BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Efisiensi dan efektivitas menjadi salah satu pendorong yang sering diangkat organisasi dalam pengimplementasian teknologi informasi dan sistem informasi (SI/TI). Biaya, waktu, tenaga, dan sumber daya, telah sering diangkat untuk dijadikan alasan pendukung pengimplementasian SI/TI. Dalam implementasinya, adanya SI/TI memungkinkan penggunaan biaya, waktu, tenaga, dan sumber daya, secara efektif dan efisien. Namun, dalam implementasinya, penggunaan SI/TI sama seperti investasi pada bidang lainnya, dimana dalam implementasinya diperlukan pula biaya, waktu, tenaga, dan sumber daya, yang mana apabila implementasi gagal dilaksanakan, maka dapat dipastikan biaya, waktu, tenaga, dan sumber daya, yang digunakan akan terbuang atau bahkan pengimplementasiannya justru meningkatkan penggunaan biaya, waktu, tenaga, dan sumber daya yang tersedia, dibandingkan sebelum pengimplementasian SI/TI dilakukan. Hal tersebut mendorong organisasi untuk mengetahui seberapa jauh progress yang dihasilkan dari investasi yang dilakukannya pada bidang SI/TI. Keberhasilan implementasi sistem informasi pada perusahaan/instansi lain seringkali menjadi alasan tersendiri untuk mengimplementasikan hal yang sama oleh suatu perusahaan/instansi. Namun hal ini tidak berarti setiap perusahaan dapat mendapatkan keberhasilan yang sama, hal ini dikarenakan setiap kasus implementasi dapat dikatakan memiliki keunikan tersendiri. Tidak dapat dipungkiri keberhasilan dalam implementasi sistem informasi dapat pula disertai dengan perkembangan pesat pada suatu perusahaan/instansi. Salah satu contoh perkembanyan pesat suatu instansi dengan bantuan sistem informasi adalah kasus INFLIBNET yang diimplementasikan pada universitas-universitas yang ada di India [1]. Pada masa implementasinya di tahun 2008, INFLIBNET memberikan kemudahan dalam aliran dan manajemen informasi, selain itu sistem tersebut juga menjanjikan dalam efesiensi dan efektifitas layanan pada perpustakaan di 1
universitas-universitas yang ada di India. Dampak positif lainnya juga dirasakan pengunjung dari perpustakaan-perpustakaan di India, dengan adanya jaringan terintegrasi dari sistem INFLIBNET mereka dapat menemukan informasi tentang artikel, buku dan majalah yang mereka inginkan tanpa batasan yang menghalangi, dan tentunya hal ini meningkatkan kepuasan pengunjung perpustakaan tersebut. Keberhasilan implementasi seperti inilah yang seringkali menjadi alasan dalam implementasi sistem informasi pada perusahaan/instansi lainnya. Kegagalan pengimplementasian sistem informasi memiliki dampak yang berbeda pada berbagai kasus. Pada kasus yang diangkat pada penelitian Noorman [2] terdapat beberapa indikasi yang menunjukkan gagalnya sistem informasi Universitas Pembangunan Nasional. Dampak yang terlihat pada kasus tersebut diantaranya berupa informasi yang didapat dua pihak (mahasiswa dan pengurus) berbeda, sehingga menimbulkan kebingungan dalam penggunaannya. Dalam kasus ini, dapat disimpulkan faktor yang menyebabkan kegagalan sistem informasi pada penelitian Noorman berupa kualitas informasi yang tidak baik berupa tidak konsistennya informasi yang diberikan, dalam hal ini tentunya kualitas sistem ikut berperan dalam kegagalan yang terjadi, hal ini dikarenakan tidak konsistennya informasi tentunya disebabkan oleh alur logika sistem yang tidak sesuai. Keberhasilan pengimplementasian suatu sistem informasi pada suatu perusahaan/instansi memang dapat menjadi suatu alasan yang menguatkan dalam pengimplementasian pada perusahaan/instansi lain, namun hal ini tentunya tidak dapat menjamin kepastian keberhasilan ataupun kegagalan implementasi pada perusahaan/instansi lain. Untuk mengetahui apakah sistem tersebut dapat diimplementasikan pada perusahaan lain, tentunya diperlukan informasi tentang faktor-faktor keberhasilan ataupun kegagalan pada perusahaan yang telah lebih dahulu mengimplementasikannya. Ketika suatu perusahaan berhasil dalam implementasi sistem informasinya, informasi faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilannya dapat menjadi acuan bagi perusahaan lain yang ingin mengimplementasikan sistem yang sama pada perusahaannya. Begitu pula ketika 2
implementasi sistem gagal, kegagalan dalam implementasinya, dapat dijadikan acuan oleh perusahaan lain sehingga perusahaan tersebut tidak mengalami hal yang sama. Alasan inilah yang memperkuat dilakukannya penelitian yang berkaitan dengan keberhasilan dan faktor-faktor pendukung implementasi suatu sistem informasi pada suatu perusahaan/instansi. Penelitian terkait kesuksesan sistem informasi telah sering dilakukan, tidak jarang sebuah penelitian yang dilakukan menghasilkan sebuah model baru yang dapat digunakan sebagai alat ukur keberhasilan sebuah sistem informasi. Dari berberapa model yang dihasilkan dalam penelitian yang pernah dilakukan, model kesuksesan DeLone dan Mclean [3][4], Technology Acceptance Model [5], dan Gable [6], Sering dirujuk sebagai basis model yang dikembangkan oleh peneliti lain. Berdasarkan penelitian yang dilakukan Anu Manchanda [7] tentang komparasi ketiga model kesuksesan sistem informasi tersebut, model DeLone dan McLean merupakan model yang diimplementasikan dalam pengukuran kesuksesan sistem informasi, dimana indikator yang digunakan dalam pengukurannya adalah kualitas sistem dan kualitas informasi. Pada penelitian yang sama Technology Acceptance Model didefinisikan sebagai model yang diimplementasikan dalam konteks adopsi sistem informasi, dimana indikator yang digunakan adalah presepsi kegunaan sistem yang dievaluasi. Pada penelitian yang sama pula, model kesuksesan sistem informasi Gable didefinisikan sebagai hasil dari pengembangan lebih lanjut dari model DeLone dan McLean, pengembangan model yang dilakukan Gable, berfokus pada dampak dari pengimplementasian sistem informasi. Implementasi model Gable sering digunakan sebagai alat untuk mengukur dampak implementasi sistem informasi. Semenjak publikasi model DeLone dan McLean pada tahun 1992 [3], telah sering dilakukan penelitian yang mengangkat model DeLone dan McLean sebagai basis dari penelitian tersebut. Tercatat hingga tahun 2002, lebih dari 150 artikel dan penelitian yang mengangkat model DeLone dan McLean sebagai reverensi utama [8]. Pada tahun 2003 terjadi peningkatan pada penggunaan model DeLone dan McLean, tercatat setidaknya 300 artikel yang mengangkat model tersebut 3
sebagai referensi utama [4]. Angka tersebut tentunya terus meningkat setiap tahunnya, tercatat pada tahun 2009 model DeLone dan McLean telah disitasi lebih dari 1000 artikel [9]. Seiring dengan meningkatnya jumlah artikel yang mengangkat model DeLone dan McLean, tentunya terjadi perbaikan demi perbaikan yang membuat model tersebut menjadi semakin cocok untuk digunakan dalam berbagai kasus pengujian kesuksesan implementasi sistem informasi. Beberapa contoh perbaikan yang dilakukan diantaranya ada pada penyesuaian faktor untuk kasus-kasus diluar ecommerce seperti yang dilakukan oleh Yi-Shun Wang dan Tzung-I Tang [10], pada kasus Wang dan Tang faktor-faktor yang ada pada model DeLone dan McLean diarahkan untuk penggunaan pada elearning berbasiskan blog. Contoh lainnya adalah penelitian yang dilakukan oleh Mahendra Adhi Nugroho [11][12], Mahendra mengarahkan model DeLone dan McLean untuk diterapkan pada sistem katalog elektronik perpustakaan. Sistem kegiatan registrasi akademik online (sistem KRS online) merupakan sistem yang ditujukan untuk membantu dalam hal kegiatan registrasi akademik yang dilakukan secara rutin setiap awal semester oleh para mahasiswa. Tidak sedikit universitas-universitas yang telah mengimplementasikan sistem ini, beberapa contoh universitas yang telah mengimplementasikan sistem ini adalah Universitas Gajah Mada dengan sistemnya yang bernama Akademika dan Universitas Islam Indonesia dengan sistemnya yang bernama Unysis. Pada kedua sistem tersebut, kegiatan registrasi akademik online merupakan bagian dari sistem, secara keseluruhan kedua sistem tersebut merupakan sistem informasi akademik yang memiliki konten terkait akademik berupa pembayaran spp, nilai dan perpustakaan. Beberapa perbedaan yang ada pada kedua sistem ini dirasakan cukup besar, mulai dari navigasi, hingga informasi yang diberikan untuk kategori yang sama. Selain adanya perbedaan penyajian informasi dan navigasi pada sistem, perlakuan yang diberikan kepada pengguna juga dirasakan berbeda, pada kasus Universitas Islam Indonesia, terdapat masa percobaan KRS yang dilakukan beberapa hari sebelum KRS dilakukan, yang mana hal tersebut berguna untuk memberikan pengalaman kepada pengguna sistem ketika KRS sebenarnya dilakukan. Selain adanya masa percobaan KRS, pada fakultas-fakultas tertentu 4
terdapat pelatihan dan kelas terbuka yang menerangkan tentang apa yang perlu pengguna lakukan ketika proses KRS dilakukan dan kelas apa saja yang selayaknya mereka ambil pada semester tersebut. Dari beberapa perbedaan tersebut dapat dilihat bahwa pada Universitas Islam Indonesia, pengetahuan pengguna terhadap sistem tersebut, memiliki prioritas yang cukup kuat. Selain adanya prioritas pada pengetahuan pengguna, terdapat pula perlakuan tersendiri pada proses pelaksanaan kegiatan registrasi akademik melalui media online, yaitu adanya pembagian waktu pelaksanaan tiap-tiap fakultas yang ditujukan untuk menghindari trafik yang tinggi pada saat pelaksanaan kegiatan registrasi akademik. Hal ini mengindikasikan adanya perlakuan khusus pada penyampaian layanan kegiatan registrasi akademik online kepada mahasiswa. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang, perlu diketahui tingkat pencapaian implementasi sistem kegiatan registrasi akademik online di Universitas Islam Indonesia, dan pengaruh faktor penyampaian layanan dan pengetahuan pengguna terhadap hasil pengimplementasian sistem tersebut. Dengan adanya faktor-faktor yang dipastikan mempengaruhi hasil tersebut, maka faktor tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk pembenahan sistem dan dapat pula digunakan untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan pengimplementasian sistem kegiatan registrasi akademik online pada universitas lain. 1.3 Keaslian Penelitian Penelitian ini tentunya bukanlah penelitian pertama yang bertemakan tentang kesuksesan dan faktor-faktor yang berkaitan dengan pendukung implementasi sistem informasi dan bukan pula penelitian pertama yang memanfaatkan model kesuksesan sistem informasi Delone dan McLean. Pada tahun 2012 [10], Yi-Shun Wang dan Tzung-I Tang melakukan penelitian yang ditujukan untuk membangun sebuah model yang dapat digunakan untuk menguji kesuksesan sistem e-learning berbasis blog. Model yang dibuat Wang dan Tang menggunakan model kesuksesan sistem informasi DeLone dan McLean sebagai 5
basis dari model yang mereka kembangkan. Selain menghasilkan sebuah model yang dapat digunakan pada elearning berbasis blog, penelitian ini membuktikan bahwa penggunaan model DeLone dan McLean tidak hanya dikhususkan untuk pengujian sistem ecommerce, namun dapat pula digunakan pada bidang akademik. Pada penelitian Wang dan Tang penyusunan model dilakukan dengan studi literatur yang berkaitan dengan kesuksesan sistem informasi dan e-learning. Hasil dari penelitian Wang dan Tang merupakan sebuah model yang belum diuji pada suatu kasus. Penelitian kedua dilakukan oleh Mahendra Adhi Nugroho pada tahun 2010 [12][11]. Penelitian Nugroho merupakan salah satu contoh penelitian yang mengangkat unsur pengguna dalam penelitian yang bertemakan kesuksesan sistem informasi yang diimplementasikan pada model DeLone dan McLean. Pada penelitiannya, Nugroho menemukan sebuah fakta bahwa kesuksesan penggunaan sistem katalog online lebih dipengaruhi oleh kualitas sistem dan informasi dibandingkan dengan faktor rasa gelisah atau takut (anxiety) pada pengguna sistem tersebut. Penelitian ketiga dilakukan pada tahun 2012 oleh Jefri Gumilar Pratama, Afriyudi, dan Ilman Zuhri Yadi [13]. Penelitian tersebut merupakan penelitian yang paling mendekati tema yang diangkat pada penelitian ini, yaitu pengujian sistem kegiatan registrasi akademik online. Model yang digunakan pada penelitian pratama, dkk adalah End User Computing (EUC), EUC adalah model yang dikembangkan oleh doll dan torkzadeh pada tahun 1988 yang ditujukan untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna (end user) yang berbasiskan pada faktor isi, akurasi, bentuk, kemudahan dan ketepatan waktu. Penelitian yang dilakukan ini merupakan implementasi pengukuran kesuksesan sistem informasi dimana basis model yang digunakan adalah model DeLone dan McLean, penelitian ini mengangkat hubungan faktor penyampaian layanan dan pengetahuan pengguna terhadap sistem yang didasarkan pada implementasi yang terjadi pada sistem kegiatan registrasi akademik online yang diimplementasikan pada Universitas Islam Indonesia. 6
Tabel 1.1 Tabel perbandingan penelitian Peneliti Topik/Bidang Variabel Temuan Yi-Shun Wang dan Tzung-I Tang [10] Mahendra Adhi Nugroho [12][11] Jefri Gumilar Pratama, Afriyudi, dan Ilman Zuhri Yadi [13] Modifikasi model DeLone dan McLean untuk pengujian kesuksesan elearning berbasis Blog. Kesuksesan Katalog Elektronik Perpustakaan Akademik: Pengaruh Ketakutan Komputer Pemakai dan Kualitas Pelayanan Pustakawan Dengan Kualitas Sistem dan Kualitas Informasi Sebagai Variabel Kendali. Analisa Sistem Informasi Entri KRS Online Pada Universitas Bina Dharma Dengan Menggunakan Metode End-User Computing (EUC) Satisfaction Knowledge Quality, System Quality, Service Quality, Task-Technology Fit, elearning Blog Use, Student Satisfaction, dan Learning Effectiveness. System Quality, Information Quality, Computer Anxiety, System Use, User Satisfaction, dan Individual Impact. User Satisfaction, Content, Accuracy, Format, Ease to Use, dan Timeliness Model kesuksesan DeLone dan McLean dapat digunakan diluar konteks ecommerce. Kualitas Sistem dan Kualitas Informasi jauh lebih berpengaruh pada kepuasan pemakai dibandingkan dengan ketakukan dalam penggunaan komputer ataupun sistem itu sendiri. Format KRS dan Akurasi tidak mempengaruhi kepuasan pengguna, Isi Sistem, Kemudahan Pemakaian dan Ketepatan Waktu berpengaruh terhadap kepuasan pengguna. 7
1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : a) Mengetahui tingkat pencapaian implementasi sistem kegiatan registrasi akademik (KRS) online pada Universitas Islam Indonesia, dengan tingkat pencapaian yang direpresentasikan dengan 3 indikator, yaitu penggunaan sistem, kepuasan pengguna, dan dampak individu; b) Mengetahui apakah faktor penyampaian layanan dan kemampuan pengguna mempengaruhi hasil pengimplementasian sistem tersebut. 1.5 Manfaat Penelitian a. Manfaat Teoritis Secara teoritis, hasil dari penelitian ini akan menjadi sumbangsih dalam hal pengetahuan pengembangan sistem informasi secara umum. b. Manfaat Praktis Manfaat praktis dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Sebagai acuan dalam pelaksanaan pengembangan sistem informasi; 2. Sebagai pendukung penyusunan strategi pembenahan sistem informasi. 8