa dokter. c. Mengoreksi laporan Bendahara 6. Sub Bagian Akuntansi II Sub Bagian Akuntansi II terlibat dalam proses berikut : a. Membuat laporan pajak dokter rawat inap/rawat jalan. b. Membuat buku kas pendamping untuk pajak. c. Cek tagihan atau piutang d. Cek buku bendahara dan jumlah buku kas. e. Membuat daftar penyusutan asset per bulan. f. Membuat laporan pajak apotek PPh 21 dan PPh 25 per bulan. g. Membukukan penerimaan setoran kasir apotek ke buku kas. h. Membuat laporan keuangan apotek. 3.5 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan Dari pengamatan yang dilakukan di Rumah Sakit Budi Lestari, maka dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang diperlukan dan berkaitan dengan Billing System adalah sebagai berikut : 1. Dokumen, terdiri atas : a. Formulir Jasa Dokter (RALAN) sebagai catatan jasa dari rawat
jalan yang terjadi di rumah sakit. b. Formulir Permintaan Rawat Inap sebagai permintaan kamar perawatan pasien c. Formulir Pernyataan Kesanggupan Pembayaran sebagai bukti kesanggupan pembayaran administrasi pasien rawat inap d. Formulir Rincian Rawat Inap sebagai catatan rawat inap yang terjadi di rumah sakit e. Formulir Pemeriksaan Dan Tindakan mengenai tindakan medis pasien rawat jalan yang dilakukan oleh dokter yang berkaitan dengan kesehatan pasien. f. Formulir Pembayaran Medical Checkup sebagai bukti pembayaran atas pemeriksaan medical checkup. g. Struk Pembayaran atau kwitansi sebagai bukti penerimaan uang baik dari perawatan rawai inap maupun rawat jalan h. Formulir Setoran Rawat Jalan per shift mengenai total penerimaan kas tiap dokter meliputi banyaknya pasien dokter tersebut serta tindakan yang dilakukan. i. Slip Bukti Pembayaran Obat mengenai tagihan obat-obatan yang digunakan oleh pasien rawat inap. 2. Laporan, terdiri atas : a. Laporan Keuangan Harian untuk mencatat penerimaan kas harian berdasarkan shift (dinas) baik dari rawat inap maupun rawat jalan. b. Laporan Pendapatan Rawat Jalan Bulanan yang diserahkan ke direktur rumah sakit untuk pengambilan keputusan dan transparasi
keuangan. c. Laporan Pendapatan Rawat Inap Bulanan yang diserahkan ke direktur rumah sakit untuk pengambilan keputusan dan transparasi keuangan. d. Laporan Penjualan Obat yang dibuat oleh Kasir Apotek yang memuat penerimaan kas dari penjualan obat per shift 3.6 Analisis Critical Success Factor Setiap bidang usaha tentunya memiliki faktor-faktor yang dapat membawa mereka menuju kesuksesan. Pada rumah sakit Budi Lestari, faktorfaktor yang menentukan sukses atau tidaknya adalah sebagai berikut : 1. Menyediakan fasilitas yang maksimal. Pihak rumah sakit menyediakan fasilitas yang maksimal terkait dengan kelengkapan peralatan medis yang menunjang rumah sakit tersebut, khususnya di ruang rawat inap dan juga kelengkapan di fasilitas lainnya yang dapat membuat pasien merasa nyaman, seperti ruang tunggu, kafetaria, dan toilet yang bersih. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pasien selama berada di rumah sakit. 2. Menyediakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Pihak rumah sakit menyediakan SDM yang berkualitas terkait dengan pekerja-pekerja yang melayani pasien, seperti dokter, perawat, dan staff lainnya, dimana profesionalisme kerja menjadi syarat utamanya. 3. Menyediakan Inventory Obat yang paling sering dibutuhkan pasien.
Pihak rumah sakit menyediakan inventory obat yang paling sering dibutuhkan pasien terkait dengan perencanaan dan perhitungan kebutuhan obat, pengelolaan dan pemantauan obat yang baik dalam hal ketersediaan, kelengkapan dan kualitas/mutu obat serta ketanggapan dalam pemenuhan obat ke pasien. Perencanaan inventory obat dapat dilakukan dengan melakukan Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC untuk menentukan tingkat prioritas masing-masing obat serta mempermudah dalam pengelolaan penyimpanan inventory obat tersebut. Kemudian juga dilakukan perhitungan EOQ dan ROP untuk menentukan jumlah, waktu dan intensitas pemesanan yang tepat ke PBF pada saat item mencapai titik pemesanan kembali, sehingga pengelolaan dan pemantauan ketersediaan, kelengkapan dan kualitas obat dapat dipastikan terpenuhi dan terjaga dengan baik yang secara otomatis akan mendukung kecepatan dalam pemenuhan obat yang dibutuhkan oleh pasien. Obat yang mahal dan jarang dibutuhkan pasien lebih baik dikurangi persediannya. 4. Melakukan Kerja Sama dengan Instansi Terkait. Pihak rumah sakit melakukan kerjasama dengan perusahaan asuransi, dan rumah sakit besar rujukan,bertujuan untuk mendukung kelengkapan layanan yang diberikan. 5. Mengusahakan penetapan harga yang terjangkau. Pihak rumah sakit melakukan penetapan harga yang terjangkau bertujuan untuk menunjukan rumah sakit pada fokusnya, yaitu pelayanan sosial bagi masyarakat, bukan pada profit oriented.
Selain itu, faktor-faktor yang menentukan sukses atau tidaknya kegiatan billing di rumah sakit adalah sebagai berikut : 1. Kemudahan, karena banyaknya frekuensi transaksi dalam kegiatan Billing System rumah sakit, maka sistem yang diterapkan harus memberikan kemudahan dalam penanganan transaksi seperti percetakan tagihan tiap periode pembayaran. 2. Kecepatan yakni kecepatan dalam proses billing System yang berhubungan dengan banyak pasien.termasuk di dalamnya adalah kecepatan dalam mengakses informasi dan juga pembuatan laporan yang sangat dibutuhkan pihak manajemen. 3. Keakuratan informasi sangat penting oleh karena itu pengolahan data harus dilakukan secara teliti.sedapat mungkin sistem harus dirancang untuk meminimalisasi kesalahan manusia (human error). 3.7 Rumusan Masalah Rumusan masalah dari kesalahan yang kerap terjadi pada Rumah Sakit Budi Lestari adalah sebagai berikut : 1. Kesalahan pencatatan data Kriteria: Setiap data harus dicatat dengan benar dan disimpan sesuai dengan waktu dan tempatnya Sebab: Pencatatan data masih menggunakan sistem manual, yaitu pencatatan pada buku pendapatan Akibat: Data yang tercatat tidak akurat dan kerugian pendapatan.
Rekomendasi: Pencatatan data menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga kesalahan pencatatan data dapat di minimalisasi. Misalnya : Kesalahan dalam pencatatan dokumen yang diterima sehingga dokemen yang belum diterima dianggap sudah diterima, seperti dokumen pembayaran jasa dokter. 2. Kesalahan pencatatan nomor urut formulir Kriteria: Penomoran pada formulir harus unik dan urut. Sebab: no urut formulir yang sama dapat di catat sebanyak dua kali Akibat: Kesulitan jika mencari formulir, dalam pencatatan pendapatan Rekomendasi: Pada sistem yang sudah komputerisasi, memiliki fasilitas jika ingin membuat formulir baru, maka nomornya secara otomatis melanjutkan dari nomor formulir yang sebelumnya. Misalnya : Kesalahan dalam pencatatan nomor formulir karena dicatat secara manual sehingga menimbulkan pencatatan data yang sama dicatat lebih dari satu kali. 3. Hilangnya dokumen persyaratan pembayaran Kriteria : Setiap data harus dicatat dengan benar dan up to date
Sebab : Penyimpanan dokumen dilakukan pada akhir shift dan tidak di taruh dalam map tertutup Akibat : Hilangnya dokumen yang digunakan dalam proses pembayaran sehingga memperlambat proses pelayanan billing system Rekomendasi : Pencatatan dilakukan secara terkomputerisasi Misalnya : Dokumen yang digunakan dalam proses pembayaran dengan menggunakan jaminan kantor atau asuransi terlalu lama terpenuhi sehingga dokumen yang telah diterima tidak dicatat terlebih dahulu dan tidak di simpan dalam file penyimpanan dokumen. 4. Direktur Rumah Sakit sulit untuk membuat keputusan dikarenakan keterlambatan dalam proses menghasilkan laporan pendapatan rumah sakit. Kriteria: Laporan pendapatan rumah sakit tersedia pada saat waktu yang dibutuhkan. Sebab: Penggunaan kertas yang banyak memperlambat proses menghasilkan laporan. Akibat: Direktur Rumah Sakit sulit dan lambat dalam membuat keputusan. Rekomendasi: Pada sistem yang terkomputerisasi, memiliki fasilitas pemrosesan pembuatan laporan sendiri.
Misalnya : Akibat terlalu lamanya pembuatan laporan pendapatan baik dari rawat inap maupun rawat jalan maka proses pembuatan keputusan yang dihasilkan untuk meningkatkan proses bisnis terlalu lama. 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan billing di rumah sakit antara lain : 1. Informasi data pasien yang meliputi : a. Data pribadi pasien termasuk riwayat kesehatan pasien sebelumnya b. Tarif yang dikenakan pada pasien c. Informasi mengenai status pembayaran pasien 2. Informasi tarif rumah sakit yang meliputi : a. Tarif rawat jalan dari tiap dokter di rumah sakit b. Tarif rawat inap termasuk di dalamnya tarif untuk kamar, obatobatan dan sebagainya. c. Tarif pemeriksaan Medical Checkup 3. Informasi bagi direktur rumah sakit yang meliputi : a. Laporan pendapatan dari rawat jalan bulanan b. Laporan pendapatan dari rawat inap bulanan c. Laporan bagi hasil jasa dokter baik dari rawat jalan dan rawat inap d. Laporan tunggakan pasien yang belum melunasi biaya rumah sakit