Sistem Informasi Pemberian Beasiswa Dana APBD Kota di SMP PGRI 3 Pangkalpinang

Transkripsi

1 Sistem Informasi Pemberian Bea Dana APBD Kota di SMP PGRI 3 Pangkalpinang Yuyi Andrika #1, Enny Ningrum *2 #Program Studi Sistem Informasi, STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jln. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung 1yuyiandrika@gmail.com *STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jln. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung 2 enningrum10@gmail.com Abstrak - SMP PGRI 3 Pangkalpinang merup instansi pendidikan menengah pertama, beralamatkan di Jalan Mustika II Pangkalpinang Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Dalam penelitian sistem informasi proses pemberian ini, ada beberapa sub bagian yaitu terdiri dari: Data Siswa, Daftar Pengajuan Bea, Data Pemberitahuan Bea, serta Laporan Bea yang berhubungan dengan pengolahan proses pemberian. Metode menganalisa dan merancang sistem informasi menggun Unified Modelling Languange (UML) dan metode yang digun adalah metode berorientasi objek. Untuk implementasinya menggun bahasa pemograman Visual Basic 2008 dan Database Management Sistem menggun MySql. Penelitian ini juga bertujuan untuk pengelolaan pemberian yang ada di SMP PGRI 3 dapat terorganisir dengan baik untuk penyimpanan nya serta mempermudah dalam membuat surat, SK pemberian dan laporan pemberian. Kata Kunci : SMP PGRI 3 Pangkalpinang, Sistem Informasi Proses Pemberian Bea. I. PENDAHULUAN A. Latar Belg Dunia pendidikan semakin hari semakin berkembang. Pemerintah pun berupaya mengad program-program yang dinilai mampu untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia terutama. Satu diantara dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan di Indonesia dengan mengad program pemberian berdasarkan jenisnya seperti Bea Kurang Mampu (BKM), Bea Prestasi dan Bakat. Program Bea bertujuan untuk meringankan beban orang tua dalam membiayai pendidikan anaknya untuk wajib belajar 12 tahun. Berdasar pada keberadaan sistem pendidikan nasional adalah UUD 45 Bab XIII, Pasal 31, ayat (1) Yang menyat bahwa: Tiap-tiap warga negara berhak mendapatkan pengajaran. Program Bea dimulai pertahun ajaran baru yang merup salah satu program anggaran Kementerian Pendidikan Negara Republik Indonesia yang setiap tahun diad melalui lembaga pendidikan negeri dan swasta. SMP PGRI 3 Pangkalpinang merup satu dari sekian banyak sekolah di Kota Pangkalpinang yang menerima bantuan dari dana APBD Kota. Dalam pelaksanaannya, pengelola dana bantuan pada SMP PGRI 3 Pangkalpinang sering mengalami kesulitan dalam pencarian. SMP PGRI 3 Pangkalpinang selalu menghasilkan dan informasi berbentuk laporan yang mana menggun aplikasi Microsoft Excel untuk meng-input untuk dijadikan sebuah laporan penan dan saat ini masih dilakukan dengan cara manual sehingga mengakibatkan proses yang cukup lama serta kurang efektif dimana dalam penyeleksian berkas persyaratan secara manual butuh waktu lebih dalam prosesnya. Terlebih lagi proses yang masih bersifat manual masih terbatas pada lingkup ruang dan waktu.adanya aplikasi yang sesuai maka pekerjaan yang sulit dapat dikerj secara mudah dengan bantuan teknologi informasi. Banyak keuntungan dan kelebihan yang ditawarkan sebuah aplikasi dalam pemanfaatan yang efektif, karena dapat mencapai hasil yang cepat, akurat, dan efesiensi karena dapat menghemat waktu dan tenaga sehingga pekerjaan apapun dapat dikerj dengan mudah dan tidak ada kesulitan dalam pekerjaan tersebut. Aplikasi yang dibangun diharapkan agar dapat membantu serta mempermudah sistem kerja bagian tata usaha dalam proses administrasi atau penan setiap dalam proses penerimaan. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Menurut [1] secara sederhana, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang teroganisie, saling 53

2 berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. B. Pengertian Informasi Menurut [1] informasi merup proses lebih lanjut dari yang sudah memiliki nilai tambah. C. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis dan blok kendali menurut [1]. D. Unified Modelling Languange (UML) Merup bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk visualisai, spesifikasi, membangun dan mendokumentasi sistem informasi berbasis objek. Alat bantu yang digun dalam berorientasi objek antara lain [2] : 1) Activity diagram 2) Use Case diagram 3) Sequence Diagram b) Wawancara (interview) Melalui wawancara langsung dengan pegawai bagian Tata Usaha di SMP PGRI 3 Pangkalpinang serta mengajukan pertanyaanpertanyaan pada pegawai bagian Tata Usaha yang terkait dengan alur permasalahan administrasi Proses Pemberian Bea jangka pendek. c) Penelitian Kepustakaan Penelitian juga menggun berbagai sumber bacaan baik dari buku-buku ilmiah dan hasil pencarian di internet. 2) Untuk menggambarkan sistem yang sedang berjalan di SMP PGRI 3 pangkalpinang disini penulis menggun diagram activity untuk proses yang ada. B. Rancangan Sistem Alat-alat yang digun pada tahap perancangan sistem informasi ini antara lain sebagai berikut : a. Class Diagram b. Graphical Interface (GUI). E. Perancangan Berorientasi Objek Perancangan berorientasi objek bertujuan untuk : 1). Sistematika proses desain. 2). Menghasilkan desain model program. 3). Memberi gambaran masukan dengan efektif. Menurut [3] Entity Relationship Diagram (ERD) merup hasil dari proses analisis terhadap sistem yang ditinjau oleh seorang analis sistem menurut [4]. Dinas Pendidikan IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur yang dilakukan dalam Sistem Informasi Administrasi Proses Pemberian Bea di SMP PGRI 3 Pangkalpinang adalah seperti terlihat pada Gambar 1. Tata Usaha Kepala Sekolah Wakil Kean III. METODOLOGI PENELITIAN Metode pengumpulan yang dilakukan dalam mendapatkan tentang administrasi Proses Pemberian Bea di SMP PGRI 3 Pangkalpinang adalah sebagai berikut : A. Analisa Masalah Dan Studi Kelay Pengumpulan dengan cara dibawah ini : 1) Tinjauan Lapangan Mengumpulkan yang diperoleh langsung dari hasil penelitian pada SMP PGRI 3 Pangkalpinang, tinjauan lapangan dilakukan dengan tiga cara, yaitu : a) Observasi (Pengamatan) Melalui observasi lapangan dengan cara melihat secara langsung terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi pada prose pemberian be yang ada di SMP PGRI 3 Pangkalpinang. Berkenaan dengan proses administrasi proses pemberian jangka pendek yang mempelajari bentuk dokumen-dokumen yang digun serta laporan yang dihasilkan untuk mengumpulkan yang dibutuhkan. Adapun dokumen yang dipelajari dan dipahami adalah buku induk, surat, surat, surat pemberitahuan, sk dan laporan. Kirim Surat Daftar Usulan Daftar Usulan Buat Surat Serah Surat Serah Surat Tindak Lanjut Surat Serah Surat Diposisi Gambar 1. Proses daftar Tindak Lanjut Surat Dari gambar 2 dapat dijelaskan prosesnya sebagai berikut : Dinas pendidikan mengirimkan daftar ke tata usaha selanjutnya didisposisi ke kepala sekolah yang hasil disposisinya diserahkan tata usaha ke wakil kepala sekolah bagian kean untuk dilanjutkan. 54

3 Berdasarkan proses bisnis yang sudah dibuat, maka dapat dilihat basis untuk sistem informasi dana APBD sebagai berikut PemberitahuanBKM DaftarUsulan Lampiran Sifat Perihal Tgl_surat No_disposisi Kode_surat SPPengajuan No_SPPeng Tgl_SPPeng usul PengajuanPrestasi Kategoribea Ratanilai Skor_Raport Thn_anggPres Tgl_pengPres Peringkat Tingkat Skor TotalSkor KlsMin_A PengajuanBKM Thn_anggBKM Tgl_pengBKM minta KlsMin_B Siswa Nama Jenkel Kelas Tmp_lahir Tgl_lahir Nm_ayah Nm_ibu Pkj_ortu kirim Thn_anggBKM Tgl_pemBKM No_kwiBKM Nilai_kwiBKM Jml_uangBKM Penerima_kwiBKM Tgl_KwiBKM terima KlsTer_A KlsTer_B PemberitahuanPrestasi SKBKM Thn_anggPres Tgl_pemPres No_kwiPres Nilai_kwiPres Jml_uangPres Penerima_kwiPres Tgl_KwiPres No_SKBKM Tgl_SKBKM Tentang_BKM Th_ajaranBKM SKPrestasi SPLaporan : No_SKPres Tgl_SKPres Tentang_Pres Th_ajaranPres No_SKPres No_SP Tgl_SP No_SKBKM No_SKPres No_SKBKM Gambar 3. Class diagram Gambar 2. Proses penerima 1) Proses untuk gambar 2 adalah : Setelah di yang berhak maka TU membuatkan penerimaan yang ada sesuai format lampiran sesuai dengan kategori nya untuk kurang mampu dimasukkan ke formulirnya sedangkan prestasi dimasukkan ke formulir prestasi. Setelah selesai penan nya maka TU membuatkan surat pengantar yang keduanya ditanngani oleh kepala sekolah dan keduanya diserahkan ke Dinas Pendidikan. 1) Dari basis yang digambarkan maka menghasilkan 14 tabel untuk menyimpan masing masing dimana tabel yang dihasilkan adalah : a) Tabel daftar untuk menyimpana dari dinas pendidikan. b) Tabel PengajuanBKM untuk menyimpan kurang mampu. c) Tabel minta untuk menyimpan kelas yang memperoleh. d) Tabel PemberitahuanBKM untuk menyimpan persetujuan kurang mampu. e) Tabel Pengajuanprestasi untuk menyimpan prestasi. Serta tabel tabel yang lainnya sesuai dengan masing masing nya, dimana satu kotak class diagram menghasilkan satu tabel. Pengujian Pengujian merup salah satu hal yang sangat penting dalam pengembangan sistem informasi. Pengujian untuk melihat efektif dan efesiensi sistem informasi. Tujuan dari sistem informasi yang dibangun agar berkualitas. Pengujian ini menggun black box. Pengujian Sistem Informasi Pemberian Bea Dana 55

4 APBD kota di SMP N 3 Pangkalpinang diuji dengan melihat pengentrian yang dilakukan oleh staff administrasi SMP N 3 Pangkalpinang. TABEL I PENGUJIAN LAYAR ENTRY DATA SISWA No Requirement yang diuji Butir uji 1 penyimpanan 2 Ubah ubah 3 Hapus hapus TABEL II PENGUJIAN LAYAR ENTRY USULAN BEASISWA No Requirement yang diuji 1 2 Ubah Butir uji penyimpanan ubah TABEL III PENGUJIAN LAYAR CETAK PENGAJUAN BEASISWA No Requirement yang diuji 1 2 yang dapat 3 Tambah 4 Cetak A. Hasil Butir uji pencarian pencarian yang dapat menambah yang dapat mencetak form Berikut hasil dari Sistem Informasi Pemberian Dana APBD Kota di SMP Negeri 3 Pangkalpinang : 1. Pengujian semua pada proses dan setelah entri. TABEL IV PENGUJIAN LAYAR ENTRY DATA SISWA Requirement Ubah Hapus Skenario uji Ubah Ubah Hapus (jika Hapus (jika Hasil yang diharapkan tersimpan ke base yaitu ke tabel peringatan untuk memperbaiki yang inputannya salah nya berubah dan tersimpan di tabel nya tidak berubah daan memunculkan konfirmasi kesalahan terhapus ke base yaitu ke tabel terhapus dari base yaitu dari tabel Hasil penguji an 2. Pengujian semua proses pada proses dan setelah dientri 56

5 Requirem ent Ubah TABEL V PENGUJIAN LAYAR ENTRY USULAN BEASISWA Skenario uji Ubah Ubah Hasil yang diharapkan tersimpan ke base yaitu ke tabel daftar peringatan untuk memperbaiki yang inputannya salah nya berubah dan tersimpan di tabel daftar nya tidak berubah dan memunculka n konfirmasi kesalahan Hasil 3. Pengujian semua proses pada proses dan setelah dientri. TABEL VI PENGUJIAN LAYAR CETAK PENGAJUAN BEASISWA Require ment yang dapat Skenario uji Hasil yang diharap kan yang dicari dan tinggal dipilih pemberitah uan tidak ditemukan yang dicari dan tinggal dipilih Hasil pengu jian Tambah Cetak Tambah (jika Tambah (jika Cetak Cetak pemberitah uan tidak ditemukan bertambah ke form cetak Data tidak bertambah ke form cetak tercetak ke printer dan tersimpan ke tabel Data tidak tercetak dan tidak tersimpan B. an layar untuk user beriteraksi dengan sistem informasi dapat dilihat dibawah ini : 1) Grapichal user interface untuk menu utama Gambar 4. Menu Utama Gambar 4 menggambarkan transaksi yang terdapat di sistem informasi pemberian di mana terdapat menu master yang didalamnya terdapat menu entry 57

6 , menu transaksi pemberitahuan yang didalamnya terdapat menu entry, cetak kurang mampu, cetak prestasi, entry penerima kurang mampu dan yang terakhir adalah entry penerima prestasi. Didalam menu transaksi SP dan SK terdapat menu cetak sk kurang mampu, cetak sk prestasi, cetak pengantar penngajuan dan cetak laporan pengantar. Sedangkan di menu laporan terdapat menu cetak laporan kurang mampu dan cetak laporan prestasi. 2) Grapichal user interface untuk menu entry. Gambar 6. Entry Gambar 5. Entry Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan prosesnya berikut ini : Untuk menginput maka Tu memilih menu master selanjutnya memilih menu entry, setelah form terbuka maka TU menginput mulai dari sampai PEKERJAAN ORANG TUA setelah selesai maka TU menyimpan tersebut dengan cara memilih tombol SIMPAN dan apabila ada yang salah maka TU memilih tombol UBAH. 3) Grapichal user interface untuk menu entry daftar. Urutan proses untuk gambar nomor 6 sebagai berikut : Bagian TU memilih menu ini didalam menu TransaksiPengajuanPemberitahuan selanjutnya TU menginput NO SURAT sampai dengan KODE SURAT dan memilih tombol SIMPAN apabila sudah selesai. Untuk keluar dari form TU pilih tombol KELUAR. Gambar 7. Cetak Proses untuk gambar 7 adalah sebagai berikut : TU memilih menu ini di menu Transaksipemberitahuan selanjutnya TU menginput NO PENGAJUAN sampai TANGGAL PENGAJUAN, selanjutnya TU memilih NO SURAT daftar maka LAMPIRAN dan SIFAT tampil. TU memilih yang diajukan untuk mendapatkan maka NAMA sampai PEKERJAAN ORANG TUA tampil dan TU pilih tombol TAMBAH untuk menambah berikutnya karena di satu muncul banyak. Setelah menginput semua maka TU pilih tombol CETAK untuk mencetak BKM. 58

7 V. KESIMPULAN Kesimpulan yang berkaitan dengan Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Proses Pemberian Bea Dana APBD Kota di SMP PGRI 3 Pangkalpinang yaitu sebagai berikut: a. Aplikasi Sistem Informasi Proses Pemberian Bea yang berbasis VB.NET 2008, dapat memberikan kemudahan bagi Pegawai Tata Usaha dalam menyimpan, mengakses, dan mencari. b. Dengan menggun sistem yang telah terkomputerisasi maka hasil pekerjaan lebih efisien dan efektif, dalam hal ini sistem yang sudah terkomputerisasi mempermudah pekerjaan. c. Penyimpanan dengan menggun sistem yang terkomputerisasi lebih aman dibandingkan dengan manual yang mana jika suatu saat dokumen asli mengalami kehilangan atau perubahan, maka terjaga dokumen yang sudah menjadi base dan dengan praktis proses perubahan nya. d. Laporan Proses Pemberian Bea dapat dibuat dengan mudah, cepat, dan akurat sehingga dapat disajikan dengan tepat waktu. e. Dalam perancangan sistem ini, diharapkan dapat membantu meringankan pekerjaan yang ada di SMP PGRI 3 Pangkalpinang, baik penginputan, pencetakkan, pembuatan laporan serta sebagai media penyimpanan. REFERENSI [1] Sutabri. Tata, Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi, [2] Munawar, Pemodelan Sistem dengan UML, Jakarta, Graha Ilmu, [3] Whitten. Jeffrey, Metode Design dan Analisis Sistem Yogyakata, Andi, Edisi 6, [4] Haryanto. Imam, Membuat Database dengan Microsoft Access, Bandung, Informatika Bandung,