PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA DINAS PENDIDIKAN PEMPROV KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN MENGGUNAKAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK Intan Septiani Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang E-mail : Intanseptiani46@yahoo.co.id ABSTRAK The rapid development of information technology in the last decade is very influential on various aspects of life in the world in general and Indonesia in particular. Especially offices that have access to large data processing, because the data processing is no longer possible to use the manual method because it is less effective and efficient. So also with provincial education departments Pacific Islands are still using simple applications such as excel in a sense less rapidly. To make it a personnel information system that could facilitate the performance of the provincial education department Pacific Islands. With the use of information systems, to permit automation of work and service functions to realize the good services as needed, including automation in the handling of personnel system, especially in the Pacific Islands provincial education department. Then produced an information system that is easy, interesting, interactive, fast, and facilitate the work rewarding. 1. Pendahuluan Pengolahan data pegawai yang dijalankan bagian kepegawaian saat ini telah menggunakan teknologi komputer. Namun penggunaan teknologi komputer disana masih sangat kurang sehingga kurang mendukung pengolahan data pegawai seperti proses kenaikan jabatan sesuai masa jabatan pegawai.dengan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk mencoba merancang sebuah sistem informasi yang lebih baik dari sebelumnya. 1.1 Latar Belakang Masalah Penggunaan sistem informasi tidak akan lepas dari pemakaian peralatan yang dapat mengatasi kelemahan dalam sistem informasi yang mengandalkan tenaga manusia. Untuk itu perlu suatu sistem pengolahan data yang menggunakan peralatan modern sebagai penunjangnya. Salah satu contohnya yaitu komputer, yang dapat menangani pengolahan data dalam jumlah yang sangat besar, serta memperkecil kesalahan yang dilakukan. Pengolahan data pegawai yang dijalankan
bagian kepegawaian saat ini telah menggunakan teknologi komputer. Namun penggunaan teknologi komputer disana masih sangat kurang sehingga kurang mendukung pengolahan data pegawai seperti proses kenaikan jabatan sesuai masa jabatan pegawai.dengan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk mencoba merancang sebuah sistem informasi yang lebih baik dari sebelumnya Oleh karena itu penulis membuat skripsi ini dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA DINAS PENDIDIKAN PEMPROV KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN MENGGUNAKAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK 1.2 Tujuan Penelitian tujuan dari penelitian adalah : a. Agar tidak adanya keterlambatan dalam penerbitan surat yang berupa surat cuti, pensiun, kenaikan jabatan. b. Membantu instansi atau perusahaan untuk meningkatkan efektifitas dalam melakukan pengolahan data pegawai yang dihasilkan dengan memperkecil kemungkinankemungkinan kesalahan yang akan terjadi. c. Agar keamanan informasi dapat terjamin 1.3 Batasan Penelitian penulis membatasi masalah pengolahan data pegawai yang meliputi : a. Mengolah informasi kepegawaian sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja bagian kepegawaian dan kemudahan pelayanan informasi bagi semua pihak yang berkepentingan. b. Menganalisa sistem pengolahan data pegawai mulai dari pemasukan biodata pegawai, data pendidikan dan pengambilan cuti berdasarkan golongan. c. Merancang dan membangun program untuk membuat sistem pengolahan hingga pembuatan laporan. 1.4 Metode Penelitian Dalam rangka penelitian Tugas akhir ini, penulis melakukan pengumpulan bahan yang diperlukan untuk menganalisis permasalahan dari sistem yang sedang berjalan, Adapun metode pendekatan yang dilakukan adalah : a. Wawancara ( Interview ) Penulis melakukan tanya jawab langsung pembimbing di Dinas Pendidikan Pemprov Kepulauan Bangka belitung dibagian kepegawaian
b. Pengamatan Langsung ( Observasi ) Penulis mengamati dan mempelajari secara langsung cara kerja sistem pengolahan data pegawai. c. Studi Literatur Pustaka ( Library Research ) Dalam mengerjakan laporan skripsi ini, penulis melakukan Library Research untuk memperoleh informasi yang berhubungan dengan materi skripsi melalui buku buku, bahan kuliah dan bacaan lainnya yang memiliki relevansi dengan sistem tersebut. 1.5 Hasil Penelitian Mengolah informasi kepegawaian sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja bagian kepegawaian dan kemudahan pelayanan informasi bagi semua pihak yang berkepentingan 1.6 Manfaat Hasil Penelitian Dengan adanya permasalahan diatas penulis ingin mencari solusinya dalam kaitannya pengolahan data pegawai yang bermaksud untuk memperbaiki sistem informasi yang bisa meningkatkan kinerja Dinas Pendidikan Pemprov Kepulauan Bangka belitung dan dapat memberikan sumbangan terhadap pengembangan ilmu yang didapat dimasa yang akan datang 2 Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. 3 Pengelolaan Proyek 3.1 Nama Proyek dan Stakeholder Proyek pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai adalah proyek untuk membangun sistem informasi yang mengolah data Pegawai yang dapat digunakan secara maksimal pada Dinas Pendidikan Pemprov Bangka Belitung.
3.2 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI DINAS PENDIDIKAN PEMPROV KEPULAUAN BANGKA BELITUNG KEPALA DINAS KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SEKERTARIS KASUBBAG KEUANGAN KASUBBAG KEPEGAWAIAN KASUBBAG UMUM DAN PERLENGKAPAN KABID BINA PROGRAM KABID PENDIDIKAN DASAR KABID DIKMETI KABID PLS KASI DATA DAN INFORMASI KASI TAMAN KANAK- KANAK KASI SEKOLAH MENENGAH ATAS KASI PEND.ANAK USIA DINI KASI PENY.RENCANA DAN PROGRAM KASI SEKOLAH DASAR KASI MENENGAH KEJURUAN KASI PEND.KESETARAAN KASI MONITORING DAN APLIKASI KASI SMP KASI PERGURUAN TINGGI KASI PEND.MASYARAKAT UPTD Gambar 1 : Struktur Organisasi 3.3 Gantt Chart Gambar 2 : Gantt Chart 3.4 RAB ( Rencana Anggaran Biaya ) Total RAB yang digunakan dalam proyek ini sebesar Rp.95.9576,- meliputi biaya mulai proyek, perencanaan, pelaksanaan terdiri dari analisa system, desain database system, Desain antarmuka system, koding/testing, dokumentasi system, beserta implementasi dan penutupan proyek. 4 Hasil dan Pembahasan Perancangan Use Case Diagram Absensi Pegawai Sekertariat Kepegawaian Entry Kenaikan Jabatan Kepala Dinas Pendidikan Gambar 4 : Use Case Diagram
4.1 Perancangan Activity Diagram BKKP Sekertariat Kepegawaian Serah data pegawai yang masuk masa pensiun terima data pegawai yang masuk masa pensiun catat data pegawai yang masuk masa pensiun Buat Surat MPP (Masa Persiapan Pensiun) Gambar 5 : Activity Diagram 4.2 Rancangan Layar Halaman Utama Menu divider Utama MASTER TRANSAKSI LAPORAN PEMERINTAHAN DINAS PENDIDIKAN PEMPROV KEPULAUAN BANGKA BELITUNG Alamat : Jalan Perkomplekan Kantor Gubernur Air itam Gambar 6 : Rancangan Layar halaman utama 4.3 Rancangan Layar Menu Master Menu divider Utama MASTER TRANSAKSI LAPORAN Entry Data Jabatan Entry Data Pegawai Entry Data Absensi Cetak Absensi Entry Surat Tugas Cetak Surat Tugas Gambar 7 : Rancangan Menu Master
4.4 Rancangan Layar Entry Jabatan Entry Data Jabatan Kode Jabatan Nama Jabatan Entry Data Jabatan No Kode Jabatan Nama Jabatan Gambar 8 : Rancangan Layar Entry Jabatan 4.5 Rancangan Layar Data Jabatan Entry Data Pegawai Data Pegawai Nama Depan Nama Jabatan NIP Nama TMT Jenis Kelamin Latihan Jabatan Tempat Lahir Nama Pendidikan Golongan Lulus Tahun TMT TK Ijazah Alamat Telepon Gambar 9 : Rancangan Layar Data Jabatan 4.6 Rancangan Layar Entry Data Pegawai Entry Data Pegawai Data Pegawai Nama Depan Nama Jabatan NIP Nama TMT Jenis Kelamin Latihan Jabatan Tempat Lahir Nama Pendidikan Golongan Lulus Tahun TMT TK Ijazah Alamat Telepon Gambar 10 : Rancangan Layar Entry Data Pegawai
4.7 Rancangan Layar Entry Data Absensi Entry Absensi Nama Pegawai Nip Tiba Jam Pulang Jam Hari Tanggal Gambar 11 : Rancangan Layar Entry Data Absensi 4.8 Rancangan Layar Entry Surat Tugas Entry Surat Tugas No Surat Tugas Nama Pegawai Pangkat,Golongan Nip Jabatan Hari/Tanggal Tempat Tugas Gambar 12 : Rancangan Layar Entry Surat Tugas 4.9 Rancangan Layar Entry Cetak Surat Tugas Cetak Laporan Cetak Surat Tugas No Surat Tugas Cetak Gambar 13: Rancangan Layar Entry Surat Tugas
5 Kesimpulan dan Saran Dengan diterapkan sistem informasi yang baru memberikan penghematan waktu dalam mengolah data kepegawaian. Proses pengolahan data dengan sitem manual yang berjalan membutuhkan waktu yang cukup lama, sedangkan sistem informasi yang baru dapat melakukan proses pengolahan data dalam waktu yang lebih cepat. Untuk mendapatkan hasil yamg maksimal dalam kegiatan pengolahan data, perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam sistem, oleh karena itu diperlukan adanya tenaga ahli yang menguasai bidang komputer yang telah dikembangkan dan memberikan pelatihan kepada bagian kepegawaian untuk memperkenalkan dan membantu mereka dalam menggunakan sistem baru. Daftar Pustaka Ladjamudin, B. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 Nugroho, Adi. 2002. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Rob,Peter and Calros Coronel. Database System. Eight Edition. Canada: Nelson, 2004 Marchewka,Jack T. Information Technology Project Management.Third Edition. Asia:Wiley, 2010 Yogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Sutabri.Tata.2003.Anaisa Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi Warsidi.2011.Sistem Informasi Pada Dinas Pendidikan.[Online] Tersedia: http://www.warsidi.com.[20 Februari 2014]