PEMERINTAH KABUPATEN MADIUN BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN NAMA PEKERJAAN : Pengadaan Peralatan Pendidikan Jasmani, Olah raga dan Kesehatan dan Peralatan Kesenian Sekolah Menengah Pertama PERKIRAAN NILAI PEKERJAAN SATUAN / UNIT KERJA / SKPD SUMBER DANA : Rp. 359.577.900,- (Tiga Ratus Lima Puluh Sembilan Juta Lima Ratus Tujuh Puluh Tujuh Ribu Sembilan Ratus Rupiah) : Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun : APBD Kabupaten Madiun (Lanjutan DAK Tahun 2010) TAHUN ANGGARAN : 2011 Disusun oleh : Panitia Pengadaan Barang Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011
PANITIA PENGADAAN BARANG DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN MADIUN TAHUN ANGGARAN 2011 Jln Raya Tiron No. 87 Madiun BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN ( B A P P ) NOMOR : 027/ 23 /PPB/402.101/2011 PELELANGAN UMUM PASCAKUALIFIKASI Pada hari ini Rabu Tanggal Tiga belas Bulan Juli Tahun Dua Ribu Sebelas yang bertandatangan dibawah ini Panitia Pengadaan Barang Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011 ditunjuk berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun Nomor : 027/057/402.101/2011 tanggal 6 Juni 2011 telah mengadakan penjelasan tentang dokumen pelelangan umum untuk Kegiatan Pengadaan Peralatan Pendidikan Jasmani, Olah Raga dan Kesehatan dan Peralatan Kesenian Sekolah Menengah Pertama pada Satuan Kerja Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011 1. Pimpinan Rapat : Ketua Panitia Pengadaan 2. Peserta Rapat : 1. Anggota Panitia Pengadaan 2. Beberapa Penyedia Barang yang berminat mengikuti pelelangan 3. Tim Teknis dari Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun Acara dimulai jam : 11.20 WIB s/d Selesai, dan materi penjelasan merupakan pokok-pokok isi dokumen pelelangan umum sebagai berikut : 1. METODA PENGADAAN : Metoda Pengadaan : Pelelangan Umum dengan Pascakualifikasi Harga Perkiraan Sendiri : Rp. 359.577.900,- 2. HAL HAL YANG DIJELASKAN : a. Metode Penyampaian dokumen penawaran b. Tata Cara penyampaian dokumen penawaran adalah sebagai berikut : a) Peserta lelang harus menyampaikan 1 (satu) dokumen penawaran asli dan diberi tanda ASLI dan 1 (satu) dokumen penawaran rekaman yang masing-masing diberi tanda REKAMAN. b) Dokumen penawaran asli dan rekaman harus ditandatangani oleh orang yang berhak atas nama badan usaha peserta lelang sesuai dengan akta penghapusan atau penambahan. c) Peserta lelang harus memasukkan dokumen penawaran asli dan seluruh rekamannya kedalam 2 (dua) sampul dalam dan masing-masing sampul ditandai ASLI dan REKAMAN, kemudian kedua sampul dalam ASLI dan REKAMAN dimasukkan kedalam 1 (satu) sampul luar dan direkat untuk menjaga kerahasian. d) Pada sampul dalam harus ditulis sebagaimana contoh pada Dokumen Pengadaan e) Sampul luar harus direkat dengan lak warna merah f) Panitia pengadaan tidak bertanggungjawab atas resiko yang mungkin timbul terhadap dokumen penawaran apabila peserta lelang tidak memenuhi ketentuan diatas. g) Penyampaian dokumen penawaran dapat dilakukan dengan cara Langsung yaitu memasukan kedalam kotak yang telah disediakan oleh panitia pengadaan atau Melalui Pos atau layanan hantaran / ekspedisi. h) Penawaran harus disampaikan kepada panitia pengadaan paling lambat pada hari Selasa tanggal 19 Juli 2011 jam 09.00 WIB. i) Setiap penawaran yang diterima oleh panitia pengadaan setelah batas akhir waktu penyampaian penawaran akan ditolak dan dikembalikan kepada peserta lelang dalam keadaan tertutup dan sampul dalam tidak dibuka. j) Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran adalah : 1. Surat Kuasa dan rekaman Akta Otentik Pengangkatan jika Surat Penawaran ditandatangani oleh selain pemimpin/direktur utama (apabila ada), asli dan 1 (satu) berkas rekaman. 2. Jaminan Penawaran (harus dalam bentuk sebagaimana dalam dokumen ini), asli dan 1 (satu) berkas rekaman. 3. Daftar Kuantitas dan Harga (harus dalam bentuk sebagaimana dalam dokumen ini), asli dan 1 (satu) berkas rekaman. 4. Surat Perjanjian Kemitraan/Kerjasama Operasi (apabila ada).
- 2-5. Dokumen penawaran teknis ang terdiri dari : a) Spesifikasi teknis barang yang ditawarkan berdasarkan brosur dan gambargambar yang berstempel dan ditandatangani Pabrikan/produsen untuk Pengadaan Peralatan Pendidikan Jasmani, Olah Raga dan Kesehatan; b) Melampirkan sertifikat sesuai dengan ketentuan dalam spesifikasi teknis Pengadaan Peralatan pendidikan jasmani, olahraga dan kesehatan. c) Spesifikasi teknis barang yang ditawarkan berdasarkan brosur dan gambargambar yang berstempel Pabrikan/produsen/agen resmi yang mendapat surat penunjukan dari asal barang untuk Pengadaan Alat Kesenian; d) Jadwal waktu penyerahan/pengiriman barang; e) Identitas (jenis, tipe dan merek) yang ditawarkan tercantum dengan lengkap dan jelas; f) Surat Jaminan Purna Jual selama 12 (dua belas)bulan untuk kerusakan alat yang bukan disebabkan kelalaian pemakaian dan Ketersediaan Suku Cadang Peralatan selama 5(lima) Tahun dari Pabrikan/Produsen; g) Surat dukungan dari Pabrikan/produsen asal barang diatas materai Rp.6.000,00 untuk Pengadaan Peralatan Pendidikan Jasmani, Olah Raga dan Kesehatan yang ditujukan khusus untuk keperluan pengadaan Alat DAK ini; h) Surat dukungan dari Pabrikan/produsen/agen resmi yang mendapat surat penunjukan dari asal barang diatas materai Rp.6.000,00 dari asal barang untuk Pengadaan Peralatan Kesenian yang ditujukan khusus untuk keperluan pengadaan peralatan kesenian DAK ini; i) Surat Pernyataan bermaterai Rp. 6.000,- yang berisi : 1) Penyedia barang tidak mengalihkan sebagian atau seluruh pengadaan kepada pihak lain atau mensubkontrakan; 2) Kesediaan untuk dilakukan inspeksi teknis ke Pabrikan/Distributor/agen resmi asal barang; 3) Kesediaan Penyedia untuk melakukan pemeriksaan, pengujian dan uji coba barang disaksikan oleh PPK dan Tim Teknis. 4) Memberikan garansi purna jual selama 12 bulan untuk kerusakan alat yang bukan disebabkan oleh kelalaian pemakaian; 5) Ketersediaan suku cadang peralatan selama 5 (lima) tahun dari pabrikan/produsen untuk pengadaan alat olah raga; 6) Ketersediaan suku cadang peralatan selama 5 (lima) tahun dari pabrikan/produsen/agen resmi untuk pengadaan alat kesenian. 6. Isian Formulir Penilaian Kualifikasi (harus dalam bentuk sebagaimana dalam dokumen ini), asli dan 1 (satu) berkas rekaman. k) Masa berlakunya penawaran adalah 45 (Empat puluh lima) hari kalender. l) Peserta lelang harus menyediakan jaminan penawaran dalam mata uang rupiah dengan nominal minimal sebesar 2% (dua prosen) dari nilai HPS, atau sebesar Rp. 7.191.558,00 (Tujuh Juta Seratus Sembilan Puluh Satu Ribu Lima Ratus Lima Puluh Delapan Rupiah) m) Jaminan penawaran harus diterbitkan oleh Bank Umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat) atau oleh perusahaan asuransi umum yang memiliki ijin untuk menjual produk jaminan (surety shift) sebagaimana yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan. n) Masa laku jaminan penawaran minimal 45 (Empat puluh lima) hari kalender. o) Jaminan Penawaran ditujukan kepada Panitia Pengadaan Barang Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun Tahun Anggaran 2011, Jl. Raya Tiron No. 87 Madiun. 3. ACARA PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN : a) Acara pembukaan dokumen penawaran akan dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 19 Juli 2011 jam 09.05 WIB. b) Para penawar yang hadir harus menunjukan bukti pendaftaran c) Para penawar selain penanggungjawab perusahaan yang hadir harus memperlihatkan Surat Kuasa dari perusahaan untuk menghadiri pembukaan dokumen penawaran dan menandatangani daftar hadir sebagai bukti kehadirannya. d) Panitia pengadaan meminta kesediaan 2 (dua) orang wakil dari penawar yang hadir sebagai saksi dan apabila tidak terdapat wakil penawar yang hadir pada saat pembukaan, panitia menunda pembukaan kotak / tempat pemasukan dokumen penawaran sampai dengan batas waktu 2 jam dari jadwal waktu yang sudah direncanakan.
- 3 - e) Setelah batas waktu yang ditentukan tidak ada penawar yang hadir, maka pembukaan penawaran dilaksanakan dengan disaksikan 2 (dua) saksi yang bukan anggota panitia pengadaan, yang ditunjuk secara tertulis oleh Panitia Pengadaan. f) Panitia pengadaan meneliti isi kotak / tempat pemasukan dokumen penawaran dan menghitung jumlah sampul penawaran yang masuk (tidak dihitung surat pengunduran diri) dan bila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) pelelangan tidak dapat dilanjutkan dan harus diulang. 4. METODA EVALUASI PENAWARAN a) Metoda Evaluasi Penawaran dengan : Sistem Gugur proses penilaian adalah sebagai berikut : (1) Evaluasi Administrasi Dilakukan terhadap penawaran yang memenuhi syarat pada pembukaan penawaran dan dokumen penawaran yang masuk untuk dievaluasi kelengkapan dan keabsahan syarat administrasi. Evaluasi Administrasi menghasilkan 2 (dua) kesimpulan : memenuhi syarat administrasi atau tidak memenuhi syarat administrasi (gugur) (2) Evaluasi Teknis Dilakukan terhadap penawaran penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi. Faktor-faktor yang dievaluasi adalah sesuai kriterai yang ditetapkan dalam dokumen lelang Evaluasi Teknis menghasilkan 2 (dua) kesimpulan : memenuhi syarat teknis atau tidak memenuhi syarat teknis (gugur) (3) Evaluasi Kewajaran Harga Dilakukan terhadap penawaran penawaran yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi dan teknis Berdasarkan hasil evaluasi harga panitia pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan penawar terendah sebagai pemenang. c) Terhadap 3 (tiga) penawaran dengan harga terendah yang memenuhi persyaratan dilakukan penilaian kualifikasi. d) Terhadap penyedia barang yang akan diusulkan sebagai pemenang dan pemenang cadangan dilakukan pembuktian kualifikasi. 5. HAL HAL YANG MENGGUGURKAN PENAWARAN a) Peserta lelang menyampaikan dokumen penawaran tidak sesuai dengan ketentuan dokumen lelang. b) Peserta lelang yang menyerahkan lebih dari 1 (satu) penawaran untuk 1 (satu) paket pelelangan pekerjaan. c) Penawaran yang tidak dilampiri jaminan penawaran sesuai ketentuan. d) Tidak terpenuhinya syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen lelang 6. SYARAT-SYARAT KONTRAK a. Jangka waktu pelaksanaan 60 (Enam puluh) Hari Kalender. b. Jenis kontrak yang digunakan adalah Lump Sum. Kontrak Lump Sum adalah kontrak Pengadaan Barang/Jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu sebagaiamana ditetapkan dalam kontrak. c. Penandatanganan Kontrak Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ), dan setelah pemenang menyerahkan jaminan pelaksanaan dengan ketentuan : 5% (lima persen) dari Nilai Kontrak d. Masa laku jaminan pelaksanaan adalah minimal 60 (Enam puluh) hari kalender sejak tanggal penandatanganan kontrak. 7. PENJELASAN TEKNIS Penjelasan teknis secara umum oleh unsur pengguna yaitu Tim Teknis Pengadaan Peralatan Pendidikan Jasmani, Olah Raga dan Kesehatan dan Peralatan Kesenian Sekolah Menengah Pertama pada Dinas Pendidikan Kabupaten Madiun sebagai berikut : - 8. PERTANYAAN DAN JAWABAN PADA SAAT PENJELASAN - Bukti setoran pajak 3 bulan terakhir yaitu Maret, April, Mei 9. LAIN-LAIN - Dokumen Berita Acara Pemberian Penjelasan dan Addendum Dokumen Pelelangan dapat diambil/diunduh di www.madiunkab.go.id www.lpse.madiunkab.go.id
- 4-10. PENUTUP a. Pemberian penjelasan ditutup pada pukul 11.45 WIB. b. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari dokumen pelelangan. c. Apabila terdapat hal hal baru atau perubahan penting, maka panitia pengadaan akan mengeluarkan adendum dokumen lelang. PANITIA PENGADAAN BARANG DINAS PENDIDIKAN Tahun Anggaran 2011