Prosedur menjalankan aplikasi penyaluran dana Corporate Social Responsibility Program pada Teach For Indonesia 1. Dashboard (Guest) Pada aplikasi penyaluran dana Corporate Social Responsibility Program pada Teach For Indonesia, terdapat empat jenis pengguna, yaitu guest, admin, perusahaan, dan lembaga sosial. Pengguna dengan jenis guest, merupakan pengguna yang belum login atau pengguna yang tidak mempunyai akun. Pengguna dengan jenis admin, merupakan pengguna yang bertanggung jawab mengatur proses penyaluran dana pada aplikasi ini. Pengguna dengan jenis perusahaan merupakan pengguna yang memberikan bantuan berupa donasi kepada lembaga sosial atau kegiatan sosial. Pengguna dengan jenis lembaga sosial merupakan pengguna yang bertanggung jawab memberikan laporan perkembangan dana yang dikeluarkan dan perkembangan lembaga sosial dan anak-anak di lembaga sosial tersebut. Pada halaman awal atau Dashboard, terdapat tombol-tombol registrasi seperti tombol Join Us, Register Your Social Institution, dan Be Volunteer. Tombol Join Us berfungsi untuk mendaftarkan diri sebagai perusahaan yang ingin menyalurkan dananya pada lembaga sosial. Tombol Register Your Social Institution berfungsi untuk mendaftarkan diri sebagai lembaga sosial yang memudahkan perusahaan untuk mencari lembaga sosial yang ingin didonasikan. Tombol Be Volunteer berfungsi untuk mendaftarkan diri sebagai sukarelawan yang akan membantu dalam kegiatan sosial. Di Dashboard, guest dapat melakukan proses login yang kemudian akan menuju ke halaman Dashboard masing-masing. Di bawah Login terdapat Hall of Fame yang memberikan urutan ranking pada perusahaan dan kegiatan sosial. Selanjutnya di bawah Hall of Fame terdapat Social Project yang menampilkan
kegiatan sosial. Selanjutnya terdapat Social Institution yang menampilkan lembaga sosial.
2. Register a. Company Untuk mendaftarkan diri sebagai perusahaan dengan menekan tombol Join Us pada Dashboard. Kemudian akan tampil halaman Term of Agreement yang perlu dibaca dan disetujui. Untuk membatalkan, dapat ditekan tombol I am not agree. Sedangkan untuk melanjutkan, dapat ditekan tombol I agree. Selanjutnya pengguna akan mengisi data perusahaan pada form yang telah disediakan.
Setelah data diisi, akan muncul konfirmasi data yang telah diisi sebelum data tersebut disimpan.
Apabila telah yakin data yang diisi telah benar, dapat ditekan tombol Submit dan akan muncul pesan yang menyatakan pendaftaran telah sukses.
b. Social Institution Untuk mendaftarkan diri sebagai perusahaan dengan menekan tombol Register Your Social Institution pada Dashboard. Kemudian akan tampil halaman Term of Agreement yang perlu dibaca dan disetujui.
Untuk membatalkan, dapat ditekan tombol I am not agree. Sedangkan untuk melanjutkan, dapat ditekan tombol I agree. Selanjutnya pengguna akan mengisi data perusahaan pada form yang telah disediakan.
Setelah data diisi, akan muncul konfirmasi data yang telah diisi sebelum data tersebut disimpan.
Apabila telah yakin data yang diisi telah benar, dapat ditekan tombol Submit dan akan muncul pesan yang menyatakan pendaftaran telah sukses.
3. Approve a. Company Proses penyetujuan data yang telah diisi oleh perusahaan akan dilakukan oleh admin. Data yang telah diisi oleh perusahaan akan diterima oleh admin berupa notifikasi. Untuk menyetujui data yang telah diisi oleh perusahaan, admin perlu mencentang Confirm Notary Number, Confirm NPWP, dan Confirm SIOP.
Setelah disetujui, akan muncul pesan yang menyatakan perusahaan telah berhasil disetujui.
b. Social Institution Proses penyetujuan data yang telah diisi oleh lembaga sosial akan dilakukan oleh admin. Dataa yang telah diisi oleh lembaga sosial akan diterima oleh admin berupa notifikasi. Untuk menyetujui data yang telah diisi oleh lembaga sosial, admin perlu mencentang Confirm Notary Number, Confirm NPWP, dan Confirm SIOP.
Setelah disetujui, akan muncul pesan yang menyatakan lembaga sosial telah berhasil disetujui.
4. Login Proses login hanya dapat dilakukan apabila admin telah menyetujui pendaftaran yang telah dikirimkan oleh pengguna ketika melakukan pendaftaran diri. Untuk melakukan proses login, diperlukan e-mail dan password. Jika terdapat kesalahan dalam memasukkan e-mail dan password, maka akan muncul pesan Email or Password are not correct. Apabila e-mail dan password telah terdaftar dan benar, maka user dapat memasuki halaman Dashboard masing-masing. 5. Dashboard (perusahaan, lembaga sosial, dan admin) a. Perusahaan
Pengguna yang login sebagai perusahaan akan memperoleh tampilan Dashboard seperti gambar di bawah ini. b. Social Institution Pengguna yang login sebagai lembaga sosial akan memperoleh tampilan Dashboard seperti gambar di bawah ini.
c. Admin Pengguna yang login sebagai admin akan memperoleh tampilan Dashboard seperti gambar di bawah ini.
6. Edit Profile a. Company Perusahaan dapat melihat data diri dengan menekan tombol Profile pada Dashboard perusahaan.
Pada halaman Profile akan terdapat data pribadi perusahaan tersebut dan daftar lembaga sosial yang menerima donasi dari perusahaan. Untuk mengubah data perusahaan, dapat ditekan tombol Edit untuk menampilkan form perubahan data.
b. Social Institution Pada halaman Profile akan terdapat data pribadi lembaga. Untuk mengubah data lembaga sosial, dapat ditekan tombol Edit untuk menampilkan form perubahan data.
7. Propose Donate to Social Institution Perusahaan harus mengajukan proposal untuk memberikan donasi kepada lembaga sosial sebelum dapat memberikan donasinya kepada lembaga sosial. Sebelum membuat proposal, perusahaan harus membaca dan menyetujui Term of Agreement.
Untuk membatalkan, dapat ditekan tombol I am not agree. Sedangkan untuk melanjutkan, dapat ditekan tombol I agree. Selanjutnya perusahaan dapat mengisi nominal donasi yang ingin didonasikan kepada lembaga sosial.
Setelah mengisi nominal dan data yang diperlukan akan muncul halaman konfirmasi data yang telah diisi sebelumnya.
Apabila data yang telah diisi oleh perusahaan sebelumnya telah benar, maka untuk melanjutkan perlu ditekan tombol Submit. Apabila data yang diisi salah dan perlu diperbaiki, maka perlu ditekan tombol Cancel. Apabila telah ditekan tombol Submit, maka akan muncul pesan yang menyatakan proposal telah berhasil dikirim ke admin.
8. Approve Proposal Donate to Social Institution Admin akan menerima proposal donasi yang dikirimkan oleh perusahaan dalam bentuk notifikasi. Dengann menekan notifikasi tersebut, admin dapat melihat proposal yang diajukan oleh perusahaan. Admin dapat menyetujui proposal tersebut dengan menekan tombol Accept.. Sedangkan untuk menolak proposal tersebut, admin dapat menekan tombol Reject.
9. Approve Social Institutionn Monthly Donation Admin akan memberikan notifikasi kepada perusahaan apabila admin telah menerima donasi yang akan diberikan kepada lembaga sosial. Admin memberikan notifikasi dengan mengisi tanggal donasi diterima oleh admin dan mengisi nama perusahaan yang mengirimkan pada form.
Setelah mengisi data yang diperlukan, admin perlu menekan tombol Ok untuk mengirimkan notifikasi kepada perusahaan yang bersangkutan dan akan muncul pesan yang menyatakan donasi telah diterima dan donasi tersebut akan dikirimkan kepada lembaga sosial yang bersangkutan. 10. Funds Accountability Reporting Lembaga sosial wajib memberikan laporan kepada perusahaan yang menjelaskan penggunaan dana donasi yang telah diberikan. Selain itu, lembaga sosial juga dapat
menceritakan perkembangan lembaga sosial, maupun anak-anak yang berada di lembaga sosial tersebut. Lembaga sosial dapat membuat laporan dengan menekan tombol Report pada Dashboard lembaga sosial yang kemudian akan menampilkan data lembaga sosial yang bersangkutan dan laporan-laporan yang telah diisi sebelumnya jika ada. Dengan menekan tombol Funds Report maupun Progress Report, system akan mengecek adanya laporan atau tidak. Apabila tidak terdapat laporan, maka akan muncul halaman yang bertanya apakah anda ingin membuat laporan baru. Apabila sudah terdapat laporan, maka akan muncul halaman pengisian laporan.
Untuk membuat laporan baru, dapat ditekan tombol Yes, yang kemudian akan memunculkan halaman pengisian laporan (sesuai dengan tombol laporan yang ditekan sebelumnya). Apabila menekan tombol Funds Report, maka akan muncul halaman pengisian laporan dana donasi yang digunakan oleh lembaga sosial. Tombol Add pada halaman tersebut berguna untuk menambahkan baris baru untuk mengisi data lebih banyak sekaligus. Tombol Submit berguna untuk menyimpan data laporan yang telah diisi. Setelah menekan tombol Submit, akan kembali ke halaman awal laporan.
Apabila pada halaman laporan ditekan tombol Progress Report, maka akan muncul halaman yang disertakan Rich Text Editor, dimana lembaga sosial dapat menceritakan perkembangan lembaga sosial dan anak-anak pada lembaga sosial tersebut dan juga dapat disertai dengan gambar untuk membuat laporan lebih interaktif.
Apabila lembaga sosial telah selesai membuat laporan, lembaga sosial dapat memfinalisasi laporan tersebut dengan menekan tombol Finalize Report. Setelah menekan tombol Finalize Report, maka akan terkirim notifikasi kepada admin dan perusahaan bahwa laporan telah selesai.
11. Approve Fund Accountability Reporting Setelah lembaga sosial memfinalisasi laporan, maka perusahaan dan admin akan mendapat notifikasi bahwa laporan telah selesai. Dengan menekan notifikasi tersebut, perusahaan dan admin dapat melihat laporan tersebut.
12. Create Social Project Hanya admin yang dapat membuat kegiatan sosial baru. Cara membuat kegiatan sosial yang baru, admin dapat menekan tombol Add Social Project pada halaman daftar kegiatan sosial.
Setelah menekan tombol Add Social Project, akan muncul form yang perlu diisi mengenai kegiatan sosial yang akan diselenggarakan.
Setelah mengisi data yang diperlukan dan menekan tombol Submit, maka akan muncul halaman konfirmasi data yang telah diisi sebelumnya.
Setelah mengecek data yang diisi telah benar, maka dapat ditekan tombol Submit untuk membuat kegiatan sosial yang baru. Setelah menekan tombol Submit, maka akan muncul pesan yang menyatakan kegiatan sosial telah berhasil dibuat.
13. Edit Social Project Selain membuat kegiatan sosial yang baru, admin juga dapat mengubah data kegiata sosial apabila terdapat kesalahan ketika pembuatan kegiata sosial. 14. Donate a Social Project Perusahaan maupun guest, dapat memeberikan donasi kepada kegiatan sosial. Namun sebelum memberikan donasi, perusahaan maupun guest harus membaca dan menyetujui Term of Agreement.
Kemudian perusahaan maupun guest perlu mengisi data pribadi. Namun untuk perusahaan, data pribadi akan otomatis terisi, sehingga perusahaan hanya perlu mengisi nominal donasi yang ingin disumbangkan. Berhubung system pemberian donasi masih menggunakan sistem manual, maka diwajibkan bagi donator untuk memberikan bukti transfer berupa foto dari bukti transfer tersebut.
Dengan menekan tombol Submit, akan dilanjutkan dengan mengkonfirmasi data yang telah diisi sebelumnya.
Setelah selesai mengkonfirmasi data yang telah dimasukkan, dapat dilanjutkan dengan menekan tombol Submit yang kemudian akan memunculkan pesan yang menyatakan donasi telah diberikan kepada kegiatan sosial yang bersangkutan.
15. Register Volunteer Dalam kegiatan sosial, sukarelawan dapat mendaftarkan diri dengan memilih kegiatan sosial yang diinginkan kemudian memilih tombol Volunteer. Kemudian akan muncul Term of Agreement yang perlu dibaca dan disetujui.
Untuk membatalkan, dapat ditekan tombol I am not agree. Sedangkan untuk melanjutkan, dapat ditekan tombol I agree. Selanjutnya guest akan mengisi data pribadi.
Setelah mengisi data pribadi dan menekan tombol Volunteer, akan muncul halaman konfirmasi kegiatan sosial yang dipilih.
Setelah selesai mengkonfirmasi dan menekan tombol Submit, akan muncul pesan yang menyatakan sukarelawan telah terdaftar sebagai sukarelawan pada kegiatan sosial tersebut dan perlu menunggu konfirmasi dari admin. 16. Approve Volunteer
Admin akan menerima notifikasi tentang sukarelawan yang mendaftarkan diri kepada kegiata sosial tertentu. Dengan menekan notifikasi tersebut, akan muncul halaman data calon sukarelawan dan kegiatan sosial yang bersangkutan. Untuk menyetujui pendaftaran sukarelawan, admin perlu menekan tombol Confirm. Untuk menolak pendaftaran sukarelawan, admin perlu menekan tombol Reject. 17. Create Reporting Funds Accountability Social Project Admin dapat membuat laporan dana kegiatan sosial yang digunakan. Admin dapat menekan tombol Manage pada daftar kegiatan sosial.
Setelah menekan tombol Manage, Admin dapat melihat secara detil kegiatan sosial yang berkaitan dan dapat membuat laporan dana donasi.
Dengan menekan tombol Add Funds Report, system akan mengecek adanya laporan atau tidak. Apabila tidak terdapat laporan, maka akan muncul halaman yang bertanya apakah anda ingin membuat laporan baru. Apabila sudah terdapat laporan, maka akan muncul halaman pengisian laporan dana donasi.
Untuk membuat laporan baru maka perlu menekan tombol Yes. Sedangkan, untuk membatalkan admin perlu menekan tombol No. Setelah menekan tombol Yes, maka akan tampil halaman form pengisian laporan dana. Tombol Add pada halaman tersebut berguna untuk menambahkan baris baru untuk mengisi data lebih banyak sekaligus. Tombol Submit berguna untuk menyimpan data laporan yang telah diisi. Setelah menekan tombol Submit, akan kembali ke halaman awal laporan.
Apabila admin telah selesai membuat laporan dana donasi, laporan tersebut dapat difinalisasi dengan menekan tombol Finalize Report dimana setelah laporan difinalisasi, laporan tersebut tidak akan dapat diubah lagi. 18. Publication Pada halaman publication, dapat dilihat urutan ranking perusahaan dan kegiatan sosial. Perusahaan diurutkan berdasarkan donasi terbanyak yang telah diberikan baik kepada lembaga sosial maupun kegiatan sosial. Sedangkan kegiatan sosial diurutkan berdasarkan tanggal selesai laporan kegiatan sosial tersebut.
Dengan menekan gambar atau nama dari perusahaan maupun kegiata sosial, dapat dilihat detil data perusahaan maupun kegiatan sosial yang dipilih. Berikut adalah contoh detil perusahaan.
Gambar di bawah adalah detil dari data kegiatan sosial.