WAWANCARA Dibawah ini ialah wawancara yang penulis lakukan pada salah satu staff PT. Panca Prima Engineering: 1. 12 September 2006 Q : PT. Panca Prima Engineering ini bergerak di bidang apa? Bisa tolong sedikit diberikan informasi mengenai perusahaan? A : PT.Panca Prima Engineering bergerak dibidang kontraktor sipil dan kontraktor mekanika. Supplier kami berasal dari Eropa dan Hongkong. Jumlah karyawan kami sekitar 50 orang yang berada didalam kantor dan sekitar 10 yang dilapangan. Q : Apa visi dan misi dari perusahaan ini? A : Misi kami adalah untuk meningkatkan sistem serta kualitas sumber daya manusia yang ada di perusahaan agar dapat memberi hasil yang optimal bagi perusahaan dan juga memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Sedangkan visi mungkin hampir sama dengan kebanyakan perusahaan-perusahaan yang pasti ingin mendapatkan hasil semaksimal mungkin. Q : Produk dari perusahaan ini apa saja? A : Produk yang dijual berupa keran besar yang dipakai di industri-industri dan juga dengan berbagai ukuran, kami akan memberikan contoh gambar produknya kepada kamu.
Q : Apa saja permasalahan yang sering terjadi akibat belum adanya sistem komputerisasi dalam transaksi? A : Ada beberapa masalah yang terjadi seperti tidak ada efisiensi dalam bekerja mengakibatkan seringnya terjadi kesalahan pada pencatatan transaksi akibat dari sistem yang tidak terstruktur dengan baik apalagi jumlah transaksi dalam perusahaan semakin meningkat. Q : Bagaimana sistem pembayaran dalam transaksi penjualan dan pembelian? A : Kami kebanyakan melayani pembayaran kredit, karena pada dasarnya untuk satu proyek bisa terjadi beberapa pemesanan produk, sehingga pada akhir penyelesaian suatu proyek baru dilakukan penagihan, dan tentunya pelanggan juga harus menaati peraturan-peraturan kredit yang telah kami tentukan. 2. 10 Oktober 2006 Q : Bagaimana prosedur pembelian di perusahaan ini? A : Divisi Gudang melakukan pengecekan terhadap persediaan barang, bila persediaan berkurang maka divisi ini menyiapkan surat pesanan sebanyak tiga lembar, lembar pertama diberikan ke Divisi Pembelian, lembar kedua diberikan ke Divisi Utang Piutang, dan lembar ketiga disimpan sebagai arsip. Divisi Gudang menerima barang pesanan dari pemasok dan melakukan pengecekan barang untuk retur. Bila barang pesanan ada masalah maka Gudang membuat Surat Retur Pembelian sebanyak tiga lembar. Lembar pertama diberikan ke Divisi Pembelian, lembar kedua diberikan ke Divisi Utang Piutang, dan lembar ketiga disimpan sebagai arsip.
Untuk retur penjualan, Gudang menerima Surat Retur dan barang yang diretur dari Divisi Pemasaran. Setelah itu dilakukan pengecekan barang apakah masih layak jual atau tidak. Bila tidak layak jual maka tidak dilakukan peng-updatean stok. Bila masih layak jual maka dilakukan update stok. Q : Apakah perusahaan ini juga melayani retur? Bagaimana prosedurnya? A : Ya, prosedurnya adalah Gudang melakukan pengecekan terhadap barang yang diterima dari pemasok dan membuat Surat Retur Pembelian sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama diberikan kepada Divisi Pembelian (beserta dengan barang yang diretur), lembar kedua diberikan kepada Divisi Utang Piutang, dan lembar terakhir disimpan sebagai arsip. Setelah menerima Surat Retur Pembelian maka Divisi Pembelian menelepon pemasok untuk memberitahukan tentang terjadinya retur dan langsung mengirim barang ke pemasok. Divisi Pembelian menerima tanda terima retur barang dari pemasok. Tanda terima ini di fotocopy sebanyak 1 kali. Fotocopy tanda terima disimpan sebagai arsip. Tanda terima asli diberikan ke Divisi Utang Piutang. Divisi Utang Piutang melakukan pengecekan status utang, bila sudah lunas maka Kasir menerima pembayaran dari pemasok dan membuat Bukti Penerimaan Uang sebanyak dua lembar, lembar pertama diberikan kepada Divisi Utang Piutang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. Bila status utang belum lunas maka Divisi Utang Piutang menerima Bukti Pengurangan Utang dari pemasok dan meng-update Buku Utang.
Q : Apakah karyawan yang membuat pemesanan dan pembayaran adalah karyawan yang sama? A : Iya sama, namun untuk pembayaran kadang melibatkan bagian keuangan juga. Pembayaran dilakukan secara transfer. Q : Kira-kira dalam satu bulan ada berapa kali pembelian? A : Untuk pembelian tidak tentu tergantung stok produk. 3. 1 Oktober 2006 Q : Bagaimana prosedur penjualan dalam perusahaan? A : Divisi Pemasaran menerima pesanan dari pelanggan berupa CPO (Customer Purchase Order). Atas dasar CPO tersebut maka dibuatlah surat pesanan sebanyak tiga lembar. Lembar pertama diserahkan ke Divisi Gudang, lembar kedua diserahkan ke Divisi Pengiriman, dan lembar terakhir disimpan sebagai arsip. Setelah menerima surat pesanan lembar pertama, maka Divisi Gudang melakukan pengecekan terhadap jumlah barang yang dipesan. Bila persediaan barang tidak mencukupi maka pesanan akan dipending. Bila persediaan mencukupi maka Divisi Gudang menyiapkan pesanan dan membuat surat perintah pengiriman sebanyak dua lembar, lembar pertama diserahkan ke Divisi Pengiriman (beserta barang), lembar kedua disimpan sebagai arsip. Setelah menerima surat pesanan lembar kedua dan surat perintah pengiriman lembar pertama, Divisi Pengiriman mengatur jadwal pengiriman dan membuatkan DO (surat jalan) sebanyak lima lembar. Lembar pertama diserahkan ke Kolektor, lembar kedua diserahkan ke Divisi Utang Piutang,
lembar ketiga untuk Divisi Billing, lembar keempat diberikan ke pelanggan beserta dengan barang dan lembar kelima disimpan sebagai arsip bersama dengan surat perintah pengiriman dan surat pesanan. Setelah menerima surat DO lembar ketiga, maka divisi Billing membuatkan faktur penjualan sebanyak empat lembar. Lembar pertama diserahkan ke pelanggan melalui Kolektor, lembar kedua diserahkan ke Divisi Utang Piutang, lembar ketiga diserahkan ke Kasir, dan lembar terakhir diismpan sebagai arsip. Berdasarkan DO lembar kedua dan faktur penjualan lembar kedua, Divisi Utang Piutang melakukan pencatatan ke buku piutang. Kemudian DO dan faktur tersebut disimpan sebagai arsip Divisi Utang Piutang. Kolektor mengirim tagihan kepada pelanggan berdasarkan DO lembar pertama dan faktur lembar pertama. Pelanggan membuat tanda terima yang diberikan ke Divisi Utang Piutang. Tanda terima tersebut oleh Divisi Utang Piutang diberikan ke Kolektor untuk melakukan penagihan ke pelanggan. Pelanggan melakukan pembayaran dan Kasir yang menerima pembayaran langsung membuat Bukti Penerimaan Uang sebanyak dua rangkap, lembar pertama diberikan ke Divisi Utang Piutang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. Divisi Utang Piutang meng-update Buku Piutang setelah menerima Bukti Penerimaan Uang.
Q : Apakah diperbolehkan retur? A : Sebenarnya sangat jarang ada retur tapi diperbolehkan namun dengan alasan yang jelas kalau sudah di luar tanggung jawab kami maka ditolak. Retur dapat dilakukan dengan membuat surat retur yang akan dibuat oleh bagian penjualan. Q : Ada berapa banyak kira-kira penjualan per bulan? A : Tidak bisa dipastikan, tapi paling minimal adalah 3 proyek perbulan, dan dalam satu proyek bisa terdiri dari beberapa transaksi.
WAWANCARA EVALUASI APLIKASI Wawancara - 1 Q : Bagaimana pendapat anda setelah menggunakan aplikasi dan sistem yang baru ini? A : Saya merasa aplikasi ini cukup memberi manfaat bagi saya karena saya dapat dengan mudah untuk menyimpan data-data dalam melakukan transaksi penjualan, pembelian dan persedian pada perusahaan ini. Q : Apakah anda dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini? A : Cukup mudah namun mungkin masih belum terbiasa saja. Q : Bagaimana dengan penyajian laporannya? A : Saya dapat dengan mudah membuat laporan yang diinginkan oleh manager. Q : Bagaimana dengan tampilan dari aplikasi ini? Apa membuat anda nyaman? A : Tampilan tidak terlalu berpengaruh bagi saya, yang penting fitur-fiturnya. Q : Apakah fitur atau menu yang tersedia mudah dipahami? A : Menurut saya, menu yang disediakan juga lumayan mudah untuk dipahami hanya butuh waktu untuk membiasakan saja dalam menggunakan aplikasi ini. Jika sudah terbiasa saya yakin akan mempercepat kerja saya. Q : Berapa lama anda mempelajari penggunaan aplikasi ini? A : Hanya sekitar 2 hari dengan bantuan petunjuk pengoperasian yang diberikan. Q : Bagaimana jika dibandingkan dengan sistem yang lama? A : Tentu berbeda sekali. Dulu kami hanya menggunakan catatan di buku-buku saja dan sering hilang atau salah, jika menggunakan aplikasi ini lebih cepat dan rapi.
Q : Apakah sistem yang baru ini dapat membantu pekerjaan anda lebih cepat dibanding dengan sistem yang lama? A : Tentu saja Q : Apakah harus diadakan training untuk menggunakan aplikasi ini? A : Sangat perlu, karena ada beberapa karyawan yang belum terbiasa menggunakan aplikasi komputer seperti ini. Tanggal / Waktu Tanggal : 15 Januari 2007 Waktu : 15.00 Staff PT. Panca Prima Engineering Ibu Mega Winarti Bagian Penjualan
Wawancara - 2 Q : Bagaimana pendapat anda setelah menggunakan aplikasi dan sistem yang baru ini? A : Aplikasi ini cukup baik, efektif untuk digunakan dalam perusahaan. Q : Apakah anda dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini? A : Mudah karena menu-menunya cukup teratur dan tidak rumit Q : Bagaimana dengan penyajian laporannya? A : Mudah sekali dalam menyajikan laporan, tingal klik satu tombol langsung keluar laporan yang diinginkan. Q : Bagaimana dengan tampilan dari aplikasi ini? Apa membuat anda nyaman? A : Biasa saja, yang penting bagi saya, aplikasi itu mudah digunakan. Masalah tampilan nomor dua. Namun jika saya lihat masalah tampilan dalam aplikasi ini tidak ada masalah. Q : Apakah fitur atau menu yang tersedia mudah dipahami? A : Cukup mudah Q : Berapa lama anda mempelajari penggunaan aplikasi ini? A : Dalam satu hari saya sudah bisa menggunakan aplikasi ini walaupun sesekali harus melihat petunjuknya juga. Q : Bagaimana jika dibandingkan dengan sistem yang lama? A : Tentu lebih baik seperti ini, sistem yang lama kurang efisien. Surat-surat mudah hilang terutama surat-surat seperti pemesanan, DO, dan sebagainya. Q : Apakah sistem yang baru ini dapat membantu pekerjaan anda labih cepat dibanding dengan sistem yang lama? A : Ya
Q : Apakah harus diadakan training untuk menggunakan aplikasi ini? A : Tentu, banyak yang belum bisa menggunakannya karena mungkin selama bertahuntahun para karyawan biasa mengerjakan secara manual saja. Tanggal / Waktu Tanggal : 15 Januari 2007 Waktu : 16.00 Staff PT. Panca Prima Engineering Bapak Adi Wijaya Manager Pembelian
Wawancara - 3 Q : Bagaimana pendapat anda setelah menggunakan aplikasi dan sistem yang baru ini? A : Aplikasi ini bisa mengurangi surat-surat yang hilang dan lebih terjamin keamanannya. Q : Apakah anda dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini? A : Cukup mudah. Q : Bagaimana dengan penyajian laporannya? A : Laporan sepertinya lebih rapi, cepat dan mudah sehingga tidak menghambat pekerjaan. Q : Bagaimana dengan tampilan dari aplikasi ini? Apa membuat anda nyaman? A : Tampilan cukup bagus, saya merasa cukup nyaman. Q : Apakah fitur atau menu yang tersedia mudah dipahami? A : Mudah. Q : Berapa lama anda mempelajari penggunaan aplikasi ini? A : 3-4 hari karena saya belum begitu terbiasa menggunakan aplikasi seperti ini jadi agak lama dalam belajar namun setelah belajar saya dapat memahami hampir semua menumenunya. Q : Bagaimana jika dibandingkan dengan sistem yang lama? A : Lebih baik menggunakan sistem yang baru ini. Q : Apakah sistem yang baru ini dapat membantu pekerjaan anda labih cepat dibanding dengan sistem yang lama? A : Ya.
Q : Apakah harus diadakan training untuk menggunakan aplikasi ini? A : Tentu, supaya lebih lancar dalam menggunkanannya. Tanggal / Waktu Tanggal : 15 Januari 2007 Waktu : 16.30 Staff PT. Panca Prima Engineering Bapak Winarto Bagian Admin