NO. POB/DAP/11 URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011 Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011 Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011 Status Dokumen No. Distribusi Hal 1 dari 11
FRM/DAP/15-00 01 Juli 2011 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 11
1. Tujuan (1). Memberikan panduan dalam pelaksanaan penilaian semester program S1 IPB; (2). Terselenggaranya proses penyelenggaran penilaian keberhasilan studi semester mahasiswa program S1 IPB sesuai waktu yang direncanakan (3). Memberikan panduan penyusunan Daftar Mahasiswa Berdasarkan Klasifikasi Status Kelanjutan Studi sebagai early warning system akademik. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi proses monitoring input nilai matakuliah dari departemen, proses penerbitan Transkip Semesteran mahasiswa Program S1 IPB dan Rekapitulasi Prestasi Mahasiswa (Nilai dan Status Studi Mahasiswa) 3. Pengertian/Definisi (1). Penilaian keberhasilan studi semester yang tercantum dalam dokumen transkrip semester berisi nilai yang diperoleh mahasiswa untuk setiap matakuliah yang diambil pada semester tertentu dengan menggunakan rumus : IP n i 1 n Ni. ki i 1 ki Keterangan : IP = Indeks Prestasi, n = Jumlah matakuliah, Ni = Nilai matakuliah i ki = Bobot sks matakuliah i (2). Daftar Status Studi Mahasiswa adalah daftar mahasiswa yang telah diklasifikasikan berdasarkan status kelanjutan studi. (3). DAP: Direktorat Administrasi Pendidikan Hal 3 dari 11
(4). EP: Evaluasi Pendidikan (5). RSPP: Registrasi Statistik dan Perencanaan Pendidikan. 4. Referensi Buku panduan program sarjana IPB 5. Ketentuan Umum 5.1. Teknis Penilaian (1). Nilai prestasi setiap matakuliah dalam transkip merupakan hasil kumulatif dari komponen tugas terstruktur, praktikum (bagi matakuliah dengan praktikum), Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS), dan ujian lainnya (2). Nilai ujian setiap matakuliah dinyatakan dalam nilai (angka) mutlak dari 0 sampai 100. (3). Hasil penilaian akhir suatu matakuliah dinyatakan dengan Huruf Mutu (HM) dan Angka Mutu (AM) sebagai berikut: A=4, B=3, C=2, D=1, dan E=0. (4). Borang daftar nilai dibuat oleh Direktorat Administrasi Pendidikan dan diisi oleh dosen penanggungjawab matakuliah serta diserahkan ke departemen dalam bentuk cetakan 4 (empat) rangkap beserta file elektronik. Departemen mengunggah nilai melalui SIMAK selambatlambatnya 2 (dua) minggu setelah periode UAS berakhir, mengirim borang nilai ke Direktorat Administrasi Pendidikan dan fakultas serta mengumumkan nilai di papan pengumuman untuk diketahui mahasiswa yang mengambil matakuliah. (5). Bila seseorang mahasiswa belum melengkapi tugas salah satu komponen nilai suatu matakuliah dengan alasan yang sah, maka nilai matakuliah mahasiswa yang bersangkutan dinyatakan Belum Lengkap (BL). Mahasiswa yang bersangkutan diberi kesempatan melengkapi komponen tersebut selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah nilai Hal 4 dari 11
diumumkan dengan persetujuan dosen matakuliah yang bersangkutan. Bila kesempatan ini tidak digunakan maka nilai BL diganti dengan suatu nilai oleh dosen yang bersangkutan. Jika sampai batas waktu tersebut tidak ada penyelesaian terhadap status BL, maka nilai matakuliah ditetapkan oleh pimpinan fakultas/tpb dengan memperhatikan pertimbangan Koordinator Matakuliah/Ketua Departemen pengampu matakuliah. (6). Bila seseorang mahasiswa mundur secara tidak sah dari suatu matakuliah, maka matakuliah tersebut diberi nilai E dan diperhitungkan dalam menentukan IP pada akhir semester tersebut. (7). Nilai-nilai yang didapat seluruhnya dicantumkan dalam transkrip semesteran mahasiswa yang bersangkutan. Untuk nilai yang diperoleh dengan kulah ulang akan diberi keterangan khusus (tanda *) pada transkrip kumulaitf. (8). Pada perhitungan IPK, jika ada perkuliahan ulang, maka nilai akhir yang diperhitungkan adalah nilai yang terbaik setelah perkuliahan ulang. 5.2. Penilaian Akhir Tahun Akademik (1). Penilaian akhir tahun pertama dilaksanakan oleh Direktorat Program TPB, penilaian status studi mahasiswa selanjutnya akan dilakukan sepenuhnya oleh fakultas masing-masing. Proses penilaian keberhasilan mahasiswa dapa dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Proses Keberhasilan Mahasiswa Masa Penilaian IPK, IP Status Kelanjutan Studi Akhir Tahun Pertama Semester-semester berikutnya Dalam Status Tanpa Syarat (1) IPK 1,51 (1) Tanpa Syarat (2) IPK 1,50 (2) Dikeluarkan (DO) (1) IPK 2,00 (1) Tanpa Syarat (2) IP < 2,00 dan 1,50 < IPK (2) Peringatan (P) (3) IPK 1,50 (3) Dikeluarkan (DO) Hal 5 dari 11
Masa Penilaian IPK, IP Status Kelanjutan Studi Dalam Status P Dalam Status PK (1) IPK 2,00 (1) Tanpa Syarat (2) IP 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (2) Tetap dalam Status Peringatan (P) (3) IP < 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (3) Peringatan Keras (PK) (4) IPK 1,5 (4) Dikeluarkan (DO) (1) IPK 2,00 (1) Tanpa Syarat (2) IP 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (2) Tetap dalam Status Peringatan (P) (3) IP < 2,00 dan 1,50 < IPK < 2,00 (3) Peringatan Keras (PK) (4) IPK 1,5 (4) Dikeluarkan (DO) (2). Selain evaluasi berdasarkan IP, diperhatikan juga perolehan sks minimum pada periode evaluasi dengan ketentuan seperti pada Tabel 2. (3). Tabel 2. Perolehan satuan kredit (sks) minimum berdasarkan lama studi dengan IPK 2,00 Lama Studi (Semester) 4 6 8 10 12 Perolehan sks Minimum dengan IPK 2,00 48 72 96 120 144 Keterangan Jika perolehan sks menunjukkan kurang dari batas minimum, maka mahasiswa yang bersangkutan dikeluarkan dari IPB (4). Mahasiswa yang berhak mendapat dokumen Daftar Prestasi Akademik Mahasiswa (Transkip Semesteran) adalah mahasiswa yang berstatus aktif. (5). Matakuliah yang tercantum dalam transkip semesteran adalah matakuliah yang terdaftar secara sah melalui KRS online pada semester tersebut. (6). Departemen mengupload nilai pada SIMAK paling lambat 2 (dua) minggu setelah ujian berlangsung. (7). Distribusi transkip semester dilakukan 3 (tiga) hari setelah batas akhir pengumpulan nilai ujian melalui upload kepada SIMAK. Hal 6 dari 11
6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan INSTITUT PERTANIAN BOGOR EVALUASI KEMAJUAN STUDI MAHASISWA MAHASISWA DEPARTEMEN DEPARTEMEN Staf Staf EP EP KASUBDIT. KASUBDIT. EP EP DIREKTUR DIREKTUR AP. AP. Mulai 2 Departemen mengupload nilai matakuliah ke SIMAK Staf EP membuat dan mendistribusikan surat pengantar jadwal UAS kepada departemen Jadwal UAS Surat pengantar 1 Data SIMAK DAP menerima upload data dari departemen melalui SIMAK 3 4 Staf EP melakukan koordinasi dan memonitor departemen untuk mengupload nilai ujian Rekapitulasi nilai masuk Departemen 1 5 6 tidak Staf EP memverifikasi kelengkapan data Staf EP meminta Departemen untuk melengkapi data ya 7 Staf EP mencetak transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi. Transkip (semesteran) Daftar Mhasiswa Berdasarkan Kemajuan Studi EP mendistribusikan transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi 8 Daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi Tanda Terima Berkas Transkip semesteran Selesai Hal 7 dari 11
6.2. Penjelasan. Kegiatan 1. DAP membuat surat pemberitahuan kepada setiap departemen untuk memasukkan nilai matakuliah yang diambil mahasiswa pada semester tersebut bersamaan dengan pengiriman jadwal UAS Kegiatan 2. Departemen mengupload nilai matakuliah ke SIMAK Kegiatan 3. Staf EP melakukan koordinasi, monitoring serta merekap nilai matakuliah yang masuk dari Departemen sesuai dengan Instruksi Kerja Monitoring Kelengkapan Nilai Dari departemen (ISK/DAP/06-00) dan dituliskan dalam Rekapitulasi Nilai Masuk dari Departemen (FRM/DAP/21-00). Kegiatan 3. Staf EP memverifikasi kelengkapan nilai matakuliah yang telah diupload. Apabila terdapat matakuliah yang belum lengkap nilainya, maka staf EP akan meminta departemen untuk segera melengkapi data. Apabila data telah lengkap, staf EP akan mencetak dokumen transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi. Kegiatan 4. Staf EP mencetak transkip semesteran dan daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi sesuai dengan Instruksi Kerja pencetakan transkip Hal 8 dari 11
semesteran (ISK/DAP/07-00) dan Instruksi Kerja Daftar Prestasi Mahasiswa Berdasarkan Status Studi (ISK/DAP/08-00). Kegiatan 5. Staf EP mendistribusikan kepada Departemen: Transkip semesteran untuk disampaikan kepada mahasiswa Daftar prestasi mahasiswa berdasarkan status studi sebagai bagian dari early warning system akademik. 7. Daftar Dokumen Pendukung (1). Form.Rekapitulasi Nilai Masuk dari departemen dan fakultas (FRM/DAP/21-00) (2). Instruksi Kerja Monitoring Kelengkapan Nilai dari Departemen (ISK/DAP/06). (3). Instruksi Kerja Pencetakan transkip semesteran (ISK/DAP/07-00) (4). Instruksi Kerja Pencetakan Daftar Prestasi Mahasiswa Berdasarkan Status Studi (ISK/DAP/08-00). 8. Lampiran Formulir/Format Hal 9 dari 11
FRM/DAP/21-00 01 Juli 2011 REKAP NILAI MASUK MATAKULIAH SEMESTER GENAP TAHUN AKADEMIK 2010/2011 Fak. : MAYOR : UPDATE : TGL. 05-02-2011 No. MK Nama MK Jumlah Mahasiswa Nilai Masuk Tgl Masuk Nilai Persentase 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Jumlah PERSENTASE MATAKULIAH YANG SUDAH MASUK Hal 10 dari 11
REKAP NILAI MASUK Tgl; 05-02-2011 Update Jam : 14.00 No Fakultas Juml Mk. Juml. Masuk Persentase 1 Pertanian 2 Kedokteran Hewan 3 Perikanan & IKL 4 Peternakan 5 Kehutanan 6 Teknologi Pertanian 7 Matematika & IPA 8 Ekonomi & Manajemen 9 Ekologi Manusia J U M L A H REKAP per DEPARTEMEN Fakultas Update :... Jam :... No Departemen Juml Mk. Juml. Masuk Persentase 1 2 3 4 JUMLAH Hal 11 dari 11