BAB IV ANALISIS HASIL DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam perdagangan alat listrik dan juga elektronik. Kelebihan PT. XYZ adalah merupakan salah satu distributor tangguh untuk Indonesia bagian Timur. Tidak sedikit pula para kontraktor yang menjadi konsumen atau pelanggan atas pemesanan kabel kabel untuk ukuran besar, yang dimana kelompok item tersebut merupakan produk utama dari PT. XYZ ini. Tentunya jumlah omset dan profit margin dari kelompok barang ini yang tertinggi di antara kelompok barang yang lain. PT. XYZ saat ini mempunyai karyawan tetap atau staff sebanyak 52 (lima puluh dua) orang yang bekerja sesuai posisinya masing masing yang tertera pada struktur organisasi PT. XYZ. Pemasaran atau pangsa pasar dari PT. XYZ tidak luput dari daerah yang sulit dijangkau seperti Atambua yang dimana sebuah kecamatan dan juga ibu kota dari kabupaten Belu, Nusa Tenggara timur. Dengan semakin luasnya daerah pemasaran PT. XYZ maka semangkin meningkat pula permintaan pasar, maka dalam rangka memenuhi permintaan pasar tersebut. PT. XYZ akan menerapkan pengetatan jangka waktu kredit, dan juga otorisasi kredit. Hal tersebut dilakukan untuk membantu menjamin perusahaan agar asset lancar mereka bisa menutupi 41
kewajiban lancar. Tidak hanya demikian PT. XYZ juga meningkatkan kas mereka untuk operasional dimana manajemen memutuskan mengambil tindakan meminjam hutang jangka panjang kepada bank. Hal ini diupayakan untuk memperkuat kas yang digunakan untuk operasional khususnya untuk pembelian persediaan barang untuk menunjang kenaikan permintaan pasar. 2. Struktur Organisasi Setiap perusahaan mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai, namun untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan perlu bantuan dari personil personil lainnya yang dapat bekerja sama dan saling mendukung. Oleh karena itu untuk mencapai tujuan perusahaan perlu adanya suatu struktur organisasi yang berfungsi untuk membagi wewenang, dan tanggung jawab para personil perusahaan, sehingga menjadi lebih jelas, dan terarah untuk setiap karyawannya. Dengan adanya struktur organisasi dapat memperjelas hubungan, dan susunan setiap posisi dalam menjalani kegiatan operasional perusahaan. kemudian dengan adanya tugas, dan wewenang yang jelas pada masing masing bagian dalam perusahaan diharapkan dapat mendukung perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Tidak hanya sampai disitu struktur organisasi dibuat harus diikut sertakan dengan standard operating procedure (SOP). Dimana hal ini memuat suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsinya masing masing yang berdasarkan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit yang bersangkutan. 42
Melihat pentingnya struktur organisasi perusahaan maka struktur organisasi yang digunakan dalam PT. XYZ adalah struktur organisasi garis. Dimana struktur organisasi garis berarti kekuasaan dimulai dari direktur kemudian mengalir kebawah. Direktur Divisi Dalam Kota Manajer Pemasaran Devisi Luar Kota Divisi Gudang Manajer Pembelian & Persediaan 90 80 70 60 50 40 30 Pencatat 20 10 persediaan 0 1st Q tr Divisi Akuntansi Manajer Administrasi & Keuangan 2nd Q tr 3rd Q tr 4th Q tr Manajer SDM East West North Divisi Keuangan Piutang & Penagihan Utang Kasir Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. XYZ a. Direktur Direktur membawahi manajer pemasaran, manajer pembelian dan persediaan, manajer administrasi dan keuangan, dan manajer sumber daya manusia. Dimana direktur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : 43
1) Membuat kebijakan perusahaan yang berlaku umum. 2) Merencanakan serta menetapkan rencana kerja setiap tahunnya. 3) Memimpin rapat kerja setiap tahunnya. b. Manajer pemasaran Manajer pemasaran membawahi devisi pemasaran pada dalam kota dan luar kota. Manajer pemasaran mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Mengarahkan serta merencanakan semua aktivitas operasional untuk mencapai target pemasaran secara efektif dan efisien. 2) Merencanakan dan memonitor segala aktivitas pemasaran, yakni menentukan dan merencanakan promosi yang akan dilaksanakan, serta memonitor pelaksanaannya. 3) Menangapi perubahan lingkungan termasuk pesaing c. Manajer pembelian dan persediaan barang dagang Manajer pembelian, dan persediaan barang dagang membawahi devisi gudang. Manajer pembelian dan persediaan barang dagang mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Merencanakan, dan memonitor segala aktivitas pembelian, yakni menentukan akan membeli seberapa banyak, waktu barang 44
tersebut sampai digudang, dan kepada pemasok mana barang tersebut dipesan. 2) Merencanakan aktivitas pembelian serta keluar masuk barang secara efektif dan efisien. 3) Mengendalikan persediaan barang didalam gudang dan juga menjaga minimum stok dan mengadopsi sistem just in time (JIT). d. Manajer administrasi dan keuangan Manajer administrasi dan keuangan mambawahi divisi akuntansi, dan divisi. Manajer admnistrasi dan keuangan mempunyai wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : 1) Menyusun rencana keuangan perusahaan. 2) Mengawasi sumber daya perusahaan serta aliran pengunaannya. 3) Mengendalikan cash flow perusahaan. e. Manajer sumber daya manusia Manajer sumber daya manusia bertangung jawab kepada direktur, tugas manajer sumber daya manusia adalah sebagai berikut : 1) Mengawasi penyusunan pembayaran gaji karyawan 2) Melakukan pengrekrutan, pengangkatan, pelatihan, dan pemutusan hubungan kerja karyawan 3) Menyelaraskan kebijakan manajemen, kebijakan pemerintah, dan sikap individu pekerja. 45
3. Proses Bisnis PT. XYZ merupakan perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan. Produk yang diperdagangkan oleh PT. XYZ adalah produk yang diproduksi atau dibeli dari perusahaan lokal atau perusahaan yang berdomisili di indonesia, seperti: Produk Matsunichi, Pioner, Hannochs, dan Kabel LMK Extrana. Kemudian PT. XYZ menjual kembali barang dagang tersebut kepada distibutor, dan toko dengan kapasitas besar untuk divisi luar kota dan kepada distibutor dan toko dengan kapasitas menengah bawah untuk divisi dalam kota. Penjualan PT. XYZ biasanya terjadi melalui pesanan dari pelanggan yang dimana bagian penjualan menawarkan terlebih dahulu daftar mengenai produk produk yang di jual oleh PT. XYZ. Kemudian dalam hal penerimaan kas jatoh tempo untuk barang khusus kabel, maksimal 14 hari setelah barang dikirim (FOB Shipping point), sedangkan barang lainnya maksimal 60 hari setelah barang diterima oleh pelanggan (FOB Destination). Dalam hal penerimaan kas pada saat pembayaran untuk devisi luar kota pelanggan dapat menitipkan giro atau cek, dan pembayaran cash kepada bagian penjualan. Sedangkan untuk devisi dalam kota pelanggan dapat menitipkan giro atau cek, dan pembayaran cash melalui bagian penagihan. 46
B. Analisis dan Pembahasan 1. Evaluasi Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. XYZ adalah struktur organisasi birokrasi, dimana tugas tugas operasional yang rutin dicapai oleh spesialisasi, aturan, dan pengaturan yang sangat formal, dimana tugas tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti struktur organsisasi. Namun dalam struktur PT. XYZ masih terdapat kekurangan, karena dalam struktur tersebut masih terdapat adanya penggabungan tugas yang seharusnya terpisah. Seperti bagian gudang dimana tugas bagian gudang juga merangkap sebagai bagian pengeluaran, dan penerimaan barang. Selain itu juga tidak ada pemisahan fungsi antara bagian piutang dengan pemberian kredit, dan bagian penagihan. Direktur Divisi Dalam Kota Manajer Pemasaran Devisi Luar Kota Divisi Gudang Penerimaan Barang Manajer Pembelian & Persediaan 90 80 70 60 50 40 Pencatat 30 Persediaan 20 10 0 Pengeluaran Barang 1st Q tr Divisi Akuntansi Manajer Administrasi & Keuangan 2nd Q tr 3rd Q tr 4th Piutang Q tr Manajer SDM East Divisi West Keuangan North Utang Kasir Penagihan Gambar 4.2 Struktur Organisasi PT. XYZ Rekomendasi Kredit 47
2. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Fungsi fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. XYZ antara lain bagian penjualan, bagian penagihan, bagian gudang, bagian pencatat persediaan, bagian piutang, dan bagian buku besar. Bagian penjualan berfungsi untuk menerima pesanan pelanggan yang terlebih dahulu bagian penjualan memberikan daftar barang, kemudian membuat order penjualan. Bagian penagihan berfungsi untuk membuat faktur penjualan serta voucer jurnal. Bagian gudang berfungsi untuk memeriksa ketersediaan barang, dan mengirimkan barang ke pelanggan. Bagian pencatat persediaan berfungsi untuk memperbaharui jumlah persediaan yang ada di gudang. Kemudian bagian piutang berfungsi untuk membuat suatu laporan piutang dan pernyataan piutang pelanggan tersebut. Lalu bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan ke buku besar. Beberapa komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan ialah : a. Blok masukan Masukan dalam sistem informasi akuntansi penjualan ialah pesanan dari pelanggan yang akan membeli barang dagang. b. Blok model Prosedur penjualan pada PT. XYZ adalah dimulai dari pesanan pelanggan yang diterima oleh bagian penjualan, kemudian diproses dan membuat order penjualan. Setelah itu diberikan ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang pesanan, dan kemudian dikirimkan ke pelanggan 48
dengan melampirkan surat jalan. Kemudian bagian gudang memberikan surat jalan tersebut kepada bagian persediaan untuk memperbaharui persediaan yang ada digudang, dan membuat laporan persediaan yang kemudian diberikan kebagian buku besar, dan juga kebagian penagihan untuk dibuatkan faktur penjualan yang kemudian dikirimkan kebagian piutang, dan pelanggan, kemudian juga membuat jurnal voucer yang kemudian akan diberikan kebagian buku besar. Bagian piutang membuat laporan piutang, dan pernyataan piutang dimana laporan piutang diberikan ke bagian buku besar, sedangkan pernyataan piutang kepelanggan. Bagian buku besar kemudian mencatat transaksi penjualan ke dalam buku besar umum. c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi akuntansi penjualan PT. XYZ adalah surat pernyataan piutang, faktur penjualan, order penjualan, surat jalan, laporan persediaan, dan laporan piutang. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. 49
e. Blok basis data Blok basis dalam PT. XYZ belum tersedia karena perusahaan belum menerapkan sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Jadi sistem yang digunakan dan telah digunakan masih menerapkan sistem manual. f. Blok pengendalian Pengendalian yang telah digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. XYZ adalah pengendalian umum seperti adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian yang menerima pesanan penjualan, bagian penagihan, bagian gudang, bagian pencatatan persediaan, bagian piutang, dan bagian pembukuan. Setiap dokumen sudah mengunakan nomor yang berurut tampa terkecuali. Kelebihan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. XYZ adalah setiap dokumen bernomor urut sehingga jika terjadi kehilangan atau pembatalan dokumen dapat diketahui dengan mudah. Kemudian dalam proses penjualan tidak boleh melewatkan suatu prosedur yang telah diterapkan. Kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan PT. XYZ adalah sering terjadinya retur barang dikarenakan kesalahan barang yang dikirim ke pelanggan. Oleh karena penamaan beberapa barang digabungkan. Kemudian pemisahan fungsi yang kurang baik seperti bagian gudang yang juga merangkap sebagai bagian pengiriman barang. Selain itu tidak adanya otorisasi pemberian kredit atau batas maksimal kredit setiap pelanggan, dan tidak adanya pencatatan 50
reorder atau pesanan yang tidak terpenuhi karena ketidak tersediaan barang dagang didalam gudang. Flow chart sistem penjualan (Lampiran 9), dan DFD sistem penjualan (Lampiran 13). 3. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Fungsi fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah bagian persediaan, bagian pembelian, bagian gudang, bagian utang, dan bagian buku besar. Bagian persediaan berfungsi untuk membuat permintaan pembelian, memperbaharui jumlah persediaan, dan membuat laporan persediaan. Kemudian bagian pembelian berfungsi untuk membuat order pembelian atas permintaan pembelian dari bagian persediaan. Bagian gudang berfungsi untuk menerima barang pembelian, memasukan kedalam gudang, dan juga membuat laporan penerimaan barang. Bagian utang berfungsi untuk memeriksa kecocokan atas faktur yang diterima dari penjual dengan laporan penerimaan barang, dan dengan pesanan pembelian. Bagian utang juga berperan membuat jurnal voucer, dan voucer bayar. Bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi transaksi pembelian ke dalam buku besar. Beberapa komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan ialah : a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah permintaan pembelian, dari bagian pencatatan persediaan 51
b. Blok model Prosedur pembelian pada PT. XYZ adalah dimulai dari bagian pencatat persediaan yang membuat permintaan pembelian atas barang yang sudah mencapai batas minimum, dan harus diproses kebagian pembelian untuk pengadaan barang tersebut. Dimana bagian pencatat persediaan ini membuat permintaan pembelian setiap harinya melapor kebagian pembelian. Kemudian bagian pembelian membuatkan order pembelian yang akan dipesan kepemasok, memberikan juga ke bagian gudang, dan bagian utang. Bagian gudang menerima barang pesanan dari pemasok, kemudian memasukan barang dagang tersebut kedalam gudang serta membuat laporan penerimaan barang. Kemudian laporan penerimaan barang tersebut diberikan kebagian utang, dan juga kebagian pencatatan persediaan barang. Bagian utang setelah menerima faktur pembelian dari pemasok, kemudian bagian utang mengcocokan faktur tesebut dengan laporan penerimaan barang dari bagian gudang, dan juga dengan order pembelian dari bagian pembelian. Setelah itu, bagian utang juga membuat voucer yang diberikan kebagian buku besar. Bagian pencatatan persediaan memperbaharui persediaannya, dan juga membuat laporan persediaan yang akan diberikan kebagian buku besar. Bagian buku besar mencatat transaksi pembelian tersebut kebuku besar umum. 52
c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah laporan penerimaan barang, order pembelian, voucer bayar, laporan persediaan, dan laporan utang. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. e. Blok basis data Blok basis dalam PT. XYZ belum tersedia karena perusahaan belum menerapkan sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Jadi sistem yang digunakan, dan telah digunakan masih menerapkan sistem manual. f. Blok pengendalian Pengendalian yang telah diterapkan dalam sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah pengendalian umum seperti adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pencatatan persediaan, bagian pembelian, bagian gudang, bagian utang, dan bagian buku besar. Setiap dokumen sudah mengunakan nomor yang berurut tampa terkecuali. Kelebihan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah setiap dokumen bernomor urut sehingga jika terjadi 53
kehilangan atau pembatalan dokumen dapat diketahui dengan mudah. Kemudian dalam proses penjualan tidak boleh melewatkan suatu prosedur yang telah diterapkan. Kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian PT. XYZ adalah didalam sistem pembelian tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penerimaan barang dengan bagian gudang. Kemudian perhitungan jumlah barang tidak dihitung lagi jika pengiriman tersebut antara gudang PT. XYZ. Karena PT. XYZ memiliki dua gudang. Selain itu potongan harga yang diberikan oleh pemasok diakui sebagai pendapatan pada saat pembayaran atau pelunasan faktur pembelian tersebut, sehingga laporan yang dihasilkan kurang relevan. Flow chart sistem pembelian (Lampiran 10), dan DFD sistem pembelian (Lampiran 14). 4. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Fungsi fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. XYZ adalah bagian kasir, bagian piutang, dan bagian buku besar. Bagian kasir berfungsi untuk menerima uang kas atau cek dan surat pengantar dari pelanggan, kemudian membuat slip setor, dan juga jurnal voucer. Bagian piutang berfungsi untuk memperbaharui piutang perpelanggan, dan membuat laporan piutang. Kemudian bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi penerimaan kas, dan bank ke buku besar. 54
Beberapa komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas ialah : a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. XYZ adalah kas atau cek pembayaran dan surat pengantar dari pelanggan serta pendapatan lainnya. b. Blok model Prosedur penerimaan kas pada PT. XYZ adalah bagian kasir menerima kas atau cek dan juga surat pengantar dari pelanggan serta data pendapatan lainnya, lalu diproses dan membuat slip setor untuk bank jika pembayaran tersebut memakai alat pembayaran cek. Kemudian bagian kasir membuat jurnal voucer yang akan diberikan kepada bagian buku besar. Setelah itu surat pengantar diberikan kebagian piutang dan cek diberikan ke bank. Bagian piutang setelah menerima surat pengantar dari bagian kasir melakukan pembaharuan piutang pelanggan tersebut dan membuat laporan piutang yang akan diberikan kebagian buku besar. Lalu bagian buku besar mencatat transaksi penerimaan kas kebuku besar umum. c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi penerimaan kas PT. XYZ adalah slip setor, laporan penerimaan kas, laporan piutang, dan voucer jurnal. 55
d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. e. Blok basis data Blok basis dalam PT. XYZ belum tersedia karena perusahaan belum menerapkan sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Jadi sistem yang digunakan dan telah digunakan masih menerapkan sistem manual. f. Blok pengendalian Pengendalian yang telah diterapkan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. XYZ adalah pengendalian umum, adanya pemisahan tugas, dan tanggung jawab antara bagian kasir, bagian piutang, dan bagian buku besar. Setiap dokumen sudah mengunakan nomor yang berurut tampa terkecuali. Kelebihan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. XYZ adalah setiap dokumen bernomor urut sehingga jika terjadi kehilangan atau pembatalan dokumen dapat diketahui dengan mudah. Kemudian dalam proses penjualan tidak boleh melewatkan suatu prosedur yang telah diterapkan. 56
Kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas PT. XYZ adalah didalam proses penyetoran cek ke bank, sering terjadi keterlambatan penyetoran. Flow chart sistem penerimaan kas (Lampiran 11), dan DFD sistem penerimaan kas (Lampiran 15). 5. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Fungsi fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas PT. XYZ adalah bagian kasir, bagian utang, dan bagian buku besar. Bagian kasir berfungsi untuk mengeluarkan uang kas atau cek dan diberikan kepada pemasok serta voucer bayar yang diterima dari bagian utang sebelumnya. Bagian utang berfungsi untuk membuat voucer bayar dan jurnal voucer. Kemudian bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi pengeluaran kas kebuku besar. Beberapa komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas ialah : a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas PT. XYZ adalah voucer bayar, dan beban operasional perusahaan serta beban lainnya. b. Blok model Prosedur pengeluaran kas pada PT. XYZ adalah bagian utang memberikan voucer bayar kepada bagian kasir, dan jurnal voucer kebagian buku besar. Bagian kasir setelah menerima voucer bayar dari bagian utang 57
serta data beban operasional perusahaan, membuat cek yang kemudian voucer bayar dan cek tersebut diberikan kepemasok. Lalu bagian kasir membuat jurnal voucer yang diberikan kebagian buku besar. Bagian buku besar setelah menerima jurnal voucer dari bagian kasir dan bagian utang, maka bagian buku besar akan mencatat transaksi pengeluaran kas ke buku besar umum. c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi pengeluaran kas PT. XYZ adalah cek, laporan pengeluaran kas, dan laporan utang. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. e. Blok basis data Blok basis dalam PT. XYZ belum tersedia karena perusahaan belum menerapkan sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Jadi sistem yang digunakan, dan telah digunakan masih menerapkan sistem manual. f. Blok pengendalian Pengendalian yang telah diterapkan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas PT. XYZ adalah pengendalian umum, adanya pemisahan 58
tugas dan tanggung jawab antara bagian kasir, bagian utang, dan bagian buku besar. Setiap dokumen sudah mengunakan nomor yang berurut tampa terkecuali. Kelebihan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas PT. XYZ adalah setiap dokumen bernomor urut sehingga jika terjadi kehilangan atau pembatalan dokumen dapat diketahui dengan mudah. Kemudian dalam proses penjualan tidak boleh melewatkan suatu prosedur yang telah diterapkan. Kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas PT. XYZ adalah pada sistem pengeluaran kas terdapat kesulitan informasi mengenai cek yang sudah dikeluarkan, mengenai rekapitulasi tanggal cek tersebut, dan dana yang harus disiapkan dalam bank. Flow chart sistem pengeluaran kas (Lampiran 12), dan DFD sistem pengeluaran kas (Lampiran 16). B. Rekomendasi Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terkomputerisasi Rekomendasi Fungsi - fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi rekomendasi ialah bagian penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, bagian pencatat persediaan, bagian penagihan, bagian piutang, dan bagian buku besar. 59
Bagian penjualan berfungsi untuk menerima pesanan penjualan dari pelanggan, kemudian membuat order penjualan, dan mencetak order penjualan tersebut. Kemudian bagian kredit berfungsi untuk mempertimbangkan order tersebut yang kemudian memberi persetujuan kredit terhadap penjualan kredit kepada pelanggan tersebut. Lalu bagian gudang berfungsi untuk mengeluarkan persediaan barang dari gudang. Bagian pengiriman berfungsi untuk mengrimkan barang kepada pelanggan, dan melampirkan surat jalan. Bagian pencatat persediaan berfungsi untuk memperbaharui persediaan, dan juga membuat laporan persediaan. Bagian penagihan befungsi untuk mencetak faktur penjualan yang diberikan kepada pelanggan. Bagian piutang berfungsi untuk memperbaharui piutang kemudian membuat pernyataan piutang dan laporan piutang. Bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan dan membuat laporannya untuk diteruskan dalam proses pembuatan financial statments perusahaan. Komponen - komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi antara adalah : a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi rekomendasi PT. XYZ adalah pesanan pembelian dari pelanggan. b. Blok model Prosedur penjualan terkomputerisasi rekomendasi adalah dimana bagian penjualan menerima pesanan penjualan dari pelanggan, yang 60
kemudian cetak order penjualan dengan memasukkan data ke master file penjualan, master file pelanggan, dan master file piutang, yang kemudian diberikan ke bagian kredit. Bagian kredit melihat kesanggupan membayar utang untuk memberikan kredit kepada pelanggan dengan melihat dari master file pelanggan. Jika disetujui, maka akan diterima order pejualan tersebut dan kemudian dilanjutkan secara otomatis kemodul untuk bagian gudang untuk disiapkan barang tersebut. Dan jika tidak disetujui, maka akan dicetak penolakan penjualan yang kemudian diberikan kepada bagian penjualan dan akhirnya ke pelanggan. Bagian gudang memeriksa persediaan yang tercatat terhadap pesanan pelanggan dengan memasukkan data ke master file persediaan. Jika barang tersebut cukup maka bagian gudang mengeluarkan barang tersebut, yang kemudian diberikan kebagian pengriman bersama dengan order penjualan. Bila barang tersebut tidak cukup maka bagian gudang akan menetapkan pesanan tersebut sebagai reorder. Bagian pengiriman kemudian mencocokkan order penjualan dengan barang yang akan dikirim, setelah cocok barang dikirim ke pelanggan dengan dilampirkan surat jalan. Bagian pencatat persediaan setelah menerima surat jalan dari bagian gudang, kemudian mengperbaharui persediaan dengan memasukkan data ke master file persediaan. Setelah itu bagian pencatat persediaan membuat laporan persediaan yang kemudian diberikan ke bagian buku besar. Kemudian bagian penagihan setelah menerima order penjualan dari bagian persediaan kemudian mencetak faktur penjualan dengan memasukkan data ke master 61
file piutang, dan master file penjualan. Lalu faktur penjualan tersebut diberikan ke pelanggan, dan ke bagian piutang. Bagian piutang memperbaharui piutang dengan memasukkan data ke master file piutang serta mencetak pernyataan piutang, dan laporan piutang dimana pernyataan piutang diberikan ke pelanggan sedangkan laporan piutang diberikan ke bagian buku besar. Lalu bagian buku besar mencatat transaksi penjualan ke buku besar dengan memasukkan data dari master file piutang, master file penjualan, dan master file persediaan, ke file buku besar umum, serta membuat laporan untuk manajemen. c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi adalah surat pernyataan piutang, laporan manajemen, faktur penjualan, order penjualan, laporan persediaan, dan laporan piutang.. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. 62
e. Blok basis data Basis data dalam sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi adalah master file persediaan, master file piutang, master file penjualan, master file pelanggan, file buku besar umum. f. Blok pengendalian Pengendalian dalam sistem informasi akuntansi penjualan terkomputerisasi yaitu pengendalian umum. 1) Harus adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian yang menerima pesanan penjualan, bagian kredit, bagian pengiriman, bagian penagihan, bagian gudang, bagian piutang, bagian pencatatan persediaan, dan bagian buku besar, bagian programmer dengan bagian analisis sistem. 2) Pengendalian akses dengan memberikan kata kunci dalam menggunakan komputer, agar pihak yang berwenang yang dapat mengakses modul modul tertentu. 3) Pengendalian penyimpanan data pelanggan, dan persediaan barang dangang, agar terhindar dari kehilangan data / kecurian data. 4) Melakukan otorisasi atas sales order, faktur penjualan, dan faktur pengiriman. 63
2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Terkomputerisasi Rekomendasi Fungsi - fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi rekomendasi ialah bagian pembelian, bagian pencatat persediaan, bagian penerimaan, bagian gudang, bagian utang, dan bagian buku besar. Bagian penjualan berfungsi untuk untuk mencetak order pembelian berdasarkan perimintaan pembelian dari pencatat persediaan. Bagian pencatat persediaan ini berfungsi untuk membuat permintaan pembelian terhadap barang persediaan yang sudah mencapai titik minimum untuk dilakukan pembelian kembali. Selain itu juga memperbaharui persediaan, dan membuat laporan persediaan. Kemudian bagian penerimaan berfungsi untuk menerima barang dari pemasok, kemudian di periksa terlebih dahulu kualitas dan kuantitasnya. Jika sudah sesuai barang dikirim ke gudang, dan mengcetak laporan penerimaan barang. Bagian gudang berfungsi untuk menghitung kembali barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang setelah sesuai baru dimasukan ke gudang. Lalu bagian utang berfungsi untuk memperbaharui utang, cetak voucher bayar, dan laporan utang. Bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam buku besar. Komponen - komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi antara adalah : 64
a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi rekomendasi PT. XYZ adalah permintaan pembelian b. Blok model Prosedur pembelian terkomputerisasi rekomendasi adalah bagian pencatat persediaan mencetak permintaan pembelian dengan melihat data dari master file persediaan terhadap barang yang sudah mencapai titik minimum untuk dilakukannya pembelian kembali. Kemudian permintaan pembelian tersebut diberikan ke bagian pembelian. Bagian pembelian mencetak order pembelian pembelian dengan memasukkan data dari master file utang, master file pemasok, dan master file pembelian. Kemudian order penjualan tersebut diberikan ke pemasok, bagian penerimaan, dan bagian utang. Bagian penerimaan menerima barang, dan membandingkan dengan order pembelian jika sudah cocok, barang dikirim ke bagian gudang dan membuat laporan penerimaan barang dengan melihat data dari master file pembelian. Kemudian laporan penerimaan barang tersebut diberikan ke bagian pembelian, bagian pencatat persediaan, dan bagian gudang. Kemudian bagian pencatat persediaan setelah menerima laporan penerimaan barang, memperbaharui persediaan dengan memasukkan data ke master file persediaan, dan membuat laporan persediaan yang kemudian diberikan ke bagian buku besar. Lalu bagian gudang menghitung, dan menandatangani laporan penerimaan barang, kemudian memasukkan barang ke dalam gudang. Bagian pembelian 65
menerima faktur pembelian dari pemasok, dan diinput. Kemudian diberikan ke bagian utang. Bagian utang memperbaharui utang, cetak voucher bayar, dan laporan utang dengan memasukkan data ke master file utang. Kemudian laporan utang diberikan ke bagian buku besar. Lalu bagian buku besar mencatat transaksi pembelian dengan melihat data dari master file utang, master file pembelian, master file persediaan kemudian memasukkan data ke file buku besar umum. c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi adalah laporan penerimaan barang, order pembelian, laporan persediaan, voucher bayar, dan laporan utang. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. e. Blok basis data Basis data dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi adalah master file pembelian, master file persediaan, master file pemasok, master file utang, dan file buku besar umum. 66
f. Blok pengendalian Pengendalian dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi yaitu pengendalian umum. 1) Harus adanya pemisahan tugas, dan tanggung jawab antara bagian pembelian, bagian pencatatan persediaan barang, bagian penerimaan barang, bagian gudang, bagian utang, dan bagian buku besar, serta programmer dengan bagian analisis sistem. 2) Pengendalian akses dengan memberikan kata kunci dalam menggunakan komputer, agar pihak yang berwenang yang dapat mengakses modul modul tertentu. 3) Pengendalian penyimpanan data pemasok, persediaan barang, dan utang. Untuk berjaga jaga, jika data mengalami kerusakan atau pencurian. 4) Melakukan otorisasi atas order pembelian. 3. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan kas Terkomputerisasi Rekomendasi Fungsi - fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi rekomendasi ialah bagian kasir, bagian piutang, dan bagian buku besar. Bagian kasir berfungsi untuk menerima cek dan surat pengantar dari pelanggan kemudian membuat slip setor, dan laporan penerimaan kas. Bagian piutang berfungsi untuk memperbaharui piutang, dan membuat laporan piutang. 67
Bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke buku besar. Komponen - komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi antara adalah : a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi rekomendasi PT. XYZ adalah cek pembayaran dan surat pengantar dari pelanggan. b. Blok model Prosedur penerimaan kas terkomputerisasi adalah bagian kasir menerima cek dan surat pengantar dari pelanggan lalu diproses, dan membuat slip setor untuk bank, dan laporan penerimaan kas dengan memasukkan data ke master file kas yang kemudian diberikan ke bagian buku besar. Setelah itu surat pengantar diberikan ke bagian piutang dan cek diberikan ke bank. Bagian piutang setelah menerima surat pengantar dari bagian kasir kemudian memperbaharui piutang, dan membuat laporan piutang dengan memasukkan data ke master file piutang yang kemudian diberikan ke bagian buku besar. Bagian buku besar mencatat transaksi penerimaan kas dengan melihat data dari master file piutang dan master file kas. Kemudian dimasukkan data ke file buku besar umum. 68
c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi adalah laporan penerimaan kas, slip setor, laporan piutang, dan laporan giro jatuh tempo. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. e. Blok basis data Basis data dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi adalah master file kas, master file piutang, file buku besar umum. f. Blok pengendalian Pengendalian dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yaitu pengendalian umum. 1) Harus adanya pemisahan tugas, dan tanggung jawab antara bagian kasir, bagian piutang, bagian buku besar, bagian programmer dengan bagian analisis sistem. 69
2) Pengendalian akses dengan memberikan password dalam penggunaan komputer agar hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses komputer tersebut. 3) Pengendalian penyimpanan data kas, piutang untuk berjaga - jaga jika data hilang atau mengalami kerusakan. 4) Melakukan otorisasi atas slip setor. 4. Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran kas Terkomputerisasi Rekomendasi Fungsi - fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas terkomputerisasi rekomendasi ialah bagian kasir, bagian utang, dan bagian buku besar. Bagian kasir berfungsi untuk membuat cek dan surat pengantar yang kemudian diberikan ke rekanan serta membuat daftar pengeluaran kas. Bagian utang berfungsi untuk membuat voucer bayar. Bagian buku besar berfungsi untuk mencatat transaksi pengeluaran kas ke buku besar. Komponen - komponen yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian terkomputerisasi antara adalah : a. Blok masukan Masukan di dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas terkomputerisasi rekomendasi PT. XYZ adalah voucer bayar dan biaya - biaya operasional perusahaan. 70
b. Blok model Prosedur pengeluaran kas terkomputerisasi adalah bagian utang memperbaharui utang perusahaan, dan cetak voucher bayar dengan memasukkan data ke master file utang. Kemudian memberikan voucer bayar ke bagian kasir. Bagian kasir setelah menerima voucer bayar dari bagian utang, dan data dari biaya - biaya operasional perusahaan, membuat cek, surat pengantar, dan daftar pengeluaran kas dengan memasukkan data ke master file kas, dan cek beserta surat pengantar tersebut diberikan ke rekanan. Kemudian daftar pengeluaran kas diberikan ke bagian buku besar. Lalu bagian buku besar mencatat transaksi pengeluaran kas tersebut dengan melihat data dari master file utang, dan master file kas. kemudian dimasukkan ke file buku besar umum. c. Blok keluaran Keluaran dari sistem informasi akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi adalah cek, surat pengantar, daftar pengeluaran kas, dan laporan giro jatuh tempo. d. Blok teknologi Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas terkomputerisasi PT. XYZ adalah software, hardware, dan brainware. Software merupakan windows 7, dan microsoft office. Hardware berupa monitor acer 14, CPU dengan processor intel core 2 71
duo, disc drive, keyboard, mouse, dan printer. Brainware berupa teknsi untuk memperbaiki komputer yang rusak. e. Blok basis data Basis data dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas terkomputerisasi adalah master file kas, master file utang, file buku besar umum. f. Blok pengendalian Pengendalian dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran kas terkomputerisasi yaitu pengendalian umum. 1) Harus adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian kasir, bagian utang, bagian buku besar, bagian programmer dengan bagian analisis sistem. 2) Pengendalian akses dengan memberikan password dalam penggunaan komputer agar hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses komputer tersebut. 3) Pengendalian penyimpanan data kas, utang untuk berjaga - jaga jika data hilang atau mengalami kerusakan. 4) Melakukan otorisasi atas cek dan surat pengantar. 72